采購定單的格式參考
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采購定單就其樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線而言各不相同。不過，任何實(shí)用的采購定單所必備的要素有：序列編號(hào)、發(fā)單日期、按受定單的供應(yīng)商的名稱和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā)貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對(duì)定單有約束的各種條件。
這些約束采購方和供應(yīng)商之間關(guān)系的條件極為重要，至于什么應(yīng)該包括到合同中而什么又是不必要的則要通過磋商決定。實(shí)際上，在某個(gè)公司的采購定單中包括哪些條款常常由多年采購經(jīng)驗(yàn)決定。定單中的條款項(xiàng)目一般有如下方面：
（1）包括那些當(dāng)侵犯了別人的專利時(shí)，保護(hù)采購方不受訴訟連帶責(zé)任的條款。
（2）包括有關(guān)價(jià)格的條款，例如，如果定單中沒有指明價(jià)格，那么，在我方?jīng)]有接到通知并對(duì)其表示接受的情況下，所購物料的價(jià)格不應(yīng)高于上次支付的價(jià)格。
（3）包括明確指出不允許就裝箱和運(yùn)輸進(jìn)行收費(fèi)的條款。
（4）明確規(guī)定貨物的接受取決于對(duì)其進(jìn)行的質(zhì)量檢測(cè)的結(jié)果。
（5）指明拒收貨物后，如果購買方再次采購會(huì)重新發(fā)出定單。
（6）詳細(xì)描述質(zhì)量要求以及質(zhì)量保障控制方法。
（7）如果所發(fā)貨物在定單指定日期沒有到達(dá)，允許取消定單。
（8）指明采購方拒絕支付匯票給供應(yīng)商的幾種情況。
（9）有些條款涉及貨物數(shù)量，即關(guān)于實(shí)際裝運(yùn)數(shù)量多于或少于所定貨物時(shí)如何處理。在某些行業(yè)中，很難控制一次生產(chǎn)產(chǎn)出的數(shù)量（例如，印刷業(yè)），這時(shí)，產(chǎn)量在一定限度內(nèi)的超量和不足都可以接受。
（10）涉及到對(duì)公司有特殊利害關(guān)系的事件的條款，例如有關(guān)仲裁和制造部件時(shí)所需工具的處理等問題的條款。
個(gè)別公司在采購定單一式幾份方面以及如何處理這些不同副本方面各不相同。典型情況下，采購定單的傳遞路徑如下：原件發(fā)往供應(yīng)商，有時(shí)隨單附一份副本以便供應(yīng)商返回作為其接受合同的證明。
一份副本歸入順序編號(hào)的采購定單卷宗中由采購部門保管；另一副本則由供應(yīng)商保管。有些公司里，采購部門不保存采購定單的副本，他們把采購定單拍照后，用微縮膠片的形式進(jìn)行保存。會(huì)計(jì)部門也會(huì)收到一份定單副本以便于處理應(yīng)付賬款。一份副本發(fā)往倉儲(chǔ)部門，用于這一部門為接收物料作準(zhǔn)備。如果公司組織結(jié)構(gòu)把收貨和倉儲(chǔ)兩個(gè)職能分開處理，收貨部門也會(huì)收到一份副本。這些副本將按照供應(yīng)商名稱的字母順序進(jìn)行歸檔，并用于記錄貨物到達(dá)后真正收到的數(shù)量。如果收到的物料還要經(jīng)過檢驗(yàn)（通常原材料和生產(chǎn)部件就是這樣）的話，一份副本也要送到檢驗(yàn)部門。
盡管采購定單的所有副本內(nèi)容上都是相同的，并且是一次同時(shí)填寫完畢的，但是，這并不意味著它們?cè)谛问缴弦脖仨氁荒Ｒ粯印＠纾?yīng)商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意見的條款。填出收貨方面的各項(xiàng)數(shù)據(jù)僅僅是收貨部門的定單副本的要求。采購部門的定單副本則可能要求列出發(fā)貨承諾、發(fā)票以及運(yùn)輸?shù)确矫娴臈l款。由于價(jià)格的保密性，一般而言它不會(huì)出現(xiàn)在收貨部門的副本上。
采購定單會(huì)以不同的方式加以保存。但關(guān)鍵是在需要這些文件的時(shí)候可以輕而易舉地找到它們。目前可能做到的是：所有與一項(xiàng)特殊采購的定單有關(guān)的文書應(yīng)該附在一張定單副本上。如果可能的話，還要將其在某處歸檔并建立交叉索引，以便需要時(shí)可以很快找到。