所謂“準(zhǔn)時化”，就是在通過流水作業(yè)裝配一輛汽車的過程中，所需要的零部件在需要的時刻，以需要的數(shù)量，不多不少地送到生產(chǎn)線旁邊。如果公司上下都能做到這一點，起碼在豐田汽車工業(yè)公司內(nèi)部，就能把從根本上解決“庫存”在物資和財務(wù)上給經(jīng)營管理造成負擔(dān)的問題。
從生產(chǎn)管理方面來看，這也是理想的狀態(tài)。但是，像某些需要幾千個零部件組成的產(chǎn)品，把它的全部工序加起來，就會得出一個龐大的數(shù)字。要使這一切工序的生產(chǎn)計劃都保持一絲不亂的“準(zhǔn)時性”的狀態(tài)，那是極其困難的工作。
生產(chǎn)現(xiàn)場的計劃好像是為了改變才制定的。造成生產(chǎn)計劃出現(xiàn)變動的因素很多，其中有預(yù)測上的錯誤、業(yè)務(wù)管理上的差錯、出次品、返工、設(shè)備故障和出勤變化等。
因此，一旦前面的工序發(fā)生問題，后面的工序就必定出現(xiàn)停工待料的狀況。不管你是否愿意，仍不得不讓生產(chǎn)線停止或變更計劃。
如果對這種狀況置之不理，仍把生產(chǎn)計劃按各道工序去執(zhí)行，前一道工序所生產(chǎn)的零部件就會同后一道工序脫節(jié)；另一方面，還會發(fā)生某些零部件短缺，而倉庫里卻有一大堆用不上或不急需的零部件。這樣，生產(chǎn)效率就會降低，最后導(dǎo)致企業(yè)效率下降。
更糟的是，在生產(chǎn)現(xiàn)場的各條生產(chǎn)線上，無法區(qū)分正常狀態(tài)和異常狀態(tài)。或者對異常狀態(tài)處理遲緩，或者實際上由于人多而零部件制造過多，卻無從下手改進。
因此，如果要滿足“準(zhǔn)時化”的條件，采用由前一道工序把零部件送到后一道工序的老辦法，那就絕對無法很好完成工作。
究竟怎樣才能做到“準(zhǔn)時化”——在需要的時間供應(yīng)需要數(shù)量的、需要的東西呢？傳統(tǒng)思考方法是“前一道工序向后一道工序供應(yīng)工件”。如果倒過來觀察生產(chǎn)流程，以生產(chǎn)工序的最后一道“總裝配線”為起點，開始給裝配線提出生產(chǎn)計劃；而裝配線上用的零部件的運送方法，也從過去由前一道工序向后一道工序運送的方式，改為“由后一道工序在需要的時刻到前一道工序去領(lǐng)取，而前一道工序只按后一道工序領(lǐng)取的數(shù)量生產(chǎn)”。
根據(jù)上述情況，用倒過來運送的管理方法一步一步逆著生產(chǎn)工序向上推進，一直上溯到原材料供應(yīng)部門，并給以連鎖性的同步化銜接，這樣就可以滿足“準(zhǔn)時化”條件，管理工作量便可減到最低限度。在這一過程中，用于領(lǐng)取工件或傳達生產(chǎn)指令的就是“看板”。
因此，“準(zhǔn)時化”是“徹底杜絕浪費”的一種較好的生產(chǎn)方式。
“自動化”不只是單純的機械“自動化”，而是包括人的因素的“自動化”。
一按電鈕就自動運轉(zhuǎn)的機器隨處可見，倘若稍微發(fā)生什么異常情況，譬如不同規(guī)格的材料混進了機器，邊角料卡住模具，設(shè)備和模具就會損壞；同時，絲錐一旦折斷，就會造出沒有螺紋的不合格品，幾十只、幾百只不合格的殘次品，眨眼間就會堆積如山。
這樣的自動機器，既不能防止不合格品的大量生產(chǎn)，也不具有自動監(jiān)視機器故障的功能。因為當(dāng)機器正常運轉(zhuǎn)的時候用不到人，人只是在機器發(fā)生異常情況、停止運轉(zhuǎn)的時候去處理就可以了。所以，一個人可以管理好幾臺機器；隨著人員的逐漸減少，生產(chǎn)效率就會有飛躍的提高。
換個角度看，這就是說，倘若人總是圍著機器轉(zhuǎn)，一有異常狀況就取代機器，那么，異常情況就永遠也不會消除。有這樣一句古諺：“問題能藏一時，不能藏一世。”材料、機器本身有問題，假如修理時總是避開管理監(jiān)督人員的耳目，這樣到什么時候都無法改進，而且成本也降不下來。發(fā)生異常情況時停下機器，是為了把問題搞清楚；知道毛病出在什么地方，也就好改進了。因此在手工作業(yè)的生產(chǎn)線上，如果發(fā)生異常，作業(yè)員要馬上按下停止開關(guān)，讓生產(chǎn)線立即停止。
為了確保工廠的某條生產(chǎn)線、某臺機器是否正常，要一眼就看得明白，這樣可以及地采取防止再次發(fā)生異常情況的措施。
“準(zhǔn)時化”和“自動化”是一種關(guān)系呢？
可以將打棒球來做比喻。“準(zhǔn)時化”是發(fā)揮球隊隊員間互相配合的協(xié)作精神，“自動化”則是提高每一個隊員得個人技術(shù)。
棒球場上的每個選手，相當(dāng)于生產(chǎn)線上的各道工序。他們只有及時控球，相互密切配合，才能準(zhǔn)確擊球，快速跑壘，并成功觸壘。要做到及時密切的配合才能有條不紊地做到出色的集體協(xié)作。
生產(chǎn)現(xiàn)場的管理、監(jiān)督人員，就如同棒球隊教練，也就是擊球、守衛(wèi)和跑壘的指揮者。一支強大的棒球隊，總是掌握著能夠應(yīng)付任何局面的協(xié)作技巧，即全局打法。一個能掌握“準(zhǔn)時化”生產(chǎn)現(xiàn)場的生產(chǎn)團隊，就如同一個配合默契的棒球隊。
“自動化”的作用就是，杜絕生產(chǎn)現(xiàn)場中過量制造的無效勞動，防止生產(chǎn)不合格品。為此，平時就要了解“標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)”的情況，而在發(fā)生不符合這種狀況的異常情況時，就要通過特別訓(xùn)練使那個運動員恢復(fù)本來的水平。這是教練的重大職責(zé)。
這樣，通過“自動化”就能徹底實行“目視化管理”，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)現(xiàn)場的弱點。而對棒球隊來說，就是發(fā)現(xiàn)每個選手的弱點。而對棒球隊來說，就是發(fā)現(xiàn)每個選手的弱點，這時，教練就要立即研究出提高選手水平的措施。
獲勝的球隊特性在于：團隊協(xié)作與個人技術(shù)都很棒。很好地發(fā)揮二者相結(jié)合的效果，就構(gòu)成了一個球隊的核心競爭力。
同樣，在“準(zhǔn)時化”和“自動化”并存的生產(chǎn)現(xiàn)場，比任何地方的任何組織都更具優(yōu)勢。