IT規(guī)劃和流程優(yōu)化
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在IT規(guī)劃工作中，可能會(huì)涉及多個(gè)管理要素，如業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、流程、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)、績(jī)效等。其中，流程是重要的要素之一。
尤其對(duì)中國(guó)很多企業(yè)或組織來說，發(fā)展迅速，基礎(chǔ)管理薄弱，需根據(jù)行業(yè)、本單位發(fā)展情況不斷調(diào)整業(yè)務(wù)單元的職能及各層面流程。借規(guī)劃和IT建設(shè)之機(jī)，梳理和改進(jìn)流程，改變運(yùn)作方式，提升管理素質(zhì)，更是一舉兩得、順理成章，甚至可以“暗渡陳倉(cāng)”。
流程與IT的結(jié)合，人們已不再陌生
時(shí)至今日，我國(guó)很多企業(yè)，特別是有一定規(guī)模的企業(yè)，對(duì)流程已經(jīng)不再陌生，有些企業(yè)甚至專門進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程重組或優(yōu)化項(xiàng)目。各地政府機(jī)構(gòu)，如稅務(wù)、工商、土地等，隨著政府精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)的步伐與服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)，也在強(qiáng)調(diào)優(yōu)化服務(wù)流程，增強(qiáng)效率。
同時(shí)，大多企業(yè)，特別是有一定規(guī)模的企業(yè)，也進(jìn)行了信息化建設(shè)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、MRP、分銷系統(tǒng)、CAD、PDM、辦公自動(dòng)化等。政府正在各地推進(jìn)電子政務(wù)，有些行業(yè)的信息化甚至已經(jīng)有了相當(dāng)?shù)乃健?br />
經(jīng)過這兩個(gè)方面的實(shí)踐，很多信息主管逐漸體會(huì)到，流程和IT，是一對(duì)姐妹，密切結(jié)合在一起。
在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，有必要對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。如果沒有根據(jù)IT帶來的新形勢(shì)改革作業(yè)流程，舊有的流程和方式不改變，即使引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)直接模擬手工業(yè)務(wù)處理方式和處理流程，也只是固化了落后的操作，將會(huì)對(duì)很多不合理或無效的工作(也許手工業(yè)務(wù)處理方式下必須存在)進(jìn)行計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，甚至有可能導(dǎo)致工作效率不如手工方式。在這種情況下，IT應(yīng)用根本達(dá)不到預(yù)期想象的效果。即使人們?cè)趹?yīng)用IT之后，認(rèn)識(shí)到需要對(duì)原有流程進(jìn)行一些改變，但為時(shí)已晚，因?yàn)楦淖冇?jì)算機(jī)系統(tǒng)的直接或間接成本太高。
流程和制度的落實(shí)，有時(shí)需要信息系統(tǒng)來固化，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。制定的規(guī)范和流程，如果缺乏必要的支持力度和輔助工具，往往得不到實(shí)際的應(yīng)用，人們?cè)趯?shí)際工作中記不得這些“軟性的約束”，又不自覺地回到原來的習(xí)慣和老路子上去了，所謂的“變革的反彈”。
流程與IT的結(jié)合，可以通過多種方式。比如，ERP實(shí)施之前，先進(jìn)行BPR，進(jìn)行組織設(shè)計(jì)、流程設(shè)計(jì)、配套設(shè)計(jì)，然后基于這些設(shè)計(jì)和具體ERP軟件設(shè)計(jì)解決方案，將新的管理方法在ERP中實(shí)現(xiàn)。比如，大多ERP實(shí)施過程中，都要先進(jìn)行現(xiàn)狀流程的分析與優(yōu)化，進(jìn)而基于ERP產(chǎn)品設(shè)計(jì)解決方案，很多ERP實(shí)施公司的ERP實(shí)施方法論都是這種思路。
這兩種結(jié)合的方式，是前些年很多實(shí)施ERP的企業(yè)選擇的方式，現(xiàn)在這兩種方式仍然有很大的市場(chǎng)。
IT規(guī)劃，同流程管理走到一起來
中國(guó)企業(yè)的信息化，發(fā)展到今天，越來越多的企業(yè)關(guān)注基于流程分析與優(yōu)化為基礎(chǔ)的IT規(guī)劃：進(jìn)行流程優(yōu)化和組織設(shè)計(jì)，據(jù)此確立未來信息系統(tǒng)藍(lán)圖、實(shí)施計(jì)劃、運(yùn)營(yíng)維護(hù)策略。然后，根據(jù)實(shí)施此規(guī)劃，進(jìn)行具體的管理調(diào)整或變革，進(jìn)行信息化建設(shè)或整合。如圖1所示。
這樣，基于流程的梳理、分析與優(yōu)化，是IT規(guī)劃的出發(fā)點(diǎn)。在進(jìn)行IT規(guī)劃之前，或者IT規(guī)劃包括了對(duì)組織的業(yè)務(wù)流程的調(diào)研和分析，然后進(jìn)行流程優(yōu)化、對(duì)接、整合等工作，完成全局業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀圖，進(jìn)行基于IT的流程創(chuàng)新。
而信息系統(tǒng)的具體實(shí)施與流程的優(yōu)化，相互聯(lián)系、互為影響，構(gòu)成了一個(gè)漸進(jìn)的發(fā)展過程。流程優(yōu)化，為具體信息系統(tǒng)的實(shí)施奠定了基礎(chǔ);而具體信息系統(tǒng)的實(shí)施，則發(fā)現(xiàn)流程改進(jìn)的新時(shí)機(jī)，進(jìn)而推動(dòng)流程的進(jìn)一步更新與調(diào)整。
從具體操作上來講，不論是IT規(guī)劃前的流程調(diào)研與分析，還是具體的IT/IS系統(tǒng)實(shí)施前的流程優(yōu)化工作，都可以借助IT規(guī)劃項(xiàng)目完成。
基于流程的IT規(guī)劃方法
對(duì)流程進(jìn)行梳理、匯總、整合、分析，是IT規(guī)劃中發(fā)掘IT價(jià)值、制定應(yīng)用藍(lán)圖的方法之一。
1.流程的匯總與補(bǔ)遺
通過管理文件收集、業(yè)務(wù)流程調(diào)查問卷、訪談等形式，獲取流程名、簡(jiǎn)單流程圖、主要過程文檔和支持系統(tǒng)等信息。為了使得流程收集得全面、準(zhǔn)確和及時(shí)。IT規(guī)劃人員需與各業(yè)務(wù)部門人員密切溝通，對(duì)已收集的流程進(jìn)行檢查、分析，發(fā)現(xiàn)流程不全、尚需要補(bǔ)充細(xì)化的，要及時(shí)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，回溯補(bǔ)遺。比較常用的方法有較適合宏觀層面的流程檢查與補(bǔ)遺的完備性檢查法和較適合微觀細(xì)節(jié)層面的檢查與補(bǔ)遺的邏輯性分析法。
2.流程的對(duì)接與整合
梳理工作應(yīng)從內(nèi)而外進(jìn)行，也就是說，先在每個(gè)部門內(nèi)部進(jìn)行流程的對(duì)接，之后再處理各部門間流程對(duì)接的相關(guān)工作。從業(yè)務(wù)流程間的關(guān)系來看，可以分為兩類：一類是串行流程，一類是并行流程。串行流程的特點(diǎn)是一個(gè)工作節(jié)點(diǎn)連接的對(duì)象是唯一的。以某項(xiàng)目設(shè)計(jì)為例，從設(shè)計(jì)、校對(duì)、到審核審定的過程，就是一個(gè)串行流程。而并行流程的特點(diǎn)是所面對(duì)的節(jié)點(diǎn)對(duì)象是多個(gè)，例如，一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的某個(gè)階段的參與人員可能不是一個(gè)人，任務(wù)的分配面向的流程就是一個(gè)并行流程。當(dāng)然，業(yè)務(wù)流程可能不是完全串行或完全并行，于是就會(huì)產(chǎn)生某個(gè)階段是串行而另一個(gè)階段是并行的混合情況。因此，在流程對(duì)接工作中，較多地會(huì)涉及兩類流程節(jié)點(diǎn)間的處理，即串行節(jié)點(diǎn)的對(duì)接整合和并行節(jié)點(diǎn)的對(duì)接整合。
價(jià)值鏈方式，是全局流程繪制的重要方法。如某通信制造的IT規(guī)劃項(xiàng)目中，正是利用這一分析方法，繪制了企業(yè)全局業(yè)務(wù)流程圖，即將每一業(yè)務(wù)流程納入相應(yīng)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域(圖中方框所示，如市場(chǎng)策劃、研究開發(fā)等)，并進(jìn)行全局流程的對(duì)接與打通，形成了較完整的業(yè)務(wù)流程體系。
3.流程與應(yīng)用藍(lán)圖的匹配
基于業(yè)務(wù)流程總圖，可進(jìn)行現(xiàn)狀應(yīng)用的評(píng)估和未來應(yīng)用藍(lán)圖的設(shè)計(jì)。如圖3所示，陰影即代表相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)覆蓋的范圍，也就是說，在該流程中，這些節(jié)點(diǎn)的活動(dòng)已經(jīng)有應(yīng)用系統(tǒng)/工具支撐，而其它未有陰影覆蓋的流程范圍則尚處于手工處理狀態(tài)，缺乏必要的信息系統(tǒng)的支持，這將是未來應(yīng)用藍(lán)圖需要覆蓋的。