中小離散制造企業(yè)采購管理系統(tǒng)研究
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作為企業(yè)運(yùn)作的核心環(huán)節(jié)，采購具有其舉足輕重的地位。研究和開發(fā)適應(yīng)制造業(yè)的現(xiàn)代化采購管理系統(tǒng)則是優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程、提高采購效率和效益的有效手段，因而具有重要意義。目前的研究缺少對企業(yè)采購具體問題的識別和分析，較多地站在設(shè)計(jì)者的角度，很少從企業(yè)用戶的角度去考慮，更多的研究是建立在大企業(yè)理想采購環(huán)境的假設(shè)前提下，而較少對中小企業(yè)采購現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行研究。本文則是在分析蘇州某企業(yè)采購管理具體問題的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對采購管理模塊的設(shè)計(jì)與研究，并結(jié)合用戶的具體需求，研究了報(bào)表系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。
1 企業(yè)采購管理中存在問題
蘇州某企業(yè)是我國典型的中小離散制造企業(yè)。通過對其信息化需求的分析和系統(tǒng)實(shí)施的過程中問題的研究，發(fā)現(xiàn)該企業(yè)在采購管理中的一些問題，概述如下。
1)采購周期長。可以說，這是傳統(tǒng)采購中普遍存在的問題。分析起來，主要是由以下原因造成的：①采購流程復(fù)雜。在該企業(yè)中，一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的完成要經(jīng)過技術(shù)部、生產(chǎn)部、采購部、企管科、廠長、質(zhì)檢部、倉庫、財(cái)務(wù)部等八個(gè)部門，中間的溝通與協(xié)調(diào)是一個(gè)反復(fù)的漫長過程，再加上與供應(yīng)商的討價(jià)還價(jià)等，更加導(dǎo)致了采購流程的復(fù)雜。②信息傳遞慢。采購流程中信息的交互是通過人工傳遞來實(shí)現(xiàn)的，與通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞數(shù)據(jù)相比，速度顯然極低。③文檔繁雜且手工操作。企業(yè)在信息化之前，采購是在紙質(zhì)文本的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。計(jì)劃單、價(jià)格單、確認(rèn)單、人庫單、檢驗(yàn)單等的書寫、傳遞，占用了采購人員大量時(shí)間，延長了采購周期。④供貨不及時(shí)。由于企業(yè)采購物料品種多、供應(yīng)商多、采購部門人員少，導(dǎo)致采購人員沒有梢力對應(yīng)到貨而未到貨的供應(yīng)商進(jìn)行及時(shí)催貨，或者說，他們有時(shí)候根本弄不清哪些物料應(yīng)該到貨了。而且由于企業(yè)一味尋求更低價(jià)格的供應(yīng)商而頻繁更換供應(yīng)商，也導(dǎo)致了與供應(yīng)商的關(guān)系僅僅停留在買和賣上，不能建立穩(wěn)固的戰(zhàn)略合作關(guān)系，從而不能保證其及時(shí)供貨。
2)采購質(zhì)量沒有保證。這一問題主要與供應(yīng)商的選擇有關(guān)。企業(yè)幾乎沒有建立起合理的供應(yīng)商評價(jià)體系。采購員主要依據(jù)價(jià)格的高低去挑選供應(yīng)商，而忽略了對供貨質(zhì)量的評判。質(zhì)量的問題通常是通過事后控制來把關(guān)。
3)庫存控制不力，物料積壓與缺貨并存。采購員為了履行自己的職責(zé)，保證生產(chǎn)需要，盡可能地提前采購和超量采購，而且在實(shí)施信息系統(tǒng)前，采殉計(jì)劃的制定是采購員根據(jù)經(jīng)驗(yàn)制定的，缺乏準(zhǔn)確信息的支撐，從而造成了采購的盲目性和波動(dòng)性。這樣做的后果必然導(dǎo)致部分物料庫存積壓，而有些物料缺貨。結(jié)果占用了企業(yè)大量流動(dòng)資金不說，更嚴(yán)重的是影響生產(chǎn)的正常運(yùn)行，延長了交貨期，降低了客戶服務(wù)水平，不利于企業(yè)良好信譽(yù)的培養(yǎng)和竟?fàn)幜Φ木S持。
4)采購計(jì)劃的制定缺乏科學(xué)性。該企業(yè)在生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)實(shí)施前，采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃缺乏嚴(yán)格的制約關(guān)系。采購計(jì)劃的制定完全是采購員經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)下的結(jié)果，缺乏科學(xué)性。采購計(jì)劃人員一旦變動(dòng)，將會(huì)給企業(yè)采購業(yè)務(wù)帶來很大影響。這與普遍認(rèn)可的MRP思想不符，更不符合JIT的哲理。
5)價(jià)格管理混亂。由于技術(shù)手段的落后和缺乏人手對價(jià)格數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)整理和更新，導(dǎo)致了價(jià)格的混亂。這樣，既不利于企管科和廠長對采購計(jì)劃進(jìn)行審核，也利于倉庫和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算，從而不利于企業(yè)從整體上對成本進(jìn)行控制。
6)信息共享性差。由于企業(yè)各類數(shù)據(jù)是紙質(zhì)管理，或者僅僅是存在于制定者的個(gè)人電腦中而不能通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，信息共享性差，而且由于信息分散，查詢極其不方便，從而導(dǎo)致了信息滯后。以至于生產(chǎn)部門不知道還有多少物料可供生產(chǎn)；倉庫不知道采購部都采購了什么；采購部也搞不清上個(gè)月采購的物料是否到貨。這大大影響各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)執(zhí)行的準(zhǔn)確性和效率。
7)員工信息技術(shù)應(yīng)用水平低。雖然說我國工人的信息技術(shù)應(yīng)用水平近些年來有了很大提高，但在不少的中小制造企業(yè)，信息技術(shù)人才缺乏，工人的信息技術(shù)應(yīng)用水平普遍偏低，還僅僅停留在會(huì)使用Word、Excel等基本辦公軟件的階段。這是中小企業(yè)信息化過程中必須通過培訓(xùn)解決的關(guān)鍵問題之一。
鑒于企業(yè)采購管理中的上述問題，建立一套適合中小企業(yè)特點(diǎn)的采購管理信息系統(tǒng)就顯得十分必要。本文研究的采購管理信息系統(tǒng)是企業(yè)生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)。這套信息系統(tǒng)主要包含銷售管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理、采購管理、車間生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、庫存管理、設(shè)備管理、工具管理、綜合信息查詢、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)管理共11個(gè)模塊。采購管理模塊是系統(tǒng)中的主要模塊之一，與生產(chǎn)計(jì)劃管理、庫存管理、質(zhì)量管理等子模塊密切相關(guān)。
2 采購業(yè)務(wù)流程分析
采購是制造企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)三個(gè)主要環(huán)節(jié)之一(進(jìn)、出以及轉(zhuǎn)換)，采購流程是企業(yè)業(yè)務(wù)流程的始端和重要組成部分。采購業(yè)務(wù)是從物料請購開始的。物料請購是采購的依據(jù)和來源，有物料需求才有物料采購。從物料與自制產(chǎn)品的相關(guān)程度上，可以將物料的需求分為兩類：一類是所請購物料是最終產(chǎn)品的組成部分或是最終產(chǎn)品組成部分的構(gòu)成部分或原料，我們將這種需求看作是“任務(wù)物料需求”；另一類是所請購物料并不直接用于生產(chǎn)產(chǎn)品，而是生產(chǎn)管理、行政辦公所必需，我們稱之為“其他物料需求”。正確控制和把握物料需求是進(jìn)行有效采購管理的開始。
確定物料需求之后，便是制定采購計(jì)劃。制定采購計(jì)劃的過程是一個(gè)初步審核和確認(rèn)采購需求的過程。在這個(gè)過程中企業(yè)相關(guān)部門會(huì)對采購的數(shù)量、采購的預(yù)計(jì)總金額、部門限額等進(jìn)行審核。只有不超限額的采購計(jì)劃才能通過。
然后便是選擇供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。企業(yè)根據(jù)價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素進(jìn)行供應(yīng)商的選擇。如果企業(yè)已經(jīng)建立了良好的供應(yīng)商管理體系，供應(yīng)商選擇則是一個(gè)簡單的過程，否則就會(huì)比較繁瑣。信息系統(tǒng)實(shí)施后，供應(yīng)商的選擇則由系統(tǒng)完成。當(dāng)企業(yè)與供應(yīng)商就價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條件達(dá)成一致時(shí)，則向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。
采購訂單下達(dá)后，采購人員必須對采購訂單進(jìn)行跟蹤檢查，以確保供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按量交貨。如果企業(yè)與供應(yīng)商建立了良好的合作互信伙伴關(guān)系，這個(gè)過程的工作量將大大減少。
最后，便是物料的到貨質(zhì)檢人庫。供應(yīng)商到貨后，由采購部、質(zhì)檢部、倉庫共同完成對物料的質(zhì)檢和入庫工作。如果物料不符合質(zhì)量要求，就退貨給供應(yīng)商，并要求其及時(shí)補(bǔ)貨。財(cái)務(wù)處則根據(jù)合格品數(shù)量，付款給供應(yīng)商。
3 采購管理信息系統(tǒng)功能模塊
根據(jù)企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)籌系統(tǒng)整體架構(gòu)，采購管理信息系統(tǒng)模塊主要完成以下功能：
1)任務(wù)采購計(jì)劃的維護(hù)和審核。這里把由生產(chǎn)管理模塊對生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行MRP分解后得到的采購計(jì)劃稱為“任務(wù)采購計(jì)劃”。生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)MRP分解后，生成的物料采購需求計(jì)劃直接提交到采購管理模塊。采購計(jì)劃維護(hù)員在采購管理模塊中完成對這些計(jì)劃的維護(hù):更換供應(yīng)商、更改采購數(shù)量、變換采購日期和到貨日期等；同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)對維護(hù)后采購計(jì)劃的審核功能，并且采購計(jì)劃審核通過時(shí)關(guān)聯(lián)出質(zhì)檢計(jì)劃。
2)其他采購計(jì)劃的維護(hù)和審核。我們把任務(wù)采購計(jì)劃以外的采購計(jì)劃統(tǒng)稱為“其他采購計(jì)劃”，包括專項(xiàng)物資、月度物資以及各類辦公用品采購等。這些計(jì)劃的維護(hù)和審核根據(jù)申請部門、采購限額、庫存信息來進(jìn)行。其他采購計(jì)劃審核通過時(shí)關(guān)聯(lián)出質(zhì)檢計(jì)劃。
3)供應(yīng)商管理。對供應(yīng)商信息進(jìn)行管理是采購管理模塊要實(shí)現(xiàn)的功能之一。這里包括對供應(yīng)商基本信息的錄人、修改，以及對其供貨質(zhì)量——產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期——的分析和查詢。
4)價(jià)格管理。價(jià)格管理是采購管理的重要一環(huán)。及時(shí)獲得合理的價(jià)格信息，才能更好地完成采購業(yè)務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)該支持物料的多價(jià)格維護(hù)，可以對同一個(gè)供應(yīng)商的某種物料設(shè)置多個(gè)價(jià)格。比如可以設(shè)置一個(gè)基準(zhǔn)價(jià)格，以便維護(hù)采購計(jì)劃時(shí)用；設(shè)置最低價(jià)和最高價(jià)以及平均價(jià)等，以便審核采購計(jì)劃時(shí)用；設(shè)置實(shí)際采購價(jià)格，以便人庫時(shí)成本核算和財(cái)務(wù)付款用。而這些信息來源于市場，需要采購人員及時(shí)獲取供應(yīng)商最新報(bào)價(jià)并將其錄人系統(tǒng)。
5)到貨檢驗(yàn)入庫。檢驗(yàn)人庫是采購流程的一部分，但出于功能相似性考慮，把采購人庫功能放在庫存管理中實(shí)現(xiàn)。
6)采購信息查詢功能。對采購信息，比如計(jì)劃信息、到貨信息、人庫信息等，進(jìn)行方便地查詢，以便各部門實(shí)時(shí)了解采購進(jìn)行情況，是系統(tǒng)實(shí)施前后的重大區(qū)別。這一功能在綜合信息查詢模塊中實(shí)現(xiàn)。
4 報(bào)表設(shè)計(jì)研究
用戶滿意是管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的最終目標(biāo)，因此，在進(jìn)行采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，每一個(gè)步驟都要考慮系統(tǒng)對于用戶的實(shí)用性和適用性。基于此，在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，我們始終把客戶的要求放在首位。
從設(shè)計(jì)者的角度，可以選擇Delphi自帶的報(bào)表生成工具Quick Report作為報(bào)表開發(fā)工具，簡單快捷。但如前文所講，該企業(yè)員工存在信息技術(shù)應(yīng)用水平低的問題，這樣的報(bào)表對他們來講有幾大問題:表格對齊難;查詢出的數(shù)據(jù)改動(dòng)難、匯總數(shù)據(jù)難；他們更熟悉使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)的各項(xiàng)操作。
采用Delphi應(yīng)用程序和Excel相結(jié)合的方法輸出報(bào)表。在此方法下，又采取兩種方式相結(jié)合:一種是通過預(yù)先設(shè)定采購信息的Excel報(bào)表模板，由Delphi應(yīng)用程序調(diào)用模板并在相應(yīng)位置寫人查詢出的采購數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)；一種是先由Delphi應(yīng)用程序以“所見即所得”的形式愉出采購數(shù)據(jù)到Excel表，然后由用戶進(jìn)行報(bào)表格式的各種調(diào)整，從而實(shí)現(xiàn)采購報(bào)表的輸出。
在第一種方式中，根據(jù)企業(yè)的習(xí)慣，設(shè)計(jì)出盡可能滿足需求的、全面的報(bào)表模板。用戶只需在查詢出數(shù)據(jù)后，選擇相應(yīng)模板，點(diǎn)擊輸出按鈕，系統(tǒng)則會(huì)根據(jù)模板選擇相應(yīng)的字段值寫人Excel表。而且數(shù)據(jù)查詢是動(dòng)態(tài)的，是可供用戶進(jìn)行多條件組合查詢的。這種方式的報(bào)表輸出流程圖3所示。
在第二種方式中，采購數(shù)據(jù)查詢出來之后，由應(yīng)用程序?qū)?shù)據(jù)的所有字段和字段值依次寫人Excel表，用戶再根據(jù)需要，刪除不需要的字段，保留想要的字段，然后進(jìn)行各種操作，比如設(shè)計(jì)新的表頭、將某些數(shù)據(jù)匯總等，這些在Excel中是容易實(shí)現(xiàn)的。這種方式的報(bào)表設(shè)計(jì)輸出流程如圖4所示。
兩種方式結(jié)合起來，可以滿足用戶的絕大部分報(bào)表需求。當(dāng)用戶沒有特殊需要，只需使用第一種方式，調(diào)用模版即可；如果模板不能滿足要求，則選擇第二種方式，等數(shù)據(jù)輸出后調(diào)整，也簡單易行。