ERP采購五大招,提高供應(yīng)商控制效率
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影響公司利潤的最大兩個部門就是銷售部門與采購部門，銷售部門管理得好，可以提高收入；采購部門管理的好，可以節(jié)省企業(yè)生產(chǎn)成本。可見，這兩個部門對企業(yè)的重要性，所以，對這兩個部門，也會特別的“關(guān)照”。
在ERP系統(tǒng)中，當(dāng)然也不例外。今天，筆者就來看看，在ERP的采購模塊，產(chǎn)品設(shè)計師們，能夠給我們帶來哪些驚喜？
一、分批交貨控制，讓供應(yīng)商無漏洞可鉆。
分批交貨，可以大大的縮減企業(yè)的庫存成本，若企業(yè)管理的好，甚至可以實現(xiàn)零庫存生產(chǎn)。但是，對于某些公司來說，他們不允許分批交貨。寧愿企業(yè)自己多承擔(dān)一點庫存成本，也不愿意供應(yīng)商分批交貨。因為分批交貨時，供應(yīng)商也可能分批生產(chǎn)，這就有可能會出現(xiàn)一種狀況，就是供應(yīng)商不同批的產(chǎn)品利用了不同的原材料，或者不同的工藝及不同的機(jī)器生產(chǎn)。這就會使得不同批次的產(chǎn)品出現(xiàn)一些細(xì)小的差別，如色差等情況。而這些差異，公司的客戶是不能忍受的，所以，企業(yè)在遇到這種情況，為了避免客戶的投訴，只好退而求其次。寧可自己吃虧一點，來承擔(dān)庫存的壓力，也不愿意冒這個風(fēng)險。
所以，ERP在系統(tǒng)供應(yīng)商管理設(shè)計中，就添加了這么一個功能“分批交貨控制”。若企業(yè)允許分批交貨，則只要在系統(tǒng)中選種這個選項，則在收貨時，就可以分批入庫；若不允許，則倉庫管理人員在收貨時，若發(fā)現(xiàn)原材料沒有足額到的話，就會報告。
報告根據(jù)預(yù)先的設(shè)置，又可以分為多種級別。
一是警告級別，即當(dāng)貨沒有全到時，系統(tǒng)會彈出一警告窗口，告訴倉庫管理員，貨沒有全到，是否繼續(xù)審核。
二是審核權(quán)限的轉(zhuǎn)移。當(dāng)原材料沒有足額到貨時，有可能倉庫管理人員無權(quán)進(jìn)行處理，要交給具體的采購員或者上級領(lǐng)導(dǎo)判斷處理。此時，就可以在系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，把相關(guān)的操作權(quán)限轉(zhuǎn)移給其他人。
三是禁止，即使無論誰都不能改變這個政策，無論在任何情況下，供應(yīng)商都必須一次性交齊貨，否則，我不收貨。這主要用于一些化工或者對質(zhì)量有嚴(yán)格要求的產(chǎn)品。因為不同批次的產(chǎn)品，難免有些差異，而可能這些差異會影響產(chǎn)品最后的質(zhì)量。
通過以上的控制，企業(yè)就可以根據(jù)自己的需求，來控制是否允許供應(yīng)商分批交貨。
若企業(yè)允許分批交貨，則企業(yè)在系統(tǒng)中，還可以設(shè)置，每批交多少，分別什么時候交。如現(xiàn)在企業(yè)需要10000千克PVC料，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)計劃，該批料要求供應(yīng)商分五次送，每次送2000千克，在每個月的10日到料。
一般來說，每次的到貨量可以根據(jù)經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型計算出來，而交期，一般是在采購單上處理。開采購單時，采購單會判斷此產(chǎn)品是否要分批交貨，若是分批交貨的話，在采購單中就會分成多項，每項后面都有產(chǎn)品的數(shù)量和日期。數(shù)量一般根據(jù)經(jīng)濟(jì)定貨批量運算得來，也可以用戶進(jìn)行更改；交期系統(tǒng)會根據(jù)日用量等相關(guān)參數(shù)，自動推算，用戶可以在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改。
所以，分批交貨的話，跟MRP模塊、工藝工時模塊、排程模塊等都有密切的關(guān)系，這些模塊應(yīng)用的效果，直接關(guān)系到分批交貨這個功能。
當(dāng)然，企業(yè)若覺得沒有必要管理的這么精細(xì)的話，也可以簡化管理。即不要系統(tǒng)自動計算每次交貨量與交貨日期，而由采購員自己指定，這也是可行的。
說到這，有人就會問，分批交貨我還不如分次小采購單好呢。這主要關(guān)系到采購價格問題。一般企業(yè)，采購數(shù)量多的話，一般都會給予一定的折扣。
二、隨貨付發(fā)票控制，沒發(fā)票，別想要錢。
對于制造企業(yè)一般納稅人來說，購買材料增值稅發(fā)票是必須的，因為其可以抵稅。若購買材料時，供應(yīng)商沒有發(fā)票，相當(dāng)于變相的提高了產(chǎn)品的價格。
企業(yè)在發(fā)票管理中，一般有兩種方式，一是月底開發(fā)票，即在月底把當(dāng)月送的所有材料都開成一張票；另一種是一個材料開一張票，并且，隨貨付發(fā)票，這主要用于一些價值比較高的產(chǎn)品。用戶對于發(fā)票管理嚴(yán)格的話，就會要求供應(yīng)商隨貨附發(fā)票，沒發(fā)票，企業(yè)就不收貨。這可以保證發(fā)票的安全性。
在ERP系統(tǒng)管理中，采購模塊設(shè)置里，一般有三個級別可以進(jìn)行類似的設(shè)置。
一是供應(yīng)商級別處。在此級別設(shè)置的話，就要求該供應(yīng)商的所有原材料都必須隨貨付發(fā)票，否則，在ERP系統(tǒng)中，入庫單就無法審核。系統(tǒng)在開入庫單時，會要求倉庫管理員輸入相關(guān)的發(fā)票信息，如發(fā)票號碼等，若不輸入，入庫單就無法審核。
二是產(chǎn)品級別，在這里進(jìn)行設(shè)置的話，就是該產(chǎn)品無論是向哪個供應(yīng)商進(jìn)行采購，都要求其隨貨附發(fā)票，否則，公司有權(quán)拒絕接收材料。
三是采購定單級別上，在采購單上，可以修改或者設(shè)置這個規(guī)則，可以根據(jù)采購單的實際情況，設(shè)置。
一般情況下，第一個級別和第三個級別企業(yè)用的比較多，而第二個級別很少有企業(yè)使用。
三、單價超限率控制，給采購員加個緊箍咒。
有些企業(yè)在采購工作管理中，會給采購人員一價格修改的權(quán)利。但是，其會設(shè)置一個最高價格，采購員在跟供應(yīng)商談價格時，不同超過某個限制。ERP系統(tǒng)可以通過超限率的設(shè)置，就好象給采購員帶了一個緊箍咒。
如公司規(guī)定，某個材料的標(biāo)準(zhǔn)價格為5元，采購員可以在4%的范圍內(nèi)，有決定的權(quán)利。即，該采購員在購買這種物料時，最高可以有5.2元的價格向供應(yīng)商購買。若超過這個權(quán)限，采購員就沒有這個權(quán)利決定，而且，無法以這個價格開采購單。
并且，系統(tǒng)還提供了相關(guān)的報表，給相關(guān)人員作為參考。
比如說，采購經(jīng)理可能想知道，某個采購員在某個月中，有多少材料購買價格底與標(biāo)準(zhǔn)價格，又有多少材料的價格高于標(biāo)準(zhǔn)價格，高了多少等等。這些數(shù)據(jù)，可以作為采購員績效考核的依據(jù)。
在實際應(yīng)用中，這對于防止采購員跟供應(yīng)商串通，采購員以高于市場價格向供應(yīng)商買貨，從中收取回扣，非常有幫助。通過這個緊箍咒，就限制了采購員定價的權(quán)限，有效的避免了這種情況的發(fā)生。
四、核準(zhǔn)狀況控制，不合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商別想進(jìn)公司的門。
由于種種的原因，企業(yè)會對供應(yīng)商的狀況不時的進(jìn)行調(diào)整。如供應(yīng)商連續(xù)幾批材料檢驗都有質(zhì)量問題，企業(yè)可能會暫時停止其交易，直到供應(yīng)商有所改進(jìn)為止；如公司規(guī)定每年要對供應(yīng)商進(jìn)行年審，未年審的供應(yīng)上不允許進(jìn)貨；如公司發(fā)現(xiàn)某個一直在交易的供應(yīng)商，其提供產(chǎn)品的價格比較高，現(xiàn)在又找到一家更加便宜的供應(yīng)商，就會把原先那家供應(yīng)商從企業(yè)的名單中去除。
針對這種情形，ERP可以在系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)置，是否允許某個供應(yīng)商跟公司合作，是暫時停止交易呢，還是永遠(yuǎn)停止交易，等等。
一旦設(shè)置，在做采購單時，就會進(jìn)行響應(yīng)的判斷，就不會把采購定單下個那些不允許交易或者暫停交易的供應(yīng)商，并且，這些信息也會傳遞到相關(guān)的表單模塊中，如倉庫、生產(chǎn)等相關(guān)功能。如此，可以防止因為人為的疏漏，而下單給不應(yīng)該下單的供應(yīng)商。
五、付款條件控制，什么時候付款我做主。
企業(yè)一般為了提高資金的利用率，都不會采取預(yù)付款或者貨到付款的政策，而是采取一定的信用期間，如貨到后一個月內(nèi)付款或者貨到后下月末付款等。有些企業(yè)，甚至每個供應(yīng)商的付款條件都不一樣。若要人工來計算付款期間并跟蹤處理的話，顯然工作量是非常大的，而且容易出現(xiàn)問題。
為此，ERP系統(tǒng)提供了付款條件管理的功能，只要在供應(yīng)商管理處或者采購定單處，設(shè)置了供應(yīng)商付款條件，接下去的工作，ERP系統(tǒng)會自動幫助用戶完成。
1、自動根據(jù)收貨的情況，幫企業(yè)推算應(yīng)付時間。
2、根據(jù)應(yīng)付時間，生成相應(yīng)的應(yīng)付單據(jù)與應(yīng)付帳款，并會定時提醒用戶，可以讓用戶提前準(zhǔn)備相關(guān)工作。
3、跟現(xiàn)金流量表結(jié)合，可以反映企業(yè)未來的現(xiàn)金流量，幫助企業(yè)做好現(xiàn)金的規(guī)劃工作。
4、幫助企業(yè)做好付款的監(jiān)督工作。系統(tǒng)可以設(shè)置，不到時間不允許付款，同時，也提供相關(guān)的報表，如付款差異表，等等。幫助管理者統(tǒng)計付款異常的情況，以方便用戶做相關(guān)的處理。
以上這五招，在供應(yīng)商管理中，可能不怎么起眼，但是，卻可以起到事半功倍的作用。有了這些智能的控制，企業(yè)再也不用為這些煩瑣的工作費心了。這些日常的監(jiān)督管理工作，完全可以交給系統(tǒng)來進(jìn)行控制，用戶可以放開手來，去做更有價值的事情。