企業(yè)研發(fā)文檔管理
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
該怎么解決研發(fā)過程中保存規(guī)范有效的設(shè)計(jì)文檔呢？我認(rèn)為要從以下三個(gè)方面入手。
眾所周知，思想決定行動(dòng)。因此，首先要改變研發(fā)企業(yè)管理者和員工的意識(shí)。現(xiàn)在，企業(yè)競爭環(huán)境十分激烈，落后者都面臨著被市場淘汰的命運(yùn)。所以，企業(yè)管理者在交給下屬——開發(fā)人員——開發(fā)任務(wù)時(shí)，都有一些不切實(shí)際的想法：“最好明天你就可以把
產(chǎn)品開發(fā)出來”。但是研發(fā)是講究規(guī)律的，很多事情如果沒有想好就動(dòng)手開發(fā)，就開始畫電路圖編代碼，其結(jié)果卻是：開發(fā)后期要為前期的工作不到位而埋單。如果某個(gè)研發(fā)人員為了系統(tǒng)全面地分析產(chǎn)品的需求和設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)耗費(fèi)了一兩周時(shí)間，說不定，他/她的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)著他/她大叫“兩周都過去了，你做了些什么？難道你不知道這個(gè)項(xiàng)目必須在月底完成嗎？”而研發(fā)人員呢，為了迎合領(lǐng)導(dǎo)的意愿，甚至也是為了迎合他/她內(nèi)心的“寫文檔沒用”的想法，也不編寫相關(guān)文檔，直接就動(dòng)手開發(fā)了。殊不知，這是典型的欲速則不達(dá)的開發(fā)模式，是“沒有時(shí)間一次把事情做正確，卻有時(shí)間不斷的返工”的開發(fā)行為。而編寫文檔能夠“提高一次把事情做成功”的概率。因?yàn)榫帉懳臋n是系統(tǒng)思考（System Thinking）的過程。當(dāng)將腦海中的思考轉(zhuǎn)化成文字的過程中，人們潛意識(shí)地會(huì)對(duì)描述內(nèi)容的正確性、完整性、一致性進(jìn)行思考，并且文檔往往要被其他人閱讀，所以這無形中，也迫使作者不能隨意而為之。
另外，很多研發(fā)人員認(rèn)為寫文檔是為了其他人，如產(chǎn)品的維護(hù)人員，公司經(jīng)驗(yàn)積累等，對(duì)自己沒有什么好處，所以不寫文檔也罷。在此，筆者以自己的經(jīng)驗(yàn)告訴這些研發(fā)人員，寫研發(fā)文檔不僅對(duì)別人有利，更對(duì)自己有利。我想幾乎所有的研發(fā)人員都希望自己的產(chǎn)品開發(fā)得又快又好。要能夠做到這點(diǎn)，僅憑自己是無法做到的，因此在產(chǎn)品開發(fā)的過程中，需要引入別的領(lǐng)域?qū)＜襾碜鲈u(píng)審。試想一下，如果沒有相關(guān)的需求、設(shè)計(jì)文檔等，專家們能夠有效的發(fā)現(xiàn)問題嗎？如果僅憑研發(fā)人員一張嘴、幾張草圖、隨便地在黑板上畫幾筆，就能夠讓專家真正的了解您的設(shè)計(jì)思路嗎？或許有些研發(fā)人員認(rèn)為自己就是專家，不需要其他專家。可是你自己真的可以發(fā)現(xiàn)自己的問題嗎？每個(gè)人都有自己的思路，也自然而然地形成了思維定勢，因此當(dāng)自己去檢查自己的工作成果時(shí)，這種思維定勢就會(huì)發(fā)生作用，也就很難發(fā)現(xiàn)工作成果中存在的問題了。
因此研發(fā)過程中寫文檔，應(yīng)是企業(yè)的要求，同時(shí)也是開發(fā)人員的自我要求。
在建立了正確的文檔意識(shí)后，企業(yè)應(yīng)該建立基于產(chǎn)品開發(fā)流程的文檔管理制度。沒有制度，無法在企業(yè)內(nèi)部形成一致的做法。很多產(chǎn)品的開發(fā)都是一個(gè)周期較長的過程，少則一月，多則上年，因此不應(yīng)該是為了文檔而文檔，在事后補(bǔ)寫，而應(yīng)該是在開發(fā)工作中自然而然的產(chǎn)出和對(duì)之進(jìn)行正確性評(píng)審。集成產(chǎn)品開發(fā)（
IPD）流程就是將文檔工作融入了整個(gè)產(chǎn)品開發(fā)過程的一種有效方式。它將產(chǎn)品開發(fā)分成了多個(gè)階段，同時(shí)識(shí)別出了參與產(chǎn)品開發(fā)的所有角色，包括研發(fā)和非研發(fā)。在流程中，基于研發(fā)工作的基本規(guī)律和產(chǎn)品特點(diǎn)，識(shí)別了各角色在不同階段的關(guān)鍵活動(dòng)，并定義了這些活動(dòng)的主要交付件，也即相應(yīng)的研發(fā)文檔。
結(jié)構(gòu)化的集成產(chǎn)品開發(fā)流程不僅給研發(fā)人員提供了何時(shí)編寫文檔，寫什么文檔的指導(dǎo)外，它也是公司管理者和流程監(jiān)控者的監(jiān)控依據(jù)。
同時(shí)為了提高編寫開發(fā)文檔的效率，提高文檔的可讀性，企業(yè)需要建立一些基本的文檔編寫規(guī)則和相關(guān)開發(fā)文檔的模板，確保所有研發(fā)人員都在一致的基礎(chǔ)上進(jìn)行產(chǎn)品的業(yè)務(wù)計(jì)劃、需求分析、總體架構(gòu)的設(shè)計(jì)、試驗(yàn)報(bào)告等的編寫。規(guī)范的模板不僅可以激發(fā)研發(fā)人員的思考，避免遺漏，還可以讓產(chǎn)品的開發(fā)過程可以追朔，提高今后產(chǎn)品問題定位的效率。
當(dāng)然任何正確的意識(shí)和規(guī)范的制度，如果缺乏監(jiān)管，也是無法持久一致地在工作中得到實(shí)施。前文提到的英國設(shè)計(jì)公司的主動(dòng)提醒行為，其目的也是為了免除橋梁發(fā)生意外后所需承擔(dān)的法律責(zé)任。試想一下，如果沒有這樣的紅線，情況也許會(huì)發(fā)生改變。因此，在要求研發(fā)人員編寫文檔的同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該建立第三方的監(jiān)控審計(jì)機(jī)制，這就是通常說的QA工作之一。質(zhì)量保證QA作為研發(fā)型企業(yè)為提高研發(fā)能力而建立的一個(gè)專業(yè)崗位，事實(shí)上承擔(dān)著對(duì)公司研發(fā)流程執(zhí)行度的監(jiān)控和審計(jì)。當(dāng)然也對(duì)研發(fā)人員是否按時(shí)、是否正確、是否規(guī)范地提交研發(fā)文檔負(fù)有監(jiān)控責(zé)任。
如此這般，我們才能在組織層面確保研發(fā)經(jīng)驗(yàn)的共享具備文檔基礎(chǔ)，才能通過有效的文檔來提升評(píng)審的質(zhì)量從而提升產(chǎn)品的質(zhì)量，才能讓后續(xù)的研發(fā)人員能夠站在前人的肩膀上繼續(xù)成長。
一句話，只有不斷地通過有效文檔的積累，才能實(shí)現(xiàn)個(gè)人能力向組織能力轉(zhuǎn)化，才能讓企業(yè)在百年之后仍然能夠精準(zhǔn)地為
客戶服務(wù)。