如何有效進(jìn)行采購(gòu)管理?
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在企業(yè)采購(gòu)管理培訓(xùn)和咨詢項(xiàng)目中，我們感受到越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到采購(gòu)是企業(yè)的第二利潤(rùn)源泉，但是如何真正使采購(gòu)成為企業(yè)降低成本的戰(zhàn)略武器，發(fā)揮利潤(rùn)杠桿的放大作用，很多企業(yè)還沒(méi)有形成真正有效的方法。我們認(rèn)為方法固然重要，采購(gòu)技術(shù)肯定會(huì)有效降低采購(gòu)成本，但是方法是我們常談的“術(shù)”的層次，建立正確的采購(gòu)管理理念和策略才是從本質(zhì)上提升采購(gòu)績(jī)效，放大采購(gòu)利潤(rùn)貢獻(xiàn)的基石，是“道”的層次。很多企業(yè)的老總甚至采購(gòu)負(fù)責(zé)人還沒(méi)有從這個(gè)層次正確定位采購(gòu)的職能，很大程度上影響了采購(gòu)對(duì)企業(yè)成本降低的貢獻(xiàn)。
我們首先要樹立有效的采購(gòu)管理理念。現(xiàn)代采購(gòu)絕對(duì)不是簡(jiǎn)單的下下PO、催催到貨等日常性的工作，采購(gòu)的增值環(huán)節(jié)應(yīng)該在采購(gòu)前端：采購(gòu)的前期介入和
供應(yīng)商管理。我們首先要從采購(gòu)的時(shí)間與工作安排上真正有效地進(jìn)行采購(gòu)管理。很多
采購(gòu)人員都反映采購(gòu)工作任務(wù)繁重，自己的大部分工作時(shí)間花費(fèi)在諸如電話溝通、單據(jù)填寫、貨物跟催等方面，沒(méi)有更多時(shí)間和精力去做其他采購(gòu)管理工作。其實(shí)這樣的看法主要是由于采購(gòu)管理不當(dāng)引起的不良循環(huán)，通過(guò)調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)采購(gòu)的工作時(shí)間和工作分工應(yīng)該符合采購(gòu)的“帕累多原理”：80％的時(shí)間和精力應(yīng)該放在增值環(huán)節(jié)（供應(yīng)市場(chǎng)分析、供應(yīng)商培養(yǎng)以及采購(gòu)技術(shù)的運(yùn)用等方面），20％的時(shí)間和精力才放在日常采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理上。這就是我們經(jīng)常談的采購(gòu)管理和采購(gòu)業(yè)務(wù)的重要區(qū)別。只有這樣才能從源頭上解決采購(gòu)績(jī)效低下，從根本上提高采購(gòu)人員的工作效率。
其次，采購(gòu)人員必須牢固樹立現(xiàn)代采購(gòu)管理的兩個(gè)理念：
第一、與供應(yīng)商建立良好與長(zhǎng)期的合作關(guān)系。對(duì)這個(gè)理念很多采購(gòu)人員不以為然，認(rèn)為我們現(xiàn)在的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境還不完善，沒(méi)有必要和可能這樣做。這樣的想法是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到采購(gòu)大環(huán)境的轉(zhuǎn)變已經(jīng)對(duì)采購(gòu)提出新的要求，是靜態(tài)的看待供應(yīng)商關(guān)系。現(xiàn)代采購(gòu)的大環(huán)境（信息、競(jìng)爭(zhēng)和供應(yīng)鏈模式的變化）已經(jīng)讓我們必須從供應(yīng)商交易管理轉(zhuǎn)變到供應(yīng)商關(guān)系管理；因?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)成本降低策略已經(jīng)不是通過(guò)壓榨供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)（這是最低級(jí)的成本降低方式），而是通過(guò)與供應(yīng)商合作實(shí)現(xiàn)成本降低，切記只有供應(yīng)商成本的降低才能確保企業(yè)采購(gòu)成本的降低。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)說(shuō)明：通過(guò)與供應(yīng)商有效的業(yè)務(wù)合作可以有效降低20％~30％的成本。我們輔導(dǎo)的一個(gè)客戶在今年上半年原材料統(tǒng)漲的大環(huán)境下，依靠企業(yè)和供應(yīng)商雙方通過(guò)材料組件的替代開(kāi)發(fā)和包裝材料、包裝方式的優(yōu)化，成功消化了材料價(jià)格上漲帶來(lái)的壓力，不僅降低了企業(yè)的采購(gòu)成本，還進(jìn)一步提高了雙方的業(yè)務(wù)融合度。如果當(dāng)初企業(yè)和供應(yīng)商只是在價(jià)格層面進(jìn)行協(xié)商，沒(méi)有雙方的業(yè)務(wù)合作進(jìn)行成本優(yōu)化這個(gè)思路和認(rèn)識(shí)，將很難有效破解雙方共同的困境。
通過(guò)長(zhǎng)期的采購(gòu)培訓(xùn)和采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施，關(guān)于供應(yīng)商關(guān)系我們用一句話進(jìn)行總結(jié)：供應(yīng)商是培養(yǎng)出來(lái)的。這個(gè)培養(yǎng)既包括技術(shù)、商業(yè)模式的磨合與培養(yǎng)，也包括長(zhǎng)期合作的感情培養(yǎng)。這就提醒我們不能完全按照一成不變的供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)去找完全符合條件的“十全”供應(yīng)商，而應(yīng)該按照企業(yè)特定時(shí)期的動(dòng)態(tài)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)去發(fā)掘并進(jìn)一步培養(yǎng)潛在供應(yīng)商。只有這樣我們的供應(yīng)商選擇范圍才能進(jìn)一步擴(kuò)大，我們才能進(jìn)一步提高與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)融合度和依賴度。
第二，建立采購(gòu)總成本。這個(gè)觀點(diǎn)很多企業(yè)和采購(gòu)人員已經(jīng)有所認(rèn)識(shí)。很多行業(yè)在進(jìn)行供應(yīng)商和材料選擇時(shí)已經(jīng)不僅僅注重采購(gòu)價(jià)格，會(huì)分析很多采購(gòu)后的使用成本。例如電子通信行業(yè)對(duì)關(guān)鍵功能芯片的采購(gòu)，價(jià)格僅僅是一個(gè)主要參考因素，有效的前期采購(gòu)會(huì)結(jié)合行業(yè)技術(shù)發(fā)展路線、供應(yīng)商研發(fā)支持力度以及芯片本身的更新?lián)Q代速度和售后服務(wù)的經(jīng)濟(jì)性等多方面綜合考慮，只有進(jìn)行上述多方面因素的分析與評(píng)估，才能確保采購(gòu)總成本（產(chǎn)品的使用和維護(hù)以及售后等相關(guān)成本）的優(yōu)化和降低，才能進(jìn)一步降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)技術(shù)更新極快，對(duì)采購(gòu)人員的技術(shù)要求相當(dāng)高。這就是為什么我們經(jīng)常說(shuō)現(xiàn)代采購(gòu)人員是一個(gè)高度復(fù)合型人才：必須同時(shí)具備良好的商業(yè)素質(zhì)（市場(chǎng)敏銳性、溝通技能、
采購(gòu)談判以及經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析等），以及本行業(yè)主要的技術(shù)基礎(chǔ)。這是我們進(jìn)行有效采購(gòu)的重要基石，進(jìn)一步在采購(gòu)工作中有效發(fā)揮采購(gòu)管理的作用。
那么如何有效降低采購(gòu)總成本？很多采購(gòu)人員比較困惑，我們的一個(gè)捷徑就是：最大限度的將采購(gòu)職能向前延展，有效做好前期采購(gòu)工作。我們必須明白采購(gòu)的最大增值環(huán)節(jié)不是在后端，是在業(yè)務(wù)前端。采購(gòu)人員對(duì)成本降低的貢獻(xiàn)絕大多數(shù)體現(xiàn)在設(shè)計(jì)、選型等環(huán)節(jié)而不是后端的訂單處理和討價(jià)還價(jià)上。采購(gòu)人員必須在產(chǎn)品設(shè)計(jì)或銷售環(huán)節(jié)起到應(yīng)有的作用，當(dāng)然前提條件是采購(gòu)人員應(yīng)該具備相應(yīng)的素質(zhì)和素養(yǎng)。我們的一個(gè)客戶是國(guó)內(nèi)著名的IT系統(tǒng)集成商，企業(yè)提供的產(chǎn)品和服務(wù)既包括自行開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件，也包括很多類似SUN、IBM等各類服務(wù)器和數(shù)據(jù)設(shè)備。對(duì)如此專業(yè)和類型繁多的設(shè)備、系統(tǒng)以及技術(shù)性能，企業(yè)
銷售人員往往一籌莫展，盡管競(jìng)標(biāo)小組有技術(shù)人員的方案支持，但是如何快速應(yīng)對(duì)甚至影響客戶需求，進(jìn)行有效的成本核算，沒(méi)有及時(shí)有效的采購(gòu)支持，競(jìng)標(biāo)活動(dòng)經(jīng)常陷入困境。如何進(jìn)一步提升企業(yè)產(chǎn)品服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)降低采購(gòu)總成本，企業(yè)采購(gòu)管理的一個(gè)最大變化就是實(shí)施采購(gòu)對(duì)銷售的直接支持：轉(zhuǎn)變以往銷售訂單簽訂后實(shí)施采購(gòu)為采購(gòu)人員進(jìn)入各個(gè)地區(qū)銷售小組實(shí)施競(jìng)標(biāo)，根據(jù)客戶對(duì)系統(tǒng)的不同要求（使用環(huán)境、系統(tǒng)用途、投資回報(bào)率、售后維護(hù)以及采購(gòu)預(yù)算等）從系統(tǒng)采購(gòu)角度提供性能/價(jià)格支持，有效解決銷售人員在競(jìng)標(biāo)中的成本和報(bào)價(jià)困境，最大限度的進(jìn)行采購(gòu)總成本的降低和控制。