效率管理之如何提高效率
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效率管理的核心在于提高效率。事實上，在現(xiàn)代管理科學(xué)中，效率問題已經(jīng)越來越引起人們的關(guān)注，因為幾乎所有成功的企業(yè)都具有效率上的優(yōu)勢，效率的高低是在市場激烈競爭中的企業(yè)成敗的最具有決定性的因素之一。
什么是效率呢？效率的含義是隨著生產(chǎn)力的發(fā)展而發(fā)展的。最初的效率概念就是傳統(tǒng)意義上的勞動生產(chǎn)率的意思，因為在勞動力作為主要生產(chǎn)力的時候，勞動生產(chǎn)率基本上決定了整體的生產(chǎn)力。隨著工業(yè)革命的深入，生產(chǎn)者的體力勞動逐步被機器設(shè)備所代替，而要購買機器設(shè)備就需要大量的資金，因此，資金也被作為生產(chǎn)力因素之一來看待。當(dāng)資金被作為生產(chǎn)力因素之后，人們逐漸開始把資金的投入和產(chǎn)出的大小作為企業(yè)效率高低的標(biāo)志。
一般意義上講，效率概念的基本含義指的就是投入與產(chǎn)出或成本與收益的對比關(guān)系。投入或成本從一般意義上來說就是利用一定的技術(shù)生產(chǎn)一定產(chǎn)品或提供一定服務(wù)所需要的資源，既包括物質(zhì)資源，又包括人力資源；既包括有形資源，又包括無形資源。產(chǎn)出或收益指的是人們利用一定的技術(shù)、投入一定的資源生產(chǎn)出來的能夠滿足人們需要的或具有—定使用價值的物品或服務(wù)，既包括有形產(chǎn)品，又包括無形產(chǎn)品。
但從管理的角度來看，管理是一個投入收益的過程。管理者依據(jù)計劃決策，將人、財、物等資源條件投入生產(chǎn)或服務(wù)運轉(zhuǎn)之中，經(jīng)過管理主體和管理客體的相互作用和創(chuàng)造，產(chǎn)生出一定的收益。
如果用公式來表達(dá)效率的概念，那么，效率＝收益/投入。從該公式不難看出，提高效率所考慮的內(nèi)容只有兩個，即收益與投入。對組織而言，由于總的投入水平一定，收益愈多就是效率愈高，反之亦然。而組織中收益的增加，是以某些投入（如勞動、原料、管理費用等）為前提的，相對投入越少，說明生產(chǎn)成本越低，因而利潤額就越大。如果沒有這部分投入的相對減少，那么增產(chǎn)就只是生產(chǎn)規(guī)模的擴大，一點效率意義也沒有了。效率的提高，實際上就是相對投入的降低。因此，相對投入的減少成為組織最為關(guān)心的問題。
任何一種管理理論或技術(shù)革命，無一例外是為了達(dá)到相對投入的減少。相對投入的降低可以兩條途徑，一是在一定的投入下收益的增加，—是在—定收益上投入的減少。而收益的增加，歸根到底，也就是為了減少相對投入，或者說降低成本。組織系統(tǒng)是由組織目的、組織環(huán)境、管理主體、管理客體四要素構(gòu)成，對于組織而言，減少投入，或者降低成本就是在產(chǎn)出一定的情況下，減少管理客體的投入。
在組織系統(tǒng)中，管理客體是人、財、物。管理學(xué)一般把人、財、物作為三個平行的要素加以探討，認(rèn)為管理就在于通過組織、計劃、協(xié)調(diào)、控制等手段，對人、財、物進(jìn)行合理的配置，使人盡其才、物盡其用。其實，人是一類因素，財和物則是另一類因素。因為，人是有感情的，人在多大程度上是被動地接受管理，完全取決于管理者在多大程度上調(diào)動了人的積極性、主動性和能動性。管理者越是能夠調(diào)動起被管理者的積極性、主動性和能動性，被管理者也就越是愿意接受管理。在人的管理中，管理和被管理、主動和被動是統(tǒng)一的。對財和物的管理和對人的管理是不同的，因為財和物都是一種客觀的、完全由人支配的物質(zhì)因素。所以，在組織系統(tǒng)中，被控制對象分為兩類：一類是對資金、物資的控制，另一類是對人員、組織的控制。前者主要表現(xiàn)在物資的籌措、供應(yīng)、使用、保管方面的合理安排，以提高物資、裝備的使用效率。后者多表現(xiàn)為計劃、組織、制度、體制的科學(xué)制定，以提高人員的工作效率。
一、提高人的效率
人是組織系統(tǒng)中最主要的因素，管理歸根結(jié)底是對人以及人的行為的管理。這是因為，只要把人的因素管好了，其他因素也就管好了。人是生產(chǎn)力和整個管理中最活躍、最能動、最積極的因素，組織活力的源泉在于腦力和體力勞動者的積極性、能動性和創(chuàng)造力。所以，管理的首要任務(wù)是對人的管理，通過對人的組織、指導(dǎo)和調(diào)節(jié)，充分調(diào)動人的主動性、積極性和創(chuàng)造性，做到人盡其才。
提高的人效率還需要明確個人責(zé)任，通過建立工作制度和法規(guī)來保證。管理者必須使自己建立的組織機構(gòu)的每個崗位都有非常明確的責(zé)任，并通過制度和法規(guī)把組織人員的行為納入一個有利于實現(xiàn)組織目標(biāo)的工作秩序，才能使整個組織有機而協(xié)調(diào)地運動起來。
二、提高物的效率
物是管理系統(tǒng)中的基本要素，與人相對應(yīng)的客觀存在，是管理活動所必需的物質(zhì)條件和物質(zhì)成分的總和。它不僅僅是指管理中的物質(zhì)生產(chǎn)資料，而指在管理系統(tǒng)中除人之外的那些作為管理對象的一切物質(zhì)成分。我們把財也看作物，即看作物的價值表現(xiàn)。
現(xiàn)代管理要求，任何組織都不能再通過高消耗來獲取組織發(fā)展的機會，而應(yīng)當(dāng)把降低生產(chǎn)成本和管理成本作為挖掘組織發(fā)展?jié)摿Φ幕就緩剑瑥亩菇M織更適于在嚴(yán)酷的環(huán)境中生存和發(fā)展。所以，管理好、使用好資金、物資設(shè)備和物質(zhì)設(shè)施，是提高管理效益、降低管理成本的重要途徑。科學(xué)的管理和合理的使用物資資源將會最大限度地提高效益。