如何進(jìn)行時(shí)間管理
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給予應(yīng)有的重要地位，
時(shí)間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來(lái)，我們不是討論具體工具和細(xì)節(jié)，而是關(guān)注時(shí)間管理的一個(gè)重要前提準(zhǔn)備與三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。實(shí)際上，由于時(shí)間管理是一個(gè)每天都要進(jìn)行的活動(dòng)，復(fù)雜的工具只會(huì)讓人們?cè)诙虝旱氖褂弥蠓艞墶Ｆ款i管理的提出者高德拉特對(duì)所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的。”只有直達(dá)問(wèn)題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問(wèn)題，才能進(jìn)行有效的時(shí)間管理。
時(shí)間管理的一個(gè)重要準(zhǔn)備任務(wù)是“了解你的時(shí)間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋?zhuān)赡軙?huì)被認(rèn)為是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的任務(wù)，認(rèn)為簡(jiǎn)單回想一下就可以了。需要強(qiáng)調(diào)它的原因正在于此，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們的“想象”和“現(xiàn)實(shí)”常常有很大的差異，甚至完全不同。
管理大師彼得.德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請(qǐng)管理者將自己怎樣使用時(shí)間的情況寫(xiě)下來(lái)，又請(qǐng)人記錄這些管理者是如何使用時(shí)間的。一個(gè)公司董事長(zhǎng)很確定地告訴研究者，根據(jù)他的感覺(jué)，他的時(shí)間分三個(gè)部分，分別用在公司高級(jí)管理人員、重要客戶(hù)、地區(qū)社會(huì)活動(dòng)上。歷時(shí)6周的實(shí)際記錄結(jié)果是，他把大部分時(shí)間用在調(diào)度工作上了，隨時(shí)了解他所認(rèn)識(shí)的客戶(hù)的訂貨情況，還為他們的訂貨打電話(huà)給工廠。他開(kāi)始無(wú)法相信這些記錄，但在很多次看到類(lèi)似記錄之后，他相信，“關(guān)于時(shí)間的使用問(wèn)題，記錄要比記憶可靠得多。”
記錄你的時(shí)間是怎么花掉的，是時(shí)間管理的開(kāi)始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個(gè)時(shí)間管理過(guò)程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時(shí)間使用情況，譬如一個(gè)月專(zhuān)門(mén)挑一天來(lái)記錄當(dāng)天的時(shí)間使用情況。按照某些時(shí)間管理工具的要求，有的人能夠堅(jiān)持每天以15分鐘為間隔記錄時(shí)間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時(shí)間在“磨刀”上了，過(guò)于頻繁記錄的時(shí)間表也會(huì)讓人感到巨大的壓力，帶來(lái)負(fù)面影響。
什么事是必須做的？這是時(shí)間管理的第一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。時(shí)間管理的錯(cuò)誤做法基本上都可以歸結(jié)為，把時(shí)間花在那些不是必須做的事情之上。對(duì)組織來(lái)說(shuō)，最重要的是要讓員工知道什么是重要的、必須做的任務(wù)，也就是說(shuō)，什么是用來(lái)衡量他們績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，這個(gè)問(wèn)題可解釋為“我能夠?yàn)榻M織做出什么貢獻(xiàn)？”
找出最重要的一件事，然后去做。有個(gè)比較接近的通俗化說(shuō)法是“重要的事先做”。在今年7月份的《哈佛商業(yè)評(píng)論》上，德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非常肯定地說(shuō)：“我還沒(méi)有碰到過(guò)哪位經(jīng)理人可以同時(shí)處理兩個(gè)以上的任務(wù)，并且仍然保持高效。”
始終做重要的事還在于，它可以讓我們避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱。我們的事情可以分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕－重”、“緩－急”兩個(gè)維度區(qū)分，我們把事情分為四個(gè)類(lèi)別，可以把我們面臨的事情分成四個(gè)象限：重要且緊急；重要不緊急；不重要緊急；不重要不緊急。
許多時(shí)候，迫于壓力，我們常常把緊急的事情放在第一位，雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有著深遠(yuǎn)影響，那些重要且緊急的事常常正是因?yàn)槲覀冊(cè)谒鼈儾痪o急時(shí)沒(méi)有做。剛開(kāi)始，我們?nèi)匀恢乐匾暿虑榈闹匾潭龋茸瞿切?ldquo;緊急且重要的”，但慢慢地習(xí)慣了這種緊急狀態(tài)之后，我們常不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺(jué)，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急但不重要的事”了。
如何看待他人？時(shí)間管理的第二個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題是關(guān)于“人”的。許多時(shí)間管理方法教管理者學(xué)會(huì)授權(quán)，讓別人去分擔(dān)你的事情。實(shí)際上，在時(shí)間管理中，許多人傾向于把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源——或者障礙、干擾者。它帶來(lái)的問(wèn)題就是，我們傾向于控制他人，讓他們按照我們的要求做事，或者讓他們不要妨礙我們做事，可惜，他人是控制不了的，這種方式無(wú)法真正起作用。我們應(yīng)該更關(guān)注與別人一起工作帶來(lái)的其他東西，譬如新知識(shí)、關(guān)系等等。在時(shí)間管理中，我們必須隨時(shí)自問(wèn)，我們是如何看待他人的？
如何統(tǒng)籌規(guī)劃出大塊的時(shí)間？對(duì)于管理者和專(zhuān)業(yè)人士來(lái)說(shuō)，他們常需要整塊整塊的時(shí)間去完成重要的任務(wù)，譬如思考重要決策或?qū)懸环輬?bào)告。這些任務(wù)通常正是剛才提到的那些“為組織做出的貢獻(xiàn)”。在進(jìn)行這些任務(wù)的過(guò)程中間不能被打斷，因?yàn)槊看伪淮驍啵夹枰荛L(zhǎng)的時(shí)間才能重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)。
如何在繁忙的時(shí)間表中統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時(shí)間以便完成這些任務(wù)是時(shí)間管理的第三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。據(jù)說(shuō)比爾.蓋茨每年會(huì)有幾周時(shí)間處于完全的封閉狀態(tài)，完全脫離日常事務(wù)的煩擾，思考一些對(duì)公司、技術(shù)非常重要的問(wèn)題。只要意識(shí)到有這個(gè)需要，我們一定有辦法安排好各種事務(wù)，分配出大塊的時(shí)間以便完成這些最重要的任務(wù)。最后的方法也就是，在某一天把辦公室門(mén)關(guān)上，拔掉電話(huà)，把其他事情都推到一邊，這可能帶來(lái)一些小小的麻煩，但與完成任務(wù)做出的貢獻(xiàn)相比微不足道。
正如我們?cè)诿刻斓墓ぷ髦兴惺艿降模行У臅r(shí)間管理thldl.org.cn是我們最缺少的東西之一，缺少它的原因不是因?yàn)槿狈r(shí)間管理工具，而是我們沒(méi)有真正重視它。我們需要做的是，重視時(shí)間管理，記錄我們的時(shí)間使用情況。