如何對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行監(jiān)督與稽查
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對(duì)
采購(gòu)人員的監(jiān)督與稽查，一般都以秘密的方式進(jìn)行，因?yàn)檫@關(guān)系到個(gè)人品質(zhì)問題。其目的在于確保采購(gòu)人員不會(huì)為了達(dá)到個(gè)人的某種私利而損害公司利益，也能借此培養(yǎng)采購(gòu)人員應(yīng)有的職業(yè)道德觀念。
一般采購(gòu)人員監(jiān)督可分成前后兩個(gè)階段來(lái)執(zhí)行，分別為
采購(gòu)合同簽定之前和簽定之后，即有效防范和嚴(yán)格稽查。
防范可首先從控制價(jià)格做起，建立起漲價(jià)之前必須先打呈批件的制度，采購(gòu)人員若想取得自身利益，必然首先要從價(jià)格上做文章，與供應(yīng)商里外勾結(jié)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)慌報(bào)市場(chǎng)供求狀況，人為抬高價(jià)格幫助供應(yīng)商取得暴利，然后分成。這樣，只要對(duì)于漲價(jià)嚴(yán)格控制，就能從根本上防止采購(gòu)人員的腐敗。一般來(lái)說，只要有漲價(jià)情況存在，就必須打呈批件說明漲價(jià)情況及原因，一方面可了解漲價(jià)原因，做到心中有數(shù)，另一方面也可提醒采購(gòu)主管對(duì)此采購(gòu)合同在審核時(shí)要詳加注意。如果采購(gòu)金額較大或者漲價(jià)幅度較大的時(shí)候，還應(yīng)將此采購(gòu)合同送交稽查部門或者財(cái)務(wù)部門審計(jì)，以求排除所有的不合理漲價(jià)行為，防止任何損害公司利益的行為發(fā)生。
這里有兩個(gè)比較好的辦法可以防止被采購(gòu)人員忽悠從而導(dǎo)致不合理漲價(jià)的產(chǎn)生，一方面可以向該報(bào)價(jià)供應(yīng)商以外的廠家詢價(jià)，若價(jià)格差異太大甚至于沒有差異則都說明采購(gòu)人員有嫌疑虛報(bào)了價(jià)格。另一方面就是偽裝成另外的顧客向該報(bào)價(jià)供應(yīng)商詢價(jià)，當(dāng)然這里有技巧了，不能直接詢問該產(chǎn)品價(jià)格，最好是先從別的產(chǎn)品詢起，讓其不防范，只要報(bào)價(jià)差異，則必說明了采購(gòu)人員虛報(bào)。
防范還可從供應(yīng)商著手，如果能爭(zhēng)取供應(yīng)商的合作，則對(duì)采購(gòu)人員的任何小伎倆都能明察秋毫了。不過這很有難度，因?yàn)楣?yīng)商想做生意，一般都不會(huì)予以合作。所以，必須和供應(yīng)商建立良好的關(guān)系，使對(duì)方不必為了做生意而去巴結(jié)采購(gòu)人員。另外，要軟硬兼施，必要時(shí)可以采取法律行動(dòng)，當(dāng)然這要有的放矢，不然勢(shì)必要無(wú)功而返。
光有防范還是不夠的，我們對(duì)所有的采購(gòu)行為進(jìn)行監(jiān)督，從這些采購(gòu)行為里總結(jié)出不規(guī)范的東西，然后抽絲剝繭，自然能發(fā)現(xiàn)一切違規(guī)的行為。這里主要可從以下幾個(gè)方面入手：
采購(gòu)對(duì)象的選擇錯(cuò)誤，若采購(gòu)人員選擇的供應(yīng)商不是該采購(gòu)產(chǎn)品的專業(yè)廠商，或者該供應(yīng)商的主營(yíng)產(chǎn)品不是是該產(chǎn)品，則有必要引起注意，重新審核其價(jià)格和質(zhì)量，勢(shì)必能發(fā)現(xiàn)其中所存在弊端。另外采購(gòu)人員能從直接廠家采購(gòu)而卻選擇了中間商供貨的現(xiàn)象也是要比較引起注意的現(xiàn)象，如無(wú)特殊原因則必然有貓膩存在。
采購(gòu)人員無(wú)來(lái)由的替供應(yīng)商催款，有的采購(gòu)人員在簽定合同的時(shí)候會(huì)千方百計(jì)的壓短付款周期，或者在付款期快到的時(shí)候積極幫供應(yīng)商催款的行為都是不合理的，此種情況必是急于取得供應(yīng)商拿到貨款之后的分成。
采購(gòu)合同集于一家，當(dāng)采購(gòu)的產(chǎn)品為標(biāo)準(zhǔn)品，而合適的供應(yīng)商很多但得標(biāo)廠商總是固定某一家，這種情況的產(chǎn)生極有可能是該供應(yīng)商和采購(gòu)人員之間有某種厲害關(guān)系。另外，一次采購(gòu)?fù)惍a(chǎn)品而規(guī)格有很多種的時(shí)候，某廠商報(bào)價(jià)中的所有規(guī)格價(jià)格都最低切相差很小的時(shí)候，則顯示采購(gòu)人員有將競(jìng)爭(zhēng)廠商報(bào)價(jià)資料泄露給該得標(biāo)供應(yīng)商之嫌疑。
報(bào)價(jià)單字跡圖章不清，有些采購(gòu)員為了保證某供應(yīng)商得標(biāo)，會(huì)偽造或者允許其他廠商偽造不切實(shí)際的報(bào)價(jià)單，以讓某廠商以偽造出來(lái)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)取得標(biāo)的，在這種情況下，一般都會(huì)故意將“陪標(biāo)”廠商的地址和電話等信息弄得模糊不清，以防止稽查，所以對(duì)這種情況要特加注意，追查任何“蛛絲馬跡”，發(fā)現(xiàn)弊端。
采購(gòu)人員生活闊綽，與供應(yīng)商過從甚密。一般來(lái)說，采購(gòu)人員工資并不高，基本屬于中下等。而有的采購(gòu)人員動(dòng)不動(dòng)買車買房，干著灰領(lǐng)的工作，過著白領(lǐng)的生活，如無(wú)特殊家庭背景，則必有貓膩。另外有的采購(gòu)人員和供應(yīng)商交往密切，舉止交談形如兄弟，此種情況也要引起注意，要詳查該供應(yīng)商以往采購(gòu)項(xiàng)目。