產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理實(shí)戰(zhàn)分析
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研發(fā)人員總是不夠用是企業(yè)發(fā)展過程中普遍遇到的一個(gè)問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和市場部門總是希望公司能開發(fā)出更多的產(chǎn)品，更好的滿足日益多樣化的客戶需求。但過多的
產(chǎn)品開發(fā)任務(wù)反而造成研發(fā)效率低下、大量項(xiàng)目延期等情況，通過管道管理來平衡產(chǎn)品開發(fā)任務(wù)過多和人手不足的矛盾就顯得非常重要。S公司在這方面進(jìn)行的探索有一定代表性，值得我們思考和借鑒。
S公司為提高研發(fā)效率，于2009年實(shí)施了比較規(guī)范的產(chǎn)品開發(fā)
項(xiàng)目管理機(jī)制，全年規(guī)劃了560人月的產(chǎn)品開發(fā)工作量，但上半年總結(jié)發(fā)現(xiàn)，實(shí)際只完成了計(jì)劃工作量(280人月)的55%左右，即150多人月，幾乎沒有項(xiàng)目完成了預(yù)定計(jì)劃。即使加上80多個(gè)人月的突發(fā)性工作和新增加項(xiàng)目工作量，總共是230多人月的工作量，也只相當(dāng)于原定計(jì)劃的82%。為什么會有這么大的差距呢?是研發(fā)人員不努力?是研發(fā)人員能力不足?還是計(jì)劃工作量太大了?抑或是其他什么問題?S公司對此進(jìn)行了充分的分析。
研發(fā)人員加班加點(diǎn)是公司上下有目共睹的，晚上加班到9點(diǎn)、10點(diǎn)是家常便飯，大部分研發(fā)人員周末都只休息一天、很多甚至沒有休息。統(tǒng)計(jì)下來，研發(fā)人員每周平均下來加班時(shí)間超過12個(gè)小時(shí)，相當(dāng)于每周工作6天半，研發(fā)人員已經(jīng)非常努力了。
研發(fā)人員能力不足確實(shí)是一個(gè)問題，由于業(yè)務(wù)發(fā)展快，這二年研發(fā)人員增長迅速。二年前S公司才十來名研發(fā)人員，現(xiàn)在發(fā)展到四十多人，除少數(shù)從同行過來的有經(jīng)驗(yàn)的工程師外，大部分經(jīng)驗(yàn)不足，要么是在相關(guān)行業(yè)做過二、三年產(chǎn)品開發(fā)，要么是這二年從學(xué)校畢業(yè)的研究生和本科生，經(jīng)常出現(xiàn)在某個(gè)技術(shù)難點(diǎn)上延遲幾天或者返工的情況。這方面影響程度沒有直接的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，也難以精確估計(jì)，但大家比較一致的判斷應(yīng)該在20%~30%之間，不會高于30%。應(yīng)該說，研發(fā)人員加班加點(diǎn)的通過努力工作已經(jīng)很大程度上彌補(bǔ)了能力不足的問題，不至于還有這么大的差距。
工作量估計(jì)是個(gè)問題，表面上看，計(jì)劃工作量以年初42名研發(fā)人員為基數(shù)計(jì)算，在正常工作量的基礎(chǔ)上增加10%做為目標(biāo)值，計(jì)劃工作量并不太大，應(yīng)該是研發(fā)人員努努力就能達(dá)到的目標(biāo)。但仔細(xì)分析發(fā)現(xiàn)，實(shí)際工作量比計(jì)劃工作量超出20%多，主要是未考慮部門會議、評審會議、項(xiàng)目內(nèi)外部溝通、學(xué)習(xí)、制作文檔等方面工作量。算上這一部分，總體工作量超出正常工作量的30%多。
這三個(gè)方面的分析已經(jīng)反映出了問題所在，客觀上講，S公司目標(biāo)達(dá)成情況是一個(gè)合理的結(jié)果。面對上半年的實(shí)際情況，S公司領(lǐng)導(dǎo)同意采取更務(wù)實(shí)的策略，對下半年的工作計(jì)劃進(jìn)行全面調(diào)整：首先由于上半年市場情況發(fā)生了很大變化，很多新項(xiàng)目要增加進(jìn)來，必須要重新確定下半年具體的產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目;其次，大幅減少了下半年的計(jì)劃工作量，并給突發(fā)事件做出充分的預(yù)留。S公司相信，經(jīng)過調(diào)整后，產(chǎn)品開發(fā)工作將會更有序，也會更高效。
象S公司一樣，很多公司在目標(biāo)工作量設(shè)定方面都存在盲區(qū)和誤區(qū)。盲區(qū)之一：企業(yè)沒有認(rèn)識到在設(shè)定工作量目標(biāo)的時(shí)候，應(yīng)該考慮到突發(fā)事件和突然新增項(xiàng)目的影響，應(yīng)該考慮到項(xiàng)目溝通、學(xué)習(xí)、文檔制作及管理方面的工作量;盲區(qū)之二：企業(yè)往往是由有經(jīng)驗(yàn)的工程師根據(jù)自身能力來估算工作量，而沒有考慮到廣大基層研發(fā)人員的能力水平。誤區(qū)在于，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)為：工作量安排得越多越好，給研發(fā)人員更多的壓力，研發(fā)人員就會更加努力的完成更多的工作。這樣就導(dǎo)致企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)管道嚴(yán)重超負(fù)荷，從而帶來幾個(gè)方面的危害：
1. 過于激進(jìn)的任務(wù)安排，造成研發(fā)人員過重的負(fù)荷，項(xiàng)目總是不能按時(shí)完成，反而挫傷了研發(fā)人員的積極性，打擊了研發(fā)人員的信心。G公司產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目多年來很少有項(xiàng)目能及時(shí)完成，以至于研發(fā)人員都不再相信項(xiàng)目是可以按時(shí)完成的，對項(xiàng)目延期也麻木了，往往采取聽之任之的態(tài)度。結(jié)果，G公司花了很大的精力才將扭轉(zhuǎn)大家的這種態(tài)度。
2. 過多的任務(wù)反而降低了效率，實(shí)證研究表明，一個(gè)人同時(shí)做二件事情效率有所下降，同時(shí)做三件以上的事情時(shí)，效率將大幅下降。如果總是受突發(fā)事件打擾，效率也會大幅降低，一個(gè)人做一件事需要一個(gè)月，但總是被臨時(shí)抽調(diào)去處理其他事情，原來只需要一個(gè)月完成的工作最終可能需要投入二個(gè)月的工作量。
3. 當(dāng)研發(fā)人員認(rèn)識到不可能完成所有任務(wù)的時(shí)候，研發(fā)人員必然會有選擇的去優(yōu)先完成一些任務(wù)，其選擇的任務(wù)往往是自己喜歡做的、自己認(rèn)為容易完成的、對自己考核有利的，或者是自己認(rèn)為重要的任務(wù)，而不一定是公司希望其優(yōu)先完成的任務(wù)。Y公司發(fā)現(xiàn)一個(gè)普遍的現(xiàn)象，一旦某個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)延期了，或者肯定會延期，那么研發(fā)人員就不會再在這個(gè)項(xiàng)目上下功夫，而把精力集中到別的未延期的項(xiàng)目上，結(jié)果項(xiàng)目延期周期往往都很長，一些很有前景的產(chǎn)品也因此錯(cuò)失良好的上市時(shí)機(jī)，造成很大的損失。其原因就在于Y公司是按項(xiàng)目延期數(shù)量比例來考核研發(fā)人員的。
因此，企業(yè)很有必要建立管道管理機(jī)制，具體來說需要做好以下幾個(gè)方面的工作：
1. 對正常管道容量進(jìn)行恰當(dāng)?shù)墓烙?jì)：充分考慮到普通工程師的能力，以研發(fā)人員平均水平來估計(jì)管道容量。實(shí)踐研究表明，一個(gè)優(yōu)秀工程師的產(chǎn)出水平是普通工程師的2.5倍左右，在軟件等部分行業(yè)這一比值甚至更高，如果全部以優(yōu)秀工程師的產(chǎn)出水平來估算管道容量顯然是不現(xiàn)實(shí)的。
2. 安排合適的工作量：根據(jù)目標(biāo)管理的原則，目標(biāo)定在經(jīng)過努力能達(dá)到的程度較為合適，客觀的說，研發(fā)人員不加班是不現(xiàn)實(shí)的，但總是寄希望加班解決問題也不合適，實(shí)踐表明，目標(biāo)設(shè)定以不超過正常管道容量的120%為宜。但制定計(jì)劃時(shí)必須全面考慮各項(xiàng)工作的時(shí)間安排，要給突發(fā)性工作留出一定的時(shí)間，要給評審、溝通、撰寫文檔等工作留出一定的時(shí)間，一般來說這部分工作約占20%左右，還要留出10%左右的學(xué)習(xí)時(shí)間，還要考慮工作被突發(fā)事件打斷或者在多項(xiàng)工作之間切換耽誤的時(shí)間，這部分時(shí)間也會占到10%左右。也就是說，除去以上幾個(gè)方面所占的時(shí)間，目標(biāo)設(shè)定最高不能超過正常管道容量的80%，漢捷咨詢發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)都沒有考慮以上幾點(diǎn)因素，所以這一數(shù)值對大多數(shù)企業(yè)來說是比較適用的。
3. 建立產(chǎn)品優(yōu)先級排序機(jī)制：在制定計(jì)劃或者當(dāng)新增加項(xiàng)目造成資源沖突時(shí)，必須有資源調(diào)配和解決資源沖突的機(jī)制，必須由公司來統(tǒng)一決定優(yōu)先完成哪些產(chǎn)品開發(fā)工作，而不是由研發(fā)人員自己或者各部門來決定優(yōu)先完成哪些任務(wù)。關(guān)于如何建立產(chǎn)品優(yōu)先級排序機(jī)制，參見漢捷顧問文章“做好產(chǎn)品優(yōu)先級排序，優(yōu)化研發(fā)資源配置，提升研發(fā)效率”。