質(zhì)量采購控制法
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有的公司不論其規(guī)模和業(yè)務(wù)大小都需要采購各種材料。如用于深加工的原材料、半成品、元件、子系統(tǒng)、工具、儀器和其他項(xiàng)目等，幾乎所有采購來的材料都直接或間接地影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，應(yīng)對采購活動(dòng)進(jìn)行適當(dāng)控制。公司的責(zé)任是確保從外部得到的所有材料和服務(wù)充分滿足公司及其客戶的要求。這里需注意的是，來自公司本單位或兄弟公司的供應(yīng)應(yīng)與來自外部來源的供應(yīng)都要服從相同的控制。
對ISO有關(guān)采購控制標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用涉及下列方面：
(1)選擇合格的分供方或賣主。
(2)采購訂單所附帶的規(guī)范、圖紙。
(3)在招標(biāo)過程中對未來的分供方或賣主發(fā)布有關(guān)質(zhì)量數(shù)據(jù)的程序。
(4)從質(zhì)量的觀點(diǎn)分析報(bào)價(jià)單。
(5)向選定的供應(yīng)商闡明要求和驗(yàn)證及質(zhì)量保證程序的協(xié)定。
(6)對采購產(chǎn)品的驗(yàn)證。
(7)通過培訓(xùn)、技術(shù)咨詢、專用工具、量規(guī)和檢測設(shè)施(適用時(shí))對分供方或賣主進(jìn)行幫助的規(guī)定
(8)產(chǎn)品質(zhì)量和分供方或賣主的質(zhì)量保證體系的監(jiān)督。
(9)完成訂貨后對分供方或賣主情況的評定。
□ 對分銷商或賣主的評定
這對采購控制是很關(guān)鍵的，因?yàn)椴少彯a(chǎn)品的質(zhì)量完全取決于供應(yīng)者。建立評定這些供應(yīng)者的制度化的程序是基本的。對供應(yīng)者的評估應(yīng)基于下列依據(jù)：
(1)他們滿足產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量要求的能力。
(2)在所要求的技術(shù)水平上對機(jī)械、工具和人力的可獲得性。
(3)他們在商業(yè)上和財(cái)政上的生命力。
(4)他們的生產(chǎn)能力和保證規(guī)定的交貨計(jì)劃的能力。
(5)他們質(zhì)量保證體系的有效性。
評定未來供應(yīng)者的方法有很多。供應(yīng)者在以往供應(yīng)相同或相似種類產(chǎn)品的表現(xiàn)是很有用的評定參考。從這一點(diǎn)說，保持對進(jìn)貨以及他們質(zhì)量狀況的詳細(xì)記錄是很重要的。至少，這個(gè)記錄應(yīng)包括詳細(xì)的供貨數(shù)量、拒收數(shù)量、履行交貨計(jì)劃和在復(fù)審期間對公司總供應(yīng)(所提及的材料或服務(wù)的)的占有量。
由主要買主如國防企業(yè)或由認(rèn)證機(jī)構(gòu)對分供方或賣主的質(zhì)量保證體系的批準(zhǔn)可以作為評估的起始點(diǎn)。然而，還需要確定分供方的工廠和設(shè)備的加工能力是否符合所供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量要求。另外，評價(jià)其生產(chǎn)能力和財(cái)政來源是否符合其對客戶的交貨承諾也是很重要的。
對一次性購買或當(dāng)購買量很小時(shí)，買主應(yīng)在批準(zhǔn)產(chǎn)品投入使用前對其做詳細(xì)的檢查和檢驗(yàn)。
上述方法不適用于新的供應(yīng)者。因此，需要進(jìn)行正式的能力評價(jià)。
□ 能力評價(jià)方法
既然能力評價(jià)是一種采購功能，采購部門要對這一活動(dòng)負(fù)總的責(zé)任。通常，由公司的專家訪問分供方或賣主的工廠。在組織這一訪問之前，應(yīng)要求分供方或賣主提供關(guān)于其生產(chǎn)設(shè)施、組織、人員和財(cái)政等方面的數(shù)據(jù)和就所要求的質(zhì)量水平提供有關(guān)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)。
對供應(yīng)商的評定需要有不同領(lǐng)域，如加工工程、質(zhì)量控制和財(cái)政方面的專家參加，在采購部門可能缺少一些專家，所以通常指定一個(gè)委員會(huì)來承擔(dān)這項(xiàng)任務(wù)。這個(gè)委員會(huì)由各個(gè)功能單位的專家組成；由采購部門負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)。該委員會(huì)核查由供應(yīng)商提交的數(shù)據(jù)。也許，這種核查會(huì)發(fā)現(xiàn)某供應(yīng)商不具備執(zhí)行訂貨的能力，而不再向這類供應(yīng)商訂貨。
對選定的供應(yīng)商，專家組要到其工作場地對其設(shè)施、結(jié)構(gòu)和質(zhì)量保證體系進(jìn)行實(shí)際評價(jià)。這種評審應(yīng)機(jī)敏地進(jìn)行。當(dāng)評審組需要獲得他所需要的數(shù)據(jù)時(shí)，不要扮演檢查員的角色，不要對供應(yīng)商及其設(shè)施提出批評。評審組應(yīng)親自確認(rèn)直接影響供應(yīng)商執(zhí)行相關(guān)訂貨的能力的區(qū)域。通常，建議使用標(biāo)準(zhǔn)的詢問單。以下是評審期間所涉及的一些重要方面：
(1)該分供方或賣主的工廠和設(shè)備能否按要求生產(chǎn)？
(2)機(jī)器是否能夠保持可接受限度內(nèi)的質(zhì)量參數(shù)？
(3)該公司是否具有人員素質(zhì)良好的質(zhì)量組織和有效的質(zhì)量控制程序？
(4)該公司是否大量使用來自商業(yè)方面或來自分供方的零部件？如果是，他是如何控制這些零部件的質(zhì)量的？
(5)該公司的原材料來源是什么？他是否有足夠的儲(chǔ)備以防材料供應(yīng)中
斷的影響？他如何保證原材料的供應(yīng)？
(6)該公司是否具備與目前生產(chǎn)有關(guān)的完整的檢驗(yàn)設(shè)施？如果沒有，在進(jìn)行裝貨前檢查時(shí)有什么替代措施？
(7)該公司是否已執(zhí)行了一個(gè)與正在考慮的產(chǎn)品相類似的產(chǎn)品訂單？若是，應(yīng)獲得該訂單的詳細(xì)情況。
(8)該公司的財(cái)政地位如何？
(9)是否有其他能反映該公司執(zhí)行訂單能力的詳細(xì)情況？
(10)該公司領(lǐng)導(dǎo)層對其產(chǎn)品質(zhì)量的態(tài)度是什么？他對自己滿足訂單要求的能力自信嗎？
采購部門根據(jù)評審委員會(huì)對供應(yīng)商的評審結(jié)果可采取下列行動(dòng)之一：
① 如果被評審的公司具有合理的質(zhì)量保證體系，他的名字就該在注冊供應(yīng)商的名單上。
② 如果他具有少量缺點(diǎn)，建議他采取補(bǔ)救行動(dòng)，通過進(jìn)一步評價(jià)后予以注冊。
③ 如果該公司具有重大缺陷，則通知他在目前不能以供應(yīng)商注冊。
應(yīng)針對特定產(chǎn)品對分供方或賣主實(shí)行注冊并限定期限，如兩年。除監(jiān)督他們提供的產(chǎn)品外，公司還要定期檢查所注冊的分供方或賣主是否保持規(guī)定的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。采購部門應(yīng)組成專門小組來執(zhí)行這種對分供方或賣主的定期監(jiān)督。
所有的發(fā)現(xiàn)都應(yīng)做適當(dāng)?shù)挠涗洠⒁罁?jù)這個(gè)數(shù)據(jù)更新注冊分供方或賣
主。應(yīng)建立適應(yīng)的增加或刪除注冊名單的指南和標(biāo)準(zhǔn)。
□ 采購資料
采購的成功起始于采購要求的確定。通常，這些要求包含在提交給分供方或賣主的合同規(guī)范、圖紙和采購訂單中。
應(yīng)制定適當(dāng)?shù)霓k法來保證明確對供應(yīng)品的要求，更重要的是讓分供方或賣主完全地理解。這些辦法可包括制訂規(guī)范、圖紙和采購訂單的書面程序；發(fā)出采購訂單前公司與分供方或賣主的協(xié)議；其他與所采購物品相適應(yīng)的方法。
采購文件應(yīng)包含清晰地描述所訂產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)。其重要因素如下：
(1)產(chǎn)品的精確辨認(rèn)和等級。
(2)檢查規(guī)程。
(3)應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
所有檢查檢驗(yàn)方法和技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國家和國際標(biāo)準(zhǔn)。訂購單中提到的所有文件的狀態(tài)應(yīng)清楚地說明。當(dāng)要引用技術(shù)要求、圖紙和檢查程序時(shí)，最基本的是要確定這些文件的編號(hào)以免造成混淆。
應(yīng)在訂貨單上詳細(xì)說明質(zhì)量要求，任何中間檢驗(yàn)要求以“要點(diǎn)”的形式在訂貨單或檢查規(guī)程單上表明。“要點(diǎn)”是指制造過程中的環(huán)節(jié)。此外，沒有得到買主明確的同意，分供方或賣主不能違背“要點(diǎn)”要求。例如，壓力容器的焊接必須在下一步處理前進(jìn)行檢驗(yàn)，在訂貨單中應(yīng)規(guī)定由分供方或賣主提供檢驗(yàn)證書的副本。在將訂貨單發(fā)放給分供方或賣主之前，買主應(yīng)充分審查訂貨單的正確性和準(zhǔn)確性。實(shí)施這種審查的人員應(yīng)有明確授權(quán)。對訂貨單的修改應(yīng)經(jīng)過審查和授權(quán)，最好由發(fā)布原訂單的人來進(jìn)行。
□ 采購資料的控制
每一個(gè)公司應(yīng)在其訂貨單發(fā)出之前有進(jìn)行評價(jià)的程序。具體方法介紹如下：
(1)所有規(guī)范(如技術(shù)的、冶金的、機(jī)械的和其他質(zhì)量要求)應(yīng)在圖樣上明確說明，以保證這些規(guī)范能在訂購單上再現(xiàn)。
(2)圖樣上給定參考編號(hào)，并要求分供方或賣主在所有規(guī)范中指明該圖樣。
(3)要求質(zhì)量保證部門對訂貨單的完整性和所有規(guī)范的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢驗(yàn)。
(4)在將要求寫入訂貨單之前，與設(shè)計(jì)部門和質(zhì)量保證部門進(jìn)行商討。
需要遵守的其他程序也應(yīng)在訂貨單上明確下來，以防止有時(shí)對這些程序的錯(cuò)誤執(zhí)行。例如，買主希望在正式生產(chǎn)前看一下樣品或使用特定形式的包裝，如事先未予明確，分供方或賣主也許根本沒把這些要求當(dāng)回事。這種程序的細(xì)節(jié)應(yīng)仔細(xì)地寫出來。下面是訂單處置時(shí)要注意的一些方面：
(1)對重要的材料，購買者應(yīng)明確地聲明是否希望在材料使用前進(jìn)行批準(zhǔn)。在鑄造的情況下，若買方的質(zhì)量保證部門有要求，則應(yīng)寫明檢查試樣的程序。
(2)若對生產(chǎn)前的樣品有要求，則要讓分供方或賣主知道樣品的型號(hào)規(guī)格、發(fā)送形式和對樣品進(jìn)行檢驗(yàn)的細(xì)節(jié)。
(3)應(yīng)明確規(guī)定對圖紙、規(guī)范或與質(zhì)量要求有偏離的批準(zhǔn)程序。分供方或賣主不能假定買方可能接收對圖紙或規(guī)范有微小的偏離。如果買方希望分供方或賣主嚴(yán)格地執(zhí)行規(guī)范，也必須在訂單中聲明。
(4)應(yīng)清楚表明接受檢查的地點(diǎn)和方法。若要求抽樣檢查，應(yīng)事先明確抽樣計(jì)劃的細(xì)節(jié)。被否決產(chǎn)品的處置和糾正批次的再送程序也應(yīng)事先確定。
(5)用名稱、零件號(hào)和其他內(nèi)容標(biāo)志產(chǎn)品的方法應(yīng)讓分供方或賣主知曉。
(6)擔(dān)保條件以及優(yōu)惠客戶和解決爭議的程序應(yīng)詳細(xì)規(guī)定以避免不同的解釋。
□ 采購物資的驗(yàn)證
訂貨單上應(yīng)明確產(chǎn)品驗(yàn)證體系。該驗(yàn)證體系應(yīng)在訂貨單完成之前由供方和分供方達(dá)成協(xié)議。下面方法的任何一種均可用于產(chǎn)品驗(yàn)證：
(1)買方信賴分供方或賣主的質(zhì)量保證體系。
(2)分供方或賣主提交檢查檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)的過程控制記錄。
(3)當(dāng)收到產(chǎn)品時(shí)由買方進(jìn)行抽樣檢查或檢驗(yàn)。
(4)在發(fā)送前或在規(guī)定的過程中由分供方或賣主進(jìn)行檢查。
(5)由獨(dú)立的認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證。
買主必須在訂貨單上明確指出最終用戶(若有最終用戶參與)是否在分供方或賣主的場地進(jìn)行驗(yàn)證活動(dòng)。
分供方或賣主應(yīng)提供所有設(shè)施和記錄來協(xié)助檢驗(yàn)。檢驗(yàn)活動(dòng)的規(guī)模應(yīng)與被檢產(chǎn)品的類型相適應(yīng)。
ＩＳＯ標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定分供方或賣主不能對買主在分供方或賣主的場地進(jìn)行的檢驗(yàn)采取庇護(hù)。分供方或賣主對向購買者送交合格產(chǎn)品承擔(dān)最后責(zé)任。
有關(guān)檢驗(yàn)程序的協(xié)議應(yīng)規(guī)定檢查或檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的交換，其目的是促進(jìn)質(zhì)量的提高。檢驗(yàn)程序的協(xié)議要盡量減少對質(zhì)量要求和所使用的檢查、檢驗(yàn)和抽樣方法的各種假設(shè)。
□ 采購材料的質(zhì)量記錄
應(yīng)保留對采購材料恰當(dāng)?shù)馁|(zhì)量記錄，這不僅可作為采購控制的證明，還是監(jiān)督分供方或賣主表現(xiàn)的一種手段。大公司應(yīng)有一套依據(jù)客觀標(biāo)準(zhǔn)評價(jià)分供方或賣主的體系。與分供方或賣主共同使用評價(jià)體系能幫助他們提高質(zhì)量和送貨方面的能力。
采購材料的質(zhì)量數(shù)據(jù)也可成為以后采購中的接收規(guī)范和檢查的基礎(chǔ)。應(yīng)編制標(biāo)準(zhǔn)程序和表格以便記錄和使用。可能時(shí)，這些數(shù)據(jù)應(yīng)計(jì)算機(jī)化以便處理和使用。
□ 與分供銷商或賣主的關(guān)系
近年來，“供應(yīng)者管理”的概念有了很大的變化，主要是日本的一些公司經(jīng)驗(yàn)的結(jié)果。早期的多渠道供貨選擇和通過促使分供方或賣主之間的競爭來獲得最佳選擇為合作和伙伴關(guān)系提供了途徑，并可建立長期的關(guān)系。一個(gè)公司應(yīng)盡量使其分供銷商或賣主認(rèn)清其質(zhì)量要求：其目的是為了達(dá)到對各自要求的相互理解。在共同尋求解決質(zhì)量問題方面，公司應(yīng)向分供銷商或賣主提供技術(shù)指導(dǎo)。必要時(shí)，應(yīng)對分供銷商或賣主就諸如統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制和提高生產(chǎn)率等領(lǐng)域進(jìn)行培訓(xùn)。從長遠(yuǎn)看，這將有益于合作伙伴雙方