供應(yīng)商管理：如何了解供應(yīng)商
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了解供應(yīng)源是有效采購(gòu)的基本前提。一般情況下，主要的信息來源有商品目錄、行業(yè)期刊、各類廣告、商業(yè)介紹、供應(yīng)商與銷售代理商、因特網(wǎng)、銷售記錄、業(yè)務(wù)聯(lián)系以及采購(gòu)部門自己的記錄等。
一、商品目錄
眾所周知，供應(yīng)商商品目錄包含了公司所需的大部分物料信息，它是管理良好的采購(gòu)辦公室中的必備之物。這種目錄的價(jià)值主要依賴于表達(dá)形式，這是采購(gòu)方最無法控制的，其中物品是否已準(zhǔn)備就緒、隨時(shí)可取，以及信息使用情況等。在線商品價(jià)目表管理的進(jìn)步持續(xù)地降低了使用和改善產(chǎn)品介紹形式的難度。分銷商的商品目錄從各式各樣的制造源及其報(bào)價(jià)單，到分銷商所屬領(lǐng)域內(nèi)的各種可獲得物品目錄，無所不包。機(jī)器設(shè)備目錄則提供二手貨與新貨的供應(yīng)源產(chǎn)品規(guī)格及地理位置信息。
商品目錄通常提供價(jià)格信息。許多物品與物料都以標(biāo)準(zhǔn)價(jià)目表所列價(jià)格為準(zhǔn)，報(bào)價(jià)單只報(bào)折扣率。商品目錄往往還是部門經(jīng)理與工程人員重要的參考書。
目錄中的物料既編成索引，又做成文件，其有效性是一個(gè)大問題。目錄規(guī)格各式各樣，裝訂的也不同，不大方便攜帶。
相應(yīng)的目錄索引很重要。有的公司用計(jì)算機(jī)或微縮膠片文件；有的則用活頁夾，中間是專用于目錄文件歸檔的活頁；還有的用卡片索引。索引的建立一般根據(jù)供應(yīng)商或產(chǎn)品名稱。總之，應(yīng)該專業(yè)、明確、易懂。
在線價(jià)目表管理逐漸被采購(gòu)員所使用。在線價(jià)目表的優(yōu)點(diǎn)是采購(gòu)方和內(nèi)部顧客都能迅速地使用它們，它們也能夠定制包括價(jià)格和由采購(gòu)方與銷售商協(xié)商的其他各種條件。在線價(jià)目表管理內(nèi)容同硬拷貝價(jià)目表管理一樣不容忽視。管理定制的價(jià)目表內(nèi)容是從提供給所有采購(gòu)方的使用和管理普通的價(jià)目表中分離出來的項(xiàng)目。
二、行業(yè)期刊
行業(yè)期刊也是一個(gè)潛在供應(yīng)商的信息源。當(dāng)然，這種出版物的名單很長(zhǎng)，出現(xiàn)在里面的各種信息價(jià)值也很不相同。然而，在每一個(gè)領(lǐng)域中都有值得一看的行業(yè)雜志，采購(gòu)方需要廣泛涉獵與自己行業(yè)以及采購(gòu)與供應(yīng)領(lǐng)域相關(guān)的讀物。期刊有兩種用途，一是內(nèi)容研究，它不僅能增加采購(gòu)方的信息量，還能介紹新產(chǎn)品和替代產(chǎn)品。行業(yè)雜談則向人們提供供應(yīng)商及其人員信息。第二種則是廣告，連續(xù)不斷地熟讀這種出版物中的廣告，是所有的熱心采購(gòu)者自我培養(yǎng)起來的好習(xí)慣。
三、商業(yè)介紹
商業(yè)介紹是另一種很有用的信息源，但它們?cè)跍?zhǔn)確性與有用性方面差別很大，使用時(shí)必須格外地小心。
商業(yè)注冊(cè)簿即商業(yè)介紹，是一本大書，列出一些制造商的地址、分支機(jī)構(gòu)數(shù)、從屬關(guān)系、產(chǎn)品等，有時(shí)還會(huì)列出這些企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況及其在本行業(yè)中所處的地位。此外，書中還會(huì)列出商標(biāo)名稱與制造商名稱，并分類列示用于出售的物料、物資、設(shè)備及其他項(xiàng)目，每項(xiàng)下面則是供應(yīng)源的名稱與地址。
商業(yè)注冊(cè)簿的分類索引做得很好，既可以按商品名稱、制造商名稱，也可以按商標(biāo)名稱查找。這種標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)介紹有很多，它們未必很專業(yè)，但確實(shí)很實(shí)用。電話號(hào)碼本中的黃頁則提供當(dāng)?shù)毓?yīng)商名錄。
四、供應(yīng)商與銷售代理商介紹
企業(yè)都有自己的較為固定的供應(yīng)商，這些關(guān)系較為穩(wěn)固的供應(yīng)商自然會(huì)努力去滿足企業(yè)的一些要求，這樣，可以減少評(píng)價(jià)新供應(yīng)商所用的時(shí)間和資源。但這也有負(fù)的效應(yīng)，如果尋找的供應(yīng)源產(chǎn)品與現(xiàn)在的供應(yīng)商相同或替代時(shí)，現(xiàn)在的供應(yīng)商擔(dān)心介紹新的供應(yīng)商會(huì)對(duì)他形成威脅，成為他的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。
企業(yè)接到的銷售和市場(chǎng)信息很大一部分都來自于銷售代理商。因此，這些銷售代理商也很可能是新的供應(yīng)商的重要信息來源，特別是當(dāng)產(chǎn)生緊急需求時(shí)，為了保護(hù)自己的利益，更是會(huì)努力提供新的供應(yīng)商。
五、銷售代表
銷售代表可能是公司能夠接觸到的最有價(jià)值的信息源之一，他們能為公司提供供應(yīng)源、產(chǎn)品型號(hào)、商業(yè)信息等方面的參考。一個(gè)精明的采購(gòu)者必定在不影響其他工作的前提下，盡可能多地注意銷售代表。發(fā)展好的供應(yīng)商關(guān)系非常重要，而這種關(guān)系往往始于對(duì)供應(yīng)商
銷售人員友好、謙遜、共鳴、坦誠(chéng)的態(tài)度。采購(gòu)企業(yè)不能浪費(fèi)任何一點(diǎn)時(shí)間。探訪之后，將電話與所獲新信息記下來。有些采購(gòu)方以個(gè)人名義探望所有來過辦公室的銷售代表，另外一些采購(gòu)方由于沒時(shí)間或其他工作壓力而無法這樣做，但他們也會(huì)確保每一名來訪者受到接待，而不使其感到受了冷遇或拒絕。
六、互聯(lián)網(wǎng)
互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)能提供大量信息的強(qiáng)有力的搜索設(shè)備。企業(yè)日益利用互聯(lián)網(wǎng)幫助對(duì)可能滿足進(jìn)一步評(píng)價(jià)的潛在供應(yīng)商進(jìn)行定位。收集完關(guān)于潛在供應(yīng)商的信息后，采購(gòu)主管必須開始徹底篩選和合并信息，這是一項(xiàng)艱巨的工作，依賴已獲得的信息的數(shù)量和質(zhì)量。