供應(yīng)商管理：供應(yīng)商審計(jì)的有效措施
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1.供應(yīng)審計(jì)的前提是訂立“有權(quán)審計(jì)條款”。實(shí)行供應(yīng)商審計(jì)的前提條件是企業(yè)在與外部供應(yīng)商訂合同時(shí)，必須明確有“有權(quán)審計(jì)條款”。供應(yīng)商審計(jì)的對(duì)象是供貨企業(yè)的成本資料，這是企業(yè)的內(nèi)部資料，關(guān)系到企業(yè)的商業(yè)秘密能否得到有效地保守，所以企業(yè)不會(huì)輕易地讓外部人員審查自己的成本資料。因此，企業(yè)實(shí)行供應(yīng)商審計(jì)必須在與外部供應(yīng)商訂立合同時(shí)明確有權(quán)在必要的時(shí)候?qū)?yīng)商的成本資料進(jìn)行審查。由于這一前提條件的存在，供應(yīng)商審計(jì)的使用范圍受到了一定的限制。一般來說，只有一些實(shí)力較強(qiáng)的大企業(yè)在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，才有能力確定“有權(quán)審計(jì)條款”。而絕大多數(shù)小企業(yè)本身處于弱勢地位，很難訂立這一條款，也就無法進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)。
2.供應(yīng)商審計(jì)的實(shí)施條件一般由合同約定。什么情況下企業(yè)才能對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)呢？一種方法是企業(yè)在接受被審企業(yè)為供應(yīng)商前就進(jìn)行審計(jì)，另一種是合同中約定企業(yè)在認(rèn)為必要時(shí)有權(quán)進(jìn)行審計(jì)。有關(guān)企業(yè)在訂立合同的“有權(quán)審計(jì)條款”時(shí)，必須同時(shí)明確具體的有權(quán)審計(jì)的條件，以免引起糾紛。例如，長安福特汽車有限公司在和供應(yīng)商簽訂合同時(shí)規(guī)定在以下情況下可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)：當(dāng)從供應(yīng)商購進(jìn)的工裝未通過競標(biāo)；當(dāng)合同和采購定單上的產(chǎn)品價(jià)格不是固定價(jià)格；當(dāng)供應(yīng)商由于合同取消或修訂向公司提起索賠等。
3.供應(yīng)商審計(jì)的實(shí)施程序。有效進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)必須要明確審計(jì)的程序，主要有:（1）制定審計(jì)計(jì)劃，確定審計(jì)小組的組成、審計(jì)的范圍和目的、檢查項(xiàng)目，為審計(jì)做好充分的準(zhǔn)備。（2)實(shí)施審計(jì)，通過面談、實(shí)地檢查和文件檢查等方式，審查企業(yè)的產(chǎn)品報(bào)價(jià)是否真實(shí)反映了企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)成本以及成本資料是否真實(shí)。（3)出具審計(jì)報(bào)告并進(jìn)行處理。
4.供應(yīng)商審計(jì)報(bào)告和處理。審計(jì)報(bào)告是審計(jì)的計(jì)劃和執(zhí)行情況的小結(jié)，是審計(jì)的重要組成部分，內(nèi)容主要有對(duì)該供應(yīng)商的總體評(píng)價(jià);審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題；做出該供應(yīng)商的產(chǎn)品報(bào)價(jià)是否如實(shí)反映實(shí)際生產(chǎn)成本和成本資料是否真實(shí)的結(jié)論;審計(jì)日期;審計(jì)人員及其簽名等。
審計(jì)報(bào)告完成后，采購企業(yè)的有關(guān)人員還應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行交流，并要求其回復(fù)將采取的或已采取的整改措施。有些供應(yīng)商的現(xiàn)狀雖然不符合采購企業(yè)的要求，但是經(jīng)過整改后有可能成為合格的供應(yīng)商。采購企業(yè)應(yīng)該有一個(gè)跟蹤體系，將每次與供應(yīng)商的交流都記錄歸檔。對(duì)審計(jì)未合格的供應(yīng)商，如果采購企業(yè)覺得有繼續(xù)考察的必要，可在條件成熟時(shí)對(duì)其進(jìn)行再次審計(jì)；對(duì)審計(jì)合格并已接收為正式供應(yīng)商的企業(yè)，采購企業(yè)也應(yīng)定期對(duì)其再審計(jì)，以驗(yàn)證其產(chǎn)品成本等會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性。