如何編寫采購計劃
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一、計劃制定
1、采購計劃的關(guān)鍵點
在一定程度上說，商品計劃就是要決定商品采購額的計劃。商品計劃要在對各種內(nèi)外部情報資料進行分析的2基礎(chǔ)上制定出來，其中有兩個重點：關(guān)鍵點1：每個月或每季應(yīng)該準備的商品系列及庫存額的決定。關(guān)鍵點2：在這個庫存額的范圍內(nèi)，制定備齊商品的計劃。
2、采購預(yù)算的確定
采購預(yù)算一般以銷售預(yù)算爲(wèi)基礎(chǔ)予以制定。如某零售商店某月的銷售額達到200美元，假定商店的平均利潤率爲(wèi)15％，那麼商店的采購目標就是：
200×(1-015)＝170
按同樣的道理，也可以推算出商品的年采購目標。當(dāng)然，以上這個公式僅僅是銷售成本計算公式，它并沒有估計到庫存量的實際變化。采購預(yù)算還要加上或減去希望庫存增加或削減的因素，其計算公式應(yīng)爲(wèi)：采購預(yù)算＝銷售成本預(yù)算十期末庫存計劃額-期初庫存額
實例：某商店一年的銷售目標爲(wèi)2000萬美元，平均利潤率是15％，期末庫存計劃額爲(wèi)200萬美元，期初庫存爲(wèi)180萬美元，求其全年的采購預(yù)算。
2000×(1-015)十200-180＝1720
即一年的采購預(yù)算爲(wèi)1720萬美元。再將其分月分配到各個月，就是每月的采購預(yù)算。
采購預(yù)算在執(zhí)行過程中，有時會出現(xiàn)情況的變化，所以有必要進行適當(dāng)?shù)男抻啞Ｈ缟痰陮嵭袦p價或折價後，就需要增加銷售額的部分；商店庫存臨時新增加促銷商品，就需要從預(yù)算中減少新增商品的金額。
3、商品采購專案和數(shù)量的確定
采購什麼樣的商品專案，是在對收集到的有關(guān)市場信息進行分析研究後確定的。在此過程中，除了要考慮過去選擇商品專案的經(jīng)驗，市場流行趨勢，新産品情況和季節(jié)變化等外，還要重點考慮主力商品和輔助商品的安排。
決定采購和商品數(shù)量，會影響到銷售和庫存，關(guān)系到銷售成本和經(jīng)營效益。如果采購商品過多，會造成商店商品的保管費用增多；資金長期被占用，也會影響資金的周轉(zhuǎn)和利用率。但如果商品采購太少，不能滿足顧客的需要，會使商店出現(xiàn)商品脫銷，失去銷售的有利時機；而且，每次采購商品過少又要保證商品供應(yīng)，勢必增加采購次數(shù)，頻繁的采購會增加采購支出。
爲(wèi)了避免出現(xiàn)商品脫銷和商品積壓兩種經(jīng)營失控的現(xiàn)象，有必要確定最恰當(dāng)?shù)牟少彅?shù)量。解決這一問題的辦法，就是在確定商品總采購量後，選擇恰當(dāng)?shù)牟少彺螖?shù)，分次購入商品。采購經(jīng)濟批量可由下面的公式計算：Q＝2KD/PI
其中：Q＝每批采購數(shù)量；
K＝商品單位平均采購費用；
D＝全年采購總數(shù)；
P＝采購商品的單價；
I＝年保管費用率。
實例：某家用電器商店計劃全年銷售洗衣機160臺，已知每臺洗衣機的采購物費用是10美元，單價爲(wèi)800美元，年保管費用率爲(wèi)1％，欲求最經(jīng)濟的采購批量。
(2×10×160)／(80×1％)＝20(臺)
從計算結(jié)果知，每次采購數(shù)量爲(wèi)20臺較爲(wèi)合理。
確定供應(yīng)商和進貨時間
確定了采購商品的品種和數(shù)量後，還要確定從哪里采購，什麼時間采購，以保證無缺貨事故的發(fā)生。應(yīng)當(dāng)注意選擇信譽好的制造商，供應(yīng)商進貨，這樣可以使商品質(zhì)量和供應(yīng)時間都得到保障。
一定商品有一定的采購季節(jié)。適時采購不僅容易購進商品，而且價格也較爲(wèi)便宜，過早購入會延長商品的儲存時間，導(dǎo)致資金積壓。應(yīng)權(quán)衡利弊，選擇合理的采購時間。
二、采購內(nèi)容
1、談判：⑴談判前的準備；⑵談判中注意事項；⑶談判後的總結(jié)工作。
2、采購的基本要求：⑴商品質(zhì)量合適；⑵商品數(shù)量合適；⑶商品價格合適，⑷商品貨源合適，⑸落單時間合適，⑹交貨時間合適
3、采購的目標：⑴降低成本及增加盈利的目標；⑵服務(wù)的目標；⑶承擔(dān)社會責(zé)任的目標；⑷控制良好形象的目標。