如何編制采購手冊
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一、采購手冊的目的
企業(yè)、學(xué)校、醫(yī)院及政府機構(gòu)等各種組織，為了使內(nèi)部各單位在執(zhí)行采購作業(yè)時有所遵循，通常都會編制“
采購管理手冊”、“物料管理手冊”或“采購作業(yè)規(guī)定”等文件（以下統(tǒng)稱為“采購手冊”），以促進采購活動的制度化與合理化，并能達到適質(zhì)、適時、適量、適價、適地的目標(biāo)。
采購手冊的基本目的是有效地將信息傳達給每一位相關(guān)人員，因此不管公司大小，采購手冊中都應(yīng)該提供必要的指導(dǎo)原則，以方便有關(guān)人員了解與控制采購政策、步驟和架構(gòu)等。
二、采購手冊的形式
采購手冊可按公司的大小、業(yè)務(wù)范圍以及不同的需求而采取許多的形式，但是不管何種形式，采購手冊必須根據(jù)公司整體的政策而制定。一般公司的采購政策都包含在總公司的制度中，而分公司的采購部門則可依據(jù)當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正，而且修改要征得總公司同意才可施行。
采購手冊并沒有一套標(biāo)準(zhǔn)的架構(gòu)，不同的公司有不同的形式。完整的手冊應(yīng)該包括組織架構(gòu)、職務(wù)、權(quán)責(zé)、功能、公司政策、部門政策、步驟、流程、指示、規(guī)范和有關(guān)公司特殊事項的指導(dǎo)原則。每一個企業(yè)或機構(gòu)的手冊，都是依據(jù)組織的特定需求來設(shè)計的。
手冊的格式應(yīng)該依據(jù)個別的需求而量身訂做。一般而言，手冊都會以活頁的方式裝訂起來，方便人們翻閱。現(xiàn)在由于計算機使用普遍，許多公司都把政策、制度在計算機中建檔，這樣不但需求者能立即取得信息，也方便公司在修正制度時以更快的速度更新，而不必像印刷品那樣必須花較多的時間去重新制版印刷。
三、 采購手冊的內(nèi)容
采購手冊的第一條，通常要敘述編制采購手冊的目的。至于采購手冊內(nèi)應(yīng)涵蓋的內(nèi)容項目，可參閱以下內(nèi)容說明：
為有效地執(zhí)行采購管理作業(yè)，編制采購作業(yè)規(guī)范手冊確有其必要性，一方面可建立所有采購作業(yè)及成員作業(yè)方針及行為準(zhǔn)則，方便其自主管理，另一方面可使采購組織成長及業(yè)務(wù)推動方向與經(jīng)營者觀念一致，取得公司上下其他部門的全力協(xié)作。
1.采購作業(yè)目標(biāo)及定義；
2.采購部門的工作范圍與任務(wù)；
3.采購相關(guān)組織系統(tǒng)圖及定位，包括在企業(yè)組織中的位置、部門內(nèi)組織分工等；
4.采購部門內(nèi)各采購事務(wù)單位作業(yè)內(nèi)容與職責(zé)；
5.采購部門內(nèi)各采購成員的職責(zé)說明與權(quán)限，也可含采購成員資歷甄選規(guī)定；
6.采購作業(yè)流程與各作業(yè)方法及規(guī)定要點說明；
7.作業(yè)單據(jù)填寫說明、審核規(guī)定及計算機系統(tǒng)各作業(yè)操作流程說明；
8.采購市場信息的搜集方針及報告系統(tǒng)說明；
9.電子元件開發(fā)、產(chǎn)品說明、樣本索取提供作業(yè)規(guī)定；
10.供應(yīng)廠商的開發(fā)與評選辦法；
11.供應(yīng)廠商的評鑒及管理方法，含供應(yīng)廠商輔導(dǎo)作業(yè)辦法；
12.采購報價審議原則方針與交易付款、運送條件規(guī)定說明；
13.采購成員及公司其他部門與供應(yīng)廠商接觸交往行為的原則規(guī)范；
14.采購訂單或合同制定、審議、簽核的作業(yè)規(guī)定及范本；
15.采購組織內(nèi)部成員及供應(yīng)廠商對文件資料的保密規(guī)定；
16.物料采購記錄、供應(yīng)廠商檔案及電子元件規(guī)格圖表等記錄檔案運用及文件管理辦法；
17.委外加工機（模）具委托開制或委托保管及維修保養(yǎng)辦法規(guī)定；
18.資材驗收、退貨、品質(zhì)不良事件及材料處理作業(yè)規(guī)定；
19.采購案件賠償或抱怨、索賠作業(yè)規(guī)定；
20.緊急購案定義說明及作業(yè)處理規(guī)定；
21.委外采購及策略性采購作業(yè)方針；
22.采購參數(shù)設(shè)定（修訂）、審議作業(yè)辦法；
23.采購部門與其他部門的關(guān)系及關(guān)聯(lián)性協(xié)調(diào)作業(yè)要點說明；
24.采購成員行為規(guī)范及相關(guān)懲處規(guī)定；
25.采購作業(yè)內(nèi)部稽核辦法及采購績效評定說明。