以信息技術(shù)改善MRO采購績效
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MRO是英文Maintenance、Repair和Operation三個單詞的縮寫，是那些用于維護(hù)、維修和運營活動中的物資總稱，主要包括設(shè)備備品備件、工具及耗材、間接生產(chǎn)性物料（非BOM物料）、辦公用品及耗材等工業(yè)品。與直接生產(chǎn)性物料相比，MRO物料具有“產(chǎn)品種類雜、采購數(shù)量少、需求不穩(wěn)定、供應(yīng)商眾多”的產(chǎn)品特性和“請購環(huán)節(jié)多、審批時間長、交期要求短”的流程特點。“工作效率低、成本浪費大、管理難度高”，一直是困擾企業(yè)MRO
采購管理的難題。調(diào)查顯示，MRO物料在企業(yè)采購總額的占比不足5%，但卻消耗了采購部門50%以上的工作量，并且在采購管理成本上的占比超過25%。
MRO采購績效要素
與生產(chǎn)性物料一樣，“質(zhì)量、成本、交貨期”是MRO采購管理的三大績效指標(biāo)，是企業(yè)考核采購部門工作績效的主要依據(jù)。但由于MRO物料的產(chǎn)品特性和采購管理中的流程特點，導(dǎo)致企業(yè)往往難以對MRO采購績效進(jìn)行真正意義上的考核與改善。
質(zhì)量管理
與生產(chǎn)性物料所不同，絕大部分MRO物料屬于標(biāo)準(zhǔn)型外購產(chǎn)品而不屬于定制型產(chǎn)品，其質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)均由原始制造商負(fù)責(zé)，企業(yè)根據(jù)需要進(jìn)行選購，并按照制造商提供的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。但事實上，由于企業(yè)對產(chǎn)品的熟悉程度和檢驗設(shè)備上的限制，往往無法對那些質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗證。這種情況導(dǎo)致了企業(yè)在MRO采購中，一般不會制定質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，而只是由使用人進(jìn)行人為判定。當(dāng)使用人向采購部門投訴質(zhì)量問題時，卻不會提出具體的原因，導(dǎo)致采購部門也無法向供應(yīng)商進(jìn)行投訴或索賠。這種情況也很容易導(dǎo)致一些腐敗現(xiàn)象產(chǎn)生，最常見的流弊是使用部門將合格的產(chǎn)品說不好，而對不合格的產(chǎn)品卻不投訴，以此向供應(yīng)商謀取不當(dāng)利益。
成本管理
一般來講，MRO物料的采購總成本包括了顯性成本和隱性成本，顯性成本包括采購過程成本、庫存成本、物料價格，隱性成本主要是供貨不及時或不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的非正常停機(jī)成本。由于MRO物料并不能像BOM類生產(chǎn)性物料那樣可以分解到產(chǎn)品成本中，因此企業(yè)通常把MRO物料的成本籠統(tǒng)地計入車間生產(chǎn)成本中，從而也無法像生產(chǎn)性物料那樣，可以通過對產(chǎn)品的成本分析和控制來進(jìn)行管理。有調(diào)查表明，在MRO采購中，除管理成本占了超過25%的采購總成本之外，庫存成本更是占去了36%的份額，而物料的實際價格只占其中的39%左右。
交貨期管理
與生產(chǎn)性物料最大的區(qū)別在于，MRO物料的品種雜、供應(yīng)商多、采購批量小、需求不穩(wěn)定、交期要求短，絕大多數(shù)物料沒有穩(wěn)定的交貨周期，而供應(yīng)商也不可能提前準(zhǔn)備足夠的庫存來支持快速響應(yīng)。因此大多數(shù)企業(yè)在MRO物料采購交期方面的績效能力很差，往往只能通過增加庫存來降低供應(yīng)商交貨期不確定的風(fēng)險。據(jù)調(diào)查顯示，大多數(shù)企業(yè)不會將MRO物料采購中的準(zhǔn)時交貨率（OTD）作為績效考核依據(jù)，但幾乎所有的需求部門都會抱怨MRO物料交貨不準(zhǔn)時，采購部門終日在抱怨中救火似地忙于跟催交貨。
制約MRO采購績效的關(guān)鍵因素
MRO物料的采購需要經(jīng)過四個主要環(huán)節(jié)：請購的提出與審批、采購詢價與供應(yīng)商選擇、訂單下達(dá)與交貨跟催、訂單交付與付款申請。通過與生產(chǎn)性物料采購流程的分析與比較，我們可以發(fā)現(xiàn)，以下三個方面的問題是制約MRO采購績效的關(guān)鍵因素：
數(shù)據(jù)庫信息共享
物料的品名、規(guī)格型號、品牌、計量單位、技術(shù)要求、圖紙等信息，是構(gòu)成物料主文件的主要內(nèi)容，也是采購作業(yè)中必不可少的文件信息，MRO物料主文件信息的完整性和準(zhǔn)確性，直接影響到采購作業(yè)效率。由于缺乏對MRO產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)名稱、規(guī)格型號、計量單位、性能要求等方面的了解，請購部門往往憑自己的理解填寫采購申請單，導(dǎo)致采購部門在產(chǎn)品詢價過程中大費周折甚至選擇錯誤。缺乏統(tǒng)一、規(guī)范、可以共享的主文件數(shù)據(jù)庫，是制約MRO采購績效的關(guān)鍵因素。
請購審批效率
大部分MRO物料的需求具有不確定性，無法像生產(chǎn)性物料那樣進(jìn)行預(yù)測，一旦需求出現(xiàn)就需要以最快的速度采購到位，否則就會立即影響到生產(chǎn)的正常進(jìn)行，給企業(yè)造成重大損失。但MRO物料的請購則是由不同的需求部門提出，并且需要經(jīng)過請購部門的主管以及管理層按照審批權(quán)限進(jìn)行審批后，才能下達(dá)執(zhí)行。同時，由于在審批過程中需要對產(chǎn)品需求以及預(yù)算額度等方面進(jìn)行識別和確認(rèn)，或者因為審批人開會、出差等原因，導(dǎo)致MRO物料請購審批效率普遍低下，成為制約采購績效的關(guān)鍵因素。
訂單文案負(fù)荷
MRO物料具有品種雜、供應(yīng)商多、采購批量小的產(chǎn)品特性，導(dǎo)致采購訂單金額小、訂單數(shù)量多的現(xiàn)象。同時，MRO物料采購訂單的制作、審批以及交貨控制等環(huán)節(jié)的文案工作量，一般都比生產(chǎn)性物料大很多。相對于只占企業(yè)采購總額不到5%的MRO物料而言，訂單文案負(fù)荷過大，顯然構(gòu)成了影響采購績效的關(guān)鍵因素。
信息技術(shù)是提升采購績效的關(guān)鍵手段
根據(jù)上述對MRO采購績效的要素及制約因素分析，我們可以充分認(rèn)識到，只有引入信息管理系統(tǒng)來管理MRO采購，才能有效消除或降低制約MRO采購績效的因素，大幅提高采購效率。
然而，在信息化高度發(fā)達(dá)和普遍應(yīng)用的今天，信息技術(shù)在MRO采購管理領(lǐng)域的應(yīng)用情況卻非常不容樂觀。我們可以看到不同品牌的ERP軟件不再是外資企業(yè)專屬產(chǎn)品，越來越普遍地進(jìn)入不同行業(yè)的制造企業(yè)。但是ERP系統(tǒng)在采購模塊的設(shè)計，主要針對生產(chǎn)性物料，而并不適用于具備自身特性的MRO物料。盡管ERP系統(tǒng)可以支持MRO物料主文件信息的儲存和訂單制作，但在信息共享查詢、請購單制作與審批、采購訂單的自動生成等方面，均不能有效降低或消除制約MRO采購績效的那些因素。信息技術(shù)MRO采購管理中缺位的主要原因有兩個：
市場供應(yīng)缺乏：由于MRO在企業(yè)
采購成本中的占比很低，開發(fā)一個新軟件的成本高，擔(dān)心企業(yè)對該類管理軟件的需求愿望不強(qiáng)烈；開發(fā)實力強(qiáng)的IT企業(yè)熱衷于開發(fā)成熟度高、利潤豐厚的ERP軟件而不愿意涉足小型MRO采購管理軟件，開發(fā)實力弱的IT企業(yè)又因為對MRO管理流程不熟悉而難以開發(fā)出能夠滿足企業(yè)需求的軟件產(chǎn)品。
企業(yè)重視程度不夠：由于MRO物料在企業(yè)采購總額中的占比很低，加之這些物料的成本計入生產(chǎn)成本，在成本浪費方面難以得到高層管理者的重視，因此企業(yè)往往不愿意在人力資源和管理資源配置上花費太多。典型的表現(xiàn)就是，MRO采購員在薪資待遇上遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及生產(chǎn)性物料采購員。
但是，隨著市場競爭的日益激烈和精益思想在企業(yè)的普遍，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注MRO采購管理中的成本浪費。尤其是最近兩年，越來越多的企業(yè)不僅在培訓(xùn)方面關(guān)注其MRO
采購人員，而且開始花資金對現(xiàn)有ERP系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)展，最大程度地改善ERP對MRO采購管理的系統(tǒng)支持。
信息技術(shù)在MRO采購管理領(lǐng)域的應(yīng)用，迎來了發(fā)展的春天，一些具有市場遠(yuǎn)見的IT企業(yè)開始關(guān)注該領(lǐng)域的發(fā)展商機(jī)。蘇州潤田思源信息科技有限公司，就是其中的一個典范。該公司自2010年開始實施MRO采購管理系統(tǒng)的研發(fā)，秉承“讓系統(tǒng)服務(wù)管理、使管理彰顯精髓”的開發(fā)理念，用一年時間成功開發(fā)了MRO-PMS采購管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)基于MRO采購資源規(guī)劃與管理，在研發(fā)理念上秉承了外企采購管理模式，圍繞“主文件、需求、采購、決策”四個功能模塊，通過采購資源與BPM集成化模塊實現(xiàn)采購過程的信息共享和協(xié)同管理，大幅提升MRO采購管理效率。該軟件系統(tǒng)自投放市場以來，已經(jīng)獲得了包括外企在內(nèi)的眾多企業(yè)的認(rèn)可，目前訂單不斷。
與生產(chǎn)性物料相比，MRO采購無論是在物料特性還是流程特點上，均具有更高的要求和管理難度。改善MRO采購績效，不但可以大幅降低企業(yè)的物料采購成本和管理成本，更可以降低供貨不及時或不準(zhǔn)確而導(dǎo)致的非正常停機(jī)成本和風(fēng)險。而信息技術(shù)的應(yīng)用，則是實現(xiàn)這個目標(biāo)的關(guān)鍵所在。