項(xiàng)目管理工具：樣板參照法
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樣板參照法的概念可溯源至20世紀(jì)70年代末至80年代初，當(dāng)時(shí)美國(guó)的施樂(lè)復(fù)印機(jī)公司發(fā)現(xiàn)日本理光、佳能等新興辦公自動(dòng)化產(chǎn)品公司所出產(chǎn)的同功能產(chǎn)品的價(jià)格遠(yuǎn)低于施樂(lè)產(chǎn)品，迫使施樂(lè)原先在全球近85％的市場(chǎng)占有率驟降至30％以下。在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)調(diào)研中，施樂(lè)公司沒(méi)有簡(jiǎn)單地以壓低原材料及產(chǎn)品價(jià)格來(lái)解決問(wèn)題，而是派出精干的考察團(tuán)去日本探訪取經(jīng)，試圖通過(guò)對(duì)日本廠商從原材料供應(yīng)到生產(chǎn)制造的全過(guò)程的了解，找到一個(gè)“參照點(diǎn)”，以明確自己的差距，進(jìn)而制定切實(shí)有效的整改方案。施樂(lè)通過(guò)“樣板參照”活動(dòng)，使質(zhì)量問(wèn)題減少了2／3，制造成本降低了l／2，生產(chǎn)周期縮短了2／3，勞動(dòng)生產(chǎn)率提高了近50%。從根本上改變了被動(dòng)的局面。這種由施樂(lè)公司率先采用并迅速風(fēng)靡全球的績(jī)效改善優(yōu)化活動(dòng)就是“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”。
因此，“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”就是企業(yè)通過(guò)對(duì)本行業(yè)中的領(lǐng)先團(tuán)隊(duì)的最佳績(jī)效和最優(yōu)經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)行探究，并以之為仿效的標(biāo)準(zhǔn)或參照，通過(guò)資料收集、分析比較、跟蹤學(xué)習(xí)等一系列的規(guī)范化的程序，改進(jìn)績(jī)效，最終趕超競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，成為市場(chǎng)中的領(lǐng)先者的一種系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)方法與流程。運(yùn)用“樣本參照法”進(jìn)行的活動(dòng)稱為“樣本參照”。
樣板參照法的作用
“樣板參照法”是適用于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的最佳學(xué)習(xí)方法
在世界進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織已成為組織生存和持續(xù)發(fā)展的迫切需要。對(duì)于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)組織來(lái)講，也同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)理論和實(shí)踐雙方面的學(xué)習(xí)。
團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)是提高團(tuán)隊(duì)成員互相配合、整體搭配與實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的能力的學(xué)習(xí)活動(dòng)及其過(guò)程。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)使團(tuán)隊(duì)整體產(chǎn)生出色的成果，個(gè)別成員成長(zhǎng)的速度也比其他的學(xué)習(xí)方式更快。當(dāng)需要深思復(fù)雜的問(wèn)題時(shí)，團(tuán)隊(duì)必須學(xué)習(xí)如何濃縮出高于個(gè)人智慧的團(tuán)隊(duì)智慧；當(dāng)需要具有創(chuàng)新性而又協(xié)調(diào)一致的行動(dòng)時(shí)，團(tuán)隊(duì)能創(chuàng)造出一種“運(yùn)作上的默契”。使團(tuán)隊(duì)成員既有自我發(fā)揮的空間，又能互相配合、協(xié)調(diào)一致。在理論學(xué)習(xí)方面，團(tuán)隊(duì)常用“真誠(chéng)交談”與“討論”這兩種不同的團(tuán)隊(duì)交談方式。
毋庸置疑，除了理論學(xué)習(xí)之外，通過(guò)實(shí)踐進(jìn)行學(xué)習(xí)也是一項(xiàng)極其重要的團(tuán)隊(duì)素質(zhì)修煉，從某種意義上來(lái)講甚至重于理論學(xué)習(xí)，而“樣板參照法”正是一種適合于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的通過(guò)實(shí)踐進(jìn)行學(xué)習(xí)的最佳方法，從前述可知，雖然該法最早應(yīng)用于企業(yè)組織的學(xué)習(xí)，但是實(shí)踐證明項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)采用此法也同樣會(huì)極大地提高其競(jìng)爭(zhēng)力，有助于項(xiàng)目的順利完成。
樣板參照的基本分類(lèi)
按“樣板參照”對(duì)象所處的領(lǐng)域?qū)⑵鋭澐譃閮?nèi)部、競(jìng)爭(zhēng)、行業(yè)以及最優(yōu)等4種類(lèi)型：
（1）內(nèi)部“樣板參照”：是以本項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部某樣板作為“樣板參照”的對(duì)象。是最簡(jiǎn)單且最基本的“樣板參照”。一方面在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部尋找效果最佳的職能或操作為參照“樣板”，其他職能或操作可通過(guò)向“樣板”學(xué)習(xí)進(jìn)而改進(jìn)自身的績(jī)效。另一方面也可明確項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)自身優(yōu)勢(shì)及缺陷；明確的優(yōu)勢(shì)將會(huì)吸引更多的外部項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)相互進(jìn)行“樣板參照”，對(duì)于無(wú)任何優(yōu)點(diǎn)的無(wú)名團(tuán)隊(duì)絕對(duì)難以找到外部“樣板參照”伙伴。
（2）競(jìng)爭(zhēng)“樣板參照”：是以競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手為“樣板參照”對(duì)象。將自身的業(yè)務(wù)過(guò)程與那些與自己有同樣市場(chǎng)，具有競(jìng)爭(zhēng)性產(chǎn)品、服務(wù)或過(guò)程的優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)相比較，從而學(xué)習(xí)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的優(yōu)點(diǎn)。競(jìng)爭(zhēng)“樣板參照”的情報(bào)很難獲得，一般可通過(guò)公共信息渠道或者利用內(nèi)部“樣板參照”將自己的優(yōu)勢(shì)與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手共享從而享有對(duì)手的優(yōu)勢(shì)過(guò)程。比如同行企業(yè)共建“樣板參照”俱樂(lè)部，成員間即可共享信息。也有利用商業(yè)間諜方法非法謀取“樣板參照”的。
（3）行業(yè)“樣板參照”：是以與本項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)相關(guān)的行業(yè)中的優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)為“樣板參照”對(duì)象。由于行業(yè)“樣板參照”削減了競(jìng)爭(zhēng)性因素，因此較容易實(shí)現(xiàn)信息共享。
（4）最優(yōu)“樣板參照”：是指在選擇“樣板參照”對(duì)象時(shí)，不管對(duì)象間在業(yè)務(wù)、產(chǎn)品等方面的相同或相似，而將“樣板參照”的注意力聚焦于工作過(guò)程，只要其處理業(yè)務(wù)過(guò)程相似且具有優(yōu)勢(shì)地位就可以作為學(xué)習(xí)的對(duì)象。
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在進(jìn)行“樣板參照”時(shí)，往往內(nèi)部“樣板參照”是首先要做的，這也是其他“樣板參照”的先行基礎(chǔ)，但只進(jìn)行內(nèi)部“樣板參照”易導(dǎo)致“內(nèi)視”而變成“井中之蛙”，因此還必須進(jìn)行“外向型”的其他三種“樣板參照”，以確保項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)的最優(yōu)化。
樣板參照法的步驟或流程
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中實(shí)施“樣板參照”的一般步驟如下：
（1）制定“樣板參照”計(jì)劃：主要包括①明確項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)實(shí)施“樣板參照”的目的；②選擇“樣板參照”對(duì)象；③明確“樣板參照”伙伴生產(chǎn)的各種產(chǎn)品；④測(cè)算預(yù)期效益；⑤以客戶為導(dǎo)向，明確顧客的期望；⑥最后詳列出與“樣板參照”成功有關(guān)的諸因素。
（2）成立“樣板參照”小組：由來(lái)自項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)各個(gè)小組的人員組成“樣板參照”小組，小組人員之間應(yīng)相互協(xié)作以保證“樣板參照”的成功。該小組包括三類(lèi)人員，即①組長(zhǎng)——負(fù)責(zé)“樣板參照”活動(dòng)善始善終進(jìn)行；②預(yù)備人員——完成細(xì)致的分析工作；③訪問(wèn)人員——完成到“樣板參照”伙伴處的訪問(wèn)。
（3）進(jìn)行信息收集：該階段包括對(duì)與優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)即“樣板參照”伙伴的最優(yōu)實(shí)踐及效果相關(guān)的信息的收集工作。但必須建立在對(duì)自己項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)的情報(bào)先進(jìn)行分析整理的基礎(chǔ)之上，以確保有目的地選擇優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。另外，在信息收集中實(shí)地訪問(wèn)是不可忽視的一環(huán)，只有實(shí)地訪問(wèn)才有可能對(duì)優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)作一個(gè)透徹的了解。
（4）分析自身差距：明確自己項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)與優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的相對(duì)差距，一方面明確兩個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在運(yùn)行上的差距，另一方面明確造成差距的根本原因。
（5）制定整改措施：這一過(guò)程決定項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)做哪些改進(jìn)活動(dòng)以便超越優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)，制定詳細(xì)的措施和計(jì)劃方案。一般包括以下幾項(xiàng)工作，即①對(duì)于與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)績(jī)效有關(guān)的變量如成本、質(zhì)量、工期等等的測(cè)量；②決定“樣板參照”活動(dòng)要達(dá)到的績(jī)效水平及如何達(dá)到此水平；③制定并實(shí)施改進(jìn)績(jī)效計(jì)劃。
（6）采取改進(jìn)行動(dòng)：在組長(zhǎng)或項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)下，齊心協(xié)力將整改措施付諸行動(dòng)。
樣板參照法實(shí)施的阻力
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中，實(shí)施“樣板參照”活動(dòng)過(guò)程中常遇的各種阻力如下：
（1）心態(tài)上：驕傲自大不承認(rèn)自己存在缺陷，不向他人學(xué)習(xí)，視“樣板參照”多余。
（2）心理上：怕暴露自己的缺陷。為了掩蓋自己的不足而拒絕“樣板參照”活動(dòng)。
（3）習(xí)慣上：懼怕對(duì)不合理但順手的工作過(guò)程或方法的改變，表現(xiàn)出消極抵觸。
（4）行動(dòng)上：“難”字當(dāng)頭，縮手束腳，畏葸不前。
（5）成本上：項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)識(shí)不清，要么不愿投資，要么投資失控，走向兩個(gè)極端。
樣板參照法實(shí)施的成功要素分析
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)中保證“樣板參照”實(shí)施成功的要素如下：
（1）以客戶為中心：自始至終堅(jiān)持“滿足顧客需要至上”的宗旨，以顧客的需要作為“樣板參照”的導(dǎo)向，用“是否令顧客滿意”作為衡量過(guò)程優(yōu)化的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
（2）以過(guò)程為導(dǎo)向：盡管通過(guò)測(cè)量使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)明確了自身與優(yōu)勢(shì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的績(jī)效差距，但進(jìn)行“樣板參照”主要是要分析導(dǎo)致績(jī)效差距的操作過(guò)程使兩個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)之間有何不同，通過(guò)過(guò)程的優(yōu)化達(dá)到在績(jī)效方面超越對(duì)手。
（3）確保整體利益至上：實(shí)踐證明“樣板參照”對(duì)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)整體利益有貢獻(xiàn)，各部門(mén)及人員必須積極實(shí)施服務(wù)于團(tuán)隊(duì)整體利益的“樣板參照”。
（4）樹(shù)立開(kāi)放思想：項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)成員要拋棄唯我獨(dú)尊的觀點(diǎn)，不固步自封；采取“外向型”思維，積極吸取本團(tuán)隊(duì)外部的先進(jìn)操作過(guò)程與方法。
（5）實(shí)現(xiàn)信息共享：與“樣板參照”伙伴共享信息使得參加“樣板參照”的伙伴項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能互相受益，這對(duì)于項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)及國(guó)家都是有益的。
（6）保證全員參與：“樣板參照”活動(dòng)涉及項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)，因此要使全體隊(duì)員都參加到“樣板參照”活動(dòng)之中，了解“樣板參照”的概念、程序、重要性及具體參與“樣板參照”活動(dòng)，也即“樣板參照”要全員化。
（7）堅(jiān)持“樣板參照”：市場(chǎng)在不斷發(fā)展變化，要想在市場(chǎng)中常勝不敗，就必須使“樣板參照”活動(dòng)程序化、制度化、日常化、規(guī)范化、持久化，避免走過(guò)場(chǎng)式的學(xué)習(xí)方式。