認(rèn)識(shí)項(xiàng)目組合管理
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2.1 什么是項(xiàng)目組合管理
通常，項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特產(chǎn)品或服務(wù)而進(jìn)行的一次性努力，是一定時(shí)間內(nèi)、滿足一系列特定目標(biāo)的多項(xiàng)相關(guān)工作的總稱，是大型項(xiàng)目和項(xiàng)目組合的構(gòu)成基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理則使用標(biāo)準(zhǔn)的工作方法，對(duì)貫穿整個(gè)項(xiàng)目的各類資源進(jìn)行計(jì)劃，吸納和管理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)范圍、質(zhì)量、時(shí)間和成本的既定目標(biāo)。項(xiàng)目管理通常是一個(gè)小團(tuán)隊(duì)對(duì)一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目的管理，不涉及項(xiàng)目間的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一般僅需關(guān)注自己項(xiàng)目的范圍。
而大型項(xiàng)目（ Program ）是由具有共同特性多個(gè)子項(xiàng)目所構(gòu)成，通常為了管理需要而把它們組織在一起進(jìn)行管理，來(lái)獲得單個(gè)項(xiàng)目自己不能得到的收益和控制。因此，大型項(xiàng)目的管理必須很好地協(xié)調(diào)各項(xiàng)目的計(jì)劃與執(zhí)行，有效管理其所包含的項(xiàng)目之間各種可能的復(fù)雜關(guān)聯(lián)關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)大型項(xiàng)目的最終目標(biāo)。因此對(duì)于大型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)說，他們需要的是大型項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)和大型項(xiàng)目管理的技術(shù)與工具。
那么，對(duì)于整個(gè)企業(yè)來(lái)說，項(xiàng)目組合管理作為一種嶄新的管理理念又是在何時(shí)運(yùn)用，并發(fā)揮作用的呢？在認(rèn)識(shí)項(xiàng)目組合管理之前，必須首先弄清楚什么是項(xiàng)目組合？
所謂項(xiàng)目組合，就是從業(yè)務(wù)發(fā)展的角度，選擇兩個(gè)以上的提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目構(gòu)成投資組合，進(jìn)行統(tǒng)一的分析平衡和執(zhí)行監(jiān)控，以期最大程度地滿足業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)要求。項(xiàng)目組合中可能會(huì)包含提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目，統(tǒng)稱它們?yōu)轫?xiàng)目組合元素。項(xiàng)目組合的核心是以企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容及業(yè)務(wù)發(fā)展方向，作為考核和審批提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目的重要標(biāo)準(zhǔn)，把提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)的價(jià)值貢獻(xiàn)度，作為項(xiàng)目組合的主要檢驗(yàn)和復(fù)審依據(jù)，并對(duì)項(xiàng)目組合的執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。
項(xiàng)目組合管理是有關(guān)如何保證企業(yè) IT 項(xiàng)目、投資與業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略目標(biāo)和優(yōu)先級(jí)保持一致，以及如何象管理資產(chǎn)組合一樣對(duì)項(xiàng)目組合元素進(jìn)行計(jì)劃與管理的學(xué)科。項(xiàng)目組合管理通過對(duì)所包含的提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目等項(xiàng)目組合元素進(jìn)行統(tǒng)一的分析和管理，保證把有限的資源和預(yù)算投入到最有價(jià)值的組合元素中去，產(chǎn)生最大的投資回報(bào)。同時(shí)在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，不斷地從該項(xiàng)目組合的業(yè)務(wù)目標(biāo)角度去評(píng)估、審核項(xiàng)目的性能，如果某些項(xiàng)目組合元素不能給所屬的項(xiàng)目組合貢獻(xiàn)好的價(jià)值，則將被取消或延遲。
因此，我們對(duì)項(xiàng)目組合管理給出如下定義：項(xiàng)目組合管理就是使用各種規(guī)劃和分析決策技術(shù)，對(duì)多個(gè)提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目進(jìn)行集約化管理、分析、監(jiān)控和決策，其中包括優(yōu)化和平衡投資組合、統(tǒng)一監(jiān)控提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目的執(zhí)行、基于業(yè)務(wù)目標(biāo)對(duì)項(xiàng)目組合進(jìn)行優(yōu)化等工作，其目的是為了達(dá)到預(yù)期的商業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。項(xiàng)目組合的內(nèi)容是目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的，可能包括兩個(gè)或多個(gè)提案、項(xiàng)目、大型項(xiàng)目，它需要組合管理者站在戰(zhàn)略的角度，利用行業(yè)洞察力和遠(yuǎn)見卓識(shí)，通過在多個(gè)提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目中進(jìn)行選擇性的投資平衡和資源優(yōu)化，支持企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略中的業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
從上面的討論我們不難看出：對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)說，他們需要的是項(xiàng)目管理和大型項(xiàng)目管理的方法、技術(shù)與工具；而對(duì)于整個(gè)企業(yè)來(lái)說，則不僅需要這兩方面的管理，還需要項(xiàng)目組合管理能力。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，不僅要關(guān)心單個(gè)項(xiàng)目的成敗，更重要的是要確保企業(yè)每年在項(xiàng)目上的資金與人力投入，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的良好效益，通過項(xiàng)目組合實(shí)施推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷向前發(fā)展。因此，對(duì)于企業(yè)來(lái)說，企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理由項(xiàng)目管理、大型項(xiàng)目管理和項(xiàng)目組合管理三個(gè)方面構(gòu)成，它們是相輔相成、密不可分的，項(xiàng)目管理是基礎(chǔ)，項(xiàng)目組合管理是目標(biāo)，它們共同幫助現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)"業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng) IT 管理"的夢(mèng)想。
2.2 項(xiàng)目組合管理整體架構(gòu)
為了更好的理解項(xiàng)目組合管理，如圖3所示，給出了項(xiàng)目組合管理的整體架構(gòu)。其中，上半部分為組織的業(yè)務(wù)環(huán)境，強(qiáng)調(diào)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略及其構(gòu)成，下半部分是組織的 IT 環(huán)境，其核心是在企業(yè) IT 規(guī)劃的整體框架內(nèi)，基于企業(yè)統(tǒng)一的項(xiàng)目組合管理過程和項(xiàng)目組合管理組織框架，建立起以項(xiàng)目管理、大型項(xiàng)目管理和項(xiàng)目組合管理為核心的企業(yè)項(xiàng)目組合管理平臺(tái)，其目標(biāo)是通過優(yōu)化和平衡企業(yè)內(nèi)部的人、財(cái)、物等各種資源，最大限度的支撐業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)。
2.2.1 企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略
長(zhǎng)期以來(lái)，許多企業(yè)都已經(jīng)定義了一套規(guī)范的體系來(lái)設(shè)立那些為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略所必須實(shí)現(xiàn)的一些目標(biāo)，企業(yè)的管理層正是基于這些體系定義企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展方向和期望獲取的結(jié)果，從而形成企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略（這里的企業(yè)泛指各種商業(yè)實(shí)體和政府）。企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略至少包含兩個(gè)元素：業(yè)務(wù)目標(biāo)和相關(guān)的量化考核指標(biāo)，其中業(yè)務(wù)目標(biāo)又可以進(jìn)一步細(xì)化為各種目標(biāo)元素，它們一起構(gòu)成了企業(yè)的業(yè)務(wù)決策準(zhǔn)則，為企業(yè)業(yè)務(wù)的健康成長(zhǎng)提供了重要考核依據(jù)，并為企業(yè)業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展提供了藍(lán)圖。企業(yè)一般會(huì)用如下方式來(lái)表示其戰(zhàn)略目標(biāo)：
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提高企業(yè)年收入50％
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年內(nèi)推出新產(chǎn)品5個(gè)
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提高成本管理能力，降低成本10％
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提高市場(chǎng)占有率，達(dá)到30％
基于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略的各種業(yè)務(wù)決策準(zhǔn)則，是項(xiàng)目組合管理中提案審批、項(xiàng)目立項(xiàng)審批和定期復(fù)審決策的主要依據(jù)。
2.2.2 項(xiàng)目組合的投資平衡決策
完成了企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略定義之后，企業(yè)就有了自己的業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展方向，但它們的實(shí)現(xiàn)受到企業(yè)中有限的資源、資金和各種企業(yè)環(huán)境因素的限制。因此，企業(yè)管理層面臨最大的挑戰(zhàn)就是如何有效利用有限的資源和資金，最大化投資收益，實(shí)現(xiàn)自己的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。
如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略呢？一種方法是基于企業(yè)的各種業(yè)務(wù)目標(biāo)或目標(biāo)元素，建立一系列的商業(yè)案例和對(duì)應(yīng)的提案來(lái)支撐企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)元素的實(shí)現(xiàn)。商業(yè)案例是用于說明提案的預(yù)期收益、或通過執(zhí)行該提案所希望獲得的收益的工作產(chǎn)物，它主要用來(lái)說明提案對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)預(yù)期的價(jià)值貢獻(xiàn)度。項(xiàng)目組合管理范疇內(nèi)的提案是一個(gè)泛化的概念，泛指商業(yè)案例的實(shí)現(xiàn)機(jī)制，它定義一項(xiàng)具有明確的開始和結(jié)束時(shí)間的工作內(nèi)容，其中包括各種資源分配、明確定義的工作產(chǎn)品或工作結(jié)果等，通過它的執(zhí)行來(lái)實(shí)現(xiàn)商業(yè)案例中定義的企業(yè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)或目標(biāo)元素。因此，提案可以是項(xiàng)目或大型項(xiàng)目，也可能以其它的工作內(nèi)容組織形式存在，企業(yè)的管理層可以通過有效的管理，指定提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目的規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控過程，確保通過它們的實(shí)現(xiàn)來(lái)支撐企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略。
為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，企業(yè)的管理層還必須找到一種用來(lái)評(píng)估新的提案對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)目標(biāo)或目標(biāo)元素預(yù)期價(jià)值貢獻(xiàn)度的方法。最常使用的一種評(píng)測(cè)項(xiàng)目提案的業(yè)務(wù)目標(biāo)價(jià)值貢獻(xiàn)度的方法是：定義一組目標(biāo)或目標(biāo)元素，以及用來(lái)評(píng)價(jià)它們實(shí)現(xiàn)程度的量化指標(biāo)，提供每個(gè)量化指標(biāo)的評(píng)測(cè)元素，指定評(píng)測(cè)元素對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)目標(biāo)貢獻(xiàn)值或值域，并設(shè)置其權(quán)重，這就是我們通常所說的平衡記分卡。
平衡記分卡（ Balanced Scorecards ）：是一種應(yīng)用非常廣泛的企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和項(xiàng)目組合管理的技術(shù)，它可以把項(xiàng)目組合管理中的定性問題進(jìn)行量化分析。它既是一種戰(zhàn)略規(guī)劃工具，又是一種戰(zhàn)略部署工具，其作用包括：
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確定戰(zhàn)略方向，并就組織目標(biāo)進(jìn)行溝通，達(dá)成一致；
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把戰(zhàn)略變成可實(shí)現(xiàn)、可度量的指標(biāo)，并對(duì)指標(biāo)進(jìn)行排序，保證企業(yè)整體和局部的行動(dòng)與戰(zhàn)略目標(biāo)和年度目標(biāo)一致；
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指標(biāo)的分解、部署、執(zhí)行、反饋和持續(xù)改進(jìn)；
使用平衡記分卡的方法獲得項(xiàng)目組合中的提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目的業(yè)務(wù)目標(biāo)預(yù)期價(jià)值貢獻(xiàn)度，是用來(lái)進(jìn)行不同提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目之間的選擇和投資組合平衡決策的重要標(biāo)桿。
2.2.3 項(xiàng)目組合的監(jiān)控和復(fù)審
企業(yè)一般會(huì)根據(jù)企業(yè)規(guī)劃或業(yè)務(wù)管理要求建立其組合管理結(jié)構(gòu)，用來(lái)分類管理所有被標(biāo)識(shí)出的項(xiàng)目組合。例如可以依據(jù)產(chǎn)品、業(yè)務(wù)領(lǐng)域或業(yè)務(wù)部門等來(lái)建立企業(yè)的組合結(jié)構(gòu)，以方便項(xiàng)目組合的管理、監(jiān)控和復(fù)審。
項(xiàng)目組合的管理、執(zhí)行和實(shí)施過程是一個(gè)組織變革的過程，在這一過程中，新的組織角色要被定義，新的組織能力要被建立。因此，實(shí)施項(xiàng)目組合管理的組織需要一個(gè)組織框架，在這一框架內(nèi)項(xiàng)目組合管理所需的各種角色及其職責(zé)被準(zhǔn)確定義，組織業(yè)務(wù)功能及其行為、活動(dòng)被完整描述和恰當(dāng)執(zhí)行，以支持項(xiàng)目組合管理的規(guī)劃、引導(dǎo)和持續(xù)執(zhí)行所需的統(tǒng)籌、監(jiān)控和復(fù)審工作。
IBM 創(chuàng)造了 EP3MO (EP-cubed-MO) 用于標(biāo)識(shí)企業(yè)組合管理組織框架或項(xiàng)目管理辦公室（ PMO ）的功能，它是項(xiàng)目組合管理過程的重要構(gòu)件，提供了對(duì)整個(gè)項(xiàng)目組合管理架構(gòu)中包含的所有提案、項(xiàng)目和大型項(xiàng)目的分析、復(fù)審、跟蹤和報(bào)告工作。 EP3MO 成員收集和分析所有項(xiàng)目提案數(shù)據(jù)，它操作和管理用于復(fù)審、評(píng)估和批準(zhǔn)提案的過程。 EP3MO 創(chuàng)建和使用"平衡記分卡"模型、標(biāo)識(shí)和收集所需的數(shù)據(jù)元素，支持項(xiàng)目組合經(jīng)理的工作。
為了行使項(xiàng)目組合管理的職責(zé)，組織中還必須設(shè)立項(xiàng)目組合經(jīng)理的角色，這一角色用于進(jìn)行整個(gè)項(xiàng)目組合的總體管理、監(jiān)控工作，不同的組織對(duì)其職責(zé)的定義可能會(huì)有所區(qū)別，但一般情況下，它會(huì)包含以下內(nèi)容：
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總體上指導(dǎo)和監(jiān)控整個(gè)項(xiàng)目組合的執(zhí)行；
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提供日常的項(xiàng)目組合的監(jiān)督工作；
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定期復(fù)審項(xiàng)目組合的健康情況和業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)一致性分析；
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確保準(zhǔn)確收集到組合分析所需的項(xiàng)目和提案信息的正確收集；
基于以上項(xiàng)目組合管理結(jié)構(gòu)和組織框架，在整個(gè)項(xiàng)目組合規(guī)劃和執(zhí)行過程中，為了確保項(xiàng)目組合的健康執(zhí)行，組織中的項(xiàng)目組合經(jīng)理會(huì)周期性的復(fù)審和檢查項(xiàng)目組合的執(zhí)行情況和整個(gè)組合狀態(tài)及業(yè)績(jī)表現(xiàn)。周期復(fù)審工作一般是多維的，戰(zhàn)術(shù)上包括對(duì)進(jìn)度和成本偏差及資源的使用情況進(jìn)行檢查；戰(zhàn)略上包括項(xiàng)目組合對(duì)業(yè)務(wù)目標(biāo)的價(jià)值貢獻(xiàn)度的評(píng)估，以維護(hù)組織預(yù)期利益。一般在重要項(xiàng)目組合元素的里程碑處，項(xiàng)目組合經(jīng)理都會(huì)進(jìn)行指定提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目的業(yè)務(wù)目標(biāo)價(jià)值貢獻(xiàn)度的分析，并進(jìn)一步?jīng)Q定它們的去留。
在實(shí)際項(xiàng)目組合管理過程中，一種重要的復(fù)審方法是為每個(gè)提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目標(biāo)識(shí)出一些重要的決策點(diǎn)，每個(gè)決策點(diǎn)都是項(xiàng)目組合管理者用來(lái)評(píng)估項(xiàng)目組合元素價(jià)值、業(yè)務(wù)目標(biāo)的目標(biāo)價(jià)值貢獻(xiàn)度、預(yù)期收益、環(huán)境因素變化和績(jī)效，從而決定繼續(xù)執(zhí)行、變更或終止項(xiàng)目組合元素。