項目經(jīng)理的計劃制定與管理
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§1、概述
計算機信息系統(tǒng)集成行業(yè)廣泛，涉及到各個應(yīng)用領(lǐng)域，各領(lǐng)域的項目組織形式又不盡相同，但都作為IT行業(yè)的項目工程，都有項目計劃、執(zhí)行、控制、收尾這四個方面，其項目管理方式也應(yīng)該大同小異。本人通過項目經(jīng)理培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)，可謂受益匪淺。通過學(xué)習(xí)首先從理論上使自己對項目經(jīng)理在整個項目的運作過程中所起的作用有了深刻的認(rèn)識，項目的組織執(zhí)行過程是有計劃有策略的，當(dāng)然不能盲目也不能照本宣科。本人曾參與組織實施過大量的計算機信息系統(tǒng)集成項目，將學(xué)習(xí)心得與工程實踐相結(jié)合，現(xiàn)單從項目經(jīng)理的計劃制定與管理方面簡單作一論述。
§2、項目經(jīng)理在整個項目中扮演的角色
通過項目經(jīng)理職責(zé)我們可以看出項目經(jīng)理在項目中所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧矣X得更重要的角色應(yīng)該是組織協(xié)調(diào)能力。計算機信息系統(tǒng)涉及的領(lǐng)域較多，知識面較廣，技術(shù)復(fù)雜度有時候是難以預(yù)料的，項目經(jīng)理不可能對每個領(lǐng)域都知道，不可能對所有的技術(shù)都了解，這就要求項目經(jīng)理要調(diào)動項目團隊的積極性，激發(fā)各個專業(yè)人才的工作潛能，做好團隊內(nèi)部溝通和縱橫向溝通。
§3、計劃的意義
從項目啟動就開始進行項目目標(biāo)界定和需求分析，進而著手項目計劃編制。項目計劃是一個卷宗，包括整體管理計劃、人員組織計劃、工作進度計劃、溝通計劃、成本管理計劃、質(zhì)量管理計劃等。計劃可謂是相互交織，復(fù)雜多樣，所以項目經(jīng)理要充分關(guān)注這一點，給一個項目制定一個良好的開端。計劃管理的意義就在于要將這些計劃不能只停留在書面上，項目經(jīng)理要確保制定的計劃運作到實際的項目工作中。當(dāng)然計劃管理也不是將計劃一成不變的執(zhí)行下去，它也有一個管理計劃（對計劃作適當(dāng)?shù)淖兏⒋_認(rèn)）的過程，這樣才起到一個計劃的真正作用，才能使項目更加條理化的運作。
§4、計劃制定
§4.1、計劃制定依據(jù)
制定計劃不是一個簡單、草率應(yīng)付的工作，它要求項目經(jīng)理要對項目進行詳細(xì)的分析，這里包括項目目標(biāo)、技術(shù)開發(fā)范圍、人員需求、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等各方面。但總的來說最終依據(jù)應(yīng)該是為了完成可交付成果，需要項目成員所投入的工作量、所需的項目資源。這是個的立足點，計劃還要充分考慮風(fēng)險存在的因素，有些隱性風(fēng)險可能在制定計劃時是不可預(yù)測的，這就要求制定計劃時要有個機動數(shù)據(jù)供應(yīng)急突發(fā)事件。另外我覺得比較重要的一個因素就是以往項目經(jīng)驗，可以參閱一下先前的項目總結(jié)報告等，對項目過程先有個心理準(zhǔn)備，至少不能再走同樣的彎路、再犯同樣的錯誤，這對計劃的合理制定是很有幫助的。
項目經(jīng)理最擔(dān)心的問題就是項目能否按時完工，工期當(dāng)然是計劃制定的依據(jù)，如果明知道不能按時完工我這個計劃該如何制定？這確實是個令人頭痛的問題。但問題總有解決的辦法，任何事情也不可能按照項目經(jīng)理的意愿去發(fā)展，這就要求項目經(jīng)理要做好項目溝通，如與客戶合理溝通、公司內(nèi)部合理溝通，讓各方面提供便利，在資源的使用方面優(yōu)先級排高一點。計劃稍微排緊湊一點，各個交接環(huán)節(jié)考慮周密些，召集公司技術(shù)骨干（可能是項目團隊外的）召開項目研討會，聽取各方合理化建議等。系統(tǒng)集成畢竟不同于系統(tǒng)研發(fā)，相信奇跡是可以創(chuàng)造的，關(guān)鍵是項目團隊的積極性、創(chuàng)造性有沒有調(diào)動起來。
§4.2、制定方法
項目計劃制定方法是指導(dǎo)項目管理者編制計劃的一系列程序、做法或具體規(guī)則的一套程序化計劃方法。對于小型項目，可能只要考慮項目的各個要素和項目整體管理和控制即可；對于大型項目可能需要一系列的系統(tǒng)仿真模擬的方法和各種整體計劃的數(shù)學(xué)方法和模型。大多數(shù)項目計劃的編制方法都是綜合各種項目管理的方法和工具構(gòu)成，既包括一些有計算機軟件實現(xiàn)的‘硬’方法，也包括一些通過會議討論做出決定的‘軟’方法。項目計劃莫過于計劃成本、工期、質(zhì)量這三方面的綜合計劃，現(xiàn)簡要描述一下這三方面計劃的制定方法。
§4.2.1 項目質(zhì)量與成本的整體計劃方法
這一計劃需要借助價值分析的原理，通過對于項目產(chǎn)出物的功能進行價值分析，最終確定出使客戶獲得最大價值的項目質(zhì)量與成本的整體計劃。因為任何項目產(chǎn)出物的質(zhì)量都可以用項目產(chǎn)出物的功能來表示，而項目產(chǎn)出物價值的增加，可以通過增加項目產(chǎn)出物的功能和降低項目成本這兩種基本方式來實現(xiàn)。所以，在通過綜合考慮和安排項目質(zhì)量與項目成本并綜合平衡就可以編制出項目質(zhì)量與項目成本計劃。
§4.2.2項目工期與成本的整體計劃方法
在進行好項目質(zhì)量和成本計劃后，就可以展開項目工期與成本的整體計劃。在這一步制定成本計劃時，必須考慮工期因素，在安排工期進度時必須考慮成本。工期與成本莫過于三種組合：工期短〉成本高、工期長〉成本低、折中，具體選擇哪種編制方式需要根據(jù)項目客戶工期要求和企業(yè)承受能力。
§4.2.3項目質(zhì)量與成本的整體計劃方法
完成上述兩種計劃，如果這兩種計劃綜合的項目成本指標(biāo)不能吻合，則需要進一步綜合平衡這兩種計劃結(jié)果。在項目成本指標(biāo)相差不大的情況下一般進行交叉檢驗和微調(diào)。對于項目成本指標(biāo)相差較大的情況，此時要根據(jù)項目成本、工期和質(zhì)量三大要素的關(guān)系，運用綜合平衡的方法，首先確定一個計劃指標(biāo)值，然后通過逐步試算和優(yōu)化的方法，最終找出最優(yōu)的項目成本、工期和質(zhì)量三要素的綜合計劃。
§4.3、表達形式
項目計劃的表達形式即是這項工作的輸出結(jié)果，以用于指導(dǎo)和規(guī)范一個項目管理。可以是項目計劃文件、項目計劃的細(xì)節(jié)。項目計劃文件是
§4.3.1 項目計劃文件
該過程的主要輸出結(jié)果，它是一種正式的、并獲得批準(zhǔn)的項目計劃管理文件，是用來管理項目和控制整個項目實施全過程的綜合性、全局性的計劃文件，它是根據(jù)項目計劃使用者的不同需要，發(fā)放不同詳細(xì)程度的項目計劃。一般一個項目計劃要包括如下幾個方面：
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項目的批準(zhǔn)與特許情況描述與說明；
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項目整體管理方法或管理策略說明；
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項目任務(wù)范圍綜述；
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項目各個管理層次工作分解結(jié)構(gòu)的描述和說明；
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項目各管理層的成本和進度責(zé)任描述和說明；
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每項工作的PTV基準(zhǔn)描述和說明；
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項目重要里程碑和各自得目標(biāo)日期描述和說明；
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項目團隊關(guān)鍵成員和所需人員描述；
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項目主要風(fēng)險限制描述、項目專項計劃的描述；
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存在問題和尚需決策方面的描述。
不同規(guī)模和專業(yè)領(lǐng)域的項目，其項目計劃會涉及到一些其他內(nèi)容，這可以根據(jù)項目管理的要求，安排在項目的整體計劃中，并按照一定的方式在項目計劃文件中輸出。
§4.3.2 項目計劃的支持細(xì)節(jié)
項目計劃工作的另一項結(jié)果就是有關(guān)項目計劃支持細(xì)節(jié)方面的信息和文件，一般情況下，項目計劃支持細(xì)節(jié)的主要內(nèi)容有如下幾個方面：
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專項計劃的輸出；
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項目計劃編制過程中新獲得的信息和文件；
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各種技術(shù)文件；
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相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件。
這是指那些根據(jù)項目計劃的目標(biāo)和要求而編制的一系列考核指標(biāo)文件和量度項目工作績效的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范方面的有關(guān)文件。
§4.3.3 項目計劃的感官描述
計劃以旦制定好就要有一個很好的整體描述方法，要給人總有一種一覽全局的動態(tài)進展感受。根據(jù)近幾次的嘗試，甘特圖是一種很好的表述方法。
§5、計劃管理
項目計劃為了得到很好的執(zhí)行，需要遵循一定的原則才能很好的做好計劃管理工作。如項目是一個整體，要堅持系統(tǒng)管理的原則；項目計劃是與各個專項計劃緊密聯(lián)系的，這就需要提高項目管理的透明度，讓項目管理者和實施作業(yè)者對技術(shù)、組織、管理等各方面都十分清楚；管理要制度化，令行禁止，統(tǒng)一調(diào)配，合理進行適度授權(quán)，以便于提高項目團隊的主動性、創(chuàng)造性。
§5.1、計劃管理與過程控制的關(guān)系
項目計劃管理首先要有項目作業(yè)計劃和項目任務(wù)書，項目作業(yè)計劃在項目實施過程中是具體化的、切合實際的、可執(zhí)行的工作計劃，是一種指令性的計劃。項目任務(wù)書是將作業(yè)計劃下達到項目團隊下級組織的具體任務(wù)書，是將項目作業(yè)計劃的執(zhí)行，它是確保項目能夠按照項目計劃進行實施的具體執(zhí)行任務(wù)的說明書，是合理進行過程控制的依據(jù)。
§5.1.1 做好計劃實施記錄與報告
在項目計劃實施過程中，為了便于管理和控制執(zhí)行情況，必須做好項目計劃實施記錄，掌握好項目的實際進展情況。記錄還可以為項目實施中的檢查、分析、協(xié)調(diào)、控制、計劃修訂和總結(jié)等提供原始資料，可以定期或不定期的給出項目實施情況匯總性的文字報告。這項工作有三項基本要求：
1. 及時跟蹤記錄；
2. 如實記錄和報告；
3. 借助于圖表形成記錄文件。
§5.1.2 做好調(diào)度、控制和糾正工作
主要工作就是掌握計劃實施情況、協(xié)調(diào)各項工作、采取有效措施解決實施中出現(xiàn)的各種矛盾、調(diào)配資源以克服實施工作的薄弱環(huán)節(jié)、努力實現(xiàn)項目實施的動態(tài)平衡，從而保證項目計劃目標(biāo)的實現(xiàn)。
§5.1.3 做好計劃修訂工作
計劃不可能一成不變，當(dāng)項目的內(nèi)部和外部條件發(fā)生較大變化，且變動的程度似的項目組織已經(jīng)無法完成既定的項目計劃時，項目計劃就要根據(jù)項目實施實際情況進行更改，以控制計劃的實時有效性。
§5.2、計劃執(zhí)行策略
項目計劃和項目執(zhí)行可以視為互相滲透、不可分割的活動。制定計劃的主要職能就是要用來指導(dǎo)項目實施工作。項目經(jīng)理必須能夠親自表率，體現(xiàn)制定一個好的項目計劃并在執(zhí)行階段很好地遵循計劃的重要性。項目計劃執(zhí)行過程可以采用如下策略：
§5.2.1 工作授權(quán)系統(tǒng)
工作授權(quán)系統(tǒng)就是一個用來確保合格的人在正確的時間、以合適的順序進行工作的方法。它可以是一個認(rèn)為過程，在該系統(tǒng)結(jié)構(gòu)下，通過正式的文件和簽字授權(quán)某人開始進行某個項目活動或工作包的實施工作。
§5.2.2 工作碰頭會
工作碰頭會是用來交流項目信息的定期會議，該會議同時也是一個很好的激勵工具。因為項目成員如果知道他們每月的工作情況要向團隊或其他層次正式匯報，他們一定會確保完成工作任務(wù)。
§5.2.3 合理選用項目管理軟件
選用項目管理軟件用來協(xié)助項目執(zhí)行過程的‘展示’，如使用Micrsoft Project2007將項目團隊的工作進展在項目管理辦公室張貼，標(biāo)識出各個勞動成果的參與者、可交付成果的創(chuàng)造者，這樣對項目團隊可以起到很好的激勵效果。
§5.3、計劃管理效果評判標(biāo)準(zhǔn)
并不是說項目計劃制定的漏洞百出這個計劃就是失敗的，我們注意到在計劃管理過程中還有個計劃修訂措施。計劃管理效果的評判標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該從項目的技術(shù)績效、成本績效、進度計劃績效、項目溝通等各個方面來綜合衡量。如項目計劃的詳細(xì)程度是否影響了項目的執(zhí)行？計劃是否被及時更新？有關(guān)實際變化的資料是否準(zhǔn)確？項目的控制系統(tǒng)是否起到很大的作用？等。。。