采購人員的監(jiān)控與稽查
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
對
采購人員的監(jiān)控與稽查，一般都以機密的方式進行，因為這關(guān)系到個人品質(zhì)問題。其目的在于確保采購人員不會為了達到個人的某種目的而損害公司利益，也能借此培養(yǎng)采購人員應(yīng)有的職業(yè)道德觀念。
一般采購員監(jiān)控可分成前后兩個階段來執(zhí)行，分別為
采購合同簽定之前和簽定之后，即有效防范和嚴格稽查。
防范可首先從控制價格做起，建立起漲價之前必須先打呈批件的制度，采購人員若想取得自身利益，必然首先要從價格上做文章，與供應(yīng)商里外勾結(jié)，對領(lǐng)導慌報市場供求狀況，人為抬高價格幫助供應(yīng)商取得暴利，然后分成。這樣，只要對于漲價嚴格控制，就能從根本上防止采購人員的腐敗。一般來說，只要有漲價情況存在，就必須打呈批件說明漲價情況及原因，一方面可了解漲價原因，做到心中有數(shù)，另一方面也可提醒采購主管對此采購合同在審核時要詳加注意。如果采購金額較大或者漲價幅度較大的時候，還應(yīng)將此采購合同送交稽查部門或者財務(wù)部門審計，以求排除所有的不合理漲價行為，防止任何損害公司利益的行為發(fā)生。
這里有兩個比較好的辦法可以防止被采購人員忽悠從而導致不合理漲價的產(chǎn)生，一方面可以向該報價供應(yīng)商以外的廠家詢價，若價格差異太大甚至于沒有差異則都說明采購人員有嫌疑虛報了價格。另一方面就是偽裝成另外的顧客向該報價供應(yīng)商詢價，當然這里有技巧了，不能直接詢問該產(chǎn)品價格，最好是先從別的產(chǎn)品詢起，讓其不防范，只要報價差異，則必說明了采購人員虛報。
防范還可從供應(yīng)商著手，如果能爭取供應(yīng)商的合作，則對采購員的任何小伎倆都能明察秋毫了。不過這很有難度，因為供應(yīng)商想做生意，一般都不會予以合作。所以，必須和供應(yīng)商建立良好的關(guān)系，使對方不必為了做生意而去巴結(jié)采購人員。另外，要軟硬兼施，必要時可以采取法律行動，當然這要有的放矢，不然勢必要無功而返。
光有防范還是不夠的，我們對所有的采購行為進行監(jiān)督，從這些采購行為里總結(jié)出不規(guī)范的東西，然后抽絲剝繭，自然能發(fā)現(xiàn)一切違規(guī)的行為。這里主要可從以下幾個方面入手：
采購對象的選擇錯誤，若采購人員選擇的供應(yīng)商不是該采購產(chǎn)品的專業(yè)廠商，或者該供應(yīng)商的主營產(chǎn)品不是是該產(chǎn)品，則有必要引起注意，重新審核其價格和質(zhì)量，勢必能發(fā)現(xiàn)其中所存在弊端。另外采購人員能從直接廠家采購而卻選擇了中間商供貨的現(xiàn)象也是要比較引起注意的現(xiàn)象，如無特殊原因則必然有貓膩存在。
采購人員無來由的替供應(yīng)商催款，有的采購人員在簽定合同的時候會千方百計的壓短付款周期，或者在付款期快到的時候積極幫供應(yīng)商催款的行為都是不合理的，此種情況必是急于取得供應(yīng)商拿到貨款之后的分成。
采購合同集于一家，當采購的產(chǎn)品為標準品，而合適的供應(yīng)商很多但得標廠商總是固定某一家，這種情況的產(chǎn)生極有可能是該供應(yīng)商和采購人員之間有某種厲害關(guān)系。另外，一次采購同類產(chǎn)品而規(guī)格有很多種的時候，某廠商報價中的所有規(guī)格價格都最低切相差很小的時候，則顯示采購人員有將競爭廠商報價資料泄露給該得標供應(yīng)商之嫌疑。
報價單字跡圖章不清，有些采購員為了保證某供應(yīng)商得標，會偽造或者允許其他廠商偽造不切實際的報價單，以讓某廠商以偽造出來的價格優(yōu)勢取得標的，在這種情況下，一般都會故意將“陪標”廠商的地址和電話等信息弄得模糊不清，以防止稽查，所以對這種情況要特加注意，追查任何“蛛絲馬跡”，發(fā)現(xiàn)弊端。
采購人員生活闊綽，與供應(yīng)商過從甚密。一般來說，采購人員工資并不高，基本屬于中下等。而有的采購人員動不動買車買房，干著灰領(lǐng)的工作，過著白領(lǐng)的生活，如無特殊家庭背景，則必有貓膩。另外有的采購人員和供應(yīng)商交往密切，舉止交談形如兄弟，此種情況也要引起注意，要詳查該供應(yīng)商以往采購項目。
以上是個人總結(jié)出來的對采購人員的監(jiān)控和稽查幾種方法，希望各位同行能提寶貴意見及補充其他方法。