職務(wù)分析實(shí)施的五個(gè)步驟
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職務(wù)分析的實(shí)施步驟一：確定職務(wù)分析的目的
這一步驟是職務(wù)分析管理方面的工作中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)職務(wù)分析一般有如下幾種目的：
● 工作描述
● 工作設(shè)計(jì)和再設(shè)計(jì)
● 工作比較及薪酬設(shè)定
這是職務(wù)分析的主要目的之一。大多數(shù)薪酬系統(tǒng)都是基于工作權(quán)重體系的，而職務(wù)分析正是用于分析、表達(dá)這一權(quán)重體系的。
● 人員甄選錄用
組織進(jìn)行職務(wù)分析以獲取有關(guān)職務(wù)的任職資格信息：所需知識(shí)技能、社會(huì)交往能力等等。這些信息是組織進(jìn)行人員甄選錄用所依據(jù)的基本標(biāo)準(zhǔn)。
● 制定培訓(xùn)計(jì)劃
通過(guò)職務(wù)分析確定工作要求，以建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容。這樣培訓(xùn)所涉及的工作內(nèi)容和責(zé)任才能準(zhǔn)確地反映實(shí)際的工作要求，使員工在培訓(xùn)中學(xué)到的知識(shí)技能與未來(lái)的工作實(shí)際應(yīng)用相一致，從而大大降低人力資源培訓(xùn)與發(fā)展費(fèi)用。
● 工作績(jī)效評(píng)價(jià)
職務(wù)分析所得到的職務(wù)說(shuō)明書可以明確表達(dá)組織對(duì)其人員的績(jī)效要求。通過(guò)職務(wù)說(shuō)明書工作者能明確了解自己工作的職責(zé)、內(nèi)容、目的、合格的標(biāo)準(zhǔn)等等信息，同時(shí)這些信息也是組織進(jìn)行績(jī)效考核的重要標(biāo)準(zhǔn)。
● 人力資源開(kāi)發(fā)
工作者往往會(huì)注重自我工作能力的培養(yǎng)與發(fā)展，職務(wù)分析得到的有關(guān)信息正是組織中個(gè)人發(fā)展的目標(biāo)及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。職務(wù)分析是職業(yè)咨詢與人事計(jì)劃的基礎(chǔ)。
● 進(jìn)行組織內(nèi)部分析
職務(wù)分析所得結(jié)果可以說(shuō)明組織中各個(gè)職務(wù)的權(quán)責(zé)關(guān)系、信息流動(dòng)方向等等，這些信息是我們分析、解決組織內(nèi)部問(wèn)題的第一手資料。
在確定職務(wù)分析的目的這一階段，應(yīng)當(dāng)注意的是職務(wù)分析的目的與職務(wù)分析過(guò)程中所要調(diào)查、收集的信息內(nèi)容是密切相關(guān)的。
職務(wù)分析的實(shí)施步驟二：確定職務(wù)分析的程序
一般的職務(wù)分析程序包括以下幾方面內(nèi)容：
● 職務(wù)分析活動(dòng)開(kāi)展前的決策
這方面內(nèi)容涵蓋了前面提到的職務(wù)分析的管理方面和設(shè)計(jì)方面的大部分工作。它包括:
A 建立職務(wù)分析小組
B 選擇被分析的工作
C 限定信息收集的方法及類別
D 選擇信息來(lái)源
● 確定職務(wù)分析的調(diào)查問(wèn)卷和問(wèn)題
對(duì)于這方面工作，職務(wù)分析人員要根據(jù)前一步的有關(guān)決策制定出職務(wù)分析的各種調(diào)查表格，如調(diào)查問(wèn)卷、結(jié)構(gòu)化面談提綱、任務(wù)清單等等。
● 與工作者進(jìn)行面談
在這方面應(yīng)當(dāng)注意：
A 面談的目的是使職務(wù)分析人員與工作者對(duì)于相應(yīng)的工作具有相同的認(rèn)識(shí)，這樣才能確保職務(wù)說(shuō)明書內(nèi)容的客觀與準(zhǔn)確。
B 如果有許多人從事同一種工作，那么參加面談的工作者應(yīng)當(dāng)是這些人中的典型代表。
● 分析信息并編寫職務(wù)說(shuō)明書
對(duì)職務(wù)信息的分析見(jiàn)前面有關(guān)內(nèi)容
● 職務(wù)說(shuō)明書的反饋
職務(wù)分析人員編寫的職務(wù)說(shuō)明書必須要得到工作者及其上級(jí)主管的認(rèn)可。一般情況下，職務(wù)說(shuō)明書終稿的確定還應(yīng)當(dāng)征求其它部門主管的意見(jiàn)。
● 進(jìn)行職務(wù)評(píng)價(jià)
● 對(duì)職務(wù)分析的成果進(jìn)行反饋
職務(wù)分析的實(shí)施步驟三：建立有效的溝通體系
適當(dāng)有效的溝通體系對(duì)職務(wù)分析的實(shí)施是非常重要的。溝通體系通常包括如下幾項(xiàng)活動(dòng)：
● 向參加職務(wù)分析的有關(guān)人員解釋職務(wù)分析的目的
● 職務(wù)分析人員之間對(duì)職務(wù)分析方法的討論
● 討論如何進(jìn)行工作描述：工作信息的收集及分析
● 規(guī)范職務(wù)說(shuō)明書
● 向組織中有關(guān)部門及人員介紹職務(wù)分析的過(guò)程
● 對(duì)職務(wù)說(shuō)明書進(jìn)行反饋、檢驗(yàn)
● 建立專門的監(jiān)督委員會(huì)（職務(wù)分析工作小組）或反饋監(jiān)督機(jī)制
有時(shí)，職務(wù)分析人員可以使用“盲表”來(lái)與有關(guān)工作者進(jìn)行溝通。
這種調(diào)查表并沒(méi)有對(duì)有關(guān)職務(wù)分析信息的調(diào)查內(nèi)容，而是詢問(wèn)有關(guān)工作者應(yīng)如何對(duì)其工作進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)。
通過(guò)溝通，職務(wù)分析人員應(yīng)當(dāng)力求解決的問(wèn)題是：
● 確定職務(wù)分析的操作程序
● 確定監(jiān)督委員會(huì)（職務(wù)分析小組）的責(zé)任和目標(biāo)
● 使工作者能充分地理解調(diào)查問(wèn)題的具體含義
● 明確職務(wù)分析的調(diào)查對(duì)工作描述（工作說(shuō)明書）的相應(yīng)的功能
● 完善職務(wù)分析采用的方法
整個(gè)溝通所涉及的人員包括：
● 組織人事部門有關(guān)人員
● 組織有關(guān)部門主管
● 組織有關(guān)部門的員工代表
● 職務(wù)分析的人員對(duì)象，即相應(yīng)的工作者
● 職務(wù)分析工作小組的成員（職務(wù)分析專家）
職務(wù)分析的實(shí)施步驟四：調(diào)查組織特性
職務(wù)分析所涉及的各個(gè)職務(wù)是組織的重要組成部分，所以在進(jìn)行職務(wù)分析時(shí)必須充分考慮組織的各個(gè)特性。只有這樣，職務(wù)分析所涉及的各個(gè)職務(wù)才能有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，從而確保了職務(wù)分析結(jié)果的客觀性和實(shí)用性。
對(duì)組織特性調(diào)查所需了解的信息涉及三方面內(nèi)容：
● 組織目前的狀況
● 組織的目標(biāo)
● 組織的方向
要調(diào)查組織的特性，就必須應(yīng)得到組織人事部門及其它有關(guān)部門的幫助。通過(guò)這些部門提供的有關(guān)信息職務(wù)分析人員可以了解到組織相應(yīng)的特性，并編寫出組織特性說(shuō)明。
組織特性調(diào)查的具體內(nèi)容包括：
● 組織歷史
這是對(duì)組織所經(jīng)歷的重要發(fā)展階段的簡(jiǎn)短概括說(shuō)明
● 主要活動(dòng)
這部分是對(duì)組織所從事的活動(dòng)組織宗旨的描述及概括
● 組織結(jié)構(gòu)
這部分要列出的是組織的組織結(jié)構(gòu)圖及組織各個(gè)部門的職責(zé)和任務(wù)
通過(guò)組織結(jié)構(gòu)圖職務(wù)分析人員可以了解如下信息：
A 每一個(gè)管理工作的名稱
B 每一個(gè)單位或個(gè)人應(yīng)對(duì)誰(shuí)負(fù)責(zé)
C 每一個(gè)單位由誰(shuí)負(fù)責(zé)
D 已經(jīng)建立了何種部門或單位
E 組織的“命令鏈”
F 各工作的名稱和在組織中的位置
● 主要產(chǎn)品和市場(chǎng)
這部分內(nèi)容包括：
A 組織的主要產(chǎn)品或服務(wù)
B 生產(chǎn)線的介紹
C 采用技術(shù)的介紹
D 目前及未來(lái)的市場(chǎng)份額
E 主要顧客
F 預(yù)期的增長(zhǎng)率
G 主要競(jìng)爭(zhēng)者及其它外部環(huán)境因素
● 生產(chǎn)過(guò)程
系統(tǒng)地描述組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的流水過(guò)程
● 組織的戰(zhàn)略
對(duì)組織目前的戰(zhàn)略計(jì)劃進(jìn)行總結(jié)
● 組織的預(yù)算
列出組織及其各個(gè)部門目前的水平和未來(lái)的預(yù)算水平。這方面內(nèi)容有助于職務(wù)分析人員了解組織的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)、機(jī)遇和威脅（SWOT）
● 組織中各部門的目標(biāo)
通過(guò)這部分內(nèi)容，職務(wù)分析人員可以了解各部門存在的合理性，以及部門對(duì)整個(gè)組織經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的影響。
● 各部門的組織結(jié)構(gòu)
這部分內(nèi)容包括部門內(nèi)的組織結(jié)構(gòu)圖、各部門的職能及每一職能相應(yīng)的工作人數(shù)。
● 各部門所進(jìn)行的活動(dòng)及應(yīng)達(dá)到的績(jī)效
● 各部門的預(yù)算數(shù)字
● 其它特殊信息
這些調(diào)查內(nèi)容可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查的方式實(shí)現(xiàn)。調(diào)查結(jié)果可以編寫成組織特性說(shuō)明，這個(gè)說(shuō)明對(duì)職務(wù)分析的實(shí)施有著很重要的參考價(jià)值
職務(wù)分析的實(shí)施步驟五：收集分析工作信息進(jìn)行職務(wù)描述、編寫職務(wù)
在一個(gè)具體的職務(wù)分析實(shí)施中，所要收集的工作信息應(yīng)該由職務(wù)分析小組針對(duì)組織的具體情況來(lái)確定。而對(duì)這些信息的綜合、分析是整個(gè)職務(wù)分析活動(dòng)中最艱巨的一項(xiàng)工作。關(guān)于對(duì)工作信息的分析見(jiàn)前面職務(wù)分析的收集分析方面工作的有關(guān)內(nèi)容。
上述信息分析的結(jié)果是要用職務(wù)說(shuō)明書來(lái)表達(dá)的。職務(wù)說(shuō)明書是用文件形式來(lái)表達(dá)職務(wù)分析的結(jié)果，其基本內(nèi)容包括工作描述和任職說(shuō)明。工作描述一般用來(lái)表達(dá)工作內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、環(huán)境等，而任職者說(shuō)明則用來(lái)表達(dá)任職者所需的資格要求，如技能、學(xué)歷、訓(xùn)練、經(jīng)驗(yàn)、體能等。
（1） 職務(wù)說(shuō)明書的內(nèi)容
職務(wù)說(shuō)明書的基本內(nèi)容主要由以下幾個(gè)方面構(gòu)成：
A 基本資料，包括：
● 職務(wù)名稱。
● 直接上級(jí)職位。
● 所屬部門。
● 工資等級(jí)。
● 所轄人員。
● 定員人數(shù)。
● 工作性質(zhì)。
同時(shí)應(yīng)列出職務(wù)分析人員姓名、人數(shù)和職務(wù)分析結(jié)果的批準(zhǔn)人欄目。
B 工作描述，包括：
● 工作概要。用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言說(shuō)明工作的性質(zhì)、中心任務(wù)和責(zé)任。
● 工作活動(dòng)內(nèi)容。工作活動(dòng)內(nèi)容包括：
◆ 逐項(xiàng)說(shuō)明工作活動(dòng)內(nèi)容。
◆ 說(shuō)明各活動(dòng)內(nèi)容占工作時(shí)間的百分比。
◆ 各活動(dòng)內(nèi)容的權(quán)限。
◆ 各活動(dòng)內(nèi)容的執(zhí)行依據(jù)。
◆ 其他
● 工作職責(zé)。逐項(xiàng)列出任職者的工作職責(zé)。
● 工作結(jié)果。說(shuō)明任職者執(zhí)行工作應(yīng)產(chǎn)生的結(jié)果，以定量化為好。
● 工作關(guān)系。工作關(guān)系描述包括：
◆ 說(shuō)明此工作受誰(shuí)監(jiān)督。
◆ 說(shuō)明此工作監(jiān)督誰(shuí)。
◆ 說(shuō)明此工作可晉升的職位，可轉(zhuǎn)換的職位，以及可升遷至此的職位。
◆ 與哪些職位發(fā)生關(guān)系。
● 工作人員運(yùn)用設(shè)備說(shuō)明。它包括：
◆ 說(shuō)明工作人員主要運(yùn)用的設(shè)備名稱。
◆ 說(shuō)明工作人員運(yùn)用信息資料的形式。
C 任職資格說(shuō)明。它包括：
● 所需最低學(xué)歷。
● 需要培訓(xùn)的時(shí)間和科目。
● 從事本職工作和其他相關(guān)工作的年限和經(jīng)驗(yàn)。
● 一般能力。如計(jì)劃、協(xié)調(diào)、實(shí)施、組織、控制、領(lǐng)導(dǎo)、沖突管理、公共關(guān)系、信息管理等能力及需求強(qiáng)度等。
● 興趣愛(ài)好。即順利履行工作職責(zé)所需的某中興趣、愛(ài)好、及需求強(qiáng)度。
● 個(gè)性特征。如情緒穩(wěn)定性、責(zé)任心、外向、內(nèi)向、支配性、主動(dòng)性等性向特點(diǎn)。
● 職位所需的性別、年齡特征。
● 體能需求。如：
◆ 工作姿勢(shì)。如站、坐、跑、蹲、走動(dòng)、躺等姿勢(shì)以及各姿勢(shì)的比重。
◆ 對(duì)視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、嗅覺(jué)有何特殊要求。
◆ 精神緊張程度。
◆ 體力消耗大小。
D 工作環(huán)境。
● 工作場(chǎng)所。在室內(nèi)、室外，還是其他特殊場(chǎng)所。
● 工作環(huán)境的危險(xiǎn)。說(shuō)明危險(xiǎn)性存在的可能性，對(duì)人員傷害的具體部位、發(fā)生的頻率，以及危險(xiǎn)性原因等。
● 職業(yè)病。即從事本工作可能患得得職業(yè)病及輕重程度。
● 說(shuō)明工作時(shí)間特征。如正常工作時(shí)間、加班時(shí)間等。
● 說(shuō)明工作得均衡性。即工作是否存在忙閑不均的現(xiàn)象及經(jīng)常性程度。
● 工作環(huán)境的舒適程度。即是否在高溫、高濕、寒冷、粉塵、有異味、噪聲等工作環(huán)境中工作，工作環(huán)境使人是否愉快。
（2） 職務(wù)說(shuō)明書編制的注意事項(xiàng)：
A 職務(wù)說(shuō)明書的內(nèi)容可依據(jù)職務(wù)分析的目的加以調(diào)整，內(nèi)容可簡(jiǎn)可繁。
B 職務(wù)說(shuō)明書可以用表格形式表示，也可以采用敘述型。
C 職務(wù)說(shuō)明書中，如有需個(gè)人填寫的部分，應(yīng)運(yùn)用規(guī)范用語(yǔ)，字跡要清晰。
D 實(shí)用淺顯易懂的文字，用語(yǔ)要明確，不要模棱兩可。
E 職務(wù)說(shuō)明書應(yīng)運(yùn)用統(tǒng)一的格式書寫。
F 職務(wù)說(shuō)明書的編寫最好由組織高層主管、典型任職者、人力資源部門代表、職務(wù)分析人員共同組成工作小組或委員會(huì)，協(xié)同工作，共同完成。