會(huì)議管理技巧－如何提高會(huì)議效率
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會(huì)議已經(jīng)成為企業(yè)管理溝通的一個(gè)重要的方式，高層領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)的時(shí)間都花費(fèi)在會(huì)議上，會(huì)議效率的高低直接影響企業(yè)管理的效果，但會(huì)議的效果總是不盡如人意。友泰咨詢UTC研究認(rèn)為，70%的會(huì)議是無效會(huì)議，會(huì)議中70%的時(shí)間是無效時(shí)間。正確的會(huì)議目的應(yīng)該是：交流信息、解決問題和作出決策，而失敗會(huì)議的目的被歪曲為：開會(huì)只是例行公事;開會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)或是部門負(fù)責(zé)人展示權(quán)威的手段;開會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)的脫口秀。會(huì)議的低效直接導(dǎo)致管理低效，成功而高效的會(huì)議需要具備如下要素：
第一、 充分的會(huì)前準(zhǔn)備。會(huì)議是需要精心準(zhǔn)備的，即使對(duì)于非常緊急召開的臨時(shí)會(huì)議，也是如此。(1)準(zhǔn)備會(huì)議備忘錄，并提前發(fā)放給與會(huì)者，好讓他們提前準(zhǔn)備，如果討論的內(nèi)容是報(bào)告或是建議書，則應(yīng)該附在備忘錄的后邊，一并提交給與會(huì)者。備忘錄的內(nèi)容應(yīng)該至少包括：會(huì)議的議題、討論的要點(diǎn)、要形成的結(jié)果、參會(huì)人員(如果他們相互之間不熟悉，應(yīng)該附上簡(jiǎn)歷)、會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議預(yù)計(jì)召開多長(zhǎng)時(shí)間等。(2)會(huì)議硬件工具的準(zhǔn)備，包括：白板或大白紙、筆、投影設(shè)備(如果需要)、錄音設(shè)備(如果可以)、擴(kuò)音設(shè)備(如果需要)等。(3)會(huì)議室的準(zhǔn)備：如果可以選擇，會(huì)議室的空間應(yīng)該比參會(huì)人數(shù)所需空間稍小一點(diǎn)，這樣擁擠的空間容易讓人產(chǎn)生興奮感，從而促進(jìn)踴躍發(fā)言。對(duì)于5—30人的會(huì)議，座位的擺設(shè)應(yīng)以圓形或半圓形為主。(4)參會(huì)人員的選擇：參會(huì)人員應(yīng)該是此次會(huì)議的相關(guān)者，此次會(huì)議結(jié)果可能的落實(shí)者，同時(shí)視情況邀請(qǐng)會(huì)議議題相關(guān)的專家。
第二、 具體且明確的目標(biāo)，并且時(shí)刻記住會(huì)議目標(biāo)。會(huì)議要討論什么以及要達(dá)到什么結(jié)果已經(jīng)明確的在備忘錄中作了描述，會(huì)議組織者只需要讓每一位與會(huì)者清楚地記著會(huì)議的目標(biāo)，以及在討論過程中，時(shí)刻圍繞目標(biāo)而進(jìn)行討論。許多會(huì)議失敗就是因?yàn)闆]有明確的會(huì)議目標(biāo)，或者在討論中跑到了別的主題。這就要求會(huì)議組織者時(shí)刻將跑題的人員拉回到會(huì)議討論的主題上，也要求與會(huì)者清醒的記住會(huì)議的目標(biāo)。如果開會(huì)跑題的問題比較嚴(yán)重，則在會(huì)議一開始，就將會(huì)議目標(biāo)寫在白板的醒目位置，并鄭重提醒與會(huì)者牢記會(huì)議目標(biāo)。此外，會(huì)議目標(biāo)應(yīng)該是盡可能具體的表述，而非模棱兩可的陳述。如果必要，可以在會(huì)前向與會(huì)者詳細(xì)的解釋會(huì)議目標(biāo)的內(nèi)容。如果與會(huì)人員不明白目標(biāo)的準(zhǔn)確指向，就自然會(huì)發(fā)生跑題的現(xiàn)象。
第三、 會(huì)議角色的選擇。會(huì)議通常需要三種角色：主席(會(huì)議組織者)、記錄員、參與者。會(huì)議主席是會(huì)議的組織者，通常他應(yīng)該和會(huì)議的召開者分開。因?yàn)槲覈髽I(yè)會(huì)議的召開者通常是該次會(huì)議參與者中的最高職位的管理者，如果他充當(dāng)會(huì)議主席，則一方面會(huì)導(dǎo)致其本身參與會(huì)議的精力的分散，另一方面會(huì)壓制其它參會(huì)人員的發(fā)言，因?yàn)樽鳛橹飨念I(lǐng)導(dǎo)總會(huì)出現(xiàn)在他們面前。
會(huì)議主席的最主要的職責(zé)就是保證會(huì)議按照預(yù)定的方向和進(jìn)程進(jìn)行，為了做到這一點(diǎn)，主席應(yīng)該注意三個(gè)方面的問題：(1)不斷通過各種明示或暗示告訴與會(huì)人員會(huì)議的目標(biāo)或?qū)д摰闹黝}。當(dāng)有人偏離會(huì)議主題，應(yīng)及時(shí)予以制止。對(duì)于那些喋喋不休的人員，應(yīng)該禮貌但堅(jiān)決地打斷他的談話，然后將更多說話的機(jī)會(huì)讓給內(nèi)向的人員。(2)保證與會(huì)人員在發(fā)言時(shí)不會(huì)受到其他參會(huì)人員的攻擊。當(dāng)與會(huì)者相互攻擊時(shí)，應(yīng)加以制止。并再次聲明會(huì)議的目標(biāo)是解決問題，而非爭(zhēng)論，大家坐在一起是為了尋求雙贏方案，而不是被動(dòng)接受非贏即輸?shù)慕Y(jié)果。(3)保持中立。主席是本次會(huì)議的主持人，他的選取應(yīng)該由與本次討論沒有利益關(guān)系的人員擔(dān)任，通常從其他部門或外部聘請(qǐng)人員。即使如此，主席在會(huì)前要向大會(huì)宣布自己的中立立場(chǎng)，同時(shí)在會(huì)議過程中始終牢記自己的中立身份，不參與任何意見到具體的討論中，也不表現(xiàn)出對(duì)某些人的偏好，樹立與會(huì)者對(duì)其的信任。
友泰咨詢?cè)谧稍儗?shí)踐中總結(jié)認(rèn)為，記錄員可以采用專門的人員擔(dān)任，如秘書等，也可以由與會(huì)者中的一員擔(dān)任(但是當(dāng)其發(fā)言時(shí)，應(yīng)由另一人幫之記錄)。記錄員的唯一職責(zé)就是清晰準(zhǔn)確的記錄與會(huì)者的發(fā)言，且保證記錄能讓每一位在場(chǎng)的與會(huì)人員看清并理解。做好記錄員并非一件容易的事情，因此掌握一些技巧的必要的：(1)抓住發(fā)言者的關(guān)鍵意思記錄。寫字的速度永遠(yuǎn)趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發(fā)言。如果不確信是否正確理解發(fā)言人的意思，可以和發(fā)言者進(jìn)行確認(rèn)。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認(rèn)。(2)借助各種符號(hào)。在關(guān)鍵字上可以標(biāo)注下劃線、星號(hào)或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個(gè)非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內(nèi)容分類的問題。(3)牢記自己的職責(zé)——記錄。記錄員不參與任何的討論，如果參與也是當(dāng)自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時(shí)候，避免產(chǎn)生不信任。如果發(fā)言者對(duì)所記錄的內(nèi)容有異議時(shí)，要按照其所提的意見進(jìn)行當(dāng)場(chǎng)的修改。
與會(huì)者的責(zé)任就是充分客觀，而且不偏離主題的討論會(huì)議的議題。為了鼓勵(lì)發(fā)言，應(yīng)該先由職位低的與會(huì)人員先發(fā)言，然后由低向高，逐個(gè)發(fā)言。如果會(huì)議非常希望知道下屬的意見，可以采用隔離發(fā)言的方式：先讓職位最低者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行發(fā)言;然后他們退場(chǎng)，再由職位高的與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)發(fā)言，以此類推。這樣，與會(huì)者發(fā)言時(shí)就不會(huì)因?yàn)轭櫦深I(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)而不能暢所欲言了。認(rèn)真聆聽是與會(huì)者在會(huì)議上最為主要的任務(wù)，許多爭(zhēng)論的起源是由于與會(huì)者沒有聽懂對(duì)方的談話就帶著先入為主的偏見展開攻擊，從而使問題惡化。認(rèn)真聆聽時(shí)可以隨時(shí)提問，以確保自己理解的信息是發(fā)言者的準(zhǔn)確意思;同時(shí)可以適度重復(fù)，以表明自己的理解。此外在會(huì)議過程中，與會(huì)者要時(shí)刻關(guān)注白板上的記錄，從而了解討論的主題、各人的意見以及討論的進(jìn)程等，這樣才能使自己的發(fā)言做到不重復(fù)、不跑題。與會(huì)者同時(shí)負(fù)有監(jiān)督主席和記錄員的責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)他們沒有能保持中立，應(yīng)該立刻制止或提醒。一個(gè)合格的與會(huì)者是應(yīng)該帶著客觀的意見和積極尋求雙贏方案的心態(tài)參加會(huì)議的，那種本位主義、抵觸情緒等都將為會(huì)議的進(jìn)程設(shè)置障礙。
第四、 會(huì)議時(shí)間的選擇。會(huì)議應(yīng)該選在與會(huì)人員有充分時(shí)間和精力的時(shí)段，而那些使與會(huì)人員沒有心思參會(huì)或在會(huì)上討論的時(shí)間顯然就不是理想的會(huì)議時(shí)間，如快要吃飯前、周末或是周一等(這些時(shí)間是目前大多數(shù)企業(yè)開會(huì)的主要時(shí)間)。吃飯前，與會(huì)人員饑腸轆轆、渴望早點(diǎn)吃飯，或是滿腦子想的是吃什么;周末，與會(huì)人員會(huì)思考如何度過周末、如何參加早已約好的聚會(huì)或約會(huì);周一，與會(huì)人員還沒有從周末活動(dòng)的興奮中清新過來，或是周末的事物還沒有處理完畢。因此上述三個(gè)時(shí)間都不是理想的開會(huì)時(shí)間，其他的時(shí)間都可以考慮作為會(huì)議時(shí)間。尤其是周四，被認(rèn)為是最佳的討論問題的時(shí)間。心理學(xué)家曾經(jīng)做過試驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)周四討論問題更容易達(dá)成一致。同時(shí)會(huì)議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時(shí)間限制，比如說一個(gè)半小時(shí)結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個(gè)半小時(shí)之內(nèi)，否則會(huì)讓與會(huì)者產(chǎn)生會(huì)議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會(huì)由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極，而以后會(huì)議中，他們也會(huì)對(duì)會(huì)議時(shí)間置若罔聞，很難遵守了。
第五、 總結(jié)與跟蹤。會(huì)議結(jié)束時(shí)，由會(huì)議主席總結(jié)會(huì)議成果，尤其要在會(huì)上明確，會(huì)議達(dá)成的結(jié)果分別由哪些部門或個(gè)人負(fù)責(zé)落實(shí)解決。會(huì)議結(jié)束后，由記錄員整理會(huì)議記錄，并將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議的最高管理者，或是此次會(huì)議的發(fā)起者負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議結(jié)果的落實(shí)情況。
作為現(xiàn)代管理最重要的溝通方式，會(huì)議的成敗影響著企業(yè)決策的效率、執(zhí)行的效率以及整個(gè)企業(yè)文化的健康發(fā)展，而如果管理者能夠在會(huì)議管理中遵守上述的五個(gè)要素，并按其要求組織會(huì)議，會(huì)議效率將會(huì)大大提高。