商務(wù)禮儀之－:會(huì)議禮儀
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傳統(tǒng)會(huì)議的定義就是一組八至十二個(gè)與會(huì)者的桌面式討論。議題則是事前安排好的，事后須有會(huì)議記錄。常見的會(huì)議種類有三種：簡報(bào)式會(huì)議(The Briefing Meeting)，劇院式座位安排最適當(dāng)；動(dòng)腦式會(huì)議(The Brain Storming)，圓桌式座位安排最適當(dāng)；訓(xùn)練式會(huì)議(The Training Meeting)，馬蹄式座位安排最合適。
如果依照會(huì)議進(jìn)行的模式不同，則可以細(xì)分為下列七大類型：銷售會(huì)議、年會(huì)、產(chǎn)品發(fā)表會(huì)、研討會(huì)、專業(yè)會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議。企業(yè)和單位組織的各種會(huì)議并不只是一些人坐下來討論，開會(huì)的目的有多種，如解決問題、推銷觀念、進(jìn)度報(bào)告、培植訓(xùn)練、腦力激蕩、信息整合。因此，會(huì)議在行政溝通中，屬于平行溝通的一種。平行溝通顧名思義是平起平坐的溝通，所以倚賴的是共識(shí)與了解。
時(shí)間安排：下午最佳
會(huì)議通常有3:3:3模式，可以從兩個(gè)方向來解釋這個(gè)模式：
第一個(gè)3:3:3指會(huì)議前事情已決定了三分之一，會(huì)議中決定三分之一，會(huì)議后再?zèng)Q定三分之一；另一個(gè)3:3:3指會(huì)議中，前面三分之一的時(shí)間，用來“主席報(bào)告”，此時(shí)大家尚在暖場(chǎng)，并未進(jìn)入狀態(tài)；中間的三分之一時(shí)間，叫做“議案討論”；直到最后三分之一的時(shí)間才是“議案表決”時(shí)間。因此，會(huì)議時(shí)間多長、參加人數(shù)多少并沒有多大的意義。如果希望開會(huì)有效率，就要多掌握會(huì)議管理的具體方法。
一、會(huì)議時(shí)間下午優(yōu)于上午
會(huì)議是一種低效率的管理行為，所以，不要利用上午的黃金時(shí)段來做低效率的事。每周一下午及周五下午是管理的黑暗期，最不適合開會(huì)或做任何決定。所以，周二、三、四下午都是比較合適的時(shí)間。
開會(huì)時(shí)長以六十至九十分鐘最恰當(dāng)，重要會(huì)議最好也不要超過九十分鐘。
二、采用分點(diǎn)而非整點(diǎn)開會(huì)
時(shí)間有遞延效果，例如，早上九點(diǎn)開始開到十二點(diǎn)，十點(diǎn)開始也要十二點(diǎn)才能結(jié)束。因此，我們?nèi)裟茉诰劈c(diǎn)四十五分開到十一點(diǎn)，或在下午三點(diǎn)半到四點(diǎn)半，那會(huì)前、會(huì)后就有更多時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備和溝通。
三、會(huì)后記錄應(yīng)于72小時(shí)內(nèi)送交與會(huì)人員跟催
會(huì)議記錄需經(jīng)與會(huì)人員簽字，主席認(rèn)定內(nèi)文無誤之后再傳交與會(huì)人員。每件跟催事項(xiàng)都要有專人負(fù)責(zé)及時(shí)限。因?yàn)椋?ldquo;時(shí)限”代表“實(shí)現(xiàn)”。
四、會(huì)議數(shù)據(jù)及設(shè)備需先妥備
議程中最好寫清楚，主席報(bào)告時(shí)長，每項(xiàng)議題討論的時(shí)間。這在標(biāo)準(zhǔn)的國際會(huì)議里都寫進(jìn)議程，而一般的會(huì)議大都很馬虎。
會(huì)場(chǎng)布置：與會(huì)議類型協(xié)調(diào)
會(huì)議因?yàn)樾问讲煌詴?huì)場(chǎng)布置也要根據(jù)會(huì)議類型搭配調(diào)整：
日常工作會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置形式多為圓型、橢圓型、長方型、正方型、一字型、T型、馬蹄型，這樣的形式可展現(xiàn)民主團(tuán)結(jié)的氣氛。
座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、“回”字型，讓與會(huì)者感受輕松親切最重要。
中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置成“M”字型、扇面型，可以打造正規(guī)嚴(yán)肅的感覺。
大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成星點(diǎn)式、眾星拱月式最佳，以便來賓任意走動(dòng)，相互寒暄，交換信息。
大型會(huì)議一般在劇院型會(huì)場(chǎng)或禮堂召開，因?yàn)槿藬?shù)眾多，為適當(dāng)控制議程進(jìn)行，形式也就比較固定。
會(huì)場(chǎng)禮儀：相互尊重
會(huì)場(chǎng)上，常有一些不合禮儀的事情發(fā)生，如：
發(fā)言離題 每個(gè)人的表達(dá)能力好壞不一，但是要針對(duì)議題發(fā)言。與議題無關(guān)的事情，不要花費(fèi)過多時(shí)間說明，以免引起其他與會(huì)者反感。
交頭接耳 在會(huì)議進(jìn)行中，無視其他與會(huì)者存在，自顧自地交頭接耳，不但產(chǎn)生噪音，而且顯得非常無禮。
心有旁騖 會(huì)議開始后，不要一邊開會(huì)一邊處理其他事務(wù)，造成議事效率低下。
發(fā)生爭論 發(fā)表言論應(yīng)做善意表達(dá)，對(duì)事不對(duì)人，不可指名道姓，言詞犀利地批評(píng)他人。如果發(fā)生爭執(zhí)，也應(yīng)適可而止，顧全大局，不可擴(kuò)大事端。
壟斷會(huì)議 有些人發(fā)言次數(shù)過多，或針對(duì)某項(xiàng)議題結(jié)黨操作，壟斷會(huì)議，使得會(huì)議無法有效發(fā)揮功能。這實(shí)在是無法令人欣賞的失禮行為。
急于離席 與會(huì)者有時(shí)因?yàn)闀r(shí)間壓力，或有其他待辦事項(xiàng)需要處理，因此急著離開。這會(huì)影響發(fā)言人的情緒，降低與會(huì)者對(duì)會(huì)議的投入程度。
服裝不整 “人要衣裝、佛要金裝”，會(huì)場(chǎng)是展現(xiàn)個(gè)人涵養(yǎng)的絕佳場(chǎng)合，與會(huì)者應(yīng)該替自己塑造良好正面形象，先從服裝整齊，儀容端正做起。
毫無準(zhǔn)備 收到會(huì)議通知后即開始準(zhǔn)備相關(guān)資料，不可抱著草率心態(tài)，毫無準(zhǔn)備，一問三不知是最失禮的會(huì)議表現(xiàn)。
遲到缺席 出席會(huì)議最好按時(shí)到達(dá)，尤其e化企業(yè)分秒必爭，延誤一秒鐘都可能與商機(jī)擦身而過，因此，最好利用“會(huì)議管理規(guī)定”，明確制定處罰條例，嚴(yán)格執(zhí)行，以糾正與會(huì)者遲到的失禮行為。
接聽電話 進(jìn)入會(huì)場(chǎng)應(yīng)該主動(dòng)將手機(jī)關(guān)機(jī)，并在自己的分機(jī)或手機(jī)中留下語音訊息，讓來電者知道你在參加會(huì)議。端茶、接聽電話、簽收郵件、臨時(shí)會(huì)客等，都會(huì)分散與會(huì)者的注意力，影響議事效益。
會(huì)議的禮儀可以運(yùn)用第一個(gè)層面的3：3：3原則來探討：會(huì)議前，妥善準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席，服裝整齊，精神奕奕；會(huì)議中，仔細(xì)聆聽，積極參與，不時(shí)記錄，適時(shí)響應(yīng)；會(huì)議后，確實(shí)遵守會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)目的指導(dǎo)，據(jù)此執(zhí)行。所以不僅是服務(wù)人員要彬彬有禮，與會(huì)人員也要遵守禮儀。正確的會(huì)議禮儀應(yīng)該注意這幾個(gè)方面：
堅(jiān)守事實(shí)原則 會(huì)議中陳述的言論，一定要有事實(shí)根據(jù)，不可過于夸大，添油加醋。不可言詞閃爍，推卸責(zé)任。某些原則問題如果過于放松，會(huì)導(dǎo)致績效不佳；但是有些議題，必須視情況彈性調(diào)整，此時(shí)就應(yīng)該列為開放議題，給予適當(dāng)彈性，以免議事討論陷入膠著狀態(tài)。
聚精會(huì)神參與 與會(huì)的相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表均應(yīng)事先充分準(zhǔn)備，深入了解，這才能達(dá)到會(huì)議召開的目的，有效解決議案。會(huì)議的席次和座位有其既定的安排禮節(jié)，與會(huì)者應(yīng)謹(jǐn)守分寸，選擇符合自己職務(wù)的位置入座，以免貽笑大方。有些議事進(jìn)行節(jié)奏較快，如果沒有用心集中精神，很容易錯(cuò)失重要議事卻不自知。
注意儀容形象 “好的開始，是成功的一半”，會(huì)議能準(zhǔn)時(shí)開始，就表示會(huì)議已經(jīng)成功一半。與會(huì)者的儀態(tài)舉止就是形象的縮圖，開會(huì)時(shí)坐姿不良，抖腳、打哈欠、梳頭發(fā)、補(bǔ)妝這些都是不雅的舉止，不應(yīng)該發(fā)生。
學(xué)會(huì)彼此尊重 與會(huì)者都應(yīng)當(dāng)彼此尊重，維持會(huì)場(chǎng)秩序，使得會(huì)議可以順利進(jìn)行。即使在表決期間，可能會(huì)有不同的意見產(chǎn)生，也應(yīng)遵守會(huì)場(chǎng)禮儀。發(fā)言必須先取得主席的許可，一般不超過三分鐘，發(fā)言時(shí)先介紹自己的姓名單位，發(fā)言不可以超過三次等，這些都是簡單的議事規(guī)范。
主持禮儀：客觀簡明
會(huì)議主席所負(fù)責(zé)的是確保議事議程順利進(jìn)行，控制時(shí)間，以達(dá)成會(huì)議目標(biāo)與目的。主席的遴選必須謹(jǐn)慎，除了要有一定的身份地位以外，也應(yīng)該具備一定的禮儀風(fēng)范與資格。擔(dān)任主席的人是會(huì)議的靈魂人物，必須經(jīng)過完整的主席主持技巧訓(xùn)練，才能恰當(dāng)?shù)匾龑?dǎo)會(huì)議進(jìn)行。
會(huì)議陳述禮儀 善用數(shù)據(jù)，簡化說明過程，加速其他與會(huì)者了解陳述事項(xiàng)的來龍去脈。會(huì)議時(shí)間有限，發(fā)言者應(yīng)言簡意賅，盡量不要超過三分鐘。主席、主持人或引言人在進(jìn)行開場(chǎng)白或?yàn)樽h事下結(jié)論時(shí)，應(yīng)該簡單明了，切中要點(diǎn)，不要過于冗長，讓人失去耐心。
加強(qiáng)陳述技巧 平時(shí)應(yīng)勤練口才，陳述議題時(shí)，要懂得掌握喚起聽眾注意、讓聽眾了解訊息、說服聽眾的原則，引導(dǎo)聽者循序漸進(jìn)，深入淺出。陳述事件時(shí)要能客觀、運(yùn)用適當(dāng)時(shí)機(jī)，才不致引起與會(huì)者的沖突。
會(huì)議發(fā)問禮儀 提出問題、質(zhì)詢問題是一項(xiàng)藝術(shù)，除了要熟悉該項(xiàng)議題，也要搜集充足的資料，發(fā)問方能一針見血，讓人佩服。否則，只會(huì)讓其他與會(huì)者認(rèn)為你對(duì)議題認(rèn)識(shí)不足，自曝其短。所以當(dāng)發(fā)問開始的時(shí)候，發(fā)問者必須三思而后行，不當(dāng)?shù)陌l(fā)問將會(huì)引起其他與會(huì)者的反感。
尊重他人意見 不論對(duì)答復(fù)者的響應(yīng)是否滿意，都應(yīng)該予以尊重，做個(gè)有風(fēng)度的與會(huì)者。常用“請(qǐng)問”開始發(fā)問，用“對(duì)不起，還有一個(gè)問題”來轉(zhuǎn)折，用“謝謝”結(jié)束發(fā)問。提出問題的目的是要交流意見，因此，切忌咄咄逼人，免得引起紛爭，更破壞自己的形象。發(fā)問的內(nèi)容，必須符合會(huì)議的議題，不可偏離主題，或問一些與議題毫不相關(guān)的問題。
答復(fù)問題時(shí)機(jī) 主席的答復(fù)，通常要依據(jù)議事規(guī)則，立場(chǎng)中立，其答復(fù)內(nèi)容亦視為決議，必須詳實(shí)記錄。回復(fù)他人詢問時(shí)，可依據(jù)個(gè)人專業(yè)知識(shí)作答，但不得夸大，過于自負(fù)。回復(fù)的目的是說服提問者接受你的看法，因此要懂得尊重對(duì)方，謙虛有禮。
答復(fù)問題方法 自問自答的情況多半發(fā)生在比較專業(yè)的議題場(chǎng)合，提問者可能先征詢與會(huì)來賓的看法，但因?yàn)閱栴}過于專業(yè)，所以由發(fā)問者解答，這種情況，發(fā)問者通常也是演講者或主講人。答復(fù)時(shí)多引用名言錦句，采用案例說明，加上交叉比對(duì)，可以達(dá)到一針見血的效果，有助提問者了解解說內(nèi)容。
對(duì)話動(dòng)機(jī)意向 回復(fù)時(shí)要觀察對(duì)話者的反應(yīng)態(tài)度，多多揣摩對(duì)方可能的動(dòng)機(jī)和意向。每個(gè)人的理解能力和反應(yīng)速度有高有低，不時(shí)確認(rèn)對(duì)方對(duì)回復(fù)內(nèi)容的了解程度，若有必要，則主動(dòng)補(bǔ)充，或會(huì)后另行說明。
現(xiàn)代人開會(huì)與傳統(tǒng)會(huì)議不同。為了提升效率、節(jié)省成本，不論何種會(huì)議， 都有很多運(yùn)用視訊會(huì)議的場(chǎng)合。此時(shí)，展示的技巧就很重要，而展示的表現(xiàn)恰好是驗(yàn)收口才和表達(dá)能力的最佳時(shí)機(jī)。由于開會(huì)時(shí)間有限，展示者應(yīng)該在最短的時(shí)間內(nèi)，以最少的文字、最清楚的方式，讓聽取展示者快速理解且印象深刻。