采購訂單如何按時(shí)交付
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實(shí)現(xiàn)按時(shí)交付是標(biāo)準(zhǔn)的采購目標(biāo)。如果延遲交付貨物或材料，或者未能按期完成工作，那么銷售就會(huì)失敗，生產(chǎn)就會(huì)停滯，不滿的客戶可能會(huì)求助于損害條款。另外，一旦收到訂單，大多數(shù)組織就將現(xiàn)金視為一種承諾。無法實(shí)現(xiàn)按時(shí)供貨可能會(huì)減緩現(xiàn)金至現(xiàn)金的循環(huán)，從而降低組織的效率或利潤(rùn)率。
如果供應(yīng)商未能按時(shí)交付，用戶部門的員工會(huì)責(zé)備采購員，有時(shí)這是正確的。然而，為實(shí)現(xiàn)按時(shí)交付，確保用戶了解交貨周期適用于什么以及其他一切必要信息，這是很重要的。但是，此類措施還不足夠。在供應(yīng)市場(chǎng)中，采購發(fā)揮著實(shí)際作用，它可以使供應(yīng)商相信他們必須達(dá)成一致并且按照所達(dá)成的協(xié)議進(jìn)行交付。
整個(gè)制造業(yè)和商業(yè)領(lǐng)域的大多數(shù)采購方對(duì)自己大部份購進(jìn)物的交付時(shí)間感到滿意，并且將可能需要采取緊急措施的遲交視為例外事件。通常，藥品批發(fā)商每天要發(fā)送兩三次貨物，訂單的發(fā)送周期為2-3個(gè)小時(shí)；許多建筑供應(yīng)間不僅要執(zhí)行同日交付，而且他們發(fā)現(xiàn)收到超出24小時(shí)以外的需求通知常常能引起混亂。總體上講，供應(yīng)商一直按客戶的規(guī)范來生產(chǎn)商品，而該工作一般要花幾個(gè)星期才能完成，這時(shí)，按時(shí)交付就會(huì)出現(xiàn)困難。
有時(shí)，供應(yīng)商報(bào)出他們無法實(shí)現(xiàn)的交付日期，這可能是獲取訂單的一種不道德的策略；或許他們所報(bào)的日期是誠意提出的，但是實(shí)際情況發(fā)生了變化，交付日期必須重新規(guī)定。有時(shí)，未能按時(shí)交付的公司在
生產(chǎn)計(jì)劃編制及控制方面的工作可能是不合格的。
當(dāng)然，在通常情況下，采購商本身就是交付問題的根源-------發(fā)布不準(zhǔn)確的交付進(jìn)度、經(jīng)常修改交付進(jìn)度，或提供不充足的交付時(shí)間。
實(shí)現(xiàn)按時(shí)交付的第一步就是堅(jiān)定地、準(zhǔn)確地決定需要什么和什么時(shí)候需要，只有在例外的情況下這才是采購本身的職責(zé)。通常情況下，是由與物料相關(guān)的部門，如
庫存控制部門或生產(chǎn)計(jì)劃編制或控制部門，來制定需求進(jìn)度。而對(duì)于有別于常規(guī)的需求，通常用用戶部門提出所需物品。規(guī)定這些需求日期時(shí)不考慮供應(yīng)商的交貨周期和銷售現(xiàn)實(shí)，這顯然是不好的做法，因?yàn)檫@樣做可能造成延遲交付。采購商設(shè)法解決獲得更短的交貨周期（及可靠的供應(yīng)商）這一問題，還應(yīng)保證相關(guān)部門知道它們是什么。應(yīng)注意就“交貨周期”這一表達(dá)方式達(dá)成相互諒解。只有確保了通知采購部門的需求日期是可完成的，才可以指望適當(dāng)?shù)亻_展并實(shí)現(xiàn)采購。
確保供應(yīng)商了解并完全清楚按時(shí)交付是其營(yíng)銷組合中的一個(gè)重要因素，這是實(shí)現(xiàn)按時(shí)交付至關(guān)重要的一步。這就是說，供應(yīng)商要清楚采購商在不同的供應(yīng)商之間做出選擇時(shí)，他或她考慮更多的是供應(yīng)商的實(shí)際交付績(jī)效；反過來這意味著要做記錄。