如何審核請(qǐng)購(gòu)單
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一、與請(qǐng)購(gòu)單有關(guān)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題
在許多企業(yè)中，為了社會(huì)和經(jīng)濟(jì)利益的可持續(xù)發(fā)展而執(zhí)行不利于企業(yè)自身的采購(gòu)計(jì)劃是很常見(jiàn)的做法。企業(yè)從這種做法中實(shí)現(xiàn)的競(jìng)爭(zhēng)利益與開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商所經(jīng)歷的競(jìng)爭(zhēng)利益不同。在請(qǐng)購(gòu)單被審核的過(guò)程中應(yīng)優(yōu)先考慮與這些特殊類(lèi)型的供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議。
始于20世紀(jì)80年代初期的行政命令95-507的適用范圍擴(kuò)大到政府承包商，而不只是政府本身所提出的要與更多少數(shù)民族企業(yè)合作的要求。一段時(shí)間以后，婦女成立的企業(yè)以及其他企業(yè)如殘障工廠，被增加到該指令中。采購(gòu)方應(yīng)當(dāng)了解法律要求，這些要求當(dāng)時(shí)在司法和立法體系中一直繼續(xù)實(shí)行。
二、預(yù)算審核程序
1.預(yù)算與非預(yù)算購(gòu)置的程序：在大多數(shù)操作過(guò)程中，在請(qǐng)購(gòu)人或者企業(yè)的預(yù)算中經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)了的支出項(xiàng)目，才能執(zhí)行采購(gòu)訂單。在訂購(gòu)以前，對(duì)采購(gòu)問(wèn)題存在較大差異時(shí)應(yīng)當(dāng)引起請(qǐng)購(gòu)人的注意。在訂單執(zhí)行以前，非預(yù)算購(gòu)置一般要求進(jìn)行更加詳細(xì)的檢查和更大的授權(quán)。采購(gòu)方應(yīng)當(dāng)清楚的了解預(yù)算撥付并且以成本效益的方式進(jìn)行貨物或者服務(wù)的采購(gòu)。
2.資金的可得性：企業(yè)中的采購(gòu)資金一般有下列4種：
●材料預(yù)算這種預(yù)算涉及一個(gè)企業(yè)對(duì)生產(chǎn)原材料和零件的需要。
●資本預(yù)算這種預(yù)算涉及設(shè)備和建筑物的購(gòu)置，在企業(yè)的資本負(fù)債表中，該設(shè)備與建筑物作為可折舊資產(chǎn)而被資本化。
●維護(hù)、修理與運(yùn)行( MRO)所需物品預(yù)算這種預(yù)算涉及設(shè)施運(yùn)行中所需的物品，但是并非制成品的一部分。
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行政管理預(yù)算’這種預(yù)算一般包括供內(nèi)部使用的物品，例如辦公設(shè)備與計(jì)算機(jī)。
大多數(shù)公共部門(mén)要求在提出請(qǐng)求時(shí)，預(yù)先保留或者取消請(qǐng)購(gòu)單的投資。在簽發(fā)采購(gòu)訂單或者合同的時(shí)候，如果有必要的話，把這一被預(yù)先保留的美元金額調(diào)整為“支出保留數(shù)”。
3.籌資成本償付額：一些合同允許償付供應(yīng)商的成本。這些合同會(huì)特別指定哪些成本是被容許的以及文件編制的要求。為了努力控制成本，采購(gòu)方必須認(rèn)真決定償付支出。在締結(jié)政府合同的時(shí)候，在聯(lián)邦采購(gòu)規(guī)程中指定了不被允許的成本。
三、費(fèi)用分配
會(huì)計(jì)系統(tǒng)是記錄程序的完整結(jié)構(gòu)，其發(fā)現(xiàn)、記錄、劃分以及匯報(bào)與一個(gè)企業(yè)的財(cái)政狀況和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的信息。對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，預(yù)算代表了支出的范圍。目前這種信息是至關(guān)重要的。
為了確保為預(yù)算和會(huì)計(jì)目的而進(jìn)行的適當(dāng)控制，企業(yè)一般會(huì)實(shí)施特定的規(guī)章制度，例如：
●清楚界定請(qǐng)購(gòu)范圍與程序。
●明確傳達(dá)和更新必要的預(yù)算數(shù)據(jù)。
●為了采購(gòu)交易，需要采購(gòu)訂單、合同或者采購(gòu)卡。
●由擁有適當(dāng)職權(quán)的人執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。
●定期審議采購(gòu)活動(dòng)與程序。
●為了核定直接向會(huì)計(jì)部門(mén)送交發(fā)票。
●會(huì)計(jì)、采購(gòu)與收貨責(zé)任被分離開(kāi)。
●適當(dāng)?shù)氖肇洺绦蛞约胺答伩刂凭臀弧?br />
●有立即付款程序。
四、資金的類(lèi)型與來(lái)源以及它們與所需物品和服務(wù)的關(guān)系
購(gòu)置資本來(lái)源可以影響資本支出。作為常規(guī)預(yù)算項(xiàng)目，可以得到資金或者可以通過(guò)受限來(lái)源獲得資金，例如撥款、合同或者政府債券。對(duì)于如何使用受限資金，經(jīng)常存在限制。為了防止以后出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)人必須清楚這些限制。
五、處理采購(gòu)請(qǐng)求的優(yōu)先序列
在許多企業(yè)中，對(duì)于處理請(qǐng)購(gòu)單而言，存在優(yōu)先程序。這一活動(dòng)可以是正式的，也可以是非正式的。在正式的系統(tǒng)中，監(jiān)督者可以收到以及審議所提交的所有請(qǐng)購(gòu)單。任務(wù)分配可以根據(jù)緊急度以及采購(gòu)人的工作量。在非正式優(yōu)先化中，內(nèi)部客戶(hù)可以直接把請(qǐng)購(gòu)單提交給相應(yīng)的商品采購(gòu)方。常規(guī)請(qǐng)購(gòu)單被集中存放，然后由采購(gòu)人收集和列入優(yōu)先位置。
1.先到先服務(wù)：這種方法忽略了某些請(qǐng)購(gòu)的重要或者關(guān)鍵程度，而滿(mǎn)足了所有請(qǐng)購(gòu)人的公平性。
2.按照需要日期排列：以請(qǐng)購(gòu)人的需要日期為標(biāo)準(zhǔn)，按照需要日期排列，這種做法提高了交貨執(zhí)行程度，但是忽略了供應(yīng)商備貨周期問(wèn)題。因此具有更長(zhǎng)備貨周期的訂單可以在更快需要的訂單之后但在備貨周期以前得到處理。例如，物品A有20周的備貨周期，而物品B有3周的備貨周期。物品A的需要日期是從此以后的18周，而物品B的需要日期是從此以后的5周。如果兩種物品的請(qǐng)求同時(shí)到達(dá)采購(gòu)部門(mén)的話，則由于物品B的需要日期最早，即使物品B的備貨周期只有3周，仍然會(huì)首先訂購(gòu)物品B；而即使物品A在正常的備貨周期內(nèi)，仍然會(huì)稍后訂購(gòu)物品A。
3.緊急訂貨或突然事件：緊急或者突然請(qǐng)購(gòu)單是任何采購(gòu)企業(yè)應(yīng)最優(yōu)先考慮的事情。由于各種原因都可能出現(xiàn)這種情況，此時(shí)要求采購(gòu)方立即執(zhí)行。這一緊急情況要求采購(gòu)方把其他任務(wù)放在一邊，強(qiáng)調(diào)緊急需要，并且返還到前一活動(dòng)。此外，經(jīng)常為了匹配性而不是總成本最低來(lái)選擇供應(yīng)商。基本上這樣做總會(huì)發(fā)生溢價(jià)運(yùn)費(fèi)。由于與緊急訂貨有關(guān)的額外成本，許多企業(yè)需要監(jiān)督合作來(lái)產(chǎn)生緊急要求，這一初始優(yōu)先順序權(quán)衡考慮企業(yè)需求與個(gè)人緊急程度。
4.重要性或者影響力次序：根據(jù)這種方法，利用不同的標(biāo)準(zhǔn)為訂單排列優(yōu)先順序。相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)包括需求日期與預(yù)計(jì)備貨周期之間的差異、美元支出的數(shù)量級(jí)、產(chǎn)品或者服務(wù)的關(guān)鍵性以及采購(gòu)的復(fù)雜性。
5.季節(jié)性：本方法是首先根據(jù)季節(jié)性物品來(lái)為采購(gòu)需要排列優(yōu)先順序，這是由于在較長(zhǎng)的時(shí)間不能得到這些物品。
6.最長(zhǎng)的備貨周期：對(duì)請(qǐng)購(gòu)單優(yōu)先性的另一個(gè)重要判斷方法是為了交付該物品所需要的備貨周期。在其他條件都相同時(shí)，提前訂購(gòu)具有最長(zhǎng)的備貨周期的物品。