將精益制造理念應(yīng)用于車間之外
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世界上成功的制造商幾乎都使用精益制造的一些要素來(lái)精簡(jiǎn)其作業(yè)并提高效率。 有些公司擁有正式的精益項(xiàng)目，雇用具備六西格瑪黑帶資格的員工，并采用其他流程控制技巧。六西格瑪是一種衡量缺陷和改善質(zhì)量的實(shí)踐系統(tǒng)和降低缺陷水平的方法，黑帶人員是能夠向公司解釋這些理念和原則的專業(yè)人士。
其他的制造企業(yè)只是簡(jiǎn)單地在車間內(nèi)應(yīng)用精益技術(shù)，從看板事件(kanban event)、防差錯(cuò)、單元工作流、工作研究到緊縮庫(kù)存控制。
精益已經(jīng)成為制造業(yè)工作方法的主要成分。
留在桌上的錢
即便對(duì)于那些擁有正式精益項(xiàng)目的企業(yè)而言，它們?cè)趯⒕嬖瓌t應(yīng)用于辦公室的方面做得依然不夠。 這種情況令人吃驚，因?yàn)檫@些企業(yè)在車間生產(chǎn)方面非常精益，卻在前端業(yè)務(wù)中非增值工作上浪費(fèi)了許多時(shí)間和精力。 前端精益的缺失意味著很多公司并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到精益制造理念的利益所在。
有些企業(yè)，包括那些按訂單設(shè)計(jì)(ETO)、按訂單制造(MTO)和項(xiàng)目導(dǎo)向的企業(yè)，這些企業(yè)由于前端業(yè)務(wù)的浪費(fèi)，比起按庫(kù)存生產(chǎn)(MTS)的重復(fù)性生產(chǎn)的企業(yè)，要遭受更大的損失。 這些公司在項(xiàng)目進(jìn)入車間生產(chǎn)或現(xiàn)場(chǎng)安裝或搭建之前需要進(jìn)行大量的相關(guān)工作，這方面低效的工作流程會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成巨大的損失。 即使開(kāi)始生產(chǎn)或安裝之后，行政和設(shè)計(jì)方面的作業(yè)依然是產(chǎn)品交付或項(xiàng)目交付流程的不可分割的部分。 因此，在這些公司內(nèi)部前端和車間的界限并不是那么明顯。
甚至在完成對(duì)復(fù)雜制造客戶的初次銷售之前，公司所付出的努力也可能由于非增值作業(yè)而付之東流。 如果沒(méi)有簡(jiǎn)明的既定流程將潛在客戶變成準(zhǔn)客戶，再將準(zhǔn)客戶變成客戶，并且將估價(jià)變成報(bào)價(jià)，再將報(bào)價(jià)變成現(xiàn)金流，時(shí)間和人工就會(huì)輕易地從公司內(nèi)部流失。 設(shè)計(jì)導(dǎo)向的環(huán)境必然產(chǎn)生海量的信息，并且需要與客戶及和車間內(nèi)負(fù)責(zé)實(shí)施的人員共享這些信息。 處理設(shè)計(jì)變更定單是該流程中的關(guān)鍵步驟，因?yàn)榈托У男畔⑻幚頃?huì)導(dǎo)致車間浪費(fèi)、客戶不滿以及其他問(wèn)題。 這些問(wèn)題可發(fā)軔于銷售周期的早期階段，因此企業(yè)在銷售流程的整個(gè)階段一直到售后服務(wù)和項(xiàng)目或產(chǎn)品退役都面臨著時(shí)間和金錢損失的風(fēng)險(xiǎn)。
前端的浪費(fèi)表現(xiàn)為：當(dāng)某人無(wú)法找到客戶查詢或定單變更的資料副本，或者由于缺乏信息而做出不恰當(dāng)?shù)臎Q策，實(shí)際上這種浪費(fèi)現(xiàn)象在企業(yè)的其他方面也很常見(jiàn)。 最不易察覺(jué)的前端資源浪費(fèi)可能要算是時(shí)間和精力上的浪費(fèi)，這會(huì)導(dǎo)致等待批復(fù)或?qū)彶榈奈陌覆粩喽逊e。因此，車間術(shù)語(yǔ)節(jié)拍時(shí)間(用于滿足需求而生產(chǎn)一件產(chǎn)品允許的最大時(shí)間長(zhǎng)度)也同樣適用于前端。
跟蹤處理設(shè)計(jì)變更定單所需的時(shí)間量，和跟蹤車間定單下達(dá)后到定制組裝被生產(chǎn)出來(lái)所需的時(shí)間量密切相關(guān)。不論是車間內(nèi)離散物件的生產(chǎn)還是由白領(lǐng)工人進(jìn)行的抽象流程實(shí)施，作業(yè)處理所需的時(shí)間越長(zhǎng)，實(shí)施中所費(fèi)的時(shí)間和精力就越多。 這是由于人們完成作業(yè)所需的時(shí)間量會(huì)隨著可用的時(shí)間量而相應(yīng)地延長(zhǎng)，就好比自然界不存在真空狀態(tài)。 只需關(guān)注前端節(jié)拍時(shí)間，消除行政障礙，確保文件和項(xiàng)目得到批復(fù)和必要的審查，就能很容易地消除浪費(fèi)。
幾乎任何制造或項(xiàng)目運(yùn)作都能將精益原則應(yīng)用于前端作業(yè)并從中獲益。 但是在復(fù)雜制造業(yè)務(wù)中，制造流程自身非常依賴前端作業(yè)。 在這些復(fù)雜制造業(yè)包括按定單制造(MTO)和按訂單配置(CTO)中，前端業(yè)務(wù)與車間作業(yè)更加錯(cuò)綜復(fù)雜地糾纏在一起。 對(duì)一項(xiàng)需要在90天內(nèi)交付的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，實(shí)際上有一半以上的工作發(fā)生在前端業(yè)務(wù)部門。 如果前端業(yè)務(wù)流程沒(méi)有清晰地確定下來(lái)并且消除浪費(fèi)的環(huán)節(jié)，那么90天的項(xiàng)目可能最終需要180天才能完成，因?yàn)楸M管車間作業(yè)成功地實(shí)施了精益項(xiàng)目，人們卻把時(shí)間浪費(fèi)在尋找放錯(cuò)地方的信息，以及試圖決定如何展開(kāi)流程或如何制定決策方面。 精益的前端部門不僅能幫助項(xiàng)目節(jié)省時(shí)間，還能幫助企業(yè)遵循其對(duì)客戶所做的承諾，這是留住客戶的關(guān)鍵因素。 企業(yè)已經(jīng)超越了客戶滿意的階段，正在努力獲得客戶忠誠(chéng)。
低效率的前端作業(yè)的另外兩種隱藏成本就是客戶不滿意和失望。 客戶感覺(jué)苦惱和厭煩，這種情緒是可以理解的，因?yàn)橐坏┖贤炗喯聛?lái)，銷售流程的早期階段所確定的規(guī)范、偏好和其他信息就不再獲得切實(shí)的履行。 只有對(duì)前端工作流進(jìn)行精心設(shè)計(jì)和精益處理，才能確保對(duì)于產(chǎn)品或項(xiàng)目的成功交付至關(guān)重要的信息不致丟失。
要實(shí)現(xiàn)前端部門的精益運(yùn)作，這同實(shí)現(xiàn)車間的精益運(yùn)作一樣，不僅需要涉及企業(yè)內(nèi)部各部門，也需要外部供應(yīng)商的介入。 就像車間的精益實(shí)踐可以超越企業(yè)之間的界限，比如利用供應(yīng)商管理庫(kù)存和供應(yīng)商門戶，前端業(yè)務(wù)的精益項(xiàng)目也是一樣，合同管理需要各方面的參與，包括工程師、承包商和分包商、安裝人員以及為估價(jià)或報(bào)價(jià)和產(chǎn)品的早期工作提供信息的其他各方。 這意味著精益項(xiàng)目在設(shè)計(jì)之初就要將企業(yè)前端業(yè)務(wù)的精益實(shí)踐擴(kuò)展到供應(yīng)商層次，這一點(diǎn)十分必要，就好比大的原始設(shè)備制造商(OEM)和它們的制造供應(yīng)商共同工作，幫助它們應(yīng)用精益理念。
依靠正確的企業(yè)軟件和基于門戶的技術(shù)，我們可以實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)精益實(shí)踐的自動(dòng)化。 精益工作流能將材料發(fā)送到不同企業(yè)的人員手中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部和外部計(jì)劃員、估價(jià)員和工程師之間的無(wú)縫協(xié)同。 確保企業(yè)內(nèi)部或外部的有適當(dāng)授權(quán)的人員能夠訪問(wèn)文件，能在中央存儲(chǔ)庫(kù)中跟蹤規(guī)范的變更，消除大量非增值工作。
就算公司的運(yùn)營(yíng)模式較為簡(jiǎn)單，如面向庫(kù)存生產(chǎn)(MTS)，如果它的前端部門人員把時(shí)間浪費(fèi)在重復(fù)性的、低效的和非增值的工作上，這種公司也是在損失價(jià)值。 畢竟，前端業(yè)務(wù)的工作人員花在不創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)上的精力可以投入在為客戶提供支持，深化客戶與制造商的關(guān)系，或?yàn)楣炯捌淇蛻籼峁﹥r(jià)值并創(chuàng)造客戶忠誠(chéng)的其他方面。
流程重組
在制造車間層次實(shí)施精益，人們應(yīng)用某些技術(shù)來(lái)產(chǎn)生預(yù)期的結(jié)果。 除了培養(yǎng)制造相關(guān)人員對(duì)精益流程的意識(shí)和熱情之外，車間的精益實(shí)踐包括識(shí)別具體步驟，并加以跟蹤，從而消除浪費(fèi)和提高效率。 人們時(shí)常可通過(guò)移動(dòng)設(shè)備和材料來(lái)縮短生產(chǎn)周期(cycle time)。 維持對(duì)庫(kù)存的較好控制以避免過(guò)多的庫(kù)存和產(chǎn)品交付延誤，并且使用可視信號(hào)和流程以防止流程差錯(cuò)，這是實(shí)施精益理念的另外兩種方式。 前端系統(tǒng)的精益工作更具有挑戰(zhàn)性，這是因?yàn)榇蟛糠值墓ぷ骱蛢r(jià)值不是在三維的物理環(huán)境下發(fā)生的，而是在單個(gè)的知識(shí)工人的頭腦中和電子系統(tǒng)中發(fā)生。
車間精益工作的焦點(diǎn)是庫(kù)存和產(chǎn)品，而前端精益工作主要是和信息打交道。 不論公司與其客戶之間信息溝通是紙張、口頭和書面的形式，復(fù)雜的電子文檔和規(guī)范，還是簡(jiǎn)單的內(nèi)部通信，精益的前端系統(tǒng)都必須對(duì)這些信息的處理、開(kāi)發(fā)和基于該信息的決策流程進(jìn)行簡(jiǎn)化并提高其效率。
在一些辦公室環(huán)境中，好比車間環(huán)境，移動(dòng)某些物件和人員的位置布局可能有助于簡(jiǎn)化信息處理和提高效率。 如果企業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部存在一個(gè)自然的信息流，辦公桌或辦公室的位置可能與這種線性的流動(dòng)相吻合，那么只要進(jìn)一步地簡(jiǎn)化和改善就可以了。 然而在如今的21世紀(jì)，行政、管理和設(shè)計(jì)人員可能在不同的時(shí)間和不同的地點(diǎn)甚至不同的大陸上工作。 于是在這種情況下，工作流通常不會(huì)循著辦公室環(huán)境中的物理路線，而是通過(guò)企業(yè)應(yīng)用軟件的實(shí)施來(lái)處理信息，人們可以對(duì)這種企業(yè)應(yīng)用軟件進(jìn)行配置以實(shí)現(xiàn)精益溝通流程的自動(dòng)化。
為此，一個(gè)高質(zhì)量的企業(yè)應(yīng)用軟件必須包含業(yè)務(wù)建模器，以便用戶能夠在正確的時(shí)間把流程和工藝路線信息匹配給正確的人員。 應(yīng)用軟件的業(yè)務(wù)建模器功能可以幫助企業(yè)從業(yè)務(wù)流程的角度了解其組織機(jī)構(gòu)，洞察如何最有效地重組流程，提高敏捷反應(yīng)能力，增加客戶滿意度和獲得客戶忠誠(chéng)。
一旦確定使用何種應(yīng)用軟件來(lái)實(shí)施前端系統(tǒng)的精益工作，公司就可以開(kāi)始進(jìn)行流程重組，即決定在前端流程中什么地方產(chǎn)生價(jià)值，哪些作業(yè)沒(méi)有貢獻(xiàn)價(jià)值以及哪些作業(yè)需要加以清除。 和在車間環(huán)境中的一樣，改善活動(dòng)(kaizen event)也是前端系統(tǒng)的精益計(jì)劃起步的有效工具。 改善活動(dòng)包括1)標(biāo)準(zhǔn)化操作;2)衡量標(biāo)準(zhǔn)化操作;3)對(duì)比衡量結(jié)果和要求;4)做出相應(yīng)的改正以符合要求和提高生產(chǎn)率;5)標(biāo)準(zhǔn)化新的操作。
應(yīng)用這種技巧，在短時(shí)間內(nèi)就可以發(fā)現(xiàn)前端流程中的浪費(fèi)環(huán)節(jié)，通過(guò)問(wèn)很多公司從未問(wèn)過(guò)的關(guān)于行政作業(yè)方面的問(wèn)題，例如“處理一個(gè)銷售訂單、銷售報(bào)價(jià)或估價(jià)需要花費(fèi)多少? 這個(gè)流程需要哪些步驟，每個(gè)步驟又為客戶帶來(lái)哪些價(jià)值呢? 我們?cè)鯓硬拍芟切┎粚?duì)客戶提供任何附加值的步驟?”
這個(gè)流程的目的是創(chuàng)建企業(yè)所遵循的流程的價(jià)值鏈圖。 在改善活動(dòng)結(jié)束的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)能很容易地識(shí)別非增值作業(yè)并將之從內(nèi)部流程中清除出去。
實(shí)施前端系統(tǒng)的精益項(xiàng)目有幾個(gè)獨(dú)立的步驟：
1. 分析各部門中的人員在做什么。 這些人怎樣為公司及其客戶提供價(jià)值?
2. 確定哪些人可以接觸到哪些文件和流程，以及為什么。 確定這些作業(yè)的必要性程度以及是否可以被清除出流程。 討論價(jià)值流程圖，以確定各步驟的成本及其對(duì)收入的貢獻(xiàn)。
3. 優(yōu)化物理環(huán)境。 在一些情況下，移動(dòng)辦公室中某些物件和人員的位置將有助于實(shí)現(xiàn)更直接和有效的溝通和決策制定。 辦公室之間的郵件往來(lái)很耗時(shí)，即便是電子郵件也可能導(dǎo)致溝通不暢，但是假如發(fā)信人和收信人可以進(jìn)行直接的接觸，那么這兩種形式的溝通就不是那么必要了。 所以不同部門的雇員完全可以坐在彼此相鄰的位置上。
4. 使用自動(dòng)化的企業(yè)應(yīng)用軟件優(yōu)化流程。 例如，當(dāng)庫(kù)存水平下降到某個(gè)位置時(shí)或者當(dāng)項(xiàng)目落后于計(jì)劃時(shí)，應(yīng)用軟件應(yīng)能向正確的人發(fā)送報(bào)警信息，以及時(shí)采取行動(dòng)。 企業(yè)應(yīng)用軟件還應(yīng)該能向外部供應(yīng)商和客戶開(kāi)放，讓他們可以獲得與他們利益攸關(guān)的第一手作業(yè)信息。恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用軟件還能做到流程的自動(dòng)化處理，即使那些項(xiàng)目工作人員相隔遙遠(yuǎn)。
5. 監(jiān)控結(jié)果。 特定的指標(biāo)，例如節(jié)拍時(shí)間，能讓企業(yè)了解其精益工作怎樣影響業(yè)務(wù)操作。 這些指標(biāo)結(jié)果的波動(dòng)顯示人們沒(méi)有遵循既定流程，或者需要實(shí)施新的流程以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的變化。
企業(yè)應(yīng)用軟件是精益前端解決方案的至關(guān)重要的組成部分，而企業(yè)系統(tǒng)阻礙了工作效率的提高和操作的簡(jiǎn)化，這是很常見(jiàn)的情況。 當(dāng)公司在計(jì)劃進(jìn)行企業(yè)應(yīng)用軟件選型和前端及車間精益項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，需要注意幾個(gè)地方：
1. 業(yè)務(wù)流程建模器，它能幫助公司發(fā)現(xiàn)在哪些地方可以發(fā)掘潛在效率，以及在哪些地方部署應(yīng)用軟件的功能性，以滿足公司特定的需求。 這個(gè)工具也可用于創(chuàng)建價(jià)值流程圖，設(shè)計(jì)和計(jì)劃最佳工作流。 接著就可采用其他應(yīng)用軟件來(lái)匹配在建模階段產(chǎn)生的業(yè)務(wù)模型。
2. 內(nèi)嵌工作流實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化。 一旦公司決定了通過(guò)其前端系統(tǒng)的最佳信息流，就必須對(duì)企業(yè)應(yīng)用軟件進(jìn)行配置，以符合這種需求，并安排相應(yīng)的行動(dòng)項(xiàng)的程序。
3. 可視化門戶(portal)。 行動(dòng)項(xiàng)應(yīng)該自動(dòng)被放置在前端團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員的門戶上。 該門戶應(yīng)能進(jìn)行高度配置以適應(yīng)個(gè)性化需求，同時(shí)確保每個(gè)人都遵循最佳實(shí)踐。 也可以在應(yīng)用軟件中設(shè)置一個(gè)門戶，讓不在公司的前端部門員工能與在公司的同事進(jìn)行有效的協(xié)同工作，從而將自動(dòng)化的工作流擴(kuò)展到公司之外。
最后總結(jié)
總而言之，任何組織機(jī)構(gòu)，無(wú)論是否從事制造業(yè)務(wù)，都可以在其前端業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中實(shí)施精益并從中獲益。 實(shí)施前端精益戰(zhàn)略的唯一缺陷是：對(duì)于業(yè)務(wù)模型簡(jiǎn)單的小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果過(guò)度實(shí)施精益項(xiàng)目，則有可能拖累其業(yè)務(wù)而不是消除浪費(fèi)。 有些企業(yè)雇用有資格的專業(yè)人士來(lái)實(shí)施正式的精益項(xiàng)目，這當(dāng)然很好。其他公司則采用一兩項(xiàng)目精益工具來(lái)消除各種形式的浪費(fèi)，也能獲得很大的收益。 請(qǐng)記住： 精益就是識(shí)別浪費(fèi)和消除浪費(fèi)，這么做總是好的。
關(guān)于作者
Greg Romanello是IFS北美公司的商業(yè)解決方案咨詢師，他擁有近三十年的物料管理和制造行業(yè)經(jīng)驗(yàn)。 他曾經(jīng)在美國(guó)境內(nèi)和國(guó)際上多次參與車間信息系統(tǒng)，項(xiàng)目管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)的支持、設(shè)計(jì)和實(shí)施項(xiàng)目。 他還參與了離散制造、多品種小批量生產(chǎn)和重復(fù)性制造行業(yè)的實(shí)施項(xiàng)目，熟悉按定單設(shè)計(jì)、按訂單配置、按訂單裝配和按訂單制造以及混合模式等各種制造環(huán)境。 Romanello先生畢業(yè)于美國(guó)威斯康辛州雷鵬市(Ripon)的雷鵬學(xué)院(Ripon College)，獲得經(jīng)濟(jì)學(xué)學(xué)位，還擁有多項(xiàng)專業(yè)認(rèn)證，包括美國(guó)運(yùn)營(yíng)管理協(xié)會(huì)(APICS)頒發(fā)的注冊(cè)生產(chǎn)與庫(kù)存管理師(CPIM)和注冊(cè)整合資源管理師(CIRM)。