產(chǎn)品開發(fā)管理的7要素
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產(chǎn)品開發(fā)流程可以分為七個(gè)相關(guān)要素，每一個(gè)要素都有其常見的不足之處。PACE提供了各種方法、技巧和手段，以克服每一個(gè)要素的不足之處。下文對(duì)這七個(gè)相關(guān)要素作了介紹，對(duì)一些常見的不足之處進(jìn)行了總結(jié)，并針對(duì)每一個(gè)要素簡(jiǎn)單介紹了PACE的解決辦法。在以后的章節(jié)里，將進(jìn)一步詳述PACE的每一個(gè)要素。
決策
所有的公司都有一個(gè)新產(chǎn)品決策流程，盡管他們有可能并沒有認(rèn)識(shí)到這是一個(gè)有明確定義的流程。在決策流程薄弱的公司，因優(yōu)柔寡斷造成的延誤很普遍。例如，如果某個(gè)實(shí)際流程是順序性的，要求許多經(jīng)理一一確認(rèn)某產(chǎn)品設(shè)計(jì)概念的優(yōu)劣，那么，起動(dòng)就會(huì)延誤。我們看到，許多良機(jī)的錯(cuò)失只是因?yàn)楫a(chǎn)品先驅(qū)們不知道如何運(yùn)用這種不正規(guī)的決策流程。
我們?cè)?jīng)幫助過的一家電腦公司有一個(gè)效率低下的決策流程，可以說它是我們所見過的許多流程當(dāng)中的典型。在這家公司里，項(xiàng)目評(píng)審已淪為一系列面向不同聽眾的冗長的匯報(bào)。參加的人很多，提出的問題也很多，但這些匯報(bào)會(huì)并不是決策會(huì)議。評(píng)審并沒有在開發(fā)流程的適當(dāng)時(shí)機(jī)進(jìn)行以促使決策，合適的信息也沒有提供出來以推動(dòng)決策。高層管理人員回避了評(píng)審，并且沒有其他機(jī)制來推動(dòng)適時(shí)決策。
然而，并非所有明確定義的決策流程都是有效的。有些流程要么設(shè)計(jì)得很糟糕，要么實(shí)施不當(dāng)。在這些情況下，一個(gè)正正規(guī)規(guī)的流程實(shí)際上對(duì)產(chǎn)品開發(fā)構(gòu)成了管理障礙。花費(fèi)大量時(shí)間，卻收效甚微，這樣的決策流程早已不能推進(jìn)產(chǎn)品開發(fā)。
在產(chǎn)品開發(fā)評(píng)審中，我們發(fā)現(xiàn)因決策流程不當(dāng)會(huì)引發(fā)下列問題：
·由于高層管理人員不知道應(yīng)該由誰來作出決策，或者需要什么樣的一致意見，所以他無意識(shí)的延遲決策或修訂決策。·信息不夠充分或細(xì)節(jié)不清楚導(dǎo)致決策質(zhì)量低劣。·沒有及時(shí)解答疑問。·未定義決策控制點(diǎn)，以至在適當(dāng)?shù)闹匾A段又出現(xiàn)了評(píng)審工作。·需要投入的資源過多，以至無法按期完成任何事情。·授權(quán)審批和設(shè)定優(yōu)先順序的人沒有明確批準(zhǔn)給予產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的撥付資金。·決策太遲--經(jīng)常是在產(chǎn)品已經(jīng)設(shè)計(jì)出來之后。·沒有用周期指導(dǎo)來證實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度。·高層領(lǐng)導(dǎo)沒有作出戰(zhàn)略決策，卻由開發(fā)人員在無奈中作出這種決策。
在PACE流程中，新產(chǎn)品決策是通過階段評(píng)審流程進(jìn)行的，這種階段評(píng)審需要在開發(fā)流程中具體定義的點(diǎn)上作出決策。一個(gè)產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目必須在預(yù)定時(shí)間內(nèi)達(dá)到明確定義的目標(biāo)，才能獲準(zhǔn)進(jìn)入下一階段。
產(chǎn)品審批委員會(huì)(Product Approval Committee,PAC)是指在一個(gè)部門或一個(gè)公司內(nèi)負(fù)責(zé)主要新產(chǎn)品決策的高層領(lǐng)導(dǎo)小組。PAC有權(quán)在開發(fā)周期內(nèi)的具體決策點(diǎn)通過給新產(chǎn)品撥付資金或修改新產(chǎn)品的途徑來批準(zhǔn)或拒絕新產(chǎn)品。PAC負(fù)責(zé)通過產(chǎn)品開發(fā)活動(dòng)實(shí)施公司的戰(zhàn)略，因此，他們具有資源分配權(quán)，以推進(jìn)新產(chǎn)品的開發(fā)。
PAC一般通過階段評(píng)審流程來作出決策和進(jìn)行資源分配。沒有這樣一個(gè)流程，高層領(lǐng)導(dǎo)就難以有效地引導(dǎo)新產(chǎn)品的開發(fā)。然而，只有一個(gè)評(píng)審流程(或類似的一個(gè)流程，如把關(guān)流程或階段開發(fā)流程)是不夠的。定義不清、實(shí)施不當(dāng)或與開發(fā)流程中的其他必要要素不協(xié)調(diào)，都可能使評(píng)審流程效率低下。
階段評(píng)審流程在產(chǎn)品開發(fā)中還扮演著另一個(gè)重要角色。通過它，PAC可以直接明了地授權(quán)項(xiàng)目小組分階段地開發(fā)產(chǎn)品。項(xiàng)目小組為產(chǎn)品制定詳細(xì)的建議，提交產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，并申請(qǐng)下一階段所需的資源。如果PAC批準(zhǔn)工作小組的各項(xiàng)建議，它會(huì)賦予項(xiàng)目小組以權(quán)力、責(zé)任以及實(shí)施小組計(jì)劃的下一階段所需要的資源。
項(xiàng)目小組構(gòu)成
在評(píng)審中我們發(fā)現(xiàn)，盡管大多數(shù)公司有正規(guī)的項(xiàng)目小組，但多數(shù)并不成功。總的來說，由于這些項(xiàng)目小組的構(gòu)成、角色和責(zé)任沒有明確的定義，結(jié)果使溝通、協(xié)調(diào)和決策效率低下、紛繁混亂。
有這么一家很典型的公司，不計(jì)其數(shù)的經(jīng)理們只在他們有空的時(shí)候或是有什么特別原因使會(huì)議變得最優(yōu)先的時(shí)候，他們才參加產(chǎn)品開發(fā)小組的會(huì)議。由于這種方法產(chǎn)生的效果差，所以公司曾嘗試用不同的方法來改變這種狀況。他們建立了專門的
項(xiàng)目管理部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督進(jìn)度和任務(wù)的提交，以明確由誰去做什么以及事情做了沒有。后來，每個(gè)部門都給每一個(gè)主要項(xiàng)目指定了自己部門的項(xiàng)目經(jīng)理。但這些方法效果并不理想，只是增加了毫無價(jià)值的勞動(dòng)，而這種勞動(dòng)已經(jīng)太多了。
許多公司建立了項(xiàng)目小組的組織形式，但大多數(shù)效果不佳。針對(duì)這些不成功的案例，我們發(fā)現(xiàn)以下典型原因：
·如果項(xiàng)目小組和職能部門的責(zé)權(quán)不明確，將造成困惑。·項(xiàng)目小組沒有得到明確授權(quán)去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，因而效率低下;在某些情況下，他們只被賦予了責(zé)任，卻沒有相應(yīng)的權(quán)力和資源。·缺乏并行工程，一些職能和技能無法和諧地融入到項(xiàng)目小組中去。·項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)工作效率低，這源于幾個(gè)因素：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人沒有經(jīng)驗(yàn);對(duì)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人角色不明確;培訓(xùn)不足;項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人更換頻繁;或者項(xiàng)目小組的組織有缺陷。·項(xiàng)目小組缺乏項(xiàng)目實(shí)施所需的人手和技能，因而無法實(shí)現(xiàn)目標(biāo);各種資源在項(xiàng)目小組間調(diào)來調(diào)去，缺乏明確的決定。·由于沒有明確定義項(xiàng)目小組和職能部門之間的協(xié)作方法，兩者之間便有沖突和困擾。·小組成員任務(wù)分配造成的困擾使整個(gè)小組效率低下：比如說，小組成員把自己看作職能部門的評(píng)估者或記錄者，而非真正地幫助進(jìn)行實(shí)時(shí)決策項(xiàng)目小組構(gòu)成是產(chǎn)品開發(fā)流程的一個(gè)關(guān)鍵要素。一個(gè)高效的項(xiàng)目小組能極大地增進(jìn)溝通、協(xié)作和決策。在評(píng)審初期，我們就發(fā)現(xiàn)許多廣為接受的項(xiàng)目小組模式效率低下，而低下的原因與上文所述頗為相似。我們開發(fā)了一個(gè)新的模式。這個(gè)模式既能發(fā)揮項(xiàng)目小組這種組織形式的最佳方面，又能克服上述缺陷。我們把它稱之為項(xiàng)目小組構(gòu)成中的核心小組模式(Core Team Approach)。
核心小組是有權(quán)開發(fā)特定產(chǎn)品的一個(gè)小型跨部門項(xiàng)目小組。一個(gè)典型的核心小組有5-8名成員，有權(quán)力也有責(zé)任管理所有與開發(fā)該特定產(chǎn)品相關(guān)的任務(wù)。這些特定任務(wù)分配到核心小組的每個(gè)成員身上，每個(gè)成員都利用相應(yīng)資源完成這些任務(wù)。小組成員們?yōu)橹付ńo他們的工作確定方向，與職能部門打交道，并作為核心小組的一員參與集體決策。PAC則在開發(fā)工作的每一階段通過階段評(píng)審流程賦予核心小組責(zé)任和權(quán)力。每個(gè)核心小組都有一個(gè)指導(dǎo)和引導(dǎo)小組工作的領(lǐng)導(dǎo)人。該小組在執(zhí)行每一開發(fā)階段時(shí)遵守與PAC簽定的有關(guān)重大項(xiàng)目目標(biāo)以及可變動(dòng)的范圍的"合同"。
開發(fā)活動(dòng)的結(jié)構(gòu)
開發(fā)活動(dòng)是開發(fā)新產(chǎn)品的實(shí)質(zhì)性工作。在PACE中，結(jié)構(gòu)化的開發(fā)流程明確了應(yīng)做什么開發(fā)工作、相應(yīng)的先后次序、其間的關(guān)聯(lián)性以及用于開發(fā)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語。在評(píng)審流程中，我們發(fā)現(xiàn)，開發(fā)活動(dòng)的結(jié)構(gòu)中往往存在三類普遍的缺陷：(1)沒有任何明確的產(chǎn)品開發(fā)結(jié)構(gòu)的公司;(2)有具體流程手冊(cè)但并沒得到遵循的公司;(3)有結(jié)構(gòu)化的流程但并不能改進(jìn)或加快開發(fā)進(jìn)度的公司。
對(duì)第一種情況來說，公司必須在產(chǎn)品開發(fā)流程中不斷地"重新發(fā)明車輪"，即重新定義產(chǎn)品開發(fā)流程。每一個(gè)項(xiàng)目小組都定義其要遵循的流程，結(jié)果，每個(gè)項(xiàng)目小組即使在執(zhí)行相同的或相似的任務(wù)時(shí)，開發(fā)流程也迥然不同。這種模式延長了開發(fā)周期，且整個(gè)公司的項(xiàng)目小組都易犯同樣的錯(cuò)誤。
對(duì)第二種情況來說，流程被文檔化了，但是并沒有得到執(zhí)行。典型的情況是，某個(gè)職員在程序手冊(cè)里定義開發(fā)流程，然后把手冊(cè)散發(fā)出去，天真地期待每個(gè)人都會(huì)遵守它，結(jié)果當(dāng)然是他們并不遵守。多數(shù)情況下，他們不遵守反而好一點(diǎn)。項(xiàng)目小組又各自將自己的那一套流程搬了出來。
對(duì)第三種情況來說，開發(fā)流程已得到明確和遵守，可惜這個(gè)流程天生就效率低下。令人吃驚的是，許多公司在規(guī)范流程時(shí)，只是簡(jiǎn)單地將他們現(xiàn)有的做法寫成文件，哪怕這個(gè)流程效率低下，其結(jié)果自然是把問題制度化了。
在評(píng)審開發(fā)流程時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)普遍存在下列缺陷：
·無章可循的開發(fā)活動(dòng)導(dǎo)致產(chǎn)品不斷更新。·由于對(duì)必須完成什么樣的開發(fā)活動(dòng)及何時(shí)完成有誤解，因而造成項(xiàng)目計(jì)劃不周及準(zhǔn)備不足。·缺乏通用術(shù)語以及由此引起的理解問題，導(dǎo)致開發(fā)工作不理想。·產(chǎn)品開發(fā)定義過于詳細(xì)，尤其是缺乏結(jié)構(gòu)化的定義，使得開發(fā)效率不高。·每一步都需要多個(gè)簽字蓋章的官僚流程延緩了開發(fā)工作。·缺乏并行工程，因?yàn)樗鼪]有被設(shè)計(jì)到結(jié)構(gòu)化開發(fā)流程里。·缺乏開發(fā)活動(dòng)的周期時(shí)間指導(dǎo)，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度不準(zhǔn)確。·由于沒有將責(zé)任落實(shí)下來，導(dǎo)致未能不斷地改進(jìn)產(chǎn)品開發(fā)流程。
在PACE方法中，核心小組用結(jié)構(gòu)化開發(fā)流程開發(fā)產(chǎn)品，這將確保一致性，并避免小組創(chuàng)立各自的流程。基于一個(gè)通用的結(jié)構(gòu)化流程，就可以使用通用的周期時(shí)間指南并為持續(xù)改進(jìn)打下基礎(chǔ)。
按照PACE的方法，一個(gè)結(jié)構(gòu)化開發(fā)流程包括幾個(gè)等級(jí)。在階段評(píng)審流程所提供的框架中，一般有15-20個(gè)主要步驟來定義一個(gè)公司的產(chǎn)品開發(fā)流程;每一步又分成10-30項(xiàng)任務(wù)，規(guī)定每一個(gè)步驟如何在公司里得以實(shí)施。這些任務(wù)又為每一個(gè)步驟定義出標(biāo)準(zhǔn)周期時(shí)間，因此可以根據(jù)這些基本步驟編制進(jìn)度表、預(yù)估資源需求、制定計(jì)劃及進(jìn)行管理。
每一項(xiàng)任務(wù)還可進(jìn)一步細(xì)分成各種各樣的開發(fā)活動(dòng)。根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)，每一步驟的開發(fā)活動(dòng)數(shù)量從幾個(gè)到30或40個(gè)不等。總的來說，各步驟與任務(wù)永遠(yuǎn)適用于各種項(xiàng)目，而開發(fā)活動(dòng)則因項(xiàng)目不同而不同。