采購管理的基本要素
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采購是任何企業(yè)中都廣泛存在的業(yè)務(wù)行為，即使服務(wù)業(yè)、咨詢業(yè)這樣的非制造行業(yè)，采購管理也是非常重要的內(nèi)容。
提到采購，人們會不由自主地想到回扣、黑幕這些字眼，的確這些灰色的東西是存在的，因此采購管理的具體內(nèi)容有很大一部分就是針對這些方面的，要有效地進行采購管理，就必需分析采購的要素，對這些要素進行監(jiān)控，從而使采購成為一種陽光行為。
那么采購的要素有哪些呢？
第一，要確定供應(yīng)商的資格。以確保供應(yīng)商有良好的供貨能力。對于大型制造企業(yè)而言，這點尤為重要，因為供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力對于企業(yè)的穩(wěn)定生產(chǎn)具有關(guān)鍵性的作用，因此這些企業(yè)有一個合格供應(yīng)商名錄，采購只能限于名錄內(nèi)的供應(yīng)商，而且要由企業(yè)的技術(shù)和標(biāo)準化部門來核定這個名錄。
第二，采購價格形成機制。為了對采購價格進行有效管理，通常企業(yè)需要有一個價格小組來核定采購物品的價格上限，這個小組的成員應(yīng)該由高層主管、財務(wù)和采購部門共同組成，從而防止采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商在價格上有合謀私利的行為。
第三，付款方式的確定。這是實際的利益，企業(yè)應(yīng)盡最大的努力，爭取好的付款方式。
第四，數(shù)量核查。供應(yīng)商貨品到貨后，應(yīng)該由檢驗部門核查到貨數(shù)量。
第五，質(zhì)量核查。對于有質(zhì)量要求的貨品，需要質(zhì)檢部門的檢驗。
從上面5點可以看出，采購似乎跟采購部門沒什么關(guān)系，正是這樣，在這樣的機制之下，采購部門的工作就成為采購業(yè)務(wù)中的一個環(huán)節(jié)，而不是全部，這時采購部門的主要工作就是在價格上限之內(nèi)談判每次交易價格，對供應(yīng)商下發(fā)采購數(shù)量，跟催貨品，保證貨品在交貨期內(nèi)交付。
以上只是采購管理的要素框架，企業(yè)可以根據(jù)自己的管理實際需要，對其中的某些要素進行監(jiān)管，但最基本的要求是價格跟數(shù)量的確定不能由一個人或一個部門說了算，否則采購的黑洞會防不勝防。