采購作業(yè)的管理
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目錄：
1.采購作業(yè)之績效評估稽核
2.采購人員之管理、行為規(guī)范
3.內部稽核
4.采購內部協(xié)調
1.采購作業(yè)之績效評估稽核
降低采購價格：
采購價格由直接材料、直接人工、制造費用(進貨成本)、銷管費用、財務費用所構成，因此采購價格降低戰(zhàn)略應包括下列各種作戰(zhàn)方法：
（1）直接材料成本降低作戰(zhàn)：損耗原因調查及損耗降低與代替材料尋找開發(fā)。
（2）直接人工成本降低作戰(zhàn)：無謂工時減少、停頓工時減少、準備工時減少、搬運工時減少、生產效率提高與邁向自動化生產。
（3）制造費用降低作戰(zhàn)：擬定各項制造費用標準、實際標準與制造費用差額與重點降低制造費用。
（4）進貨成本降低作戰(zhàn)：尋找新的進貨來源、降低進貨成本之技巧與縮短通路、大量采購、相互采購。
（5）銷管費用降低作戰(zhàn)：營業(yè)人員管理、營業(yè)配額之擬定與營業(yè)費用檢核表。
（6）財務費用降低作戰(zhàn)：呆帳降低作戰(zhàn)、快銷、快收款作戰(zhàn)與)無貸款經營之導入。
采購費用降低策略：
采購費用由下列十項所組成
（1）請購手續(xù)成本。
（2）
采購成本。
（3）檢驗驗收成本。
（4）搬運費用及裝卸成本。
（5）保險費用與稅負。
（6）進庫成本。
（7）會計入帳及支付款項所花成本。
（8）倉儲成本。
（9）呆廢料損失成本。
（10）資金(利息)成本。
因此，采購費用降低戰(zhàn)略，亦應包括下列策略：
（1）請購手續(xù)成本降低策略：請購所花費的人工費用降低策略、請購所花費的人事務用品費用降低策略與請購主管及有關單位之審查費用降低策略。
（2）采購成本降低策略：估價詢價比價采購連絡通信費用降低策略、采購所花費的人工費用降低策略與采購主管及有關單位之審查費用降低策略。
（3）采購驗收成本降低策略：檢驗手續(xù)所花掉的人工費用降低策略、檢驗過程中所花費的文具用品費用降低策略與檢驗儀器設備所花費的折舊費用降低策略。
（4）搬運費用及裝卸成本降低策略：運費搬運費用降低策略、裝卸費用降低策略。
（5）保險費用與稅金降低策略。
（6）進貨成本降低策略。
（7）會計入帳及支付款項所花成本降低策略。
（8）庫存成本降低策略。
（9）呆廢料損失成本降低策略。
（10）資金(利息)成本降低策略。
2.采購人員之管理、行為規(guī)范
采購倫理：
因為采購人員大量資金，且其又同時扮演對外談判的角色，跟廠商進行接洽。因此，他們的立場與道德都于公司和廠商而言都非常重要。他們必須非常杰出，而且行為上也大公無私。因此，公司應將采購人員在采購業(yè)務上必須遵守的基本道德，以具體的方針、規(guī)定明示出。此即通常被認為與采購倫理有關的方針。且在某些情況，采購倫理也適用于采購有關人員。另一倫理問題是贈禮、接待等方針之決定。大體而言，大多數(shù)公司的作法是嚴格禁止贈禮與接待。某些公司則在有限度的范圍內予以同意，而少數(shù)的公司則采放的態(tài)度。
行為規(guī)范：美國
采購管理協(xié)會發(fā)表過：『有關采購習慣的原理與基準』，茲列舉其要點如下：
（1）采購人員在任何交易中，首先考慮公私立易，而且要信賴公司的經營方針，循此完成業(yè)務。
（2）采購人員必須善納相關人員之意見，此類意見在不至于傷害采購部門權威與責任的限度內，應予重視并評估。
（3）采購人員切勿持有偏見，務必使支出之金額都能發(fā)揮出最大之效用。
（4）采購人員必須經常致力于有系統(tǒng)的獲得采購物料與其有關之知識，同時也謀求采購部門采購事務合理化及使采購手續(xù)更有效率。
（5）采購人員在整個采購業(yè)務中，務必廉潔誠實。必須避免任何形式、型態(tài)下，可能受賄的情形。
（6）對于正當?shù)膩碓L廠商，采購人員必須在許可的范圍內，迅速且鄭重的招待來訪者。
（7）采購人員要尊重自己的職責，同時自需在不損害采購業(yè)務順利進行的范圍內，使別人也尊重自己的職責。
（8）在情況許可下，采購人員必須為同僚的工作提供意見，且從旁協(xié)助。
（9）對于以采購業(yè)務的發(fā)展及強化采購立場為目的的各種團體與個人，采購人員必須給予全面性的協(xié)助。
3.內部稽核
質量管理系統(tǒng)
（1）是否訂定質量文件。
（2）質量文件架構是否明確。
（3）質量計劃是否訂定說明。
（4）是否有文件管制相關之程序書？
（5）是否能確保修訂與新定訂單之核準權限劃分為相同？
（6）是否欠缺文件分發(fā)、收回管制記錄。
（7）各類訂單是否有修改紀錄。
（8）各類訂單是否做好分類、歸檔、保管？是否設保管目錄？
（9）各單位持有之各訂單的版次是否正確（含協(xié)力商持有之圖面、規(guī)格書等亦可顯示正確）。
（10）是否未提供辦者所需訂單。
（11）圖面（規(guī)格）更改時是否依合約經客戶同意、確認。
（12）外來文件，如客戶提供之文件、國外機構之標準等，管制？
（13）若依某國家標準（UL，CNS等）是否注明年份、版次？
（14）電子媒體是否管制？
（15）舊文件是否處理？
（16）是否有質量紀錄管制之相關程序書。
（17）是否欠缺協(xié)力商之訂單。
（18）訂單之格式是否與相關程序書之樣張一致？
（19）質量紀錄之歸檔、儲存是否易于調閱（有索引否）？
（20）訂單是否有歸檔錯誤找不到者？
（21）訂單是否易于閱讀？
（22）質量紀錄之儲存環(huán)境是否適當？是否損壞遺失？
（23）訂單是否規(guī)定保存期限？是否規(guī)定保存者？
（24）訂單之內容修訂是否由修改者簽名負責？
管理階層責任：
是否訂定質量政策？核定者是否適合？各階層人員是否知道并了解質量政策？有明確之組織圖？是否對各單位主管、管理代表、重要主管、驗證者等之權責作說明？是否由高階或管理代表定期進行管理審查？審查內容是否完備？審查后是否有矯正措施？是否有追蹤確認？管理審查者是否有記錄？
產品實現(xiàn)之規(guī)格：
（1）是否制訂合約審查之訂單？
（2）客戶訂單是否有明確書面記錄（無論何形式之訂貨且簽核受訂）？
（3）客戶要求（Q或D）是否有效傳遞相關單位？留有紀錄否？
（4）特殊訂單是否經審查？如何審查？有紀錄否？
（5）長期合約是否定期檢討？是否有適用之文件管制的相關標準？
（6）未符合客戶要求時是否通知客戶？處理過程是否有紀錄？
（7）客戶更改合約是否經審查？是否通知相關單位？
（8）客戶要求送樣確認是否有紀錄或證據顯示已送樣確認OK才確認訂單？
（9）客戶要求之包裝或標示方式是否通知倉儲等單位？
（10）交期異常是否有處理方式？
（11）是否有訂定客戶抱怨處理？
采購：
（1）是否有合格協(xié)力廠商一覽表？是否有UP-DATE？
（2）是否有授權者簽章？
（3）是否像合格分包商購買產品等？
（4）新合格分包商是否依規(guī)定程序評鑒？
（5）合格協(xié)力商之基本資料是否建文件？
（6）采購文件之質量要求是否明確？
（7）若依某國家標準是否注名年份、版次、參考文件等？
（8）表示所采購物料之資料（如圖面、規(guī)格表、檢測標準等）是否提供協(xié)力商？
（9）采購文件發(fā)出前是否經授權者核準？
（10）采購文件是否經分包商確認？
（11）采購文件更改是否經明確程序通知分包商？
（12）表現(xiàn)不好之協(xié)力廠商是否有規(guī)定應從合格名單剔除？是否依規(guī)定實施？
（13）表現(xiàn)不好卻未剔除之協(xié)力商是否有其它管制措施或輔導？
（14）請購單位提出之采購單是否未經采購單位同意直接發(fā)給協(xié)力商（尤其是緊急狀況）？
（15）非采購經手之部分采購活動（如托運、材質驗證等）是否依采購辦法處理？
（16）要求分包商提供之證明（如出廠檢驗、材質證明等）是否收到收到或歸檔？
生產及服務提供過程之確認：
（1）是否有工作說明書（如流程、作業(yè)標準等）？是否依標準作業(yè)？
（2）是否查核制程合格與否？是否有紀錄？
（3）設備不合格時是否標示隔離？
（4）制程不合格時是否停止生產并采矯正措施？
（5）制程（尤其特殊制程）是否有管制與監(jiān)督紀錄？
（6）特殊制程之設備的操作是否有詳細說明？
（7）操作與檢測人員是否訓練合格？
（8）是否在規(guī)定（或設定）條件外操作？
（9）官感檢查是否提供限度樣品，或提供能夠明確判斷合格與否之訓練？
（10）是否提供判斷各流程產品合格與否之標準？
（11）圖面、規(guī)格、標準等數(shù)據是否正確？
（12）工作環(huán)境是否臟亂？
（13）是否有相關之程序書（入料、制程、最終檢驗）？
（14）是否有相關之工作指示書，相關之檢驗標準或試驗標準？是否提供檢驗者如何決定樣本數(shù)、合格數(shù)？
（15）檢驗項目之合格判定標準是否明確（尤其是官感檢查部分）？
識別及追溯性：
（1）是否所建立程序書已追溯產品于各階段之質量狀況？
（2）不良修改或補料是否仍可作產品追溯（如修改之不良未歸原批或補料未登錄批號、訂單等。
（3）發(fā)貨記錄是否登記產品批號？
（4）產品上之標示因某原因遺失或被拿調（如修改）而混入別批？
（5）現(xiàn)場退料時是否未記批號，混入他批領料而無法追查來源？
（6）是否于某階段發(fā)生混合、拌和（如小批并入大批而無法追溯）？
（7）是否于某階段在大批拆成小批時未于各小批記入記錄，而與他批混合？
（8）將不合格半成品分成小批量混入正常批生產（或工廠）是否未記錄？
（9）協(xié)力商的原料于出貨前曾分裝或混合，是否仍持用原廠之出廠記錄（代理商或代銷商）？
產品防護：
（1）是否針對各類搬運（吊車、堆高機等）之搬運方法提出防止產品裂化之程序書？
（2）產品之儲存方式是否能有效防止變質劣化？儲存場所是否適當？
（3）對于易受環(huán)境影響之產品是否管制？
（4）產品是否規(guī)定有效儲存時間？
（5）是否查核實際存放時間超限？超限是否重驗？
（6）有沒有方法管制外包倉庫的使用，是否依規(guī)定？
（7）產品包裝（含標示）是否依規(guī)定？破損是否未處理？是否依批號訂單有限區(qū)隔？
（8）最終檢驗后至客戶收貨前是否有效管制質量（如出貨前查包裝、保存期限、運輸時要求防護措施）
（9）是否有出貨紀錄？出貨地址是否有寫清楚？
（10）隨貨送出之文書或發(fā)貨記錄所記載批號正不正確（易發(fā)生于貨柜包裝）？
（11）是否可從產品放置處查出儲存時間？
（12）是否未提供儲存或包裝等相關標準給倉庫？
（13）儲存條件是否不正確（如標示保持干燥卻露天儲存，需特殊溫度控制卻放于一般場所）？
（14）包裝規(guī)格是否完備（除尺寸、產品裝添外，是否遺漏性能測試）？
（15）客戶退貨處理是否有相關辦法可循？
（16）是否有檢測設備一覽表（含對應之檢測項目）？設備之精度是否合適？是否有可追溯至適用國家標準（若無則需有公司標準）之校正標準？需校正之設備是否未含檢測用之模治、工具及軟件？向分包商借的檢測設備是否有辦法管制定期校正、保養(yǎng)？測試標準件是否未規(guī)定校正周期？校正周期之訂定是否考慮使用頻率？是否未依規(guī)定期限校正？是否留有校正資料？記錄是否不完整（如缺少位置、識別號碼等）？記錄是否定期分析？校正狀況是否標示？外包校正是否找合格廠商？失效檢測設備所檢測之產品是否評估處理、已出貨者是否通知客戶？故障檢測設備是否標示、隔離？檢測標準件是否一般件分開儲存？新購入或修理過設備是否于使用前校正？易受搬運影響之設備是否于搬運后校正？校正之軟、硬件是否有管制方法可避免未經授權之調整修改？模、治具等檢測設備是否于使用前定期點檢（依點檢標準）并留記錄？需管制之環(huán)境條件是否管制？
量測、分析及改進：
（1）針對AQ異常、客戶抱怨、入料不合格等是否皆有程序書規(guī)定應采矯正措施？
（2）矯正措施是否有紀錄？紀錄是否注明由誰、于何時、如何矯正等？
（3）矯正措施是否含協(xié)力商？是否落實？
（4）是否追蹤確認矯正之執(zhí)行？若無效是否繼續(xù)分析采取對策？
（5）矯正措施之查報、紀錄及追蹤的權責是否明確？
（6）是否調查真因？是否有再發(fā)防止措施？
（7）矯正措施是否延伸到管理審查？
（8）制程發(fā)生之材損是否追溯并做到封倉檢驗？
（9）成品檢驗發(fā)現(xiàn)制程問題是否追溯到制程，并對必要時停線？
顧客滿意度：
是否進行客戶滿意度調查？是否有持續(xù)維持客戶滿意度？過程之監(jiān)督及量測？
（1）相關之工作指示書是否視為非管制文件？
（2）入料于緊急未驗時，是否有經授權核準之記錄，并標示、區(qū)隔以利追溯？
（3）是否在檢驗工作未依規(guī)定核準前即進行分發(fā)、出貨等動作?
（4）進行成品檢驗前是否查核制程檢驗合格否（如查核紀錄或合格標示）？
（5）出貨前是否對包裝進行檢驗（尤其是入庫前未包裝完成或改換包裝等情形）？
（6）制程檢驗是否留有紀錄？
（7）檢驗記錄書寫清楚否？是否簽名以示負責？
（8）檢驗記錄有注明：合格、不合格數(shù)量，判定不合格之處理等數(shù)據否
（9）代驗、允收、拒收之產品是否標示、隔離？
（10）不實施檢驗之項目，廠商是否有經核準之一覽表？是否有適當之管制措施？
（11）對于客戶之特別要求是否遺漏未檢？
（12）檢驗記錄是否未于測試后即刻完成？
（13）最終測試是否已涵蓋整個產品質量？
（14）是否針對協(xié)力商之質量表現(xiàn)定期檢討并提供數(shù)據給相關單位（含協(xié)力商）？
（15）是否有一套辦法將不合格情形告知協(xié)力商？
（16）成品之質量特性（客戶要求）是否皆經有效之驗證？
（17）入料、制程、成品、出貨檢驗后是否標示檢驗結果，標示是否能發(fā)揮管制作用？
（18）合格標示是否有負責人簽章
（19）產品由各階段移轉時，移轉文件是否可看出誰制造、誰檢驗？
（20）標示牌是否遺失？
（21）不合格標示牌是否由非授權者拿掉？
內部稽核：
（1）內部質量稽核是否有相關程序書？
（2）是否有稽核計劃？稽核計劃是否含ISO所要求之項目與全部相關單位？
（3）是否依計劃實施（查延遲或未做）？
（4）每次稽核是否有實際查核之稽核檢查表（若無，則需于稽核前之會議討論）？
（5）稽核者是否訓練合格？是否列于受稽單位？
（6）稽核結果是否有書面報告？
（7）缺失是否責成受稽單位主管提出改善對策？
（8）改善對策是否定有期限？
（9）上次稽核結果與要求改善項目是否提供給本次相關之稽核者？
（10）同樣問題一再重復發(fā)生，應由誰向高階報告？有無明確規(guī)定？
不符合產品之管制：
（1）不合格品之管制（含隔離、處理方式），是否有相關程序書
（2）影響客戶要求質量之特采是否經客戶同意？
（3）特采審查時，QA是否有足夠職權？
（4）是否有紀錄？
（5）若客戶要求特采（修理或不修理）之實況是否能如實提供？
（6）重修或重生產品是否依規(guī)定檢驗，并留記錄？
（7）不合格品區(qū)之不合格品是否未經授權任意搬動而與合格品混在一起？
（8）合格品與不合格品之存放是否不易區(qū)分？
（9）是否沒有紀錄顯示不合格品應如何處理？
（10）由誰決定處理方式？
4.采購內部協(xié)調
請購部門：填寫請購單，并經適當核準
采購部門：
1.編制連續(xù)編號的采購單，并經核準
2.采購單一式五聯(lián)。
驗收部門：1.核對進貨品名
2.清點進貨數(shù)量，查出損壞品并予以退回
3.編制驗收報告。
倉儲部門：1.清點無誤后，于驗收報告簽收
2.填寫入庫單。
生產部門：1.填寫領料單
2.生產完工后，再將制成品送倉儲部，并將有關資料送成本會計部。
會計部門：匯集相關憑證（請購單、采購單、驗收報告、入庫單、領料單）入帳，并請存貨記錄與成本分攤。