現(xiàn)代采購(gòu)管理制度
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現(xiàn)代
采購(gòu)管理是企業(yè)為了達(dá)成產(chǎn)銷計(jì)劃，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商（RightVendor），在確保適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)（RightQuality）下，于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（RightTime），以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格（RightPrice），獲得適當(dāng)數(shù)量（RightQuantity）的物料或服務(wù)所采取的一系列管理活動(dòng)，即采購(gòu)的“5R”原則。因此我們必須研究如何在獲得物料或服務(wù)過(guò)程中，統(tǒng)籌兼顧采購(gòu)的事前規(guī)劃，事中的執(zhí)行，事后的控制維護(hù)，以達(dá)到維持正常的產(chǎn)銷活動(dòng)，同時(shí)降低產(chǎn)銷成本，實(shí)現(xiàn)我們的采購(gòu)供應(yīng)目標(biāo)：密切供應(yīng)商關(guān)系，保障供給，降低
采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量。
第一部分科室采購(gòu)負(fù)責(zé)制是落實(shí)現(xiàn)代采購(gòu)管理的支點(diǎn)
隨著集團(tuán)生產(chǎn)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相應(yīng)地給采購(gòu)供應(yīng)管理增加了許多難度。供應(yīng)采購(gòu)部門(mén)將以科室崗位負(fù)責(zé)制為支點(diǎn)，實(shí)行分類采購(gòu)專項(xiàng)專人崗位落實(shí)，建立采購(gòu)隊(duì)伍的激勵(lì)機(jī)制，為企業(yè)的生產(chǎn)提供高質(zhì)高性價(jià)比的生產(chǎn)原料和物資，落實(shí)現(xiàn)代采購(gòu)制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略。
科室崗位負(fù)責(zé)制是以科室為單位，進(jìn)行分類協(xié)調(diào)采購(gòu)，以崗位為考核和落實(shí)支點(diǎn)，進(jìn)行專人專項(xiàng)采購(gòu)管理。同時(shí)，在以科室為單位的采購(gòu)管理運(yùn)作中，要注意掌握采購(gòu)中的幾個(gè)因素：
1．?dāng)?shù)量就是力量。這是談判課程中基本的原理。買方的采購(gòu)批量是買方在談判中的最大優(yōu)勢(shì)，但具體如何合理運(yùn)用這個(gè)優(yōu)勢(shì)，卻取決于不同的采購(gòu)戰(zhàn)略。對(duì)于某些生產(chǎn)資料的采購(gòu)，其采購(gòu)批量上的優(yōu)勢(shì)是相當(dāng)明顯的。為了維持價(jià)格的競(jìng)爭(zhēng)性，同時(shí)也為了分散風(fēng)險(xiǎn)，常常要維持兩到三個(gè)供應(yīng)商。另外一方面，某些物料的采購(gòu)，尤其是品種繁多的低值物品，單項(xiàng)商品的采購(gòu)規(guī)模并不一定很大。如果仍然采取分散采購(gòu)，則是自己削減自己的優(yōu)勢(shì)。這種情況下可以將同類商品，甚至不同類的商品進(jìn)行合并采購(gòu)，從而提升談判的力量。試想，如果我們有近百項(xiàng)年采購(gòu)量在幾千元左右的商品，如果單獨(dú)采購(gòu)各項(xiàng)產(chǎn)品，將沒(méi)有一項(xiàng)可獲得采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，而且因?yàn)橐c數(shù)百個(gè)不同的供應(yīng)商交易，廠商的采購(gòu)成本也是相當(dāng)巨大的。但是如果能將這千項(xiàng)物品集中從一兩個(gè)供應(yīng)商那里采購(gòu)，該廠商就是年采購(gòu)量數(shù)十萬(wàn)元的
大客戶，沒(méi)有一個(gè)供應(yīng)商會(huì)忽視我們的存在。
2．選擇綜合性供應(yīng)商。如果我們要合并采購(gòu)項(xiàng)目，有時(shí)一個(gè)具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買方的需要。對(duì)單一物料的制造商而言，單一客戶的采購(gòu)量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢(shì)，但其提供給我們買方的未必就是最好的價(jià)格，并且他們很少有為單獨(dú)為某一客戶儲(chǔ)備大量的庫(kù)存。相比之下，通過(guò)服務(wù)靈活的綜合性供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，買方龐大的采購(gòu)批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買方可以要求供應(yīng)商儲(chǔ)備一定的庫(kù)存量，從而將自己的庫(kù)存削減到最小。而當(dāng)我們買方由于
生產(chǎn)計(jì)劃波動(dòng)等原因而取消某些物料的采購(gòu)訂單時(shí)，因?yàn)榇蟛糠謳?kù)存放在供應(yīng)商那里，這部分損失可以和供應(yīng)商一起分擔(dān)，而且供應(yīng)商還可以通過(guò)自己的銷售渠道把這些多余的庫(kù)存銷售給其他客戶。在供應(yīng)商庫(kù)存管理的支持下，企業(yè)生產(chǎn)在物料供應(yīng)上也就有了保障。不僅如此，供應(yīng)商通過(guò)增加庫(kù)存和提供額外服務(wù)等手段，也可以與我們結(jié)成相當(dāng)緊密的伙伴關(guān)系。供應(yīng)商通過(guò)大批量的商品進(jìn)出，實(shí)現(xiàn)薄利多銷的目的；而當(dāng)客戶有其他的需求時(shí)，他們也往往會(huì)成為首選供應(yīng)商。這是實(shí)際上是一個(gè)雙贏的局面。
3．近地域采購(gòu)。運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間和成本在物料采購(gòu)中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時(shí)間是被用在了運(yùn)輸上。特別是一些低價(jià)值產(chǎn)品，長(zhǎng)途運(yùn)輸無(wú)疑將增加采購(gòu)的成本，有時(shí)甚至可能超過(guò)物料本身的價(jià)值。實(shí)際上很多廠商都注意到了這點(diǎn)。例如，諾基亞在建設(shè)北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)的星網(wǎng)工業(yè)園工程中，也邀請(qǐng)了他們的主板、電池、機(jī)殼等主要物料供應(yīng)商在開(kāi)發(fā)區(qū)建廠。在整個(gè)星網(wǎng)工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存。
4．ERP系統(tǒng)的運(yùn)用。ERP(企業(yè)資源管理)系統(tǒng)的應(yīng)用無(wú)疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。對(duì)于我們目前的情況來(lái)看，雖然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全的ERP管理，但是已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了電腦信息化管理，部門(mén)內(nèi)部通過(guò)局域網(wǎng)的信息和資源互通互享，可以提高運(yùn)作的速度，減少出錯(cuò)率，增強(qiáng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，從而帶來(lái)采購(gòu)成本的相應(yīng)下降。
5．誠(chéng)信的工作態(tài)度。“動(dòng)蕩經(jīng)濟(jì)”的到來(lái)使競(jìng)爭(zhēng)法則從公司之間的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)為供應(yīng)鏈聯(lián)盟之間的競(jìng)爭(zhēng)。良好的供應(yīng)商關(guān)系是構(gòu)建供應(yīng)鏈聯(lián)盟的基礎(chǔ)，供應(yīng)商關(guān)系管理因而成為決定企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。良好的供應(yīng)商關(guān)系是通過(guò)誠(chéng)信互利的合作達(dá)到的。良好的信用紀(jì)錄可以極大地提升采購(gòu)方在談判中的地位，采購(gòu)員在向供應(yīng)商要求更合理的采購(gòu)條件時(shí)也不會(huì)難于啟齒。同時(shí)，良好的供應(yīng)商關(guān)系常常可以使買方在物料短缺時(shí)仍能以相對(duì)合理的價(jià)格及時(shí)得到供貨，在供應(yīng)充裕時(shí)又可以獲得相當(dāng)優(yōu)惠的價(jià)格。
同時(shí)，以科室崗位負(fù)責(zé)制為基礎(chǔ)的企業(yè)采購(gòu)供應(yīng)管理制度中，還將加強(qiáng)采購(gòu)隊(duì)伍的建設(shè)和管理，激勵(lì)和監(jiān)控
采購(gòu)人員。我們企業(yè)供應(yīng)鏈的主要成本是產(chǎn)品的直接材料，影響成本的因素有兩個(gè)：采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)量。前者反映采購(gòu)人員對(duì)行業(yè)的了解程度情況；后者則反映采購(gòu)人員與市場(chǎng)、研發(fā)、計(jì)劃、預(yù)測(cè)部門(mén)的溝通。這兩者在采購(gòu)行為上則表現(xiàn)為如何依據(jù)內(nèi)部需求和外部供應(yīng)變化，把握最佳時(shí)機(jī)和各類供應(yīng)商進(jìn)行談判。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)，包括對(duì)專業(yè)采購(gòu)技能、溝通能力等的培訓(xùn)；適時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn)，將采購(gòu)方的企業(yè)文化、采購(gòu)運(yùn)作方式滲透到供應(yīng)商當(dāng)中，這些都是必要的。
激勵(lì)是管理的支持，有效激勵(lì)的前提是明確的標(biāo)桿和目標(biāo)。建立監(jiān)控體系和激勵(lì)機(jī)制使采購(gòu)團(tuán)隊(duì)在面對(duì)大量現(xiàn)金流和物流的環(huán)境中擺正了自己與公司的關(guān)系，有效的管理方法能提高工作效率。然而，如何將管理制度與管理方法有機(jī)結(jié)合，在提高效率的同時(shí)，使采購(gòu)員能一切從公司利益出發(fā)，這是留給供應(yīng)部每一個(gè)成員用實(shí)踐來(lái)回答的問(wèn)題。
第二部分，利用信息手段，制定采購(gòu)的最優(yōu)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)成本控制
如果能正確掌握行情信息，正確估計(jì)未來(lái)價(jià)格取向，就能制定最優(yōu)的采購(gòu)計(jì)劃，最大限度地降低采購(gòu)成本。而這，就是信息的魅力。信息系統(tǒng)是指為決策提供依據(jù)而收集、整理、分析各種企業(yè)內(nèi)部和外部與企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的質(zhì)和量的資料系統(tǒng)。對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行分析至為重要，因?yàn)闆Q策和戰(zhàn)略制定的質(zhì)量很大程度上取決于所收集信息的數(shù)量和質(zhì)量。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，目前的信息主要集中在以下方面：
企業(yè)內(nèi)部：
1.生產(chǎn)部門(mén)下一階段的生產(chǎn)計(jì)劃
2.銷售部、市場(chǎng)部的產(chǎn)品銷售情況
3.倉(cāng)儲(chǔ)物流部門(mén)的庫(kù)存信息
4.新產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)的信息
5.企業(yè)決策層下一階段的戰(zhàn)略
6.預(yù)測(cè)部門(mén)的研究報(bào)告
企業(yè)外部：
1.所采購(gòu)產(chǎn)品的行情趨勢(shì)
2.行業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況
3.國(guó)家相關(guān)的政策法規(guī)
4.行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況
5.與行業(yè)相關(guān)的社會(huì)活動(dòng)
6.海外市場(chǎng)的情況
7.產(chǎn)品新材料或替代產(chǎn)品的研發(fā)情況
在收集匯總以上信息后，通常按照以下的4個(gè)步驟進(jìn)行整理分析：
第一階段是對(duì)行業(yè)和大環(huán)境相關(guān)的外部資料進(jìn)行全面分析。總結(jié)出產(chǎn)品未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，價(jià)格趨勢(shì)，以及產(chǎn)品是否有替代產(chǎn)品等，這是供方信息。
第二階段是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)計(jì)劃、戰(zhàn)略規(guī)劃、銷售預(yù)測(cè)等進(jìn)行分析，總結(jié)出企業(yè)的在不同時(shí)期的不同原料的需求狀況，這是購(gòu)方信息。
第三階段是根據(jù)部門(mén)情況、供應(yīng)商情況、資金情況等評(píng)定采購(gòu)的能力。
第四階段根據(jù)上面的三個(gè)情況匯總，制定具體的采購(gòu)計(jì)劃，做到從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，在確保適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)下，于適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格，獲得適當(dāng)數(shù)量的原料，從而達(dá)到保障生產(chǎn)供給，降低采購(gòu)成本，減少庫(kù)存耗費(fèi)等目的。信息，是企業(yè)未來(lái)的重要核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，誰(shuí)掌握了最及時(shí)最準(zhǔn)確的信息，誰(shuí)就能在市場(chǎng)上占得先機(jī)，獲得優(yōu)勢(shì)。作為與市場(chǎng)結(jié)合最緊密的采購(gòu)活動(dòng)，信息更是采購(gòu)人員的生命線。充分發(fā)揮信息的作用，為企業(yè)決勝未來(lái)提供重要的支撐。
現(xiàn)代的采購(gòu)管理是一個(gè)大課題，對(duì)采購(gòu)人員提出了更高的要求，全體采購(gòu)人員更應(yīng)該抓住企業(yè)發(fā)展的良好機(jī)遇，不斷學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)能力，用實(shí)際的工作來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代采購(gòu)管理。