倉庫管理:出庫作業(yè)流程
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(一)催提
倉庫對將要到期的倉儲物,要做好催提工作。催提是直接向已知的提貨人發(fā)出提貨通知,可以用信件、傳真、電話等方式。當(dāng)不知道確切提貨人時,可以向存貨人催提。
到期催提應(yīng)在到期日的前一段時間進行。合同有約定的,在約定期通知,合同沒有約定的,倉庫應(yīng)選擇合理的提前時間催提,以便收貨人有足夠的準(zhǔn)備時間。另外,對于在倉儲期間發(fā)生損害、變質(zhì)的物品,保質(zhì)期就要到期的物品,或者剩余的少量殘貨、地腳貨,也應(yīng)進行催提,以免堆積占用倉庫倉容,同時也可減小或避免存貨人的損失。
(二)審核出庫憑證
倉庫接到出庫憑證(倉單)后,必須對出庫憑證進行審核。
(三)備貨
出庫憑證審核無誤后,要按出庫憑證所列項目要求和數(shù)量進行出庫準(zhǔn)備,包括揀選、補貨、配貨、加工、包裝及物品出庫時應(yīng)附有的質(zhì)量證明書、裝箱單、重量單、保險單等附件的準(zhǔn)備。機電設(shè)備、儀器儀表等產(chǎn)品的說明書及合格證應(yīng)隨貨同行。進口商品還要附海關(guān)證明、商品檢驗證書、原產(chǎn)地證、外匯核銷單等。
備貨時應(yīng)本著“先進先出、推陳出新”的原則,易霉易壞的先出,接近失效期的先出。
(四)復(fù)核
為了保證出庫物品不出差錯,備貨后應(yīng)進行復(fù)核。復(fù)核時應(yīng)遵循“單貨相符”的原則。即出庫物品的品名、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等信息應(yīng)與出庫憑證相一致。
(五)出庫交接
出庫物品經(jīng)全面復(fù)核無誤后,即可辦理清點交接手續(xù)。如果是用戶自提方式,即將物品和證件向提貨人當(dāng)面點清,辦理交接手續(xù)。如果是代運方式,則應(yīng)辦理內(nèi)部交接手續(xù),即由物品保管人員向運輸人員或包裝部門的人員點清交接,由接收人簽章,以劃清責(zé)任。
(六)登賬
清點交接后,保管員應(yīng)在出庫單上填寫實發(fā)數(shù)、發(fā)貨日期等內(nèi)容,并簽名。然后將出庫單連同有關(guān)證件資料,及時交給貨主,以便貨主辦理貨款結(jié)算。
(七)銷賬存檔
物品發(fā)運出去后,該物品的倉庫保管業(yè)務(wù)即告結(jié)束,保管員應(yīng)做好清理工作,及時注銷賬目、料卡,調(diào)整貨位上的吊牌,以保持物品的賬、卡、物一致,將已空出的貨位標(biāo)注在貨位圖上,以備后續(xù)物品使用。