KJ親和圖法使用
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KJ法又稱A型圖解法、親和圖法（Affinity Diagram）
KJ法的概念
KJ法是將未知的問(wèn)題、未曾接觸過(guò)領(lǐng)域的問(wèn)題的相關(guān)事實(shí)、意見(jiàn)或設(shè)想之類的語(yǔ)言文字資料收集起來(lái)，并利用其內(nèi)在的相互關(guān)系作成歸類合并圖，以便從復(fù)雜的現(xiàn)象中整理出思路，抓住實(shí)質(zhì)，找出解決問(wèn)題的途徑的一種方法。
KJ法所用的工具是A型圖解。而A型圖解就是把收集到的某一特定主題的大量事實(shí)、意見(jiàn)或構(gòu)思語(yǔ)言資料，根據(jù)它們相互間的關(guān)系分類綜合的一種方法。
把人們的不同意見(jiàn)、想法和經(jīng)驗(yàn)，不加取舍與選擇地統(tǒng)統(tǒng)收集起來(lái)，并利用這些資料間的相互關(guān)系予以歸類整理，有利于打破現(xiàn)狀，進(jìn)行創(chuàng)造性思維，從而采取協(xié)同行動(dòng)，求得問(wèn)題的解決。
KJ法的來(lái)源
KJ法的創(chuàng)始人是東京工人教授、人文學(xué)家川喜田二郎，KJ是他的姓名的英文縮寫。
川喜田二郎在多年的野外考察中總結(jié)出一套科學(xué)發(fā)現(xiàn)的方法，即把乍看上去根本不想收集的大量事實(shí)如實(shí)地捕捉下來(lái)，通過(guò)對(duì)這些事實(shí)進(jìn)行有機(jī)的組合和歸納，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的全貌，建立假說(shuō)或創(chuàng)立新學(xué)說(shuō)。后來(lái)他把這套方法與頭腦風(fēng)暴法相 結(jié)合，發(fā)展成包括提出設(shè)想和整理設(shè)想兩種功能的方法。這就是KJ法。這一方法自1964年發(fā)表以來(lái)，作為一種有效的創(chuàng)造技法很快得以推廣，成為日本最流行 的一種方法。KJ法的主要特點(diǎn)是在比較分類的基礎(chǔ)上由綜合求創(chuàng)新。在對(duì)卡片進(jìn)行綜合整理時(shí)，既可由個(gè)人進(jìn)行，也可以集體討論。
KJ法的運(yùn)用范圍
KJ法的應(yīng)用范圍很廣，常用于以下生產(chǎn)管理活動(dòng)中：
①迅速掌握未知領(lǐng)域的實(shí)際情況，找出解決問(wèn)題的途徑。
②對(duì)于難以理出頭緒的事情進(jìn)行歸納整理，提出明確的方針和見(jiàn)解。
③通過(guò)管理者和員工的一起討論和研究，有效地貫徹和落實(shí)企業(yè)的方針政策。
④成員間互相啟發(fā)，相互了解，促進(jìn)了為共同的目的的有效合作。
在全面質(zhì)量管理活動(dòng)中，KJ法是尋找質(zhì)量問(wèn)題的重要工具，具體來(lái)講，KJ法可以用在以下幾個(gè)方面：
①制訂推行全面質(zhì)量管理的方針和目標(biāo)。
②制訂發(fā)展新產(chǎn)品的方針、目標(biāo)和計(jì)劃。
③用于產(chǎn)品市場(chǎng)和用戶的質(zhì)量調(diào)查。
④促進(jìn)質(zhì)量管理小組活動(dòng)的開(kāi)展。
⑤協(xié)調(diào)各部門的意見(jiàn)，共同推進(jìn)全面質(zhì)量管理。
⑥調(diào)查協(xié)作廠的質(zhì)量保證活動(dòng)狀況。
KJ法的實(shí)施步驟
1.準(zhǔn)備
主持人和與會(huì)者4～7人。準(zhǔn)備好黑板、粉筆、卡片、大張白紙、文具。
2.頭腦風(fēng)暴法會(huì)議
主持人請(qǐng)與會(huì)者提出30－50條設(shè)想，將設(shè)想依次寫到黑板上。
3.制做卡片
主持人同與會(huì)者商量，將提出的設(shè)想概括2－3行的短句，寫到卡片上。每人寫一套。 這些卡片稱為“基礎(chǔ)卡片”。
4.分成小組
讓與會(huì)者按自己的思路各自進(jìn)行卡片分組，把內(nèi)容在某點(diǎn)上相同的卡片歸在一起，并加一個(gè)適當(dāng)?shù)臉?biāo)題，用綠色筆寫在一張卡片上，稱為“小組標(biāo)題卡”。不能歸類的卡片，每張自成一組。
5.并成中組
將每個(gè)人所寫的小組標(biāo)題卡和自成一組的卡片都放在一起。經(jīng)與會(huì)者共同討論，將內(nèi)容相似的小組卡片歸在一起，再給一個(gè)適當(dāng)標(biāo)題，用黃色筆寫在一張卡片上，稱為“中組標(biāo)題卡”。不能歸類的自成一組。
6.歸成大組
經(jīng)討論再把中組標(biāo)題卡和自成一組的卡片中內(nèi)容相似的歸納成大組，加一個(gè)適當(dāng)?shù)臉?biāo)題，用紅色筆寫在一張卡片上，稱為“大組標(biāo)題卡”。
7.編排卡片
將所有分門別類的卡片，以其隸屬關(guān)系，按適當(dāng)?shù)目臻g位置貼到事先準(zhǔn)備好的大紙上，并用線條把彼此有聯(lián)系的連結(jié)起來(lái)。如編排后發(fā)現(xiàn)不了有何聯(lián)系，可以重新分組和排列，直到找到聯(lián)系。
8.確定方案
將卡片分類后，就能分別地暗示出解決問(wèn)題的方案或顯示出最佳設(shè)想。經(jīng)會(huì)上討論或會(huì)后專家評(píng)判確定方案或最佳設(shè)想。
KJ法的應(yīng)用流程
原理：結(jié)合腦力激蕩、分類法、歸納法。
適用情況：?jiǎn)栴}復(fù)雜，起初情況混淆不清，牽涉部門眾多，檢討起來(lái)各說(shuō)各話時(shí)特別適用。例如公司營(yíng)運(yùn)不善、供產(chǎn)銷不協(xié)調(diào)、市場(chǎng)占有率節(jié)節(jié)敗退等。
優(yōu)點(diǎn)：解決問(wèn)題過(guò)程可以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，開(kāi)拓視野，突破部門藩籬，并獲得整體的觀點(diǎn)，有助于減輕內(nèi)部矛盾，并將精力集中于解決問(wèn)題，而不是內(nèi)部耗損。
困難：需要較有經(jīng)驗(yàn)的主管引導(dǎo)，才能有效的促成坦誠(chéng)與開(kāi)放的態(tài)度，并在分類與歸納過(guò)程，能形成合理的答案。
1.組織團(tuán)隊(duì)：將問(wèn)題可能涉及的相關(guān)部門人員組織起來(lái)，少則可以是3－5人，多則數(shù)十人。意見(jiàn)特別強(qiáng)烈的人不能被摒除在外，平時(shí)不講話的人，只要工作相關(guān)便需邀請(qǐng)參加。
2.建立共識(shí)：運(yùn)用團(tuán)隊(duì)技巧，讓團(tuán)體成員降低壓力，建立整體共存共榮的一體感，避開(kāi)針對(duì)個(gè)人與部門的攻擊，減輕防衛(wèi)性的心理狀態(tài)。研討會(huì)不要在公司里，封閉式效果更好，座位的安排不要依照組織位階，圍成圓圈或馬蹄型較佳。
3.定義挑戰(zhàn)：清楚提出挑戰(zhàn)，并指出期望的結(jié)果。例如∶公司已經(jīng)投入3億開(kāi)發(fā)高新科技項(xiàng)目，至今尚無(wú)成果，我們的目標(biāo)是找出問(wèn)題的關(guān)鍵，并決定是否繼續(xù)投入資金，如果要繼續(xù)投入，未來(lái)該如何控制本項(xiàng)目，并如何確保成果。
4.展開(kāi)腦力激蕩：人數(shù)如果在12人以下，可以集體操作，如果在12人以上，最好分成幾個(gè)小組，每組約4－8人，將同部門的人，分散在 不同的小組，以便能互相交流。此階段主要將所有問(wèn)題現(xiàn)象詳細(xì)列出，并將問(wèn)題寫在N次貼的貼紙上，每張貼紙只寫一個(gè)問(wèn)題，時(shí)間約為30－90分鐘。如果問(wèn)題 太多，可以延長(zhǎng)時(shí)間，但中間需要休息。
5.匯集問(wèn)題－腦力激蕩結(jié)束，集合各小組成員，由各小組輪流上臺(tái)發(fā)表腦力激蕩結(jié)果，并將N次貼一一貼在事先準(zhǔn)備好的大海報(bào)紙上，如果 有相同點(diǎn)，便將該問(wèn)題貼在一起，當(dāng)全部發(fā)表完后，所有可能的問(wèn)題已經(jīng)全部呈現(xiàn)在大家眼前。一般問(wèn)題會(huì)在數(shù)十個(gè)左右，特別復(fù)雜的情況可能多達(dá)幾百個(gè)。
6.分類整理－此時(shí)由主持人引導(dǎo)大家將問(wèn)題分成幾個(gè)大類，分類完成后，經(jīng)過(guò)檢查一遍，便形成幾大類的問(wèn)題了。
7.排出順序－將每一大類的問(wèn)題，根據(jù)其嚴(yán)重性排列順序，如果問(wèn)題甚多，可以分成A、B、C三組，A組是最重要的，B組是一般重要，C組是次要的。
8.責(zé)任劃分－將各類問(wèn)題牽涉的部門，以矩陣圖的方式列出，并標(biāo)示出主要負(fù)責(zé)部門與參與解決部門。主要負(fù)責(zé)部門標(biāo)示◎參與部門標(biāo)示以○。
9.構(gòu)思方案－由主要負(fù)責(zé)部門帶頭，舉辦小型研討會(huì)，并提出建議方案，經(jīng)由決策小組同意后，形成決策，同時(shí)交付執(zhí)行。
10.效果確認(rèn)與跟進(jìn)－根據(jù)執(zhí)行計(jì)劃，定期與不定期的檢討成果與進(jìn)度，并做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與修正，直到問(wèn)題解決完畢。
11.標(biāo)準(zhǔn)化－如果此問(wèn)題將來(lái)還會(huì)遇到，必需將此次的經(jīng)驗(yàn)，變成標(biāo)準(zhǔn)化的流程，并將相關(guān)的資料形成書面化，以利未來(lái)的參考，不僅能節(jié)省時(shí)間與成本，更能促成組織的學(xué)習(xí)能力，這也是未來(lái)組織的重要核心能力－知識(shí)管理的能力。如果公司有內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)該將此信息公布于網(wǎng)上，以便將此經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為全公司的技能。
KJ法與統(tǒng)計(jì)方法、SQC法
將KJ法同質(zhì)量管理中的統(tǒng)計(jì)方法，用表1和圖1的形式加以對(duì)比，從中可以掌握KJ法的特征。
表1 KJ法與質(zhì)量管理中統(tǒng)計(jì)方法的對(duì)比
KJ法 統(tǒng)計(jì)方法
發(fā)現(xiàn)問(wèn)題型 假設(shè)經(jīng)驗(yàn)型
不把現(xiàn)象數(shù)量化，而是用語(yǔ)言文字形式掌握問(wèn)題 把現(xiàn)象數(shù)理化，依靠數(shù)據(jù)資料掌握問(wèn)題
側(cè)重綜合，特別是不同性質(zhì)的綜合 側(cè)重分析和分層
從概念出發(fā)進(jìn)行歸納 用理論分析問(wèn)題
以本國(guó)的語(yǔ)言文字作為思考方法的基礎(chǔ) 西歐式的思想方法
KJ法在維修質(zhì)量管理中的主要用途表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.用于認(rèn)識(shí)事實(shí)
在未知和無(wú)經(jīng)驗(yàn)的情況下，事物色雜亂無(wú)章的，必須弄清每一個(gè)有關(guān)的事實(shí)，冷靜分析掌握的實(shí)際資料，決不可從既定的概念和假設(shè)出發(fā)看問(wèn) 題。關(guān)鍵在于掌握事實(shí)，力戒在事實(shí)中摻雜進(jìn)主觀的意見(jiàn)、想法或想象之類的東西。深入現(xiàn)場(chǎng)，親眼看，親耳聽(tīng)，親身體驗(yàn)觀察，這些做法是掌握事實(shí)的最好方法。
在把握觀察到的事實(shí)整理成語(yǔ)言文字資料時(shí)，應(yīng)避免抽象化、要盡量具體。如諾抽象化則免不了要進(jìn)行思考和判斷，這樣一來(lái)資料可能夾雜著整理者的主觀意志。
2.用于形成構(gòu)思
這里所指的是零出發(fā)來(lái)總結(jié)自己的看法。在這種情況下，即需要很好地掌握事實(shí)，又需要認(rèn)真的思考。不僅事實(shí)的資料，連意見(jiàn)、想法等的資料 也要收集。在整理這些資料作圖時(shí)，事實(shí)與想法可以混合使用；但在資料收集階段，哪些是事實(shí)，哪些是想法必須予以明確。最后對(duì)所有的資料用A型圖解法去歸 納。
3.用于打破現(xiàn)狀
這種情況與用于形成構(gòu)思相同，前者是從一無(wú)所有的狀態(tài)出發(fā)，后者是從打破現(xiàn)狀出發(fā)。只有沖破舊的體系，才能擺脫思想上的雜亂狀態(tài)，進(jìn)行再一次構(gòu)思。
打破現(xiàn)狀即是打破舊有概念。要做到這一點(diǎn)，對(duì)于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)者，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)事實(shí)的反復(fù)認(rèn)識(shí)，盡量收集不同的意見(jiàn)；不要輕易放棄已有的想法，而應(yīng)加以分解，使之資料化。
4.用于徹底更新
在學(xué)習(xí)和仿效前人構(gòu)成的思想體系的基礎(chǔ)上來(lái)歸納自己的思想體系和理論體系。閱讀前人的著作和文獻(xiàn)，融合貫通后用KJ法歸納出新的觀念，形成自己獨(dú)立的觀念。
5.用于籌劃組織工作
單純把各方面的人員集中還不能解決問(wèn)題，必須使他們相互了解，按照KJ法向其他成員說(shuō)明，以達(dá)到相互理解，促進(jìn)工作的目的。
6.用于徹底貫徹方針
領(lǐng)導(dǎo)者要使自己的觀點(diǎn)和方針得到貫徹，可以根據(jù)討論所得到的語(yǔ)言資料做出歸類合并圖，以口頭發(fā)表形式向下級(jí)傳達(dá)自己的方針，并可反復(fù)進(jìn)行，以達(dá)到徹底貫徹的目的。
實(shí)例分析
日本某公司通信科科長(zhǎng)偶爾直接或間接地聽(tīng)到科員對(duì)通信工作中的一些問(wèn)題發(fā)牢騷，他想要聽(tīng)取科員的意見(jiàn)和要求，但因倒班的人員多，工作繁忙，不大可能召開(kāi)座談會(huì)。因此，該科長(zhǎng)決定用KJ法找到科員不滿的方案。
第一步，他注意聽(tīng)科員間的談話，并把有關(guān)工作中問(wèn)題的片言只語(yǔ)分別記到卡片上，每個(gè)卡片記一條。例如。
• 有時(shí)沒(méi)有電報(bào)用紙。
• 有時(shí)未交接遺留工作。
• 如果將電傳機(jī)換個(gè)地方……
• 接收機(jī)的聲音嘈雜。
• 查找資料大麻煩。
• 改變一下夜班值班人員的組合如何？
• 打字機(jī)臺(tái)的滑動(dòng)不良。
第二步，將這些卡片中同類內(nèi)容的卡片編成組。例如：
• 其他公司有的已經(jīng)給接收機(jī)安上了罩。
• 因?yàn)榻邮諜C(jī)的聲音嘈雜，所以如果將電傳機(jī)換個(gè)地方……
• 有人捂著一個(gè)耳朵打電話。
上面的卡片組暗示要求本公司“給接收機(jī)安上罩”。從下面的卡片組中可以了解到要求制定更簡(jiǎn)單明了的交接班方法。
在某號(hào)收納盒內(nèi)尚有未處理的收?qǐng)?bào)稿。
將加急發(fā)報(bào)稿誤作普通報(bào)稿紙?zhí)幚怼?br />
接班時(shí)自以為清楚了，可是過(guò)后又糊涂了，為了作出處理，有時(shí)還得打電話再次詢問(wèn)。
第三步，將各組卡片暗示出來(lái)的對(duì)策加以歸納集中，就能進(jìn)一步抓住更潛在的關(guān)鍵性問(wèn)題。例如，因?yàn)槊總€(gè)季節(jié)業(yè)務(wù)高峰的時(shí)間區(qū)域都不一樣，所以弄明白了需要修改倒班制度，或者是根據(jù)季節(jié)業(yè)務(wù)高峰的時(shí)間區(qū)域改變交接班時(shí)間，或者是考慮電車客流量高峰的時(shí)間確定交接班時(shí)間。
科長(zhǎng)擬定了一系列具體措施，又進(jìn)一步征求樂(lè)于改進(jìn)的科員的意見(jiàn)，再次做了修改之后，最后提出具體改進(jìn)措施加以試行，結(jié)果科員們皆大歡喜。
需要說(shuō)明的是本例沒(méi)有嚴(yán)格按照KJ法的程序進(jìn)行。創(chuàng)新技法在現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際應(yīng)用時(shí)，往往不是一成不變地按程序進(jìn)行。