中小企業(yè)如何實現(xiàn)正規(guī)化管理
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任何一個國家經(jīng)濟繁榮的背后，一定有著一批生機勃勃的中小企業(yè)，在今天的中國尤其如此。基本的原因有兩點：第一，中國的許多大企業(yè)都是計劃體制下形成的，并沒有真正經(jīng)歷市場殘酷競爭的歷程。為什么我不看好目前一批所謂的著名企業(yè)，原因很簡單，目前這批著名企業(yè)中，相當一部分是靠“特殊資源”，比如上市，比如地方政府支持，比如銀行支撐等等非經(jīng)濟因素紅起來的，而不是真正的在“WTO”下成長起來的。第二，在加入WTO后，中國的中小企業(yè)獲得了一個很好的成長環(huán)境，而目前大部分中小企業(yè)的成長環(huán)境基本是市場競爭環(huán)境，在這種環(huán)境下的繁榮是一個自然結果。
過去我們總認為企業(yè)做不好是因為體制問題，現(xiàn)在對于大部分中小企業(yè)來說，政府的干預沒有了，WTO也進入了，如果中國沒有一批優(yōu)秀的中小企業(yè)成長起來，進而在一二十年后在世界500強占據(jù)相當?shù)谋壤遣攀钦嬲谋АＫ晕艺J為目前中國經(jīng)濟發(fā)展中一個至關重要的問題是：在這批所謂的著名企業(yè)之后，能否能接上來一批有“核心競爭力”的新企業(yè)？
更為重要的是，目前在全球經(jīng)濟不景氣，中國經(jīng)濟一支獨秀的情況下，跨國公司都加緊了對中國市場的開拓，我經(jīng)常對那些習慣“游擊戰(zhàn)”的企業(yè)家講，當游擊隊和正規(guī)軍相對的時候，游擊戰(zhàn)也許可以在局部獲得一些勝利，但要爭取全國乃至全球的勝利，你必須盡快成為正規(guī)軍。
一、目前中小企業(yè)存在的主要問題是“四個缺乏、四個依靠”
最近我對一批中小企業(yè)進行了調查和研究，我的結論是八個字：充滿生機，管理混亂。主要的問題我總結為“四個缺乏四個依靠”：
第一，缺乏有針對性的經(jīng)營計劃和預算，依靠老板的感覺打仗而不是靠腦子打仗；
第二，缺乏明確的崗位責任與職能分工，依靠老板的感覺用人而不是靠業(yè)績用人；
第三，缺乏對經(jīng)營過程的制度化管理，依靠老板的感覺經(jīng)營而不是靠科學的管理經(jīng)營；
第四，缺乏一套科學、有效的績效考核辦法，依靠老板的權威與親情而不是靠制度和文化凝聚人。
許多人對這四句話反響非常強烈，但沒有人和我爭論這四句話的正確與否，他們的提問幾乎都是一致的：我們如何才能擺脫這“四個缺乏、四個依靠”？
由此我很欣喜地感受到一個非常關鍵的轉變：目前的中小企業(yè)家的“觀念轉變”已經(jīng)基本完成，目前中國中小企業(yè)真正需要的是“操作方法或套路”，道理大家都知道，關鍵在于實施，在于怎么做。也就是說，在加入WTO后，企業(yè)家們最想要的是如何才能把企業(yè)建成正規(guī)化管理或者規(guī)范化經(jīng)營的持續(xù)增長企業(yè)。
當然，也許有人會問到，怎么做有時候是仁者見仁，智者見智？怎么規(guī)范？不錯，因地制宜是沒問題的，但因地制宜并不是想當然的蠻干。日本經(jīng)濟之所以能夠快速振興，我們都知道是憑“質量管理”創(chuàng)造的成本和效率優(yōu)勢，但不要忘了，“日本質量管理奇跡”是日本人埋頭向美國人學習的結果，到最后反而是美國人反思：日本人能夠學習美國人的理論，在降低成本的情況下把質量提高，美國人為什么不行？
日本對質量管理的創(chuàng)新性學習對我們非常有啟發(fā)，不管你如何創(chuàng)新，有些基本的東西是逾越不過去的，這就是企業(yè)基本的管理與制度基礎。我認為如果要致力于將企業(yè)做大，就必須在兩個方面努力：
第一，花力氣去真正理解500強企業(yè)基本的管理系統(tǒng)與制度結構，然后跳出來領悟其中的精神實質，不去照搬，但要遵循其中的基本規(guī)律。
第二，將你企業(yè)中存在或面臨的問題列出來，針對這些問題構建自己的管理系統(tǒng)與制度結構，只有這時才真正存在仁者見仁，智者見智，否則，就可能只是一些小聰明而已。在這一點，千萬不要把企業(yè)家個人的聰明當成企業(yè)的支撐點，支撐企業(yè)地基的永遠是科學的管理與制度。
二、針對“四個缺乏、四個依靠”問題構造4R業(yè)務管理系統(tǒng)
什么是業(yè)務管理系統(tǒng)？如果把一個公司看做為一部機器，把公司的所有業(yè)務流程用1－12月時間來編排，每個月應該做些什么，到哪個月應該達到什么效果，取得多少成績，這就是業(yè)務管理系統(tǒng)。可是，我們國內某些企業(yè)從1月到12月的業(yè)務安排，我的感受是，有兩種情況：一種是“計劃一套，實施一套”，所謂的計劃趕不上老板的變化；一種是粗粗安排計劃，打到哪算哪，哪里緊急就一哄而上，整個公司從1月到12月，幾乎都在救火。
如何簡單有效地建立起一個業(yè)務運營管理系統(tǒng)，解決“四個缺乏、四個依靠”？我和一批留學歸來的MBA對GE、摩托羅拉等優(yōu)秀企業(yè)的業(yè)務管理流程進行了研究，將其中最基本的部分提煉出來，構筑了一個簡單、然而完全不失正規(guī)化的運營管理系統(tǒng)，這就是我們推出的錫恩4R業(yè)務管理系統(tǒng)。
4R系統(tǒng)是四個系統(tǒng)的簡稱，它們分別是——
R1（Ready-all）——計劃/預算系統(tǒng)主要內容是制定目標，并將計劃的任務層層分解。通過將年度計劃落實到部門和具體行動上，做到“用腦子打仗，而不是憑力氣打仗”。
R2(Responsibility)——崗位責任系統(tǒng)。主要內容是進行角色定位，明確每個崗位的責、權、利，通過數(shù)量化的財務指標與組織指標，提出一整套衡量員工工作情況的業(yè)績標準，做到“靠業(yè)績用人而不是靠老板的感覺用人”。
R3（Review）——業(yè)績跟蹤系統(tǒng)。主要內容是對實際運作進行監(jiān)控。通過制度化的總經(jīng)理月度、季度、半年、全年的質詢會議，對計劃與實際執(zhí)行情況的差距和問題進行質詢，在事實和數(shù)據(jù)的基礎上將各個層次的行動過程納入公司目標管理系統(tǒng)，做到靠科學的管理經(jīng)營而不是依靠老板的感覺經(jīng)營。
R4（Result）——考核系統(tǒng)。主要內容是通過業(yè)績考核方案，將業(yè)績與薪酬掛鉤，保證多勞多得，并通過業(yè)績矩陣，將所有的員工按業(yè)績與對企業(yè)的歸屬感強制分為明星員工(10-15%)，中堅員工(25-30%)，中等員工(25-40%)，及格員工(15-25%)和不及格員工(5-10%)。提拔明星員工，淘汰不及格員工，從而依靠業(yè)績制度和文化凝聚人，而不是老板的權威與親情凝聚人。
在這里你很清楚地發(fā)現(xiàn)，4R管理系統(tǒng)的核心讓員工按制度要求而不是你的指令工作。為什么有些企業(yè)家能夠管理上萬人，而另一些企業(yè)家只能管理近百人？關鍵在于企業(yè)家自己內心相信什么。只相信自己的人自然信賴的是自己的權威和親信，認為員工只有在監(jiān)督和壓力下才會努力工作；而相信別人的人就會相信公平的制度，也只有公平的制度才會創(chuàng)造員工對企業(yè)的忠誠。
事實上，根據(jù)我對近百年來500強企業(yè)的研究和在摩托羅拉工作的體會，制度在企業(yè)運轉中顯現(xiàn)力量的地方，是最值得信賴的地方，也是力量最強大的地方。
麻省理工學院教授、學習型組織提出者彼德森（Peter Seng）有過一句話我印象很深刻。他認為許多企業(yè)領導人都有自己的遠景，但是這些個人遠景卻從來沒有轉化為大家共同的遠景進入組織的血液。而我覺得對于中國的大部分企業(yè)來說，企業(yè)家倒是會經(jīng)常為員工大講特講“公司的偉大遠景”（實際上更多是他自己設想的遠景），但真正的問題是，這些企業(yè)家從來沒有致力于建立一個從1月到12月去實施這些遠景戰(zhàn)略的業(yè)務管理制度系統(tǒng)，結果是企業(yè)的經(jīng)營成了一場大家跟著他跑的馬拉松。
三、4R管理系統(tǒng)的具體內容與操作工具
（一）計劃/預算過程如下：
1.各部門確定經(jīng)營目標。根據(jù)集團下達的經(jīng)營期望目標，結合下一年度的經(jīng)營預測，確定總體經(jīng)營目標。
2.各部門進行經(jīng)營目標分解。根據(jù)公司實際情況按照業(yè)務區(qū)域、客戶、產(chǎn)品、時間和特定業(yè)務單元將經(jīng)營目標分解。
3.制定業(yè)務單元經(jīng)營預算計劃。部門下屬的業(yè)務單元根據(jù)部門下達本業(yè)務單元的經(jīng)營目標制定本業(yè)務單元的經(jīng)營/預算計劃。
經(jīng)營目標包括（以銷售部門為例）:財務類目標(如利潤、銷售量、應收賬款、庫存等)；市場類目標(如新客戶開發(fā)數(shù)量、成本控制、費用等) 經(jīng)營預算計劃除了設定各種目標外，關鍵在于提出具體的行動措施（如何達到經(jīng)營目標），列出實施關鍵行動措施的具體步驟和時間，列出關鍵行動措施的實施負責人。
4.編制部門經(jīng)營預算計劃。對各個業(yè)務單元的經(jīng)營預算計劃進行匯總，并制定部門經(jīng)營預算計劃，部門經(jīng)營預算計劃包括經(jīng)營計劃與關鍵行動措施（如何達到目標）兩個部分。根據(jù)公司實際組織機構情況和時間分成不同層面，即年度部門經(jīng)營預算計劃、季度部門經(jīng)營預算計劃；年度業(yè)務單元經(jīng)營預算計劃，季度業(yè)務單元經(jīng)營預算計劃。
5.財務預算。根據(jù)經(jīng)營預算目標編制財務預算，預算計劃是在經(jīng)營計劃的基礎上更為詳細的財務預算，內容包括各種財務指標，例如費用、利潤、投資資本回報，損益表、資產(chǎn)負債表、現(xiàn)金流量表，資產(chǎn)質量控制預算，投資和投資收益預算、經(jīng)營管理財務費用、固定資產(chǎn)預算、貸款規(guī)模預算、資金需求預算、經(jīng)營額及收入預算。
（二）崗位責任。明確個人責任，為實現(xiàn)任務與業(yè)績考核提供基礎準備。
崗位職責通過確定的過程如下：
1.明確崗位職責。通過崗位職責描述，明確個人工作范圍和職責。通過分析個人工作對部門業(yè)績的影響大小，確定業(yè)務部門內各員工的關鍵工作及排序。
2.確定主要業(yè)務指標。 根據(jù)公司對工作的要求和工作地域的不同，確定關鍵業(yè)績的權責，形成員工關鍵業(yè)績指標表。
3.簽訂工作責任書。工作責任書是總公司和部門/業(yè)務單元與個人之間的內部合同。
（三）業(yè)績跟蹤。通過對實現(xiàn)差距的質疑，將行動納入公司目標管理系統(tǒng)，解決責任不清問題。
業(yè)績跟蹤的過程如下：
1.業(yè)績跟蹤由月度質詢，季度質詢與半年度質詢構成。分別為業(yè)務部門對業(yè)務單元，公司主管的副總對業(yè)務部門 (季度)，總經(jīng)理對部門(半年)質詢。
2.業(yè)績跟蹤的內容不僅包括財務類目標，同時也包括重要措施的完成情況，通過流程管理辦法事前了解和解決計劃執(zhí)行中遇到的問題，從而將部門和員工的關鍵行動措施納入公司目標管理系統(tǒng)。
3.業(yè)績跟蹤不只局限于“匯報工作”，更重要的是發(fā)現(xiàn)差距，找出原因，并提出提高業(yè)績的改進方案。
（四）考核通過簽訂工作責任書 ，將業(yè)績與薪酬掛鉤，保證每個人的工作動力與努力方向。
考核系統(tǒng)的過程如下：
1.在年初層層簽訂工作責任書。
2.在年末根據(jù)重要業(yè)務指標分值，決定每個員工的獎金。
3.按業(yè)績與能力兩大因素，進行業(yè)績排名，優(yōu)者獎，劣者罰。
4.通過建立短期和長期激勵體系，達到員工和企業(yè)的雙贏。
統(tǒng)開始建立正規(guī)化的管理體系。
為什么中小企業(yè)會存在“生機勃勃”與“管理混亂”并存的局面？基本的原因在于，目前國內大部分好的中小企業(yè)都有一個共同的特點，就是把主要的精力放到做外部市場上。做外部市場是好事，但如果沒有內部支撐卻是靠不住的。為什么中國企業(yè)對廣告和促銷的熱衷幾乎做到極致？這種用心的背后是對市場短期繁榮的追求，這說明我們國內相當多的企業(yè)正在過多地依賴于市場擴張，這種依賴性太高的結果，不僅會掩蓋內部矛盾，使得企業(yè)在外部環(huán)境變化時會措手不及，同時也是在誤導市場。因為過分的市場份額追求會引發(fā)一系列的惡性競爭，比如價格戰(zhàn)，比如放松質量追求數(shù)量等等，這最終會影響消費者對企業(yè)的信任。
持續(xù)是什么？在我看來，持續(xù)是一種平衡，是企業(yè)內部運營系統(tǒng)能力與市場運作系統(tǒng)能力之間的平衡。我在哥倫比亞大學商學院與Schon教授對跨國公司的研究中，有一個很強烈的感受，這就是那些排在500強的大公司都很會克制自己不去過分炒作市場，因為炒作會使企業(yè)的資金鏈條變得脆弱，一旦外部變化哪個環(huán)節(jié)出了問題，就會影響整體。
正是在這一點上，4R業(yè)務管理系統(tǒng)為企業(yè)提供了一個持續(xù)發(fā)展的動力體系，從 4R業(yè)務管理系統(tǒng)你可以發(fā)現(xiàn)，所有外部績效的取得都是建立在內部的有計劃的實施，建立在明確的崗位職責，建立在法制化的管理平臺與科學的考核基礎上的。