PDCA循環(huán)在圖書館管理中的應(yīng)用
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一、PDCA循環(huán)在圖書館管理中的重要性
全面質(zhì)量管理活動(dòng)的運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開管理循環(huán)的轉(zhuǎn)動(dòng)，對圖書館管理也一樣，不論是提高服務(wù)質(zhì)量，還是發(fā)揮圖書館的功能，都要運(yùn)用PDCA循環(huán)的科學(xué)程序。
1.有利于構(gòu)建圖書館完善的管理體系與創(chuàng)新體系
PDCA循環(huán)來源于圖書館的實(shí)踐工作，在提出計(jì)劃，制定計(jì)劃之后，就要按照計(jì)劃進(jìn)行檢查，看是否實(shí)現(xiàn)了預(yù)期效果，有沒有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，通過檢查找出問題和原因，最后就要進(jìn)行處理，通過從實(shí)踐中來到實(shí)踐中去，大環(huán)套小環(huán)，一環(huán)扣一環(huán)的反復(fù)印證，客觀、全面而有效地實(shí)現(xiàn)了組織的目標(biāo)并使之動(dòng)態(tài)地發(fā)展，在循環(huán)過程中不斷對各部門產(chǎn)生的問題進(jìn)行總結(jié)和反饋，肯定成功的經(jīng)驗(yàn)并加以推廣，將成功的經(jīng)驗(yàn)和措施制訂成標(biāo)準(zhǔn)、形成制度。同時(shí)找出失敗的原因并加以總結(jié)，重新修正工作方式和思路，把成功和失敗的教訓(xùn)都納入圖書館相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定之中，使圖書館管理的思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學(xué)化，從而構(gòu)建完善的圖書館管理體系與創(chuàng)新體系。
2.能加強(qiáng)溝通，形成良好的工作氛圍
PDCA循環(huán)在制定目標(biāo)指標(biāo)的過程中必須進(jìn)行全面的調(diào)研，廣泛征求館員的意見和要求，制定出可行的計(jì)劃，同時(shí)在實(shí)施計(jì)劃中能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對于不達(dá)標(biāo)項(xiàng)目及時(shí)整改，提出整改建議和意見，并在下一次檢查整改效果，避免了類似問題的重復(fù)發(fā)生。在檢查中無論是檢查者還是被檢查者都是一個(gè)互相學(xué)習(xí)、交流和溝通的過程。科學(xué)的管理調(diào)動(dòng)了館員工作的積極性，使館員在工作中無懈怠現(xiàn)象發(fā)生，形成了良好的工作氛圍，最充分地調(diào)動(dòng)了人的主觀能動(dòng)性，最大限度地滿足了個(gè)人和社會(huì)對圖書館的利用與需求。
二、PDCA循環(huán)在圖書館管理中的具體運(yùn)用
1.計(jì)劃階段(P)
也稱準(zhǔn)備階段，就是制定圖書館目標(biāo)指標(biāo)工作計(jì)劃。在制定圖書館目標(biāo)指標(biāo)過程中必須結(jié)合圖書館的實(shí)際情況，全面進(jìn)行調(diào)研，回顧上一循環(huán)取得的成績，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，根據(jù)上一循環(huán)或上一周期的質(zhì)量監(jiān)控結(jié)果，編制出各部門的工作計(jì)劃，計(jì)劃不僅包含目標(biāo)，而且包含實(shí)現(xiàn)目標(biāo)采取的措施，制定出詳細(xì)的目標(biāo)指標(biāo)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和支撐材料，并針對各部門過程發(fā)生的不同時(shí)間制定詳細(xì)完成計(jì)劃時(shí)間表，同時(shí)落實(shí)責(zé)任，將監(jiān)控的實(shí)施任務(wù)分配給相應(yīng)的管理人員。
2.執(zhí)行階段(D)
是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。圖書館員按制定的計(jì)劃和措施具體組織實(shí)施，根據(jù)細(xì)化后的策劃，把任務(wù)層層分解到人，使館員各施其責(zé)，內(nèi)部充分溝通、協(xié)作，嚴(yán)格按照既定進(jìn)度實(shí)施。在實(shí)施過程中對各個(gè)環(huán)節(jié)必須有詳細(xì)的記錄材料，做到有據(jù)可查。同時(shí)在整個(gè)過程中，目標(biāo)責(zé)任人應(yīng)給予適當(dāng)?shù)奶崾九c指導(dǎo)，確保目標(biāo)指標(biāo)的順利進(jìn)行。
3.檢查階段(C)
是實(shí)施PDCA循環(huán)的重要步驟。首先圖書館員可以根據(jù)計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行定期和不定期的自檢、互檢，從自己的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段、讀者到館情況、業(yè)務(wù)工作質(zhì)與量、讀者的意見和建議、問題整改及布置工作完成情況等方面進(jìn)行定期與不定期的檢查，在檢查中及時(shí)糾正和采取補(bǔ)救預(yù)防措施，不斷完成自己負(fù)責(zé)的計(jì)劃內(nèi)容。圖書館目標(biāo)指標(biāo)責(zé)任人對照計(jì)劃內(nèi)容，定期或不定期檢查各科室實(shí)際執(zhí)行情況和執(zhí)行效果，同時(shí)在檢查中加強(qiáng)和館員的交流和溝通，從館員、讀者的反饋和內(nèi)部審核中了解讀者或用戶的意見，完善圖書館的服務(wù)，發(fā)揮圖書館的功能，達(dá)到不斷改進(jìn)質(zhì)量管理體系的目的。
4.總結(jié)處理階段(A)
是PDCA循環(huán)的升華過程。圖書館通過檢查在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)的實(shí)踐情況和目標(biāo)指標(biāo)的完成情況，認(rèn)真總結(jié)有效的經(jīng)驗(yàn)、措施、準(zhǔn)則，并將他們納入到圖書館相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、制度與規(guī)定之中，作為今后工作的依據(jù)；并詳細(xì)分析在檢查中出現(xiàn)的問題，加強(qiáng)與各部門責(zé)任人和館員的交流溝通，共同尋找管理中存在的問題，結(jié)合圖書館總體發(fā)展目標(biāo)，明確雙方下一階段需要共同改進(jìn)的方面，制定出新的解決方案，并將其轉(zhuǎn)入到下一個(gè)循環(huán)中去解決，如此循環(huán)運(yùn)行，完成一個(gè)PDCA循環(huán)周期。
三、圖書館管理中運(yùn)用PDCA循環(huán)模式應(yīng)注意的問題
圖書館管理中運(yùn)用PDCA循環(huán)模式應(yīng)注意的問題有以下幾點(diǎn)：
⑴對圖書館的工作目標(biāo)、指標(biāo)的制定要嚴(yán)謹(jǐn)、針對性強(qiáng)、有可操作性。落實(shí)每個(gè)循環(huán)的責(zé)任人，做到分工明確。
⑵提高館員的實(shí)踐能力。PDCA循環(huán)只是一種管理方法，而管理的關(guān)鍵在于人，要做好宣傳，加強(qiáng)對圖書館員的培訓(xùn)，提高館員應(yīng)用循環(huán)解決問題的意識和能力。
⑶形成書面材料。在運(yùn)用循環(huán)的過程中，須時(shí)刻注意材料的收集、整理，記錄要全面，結(jié)果要真實(shí)，使下一個(gè)循環(huán)有據(jù)可查。
⑷PDCA循環(huán)不是在原地周而復(fù)始運(yùn)轉(zhuǎn)，必須持之以恒地認(rèn)真執(zhí)行下去，才能發(fā)揮圖書館最大功能作用。