圖書館不論采取何種類型的標(biāo)桿分析，其運(yùn)作機(jī)制大致相同。首先，圖書館需進(jìn)行自我評量，其次，為比較自己與標(biāo)桿伙伴的產(chǎn)品、服務(wù)或作業(yè)流程，再者，決定何者是最佳典范，最后，采取行動，仿效最佳典范的作業(yè)流程。
標(biāo)桿分析法在圖書館應(yīng)用的可能性
圖書館雖是非營利性機(jī)構(gòu)，但如何以最低成本，獲得使用者最大的滿意度是圖書館一向秉持的原則，因此，運(yùn)用標(biāo)桿分析法來評估圖書館作業(yè)績效，提升使用者滿意度是可行的。1990年代初期，標(biāo)桿分析的概念被導(dǎo)入圖書館界，并開始有專門從事圖書館標(biāo)桿分析的顧問公司成立。圖書館引進(jìn)標(biāo)桿分析的績效評估方法，其好處包括：
（1）評量圖書館的服務(wù)架構(gòu)；
（2）增進(jìn)圖書館的服務(wù)績效；
（3）獲取與增進(jìn)管理高層對圖書館的支持；
（4）協(xié)助達(dá)成圖書館整體的策略目標(biāo)；
（5）證明圖書館的價值；
（6）建立圖書館相互間的專業(yè)關(guān)系。
圖書館標(biāo)桿分析的具體操作過程
步驟一：進(jìn)行初步分析與需求評估。
此步驟的重點(diǎn)在于進(jìn)行圖書館的內(nèi)部分析，了解使用者及其信息需求，并確定提升服務(wù)績效的關(guān)鍵性因素（Critical Success Factors）為何，如此方可界定欲進(jìn)行標(biāo)桿分析的作業(yè)項目與內(nèi)容。初步分析與需求評估的對象包括圖書館本身（管理階層與館員）與讀者，讀者則應(yīng)涵蓋讀者（users）與非讀者（non-users）或潛在讀者（potential users）。初步分析常用的工具有訪談（interviews）、問卷調(diào)查（surveys）與焦點(diǎn)團(tuán)體法（focus groups）。如此所搜集到的信息將有助于圖書館更了解其顧客群為何，及其對圖書館的看法。
步驟二：建立作業(yè)流程評量指標(biāo)。
此步驟為決定欲進(jìn)行標(biāo)桿分析的圖書館作業(yè)流程為何。所謂圖書館作業(yè)流程指圖書館的任何服務(wù)或功能，并涵蓋其投入（input）、處理（process）與產(chǎn)出（output）的整個過程。例如，圖書采編與參考服務(wù)為作業(yè)流程，其產(chǎn)出分別為館藏數(shù)量與回答的參考問題數(shù)目。
首先，要決定標(biāo)桿分析的項目是什么？決定要標(biāo)桿分析的圖書館作業(yè)流程時，應(yīng)符合以下原則：
（1）對讀者、管理階層與館員重要的作業(yè)流程；
（2）強(qiáng)調(diào)圖書館相關(guān)技能的作業(yè)流程；
（3）面臨外在競爭的作業(yè)流程；
（4）非變動中的作業(yè)流程。
一般說來，對使用者最重要的服務(wù)、可提升圖書館專業(yè)技能的項目、面臨外部競爭的服務(wù)等應(yīng)該考慮先進(jìn)行標(biāo)桿分析的項目。其次，需分析圖書館現(xiàn)有的作業(yè)程序，了解各項服務(wù)或作業(yè)的執(zhí)行者、工作
內(nèi)容與進(jìn)行步驟和其工作的成效，可利用流程圖（flowchart）列出工作執(zhí)行的程序，再輔以魚骨圖（Fishbone Diagram）等工具協(xié)助找出目前作業(yè)方式的缺點(diǎn)及待改進(jìn)之處。最后，據(jù)以搜集各項作業(yè)的質(zhì)化與量化資料，建立評估的測量指標(biāo)，以協(xié)助標(biāo)桿分析的順利進(jìn)行。量的指標(biāo)主要有時間、費(fèi)用與人力；質(zhì)的指標(biāo)包括服務(wù)或產(chǎn)品的復(fù)雜性、現(xiàn)有的服務(wù)績效或能量、讀者滿意度、行銷管道、文書作業(yè)等。
步驟三：選擇標(biāo)桿分析伙伴。
標(biāo)桿分析標(biāo)的的選擇首先要考慮的是圖書館的相對可比較性，應(yīng)針對欲分析的項目選擇相當(dāng)?shù)幕锇榛蜃罴褜?shí)務(wù)的作法，大學(xué)圖書館找公共圖書館、綜合大學(xué)圖書館找單科大學(xué)圖書館進(jìn)行標(biāo)桿分析均不甚恰當(dāng)。因此可考慮圖書館的性質(zhì)、規(guī)模大小等條件選擇適當(dāng)?shù)臉?biāo)桿分析伙伴。
步驟四：資料的搜集與分析。
確定標(biāo)桿分析伙伴后，可分別向幾個潛在的對象索取或交換相關(guān)的量化資料并加以分析，再據(jù)以決定最佳的標(biāo)桿分析伙伴，與其進(jìn)行訪問交流，評估雙方之間的差異所在，判定何者為最佳作業(yè)流程典范。資料的搜集與分析可透過電話訪談、面談、現(xiàn)場訪談、書面資料及媒體報道等管道進(jìn)行。
步驟五：向管理階層呈報標(biāo)桿分析結(jié)果。
標(biāo)桿分析的最后步驟為將分析結(jié)果與建議事項呈報高層管理者，其中應(yīng)該闡明活動概要、背景介紹、各項資料的評量與分析、結(jié)論與建議。除了書面報告的提出外，最重要的是應(yīng)提出具體可行的后續(xù)改革計劃，并爭取管理階層的協(xié)助與支持，確實(shí)地進(jìn)行改革行動。同時，標(biāo)桿分析是一種持續(xù)性的活動，定期審視成效并適時修正，依據(jù)改善行動計劃爭取經(jīng)費(fèi)與人力，改善圖書館服務(wù)流程，才能真正達(dá)到標(biāo)桿分析的目的。
圖書館標(biāo)桿分析成功運(yùn)用的關(guān)鍵因素
圖書館一旦決定進(jìn)行標(biāo)桿分析，事前妥善的規(guī)劃與采取適當(dāng)?shù)牟襟E實(shí)不可或缺。根據(jù)圖書館標(biāo)桿分析的具體操作過程，成功的標(biāo)桿分析策略包括：
（1）訂定標(biāo)桿分析計劃。完整的標(biāo)桿分析計劃應(yīng)要涵蓋以下六個問題：由誰負(fù)責(zé)進(jìn)行標(biāo)桿分析；標(biāo)桿分析何時進(jìn)行；所需花費(fèi)的成本與資源；標(biāo)桿分析的程序；進(jìn)行標(biāo)桿分析的目的；欲達(dá)成的預(yù)定目標(biāo)。
（2）選擇標(biāo)桿分析執(zhí)行團(tuán)隊。標(biāo)桿分析不可能由一個人獨(dú)力完成，宜慎選執(zhí)行團(tuán)隊，團(tuán)隊成員所需具備的條件包括：學(xué)科專才、溝通技巧、熟悉圖書館界、計算機(jī)技能及標(biāo)桿分析的素養(yǎng)。
（3）選擇與遵行適當(dāng)標(biāo)桿分析模式。標(biāo)桿分析有多種不同模式，各模式執(zhí)行的階段與步驟或有數(shù)量上的差異，但大體上均不脫計劃（plan）、搜集（collect）、分析（analyze）、改善（improve）四個基本步驟，圖書館可依需求自行采取合宜的標(biāo)桿分析模式。
（4）建立良好的標(biāo)桿分析信息流通管道。將標(biāo)桿分析活動目前運(yùn)作的過程分享給其它未參與本次項目的員工知曉，這有助于將這項工具推廣到整個組織內(nèi)?？梢酝ㄟ^在圖書館內(nèi)部的通訊刊物上追蹤報道整個流程來達(dá)到這個目的，甚至日后假若標(biāo)桿分析活動已經(jīng)成為圖書館普遍采行的一項績效評估工具時還可以發(fā)行標(biāo)桿分析?？?，這有助于將標(biāo)桿分析活動化為全體館員關(guān)心注目的焦點(diǎn)，而不是僅僅少數(shù)實(shí)際參與計劃館員的責(zé)任。
（5）爭取高層管理者的支持。獲得高層管理者的支持是標(biāo)桿分析成功的關(guān)鍵因素，有了來自高層的支持，才能保障未來改變的可能以及改變所需的經(jīng)費(fèi)。
（6）堅持促成變革的決心。事實(shí)上欲通過標(biāo)桿分析來達(dá)成改善績效的目的，除了會受到組織本身的特性（文化、結(jié)構(gòu)、部門間的配合程度…等等）、高層主管的態(tài)度以及負(fù)責(zé)推動變革的館員的個人特質(zhì)等等因素影響外，最重要的還是在組織落實(shí)變革的決心是否堅定還是最終只落于虎頭蛇尾。根據(jù)目標(biāo)設(shè)定理論，我們建議圖書館可以制訂明確且必須積極努力才有可能達(dá)成的困難目標(biāo)以強(qiáng)化變革決心、提升變革績效。
（7）采取行動，完成改善。找出最佳工作流程典范后，接下來就是采取改善的行動，為順利執(zhí)行改善作為，得到館員的支持承諾、妥善重新分配資源、有效化解各部門間的鴻溝與歧見，整個標(biāo)桿分析的工作才算大功告成。
進(jìn)行標(biāo)桿分析應(yīng)注意的事項
根據(jù)國外圖書館進(jìn)行標(biāo)桿分析的經(jīng)驗(yàn)，為使得標(biāo)桿分析能順利進(jìn)行與完成，在執(zhí)行時應(yīng)注意：
（1）要有充分的時間作事前的規(guī)劃與資料的搜集，尤其應(yīng)重視與標(biāo)桿分析伙伴間要有足夠的時間互相溝通。標(biāo)桿分析需要充足的事前計劃與執(zhí)行的時間，標(biāo)桿分析所需時間短者3周，長至1年半，建議的適當(dāng)時間為4-6個月。
（2）避免無意義的資料。對于工作的內(nèi)容與流程要有明確的定義，量化數(shù)據(jù)與質(zhì)化資料兼顧。不論是用訪談、問卷調(diào)查或焦點(diǎn)團(tuán)體法搜集資料，宜針對標(biāo)桿分析的主要作業(yè)流程，避免擴(kuò)及范圍以外的資料，以方便資料的詮釋與應(yīng)用。
（3）要選擇適當(dāng)?shù)臉?biāo)桿分析對象。進(jìn)行標(biāo)桿分析時，避免設(shè)定太大的主題與范圍，初次進(jìn)行標(biāo)桿分析的圖書館可選擇類型相似、規(guī)模相當(dāng)?shù)膱D書館作為比較的標(biāo)準(zhǔn)，再逐步推展到不同類型的圖書館，甚至是不同專業(yè)的組織單位。
（4）相信任何圖書館都有改善的空間。圖書館必需隨著時空的變化調(diào)整其各種服務(wù)流程，而改變需要有所依據(jù)，標(biāo)桿分析提供圖書館一個改善服務(wù)流程的管道。每個圖書館或其它機(jī)構(gòu)都有其值得效法之處，同時，惟有不斷地改變與學(xué)習(xí)才能因應(yīng)社會及環(huán)境的快速變遷，建立最佳實(shí)務(wù)。