采購流程的設(shè)計(jì)與實(shí)施
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1、采購流程與內(nèi)部流程
內(nèi)部申請(qǐng)流程
內(nèi)部審批流程
采購流程
PO/CONTRACT形成
PO/CONTRACT審批流程
l付款與驗(yàn)收流程
文件控制流程
內(nèi)部審計(jì)
外部調(diào)查
2、采購流程
目的：滿足申請(qǐng)人的要求、控制成本、確保質(zhì)量、服務(wù)、交貨符合公司的各項(xiàng)規(guī)定。
控制點(diǎn)：節(jié)省開支、符合公司規(guī)定、無道德品質(zhì)方面問題、
供應(yīng)商管理、無未經(jīng)授權(quán)的采購（BY-PASS）、采購申請(qǐng)的審批
公司內(nèi)部的規(guī)定：
l 固定資產(chǎn)購買：財(cái)務(wù)處
l 融資租賃、不動(dòng)產(chǎn)購置
l 集團(tuán)內(nèi)購買
l 涉及競爭對(duì)手的采購：法律部門
l 涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利、軟件等
l 涉及大型項(xiàng)目轉(zhuǎn)包性外購
l 涉及進(jìn)出口/轉(zhuǎn)口貿(mào)易/保險(xiǎn)/財(cái)務(wù)/HR等
采購申請(qǐng)的審批
l 采購申請(qǐng)的批復(fù)權(quán)限：各級(jí)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理及董事會(huì)的權(quán)限
l 采購申請(qǐng)人的規(guī)定：如
生產(chǎn)計(jì)劃負(fù)責(zé)材料申請(qǐng)，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)設(shè)備及輔料，HR負(fù)責(zé)招聘費(fèi)用等等。
采購流程
l PR的接收與審核
l 專人/記錄/匯總
l 分發(fā)/登記/詢問
l 采購員的分工
l 按支持部門分；按購買物品COMMODITY分；按負(fù)責(zé)的區(qū)域分。
l 高于某個(gè)界限（clip level）：必須適用采購技術(shù)
l 竟標(biāo)/競爭性評(píng)估/價(jià)格比較/供應(yīng)商的早期參與/客戶指定/產(chǎn)品授權(quán)/唯一來源。
l
采購成本降低目標(biāo)：保證總體價(jià)格降低水平要求。
l 在量化考評(píng)的合格以后供應(yīng)商需要填寫有關(guān)表格及提供商業(yè)執(zhí)照等。
l 供應(yīng)商上述信息輸入計(jì)算機(jī)中的計(jì)算機(jī)（MRP system/financial system,PO module）
l 與供應(yīng)商談判，確保他的質(zhì)量和交貨都能滿足我們的要求。
l 供應(yīng)商選擇綜合：要闡明選擇的原因（見上）并征得上級(jí)的批準(zhǔn)。
l 闡明的原因必須有明確的文件支持（如傳真報(bào)價(jià)，E-MAIL）等，必要時(shí)要有申請(qǐng)人及其經(jīng)理的簽字。
l 供應(yīng)商信息調(diào)查表（含財(cái)務(wù)信息等）要有財(cái)務(wù)部門的資信調(diào)查。
l 出口限制性國家名單，標(biāo)書簽發(fā)，贏/敗標(biāo)通知書的簽發(fā)。
l 緊急/特殊需要下，價(jià)格居高不下但不得不接受的情況，需向上報(bào)批。
l 如涉及外匯金額超過一定數(shù)量，需報(bào)財(cái)產(chǎn)/金融/財(cái)務(wù)部門審批。
l 假如合同涉及競爭對(duì)手，知識(shí)產(chǎn)權(quán)，特殊條款，需報(bào)法律部門審批。
l 假若購買物品涉及Y2K，條款中應(yīng)有Y2K限制條款。
l 有授權(quán)的采購員應(yīng)在經(jīng)理批復(fù)合同前在有關(guān)支持文件/PO上簽字。
l 經(jīng)過授權(quán)經(jīng)理簽字有效的PO/合同，應(yīng)首先傳真給供應(yīng)商，正本郵寄給供應(yīng)商，收貨人（庫房或申請(qǐng)人）及采購存檔。
l 請(qǐng)供應(yīng)商確認(rèn)合同的收到并確認(rèn)接受合同的全部條款。
l 有時(shí)我們需要和供應(yīng)商簽署不擴(kuò)散及保密合同。
l 必要時(shí)向供應(yīng)商催貨；有預(yù)付款要實(shí)現(xiàn)安排和報(bào)批。
l 生產(chǎn)物品收貨應(yīng)由庫房管理，質(zhì)量保證部門等的認(rèn)可。
l 內(nèi)部貨品及服務(wù)的簽收要有申請(qǐng)人及其負(fù)責(zé)人簽字。
l 驗(yàn)收：生產(chǎn)部門、質(zhì)量部、工程部；報(bào)驗(yàn)/庫房
l 入庫：庫存管理負(fù)責(zé)輸入系統(tǒng)。
l 質(zhì)量/數(shù)量投訴：采購在接到來自質(zhì)量或庫房的報(bào)告負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系確認(rèn)索賠、補(bǔ)償?shù)仁乱恕?br />
l 確認(rèn)無誤，準(zhǔn)備付款。
3、付款條款與驗(yàn)收條款
l 付款一般為貨到驗(yàn)收付款，預(yù)付小于50%。
l 國內(nèi)貿(mào)易一般為人民幣，期限為發(fā)票30天。
l 對(duì)生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部放行，庫房驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是付款的前提。
l 對(duì)提供服務(wù)，申請(qǐng)人必須確認(rèn)收貨方可申請(qǐng)。
l 申請(qǐng)付款日期要看發(fā)票日期和付款條件。
4、職責(zé)劃分
l 申請(qǐng)人，采購人，付款人，收貨人分開
l 任何部門或個(gè)人均不得兼管上述兩項(xiàng)職能。
l 特殊情況須請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理或流程控制部門批準(zhǔn)并且定期檢查風(fēng)險(xiǎn)是否在可接受的范圍。
5、無授權(quán)采購（BY-PASS）
l 定義：沒有采購部門參與也沒有得到內(nèi)部負(fù)責(zé)人的授權(quán)批準(zhǔn)的對(duì)供應(yīng)商的承諾。
l 危險(xiǎn)與損害：造成直接經(jīng)濟(jì)損失，破壞與供應(yīng)商的關(guān)系，損害公司的形象，有潛在道德的問題。
l 防范：1、No PO，No Work， No Payment。
2、對(duì)供應(yīng)商管理，無PO，無付款
3、對(duì)犯規(guī)者及其經(jīng)理進(jìn)行批評(píng)教育
6、總結(jié)：
l 采購部是采購流程的OWNER。
l 采購流程要體現(xiàn)采購活動(dòng)的增值性。
l 采購流程要在控制范圍內(nèi)盡可能提高效率和反映能力。降低TURN AROUND TUME，提高內(nèi)部客戶滿意度。
l 采購流程對(duì)供應(yīng)商要透明。