工作流程管理系統(tǒng)ABC
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工作流管理系統(tǒng)是一種在工作流形式化表示的驅(qū)動(dòng)下，通過軟件的執(zhí)行而完成工作流定義、管理及執(zhí)行的系統(tǒng)，其主要目標(biāo)是對業(yè)務(wù)過程中各活動(dòng)發(fā)生的先后次序及同活動(dòng)相關(guān)的相應(yīng)人力或信息資源的調(diào)用，進(jìn)行管理而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程的自動(dòng)化。
在企業(yè)的日常工作中，絕大多數(shù)屬于流程類工作，比如業(yè)務(wù)的分級審批工作、各類申請表單、公文簽審、業(yè)務(wù)處理等。通過現(xiàn)代的技術(shù)手段將企業(yè)內(nèi)諸多繁瑣復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，并對其進(jìn)行有效地管理便是工作流需要解決的問題。
傳統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方式將業(yè)務(wù)流程以編碼的方式固化在應(yīng)用系統(tǒng)中，在業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)發(fā)生改變的情況下，需要將系統(tǒng)進(jìn)行重大修改，甚至重新設(shè)計(jì)。實(shí)際上，業(yè)務(wù)流程的改變是導(dǎo)致許多應(yīng)用系統(tǒng)失敗的最主要的原因。
工作流管理系統(tǒng)的出現(xiàn)使得上述情況發(fā)生了改變。應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)人員通過可視化的方式分析和設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，并將各個(gè)應(yīng)用模塊聯(lián)接在一起。在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化的時(shí)候，能夠在很少修改甚至不修改原來應(yīng)用的情況下，僅僅通過適當(dāng)調(diào)整或重新定義工作流程就能適應(yīng)變化了的情況。
采用工作流管理系統(tǒng)有以下優(yōu)點(diǎn)：
1、提高系統(tǒng)的柔性，適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的變化，建設(shè)各類信息系統(tǒng)的重要工作之一就是發(fā)現(xiàn)用戶的工作流程，進(jìn)行分析建模，并把它體現(xiàn)到信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中。
2、企業(yè)都在隨著時(shí)間不斷地改革工作流程，使企業(yè)各部門能夠更好地發(fā)揮服務(wù)職能、提高工作效率。
3、提高企業(yè)工作效率，企業(yè)許多流程在自動(dòng)化過程中會(huì)省去一些不必要的步驟
4、較好的流程控制，通過標(biāo)準(zhǔn)的工作方法和跟蹤審計(jì)，提高了業(yè)務(wù)流程的管理
5、跨越流程的軟件控制，使流程可以按照業(yè)務(wù)的靈活設(shè)計(jì)。
6、業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)，對流程的關(guān)注，使它們趨向于流暢和簡單。
企業(yè)建立以工作流為基礎(chǔ)的協(xié)同軟件的必要性：
1、從IT規(guī)劃出發(fā)
企業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)逐步從以前的以業(yè)務(wù)部門推動(dòng)IT 部門的被動(dòng)式建設(shè)方式，逐漸向IT 部門從整個(gè)企業(yè)的角度對IT 進(jìn)行主動(dòng)規(guī)劃的方式轉(zhuǎn)變。被動(dòng)的信息化建設(shè)方式導(dǎo)致的結(jié)果是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生大量的“梅花樁”，成為企業(yè)內(nèi)部的信息孤島。而主動(dòng)規(guī)劃則大大改觀了這種局面，通過主動(dòng)規(guī)劃，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間不再各自為陣，彼此孤立，互不相通，甚至重復(fù)建設(shè)了。對于流程企業(yè)的建設(shè)，在IT 規(guī)劃過程中，一個(gè)重要的目標(biāo)就是“企業(yè)流程整合”，為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，“工作流平臺(tái)”可以說是不可或缺的。那么從IT 規(guī)劃的角度，如何選擇一個(gè)適合您的工作流平臺(tái)呢？
1）是否符合短期與長期規(guī)劃的需求
由于IT 規(guī)劃一般至少是對信息化進(jìn)行3～5 年的規(guī)劃，因此現(xiàn)在工作流產(chǎn)品時(shí)，既要考慮工作流產(chǎn)品是否符合短期內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，又要考慮工作流產(chǎn)品是否能夠滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的長期需求。
短期的業(yè)務(wù)需求一般都是比較明確的，這些系統(tǒng)，往往都是由于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要而要求必須馬上進(jìn)行建設(shè)的，因此對IT 系統(tǒng)提出的要求都非常具體。對于IT 規(guī)劃中，未來的業(yè)務(wù)需求，往往是不容易預(yù)測的。但是對于選擇工作流產(chǎn)品來說，這又是至關(guān)重要的。
2）支撐整個(gè)流程企業(yè)的IT運(yùn)行的工作流
目前市場上的工作流產(chǎn)品魚目混珠，其中大部分都是一些做行業(yè)應(yīng)用軟件的集成商為了自用而開發(fā)的。這一類工作流產(chǎn)品大多都是專門針對某一類業(yè)務(wù)系統(tǒng)而開發(fā)的（比如OA 類），無法應(yīng)用在其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)。并且這類工作流產(chǎn)品的易用性、功能完備性等等都得不到保證。因此這類專用的工作流是不能支撐整個(gè)流程企業(yè)的IT 運(yùn)行的。
而作為一個(gè)要運(yùn)行在整個(gè)企業(yè)IT 系統(tǒng)的工作流平臺(tái)，必須具有很好通用性和適應(yīng)性，比如工作流平臺(tái)不僅僅能夠用于支持企業(yè)內(nèi)部的OA 系統(tǒng)運(yùn)行，還要能支撐企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
2、從業(yè)務(wù)需求出發(fā)
工作流平臺(tái)一個(gè)非常重要的依據(jù)就是是否能夠滿足業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身的需求，現(xiàn)代企業(yè)的業(yè)務(wù)需求有以下特點(diǎn)：
1）新產(chǎn)品新業(yè)務(wù)推出頻繁
市場是一個(gè)競爭異常激烈的市場，隨著競爭的加劇，新產(chǎn)品推出的頻度也越來越高。這些新產(chǎn)品、新業(yè)務(wù)的頻繁推出，需要IT 系統(tǒng)能夠以更快的速度來響應(yīng)，以提高業(yè)務(wù)的敏捷性。而對于以流程為主的系統(tǒng)來說，工作流產(chǎn)品的靈活性、適應(yīng)性顯得尤為重要。如果工作流平臺(tái)不能支持這種業(yè)務(wù)的快速變化，則將極大的影響企業(yè)新業(yè)務(wù)的推出，從而最終影響企業(yè)在市場的競爭力。
2）海量數(shù)據(jù)、高并發(fā)
3）業(yè)務(wù)流程跨組織
由于企業(yè)很多都是矩陣式的組織機(jī)構(gòu)，因此在企業(yè)內(nèi)部的公文處理流程中常常需要在不同部門之間跨部部門（包括平級和上下級部位之間）交叉、往復(fù)流轉(zhuǎn)。甚至很多行文是在不同部門的彼此獨(dú)立的系統(tǒng)之間進(jìn)行交互的。
4）流程的靈活性要求高
企業(yè)的流程對靈活性要求非常高，同一個(gè)流程往往需要往復(fù)運(yùn)行很多輪才能結(jié)束。有時(shí)在流程未能固化之前，甚至要求流程按照任意順序流轉(zhuǎn)，而不受流程本身的邏輯控制（即所謂的自由流）。
另外，對于公文審批規(guī)則、會(huì)簽、退回、批閱、督查督辦、機(jī)構(gòu)的崗位設(shè)置等等都有比較靈活的要求。
5）嚴(yán)格的權(quán)限控制
企業(yè)的行文，每一步的公文處理都有嚴(yán)格的權(quán)限控制。比如同一個(gè)流程中不同的公文有的人只能看，不能審批簽字；同一個(gè)處理人員在不同的流程環(huán)節(jié)中對公文的權(quán)限也不相同。有的甚至要求某些公文只能查閱，但是不能復(fù)制到本地保留副本。這些需求都是在選擇一個(gè)工作流引擎時(shí)需要重點(diǎn)考察的。
6）安全保密要求高
企業(yè)中的公文流轉(zhuǎn)，由于涉及到企業(yè)機(jī)密，因此要求公文在流轉(zhuǎn)過程中，必須保證絕對的安全，不能出現(xiàn)被黑客非法竊取的情況。