質(zhì)量記錄填寫要求
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1、質(zhì)量記錄填寫要清楚，字跡要清晰，不得使用鉛筆填寫，不得隨意更改，如質(zhì)量記錄因筆誤需更改，當(dāng)事人應(yīng)在更改處字上劃一橫線并更正及簽名認(rèn)可或備注欄中簽名認(rèn)可。
2、填寫質(zhì)量記錄內(nèi)容要求真實(shí)、完整。
3、記錄完畢后，責(zé)任人應(yīng)簽名，簽名時(shí)須填寫全名。
4、質(zhì)量記錄的表格上所有須填的欄目，均應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)填寫，若有不適用的欄目應(yīng)加劃斜線。
質(zhì)量記錄的收集和歸檔
1、由品管部保管的質(zhì)量記錄，在各質(zhì)量活動(dòng)結(jié)束之前交到品管部時(shí)按受控文件進(jìn)行控制，在質(zhì)量活動(dòng)結(jié)束后交品管部存檔。
2、由各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄，由各部門收集保管。
質(zhì)量記錄的貯存和管理
1、質(zhì)量記錄的貯存條件應(yīng)可靠、安全、防止損壞、變質(zhì)或丟失。
2、質(zhì)量記錄未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、銷毀。有關(guān)產(chǎn)品檢驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)的質(zhì)量記錄復(fù)印須蓋受控文件專用章，并由文控中心登記；其它部門質(zhì)量記錄復(fù)印由本部門在質(zhì)量記錄原件上注明分發(fā)份數(shù)和抄送部門。
3、各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄應(yīng)按月或在質(zhì)量活動(dòng)結(jié)束后收集分類、按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)。
4、借閱質(zhì)量記錄須相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意后方可借閱，并按期歸還。
質(zhì)量記錄的銷毀
1、質(zhì)量記錄超過(guò)保存期時(shí)，由各科室填寫《記錄銷毀申請(qǐng)》，經(jīng)管理者代表審核、中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室在質(zhì)管科監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
2、如有某種原因需保留超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，應(yīng)整理成為質(zhì)量檔案保存。
質(zhì)量記錄存在的問(wèn)題
大多數(shù)企業(yè)都通過(guò)了質(zhì)量認(rèn)證，雖然說(shuō)體系運(yùn)行已很成熟，但存在的問(wèn)題仍然不容忽視。不重視科學(xué)程序的作用，憑經(jīng)驗(yàn)辦事，產(chǎn)生逆反心理，認(rèn)為記錄是束縛自己的繩索．關(guān)注度下降，思想松懈，這些都是企業(yè)通過(guò)認(rèn)證后的通病。主要表現(xiàn)為：
1.對(duì)質(zhì)量記錄認(rèn)識(shí)不到位
目酌，仍有部分企業(yè)對(duì)于為什么要做記錄、做什么樣的記錄和怎樣做記錄認(rèn)識(shí)不足，這直接導(dǎo)致在體系的建立過(guò)程中對(duì)記錄的要求不明確、在具體操作中對(duì)過(guò)程尤其是重要過(guò)程沒(méi)有記錄或記錄不全、過(guò)程結(jié)束后缺乏對(duì)記錄的有效整理和監(jiān)督。
2.記錄的填寫方式不規(guī)范
具體表現(xiàn)在記錄表格的設(shè)計(jì)上存在缺漏項(xiàng)，如實(shí)驗(yàn)參數(shù)、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目不全；填寫方法上數(shù)值類項(xiàng)目如重量、尺寸．參數(shù)等按符合性項(xiàng)目處理，在記錄表格上甚至打√或打×，這種做法使得在實(shí)際操作時(shí)，項(xiàng)目之間容易混淆，也不利于后續(xù)開展統(tǒng)計(jì)分析，同時(shí)，過(guò)程的可追溯性變差；有的記錄對(duì)事件過(guò)程表述含混不清，甚至自相矛盾．讓人看后一頭露水。
3.缺乏對(duì)記錄的整理和加工
各種記錄表格存檔混亂，沒(méi)有制定歸檔要求或是沒(méi)有按要求整理，造成查找使用不方便。沒(méi)有根據(jù)記錄中的數(shù)據(jù)開展統(tǒng)計(jì)分析，從中吸取有價(jià)值的信息，從而喪失改進(jìn)的機(jī)會(huì)。