管理方法：橫向管理
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1.收集階段：填充工作籃
要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。因?yàn)橹挥羞@樣，你才能夠開始恰如其分地推進(jìn)加工處理的過(guò)程。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識(shí)中解放出來(lái)，你必須認(rèn)識(shí)到，所謂的“真正地抓住了所有的事情”，事實(shí)上，它們只代表著那些你必須處理的事情。而在將來(lái)的某個(gè)時(shí)間，你還將處理和回顧這些事情。
(1)百分之百地捕獲一切“未盡事宜”
為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號(hào)或者代表物，臨時(shí)的代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無(wú)關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。
把你所有沒有完成的事情100％的搜集完整。請(qǐng)注意：是100％，而不是99％！如果你希望你真的過(guò)上沒有壓力的生活，希望你的頭腦不是經(jīng)常用來(lái)搜索還有哪些事情沒有完成，希望你的管理體系是確實(shí)可靠不會(huì)疏忽任何東西的，那么你需要把你是staff搜集完整。
(2)收集工具
有幾種類型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面幾種形式的工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料：
實(shí)實(shí)在在的工作籃
紙制的記事簿
電子記事簿
錄音設(shè)備
電子郵件
(3)影響成功收集的因素
遺憾的是，僅僅擁有一個(gè)工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件：
每一個(gè)懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦里。
你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可。
你必須定期地清空這些設(shè)備。
2.處理階段：清空工作籃
比如，你的文件筐里面需要簽字的文件，你的電腦上的N次貼，你的郵箱里面需要回復(fù)的郵件等等，甚至包括你需要去買的雜志。接下來(lái)你需要對(duì)你所有搜集出來(lái)的東西進(jìn)行處理，某些事情是你需要采取行動(dòng)的，比如買雜志，同時(shí)你需要決定這個(gè)事情你是自己做最好，還是交給別人來(lái)做比較好。某些事情你是不需要行動(dòng)的，那你就可以直接把他們劃掉。
3.整理階段：建立好清單
整理階段是對(duì)處理的結(jié)果進(jìn)行細(xì)化，對(duì)需要采取行動(dòng)的需要分為幾個(gè)類別，所有可以在兩分鐘之內(nèi)處理完畢的就馬上動(dòng)手去做。如果兩分鐘之內(nèi)不能處理完畢，就把他在事務(wù)清單中寫下來(lái)。
在GTD里面有一個(gè)概念叫Context，比如有些事情你必需在電腦邊完成，你就可以準(zhǔn)備一份“電腦”的清單，那么當(dāng)你在電腦邊上的時(shí)候，你就可以只需要看這一份清單就可以了。你還可以有一個(gè)電話清單，把所有需要通話的人名、電話號(hào)碼和一些備注信息都寫下來(lái)，那么當(dāng)你有時(shí)間的時(shí)候你就可以把這些電話一個(gè)一個(gè)的打完。你甚至可以準(zhǔn)備一個(gè)關(guān)于你老板的清單，所有需要向你老板請(qǐng)示、匯報(bào)和討論的東西都可以寫下來(lái)，這樣當(dāng)你碰見你的老板的時(shí)候你就可以一次性完成（給你的老板留下一個(gè)精干的好印象吧！）還有一些事情是必需在特定的時(shí)間或者日期完成的，那么這些事情你就不能僅僅列入事務(wù)清單中，可以應(yīng)該列入日歷中了。在GTD中，日歷被看作是“圣土”，只有這種事情才能寫進(jìn)日歷中。對(duì)于某些參考資料，你不需要采取什么行動(dòng)，但是你要放在一個(gè)你垂手可得的地方。對(duì)于不需要行動(dòng)的，就如同上面所述，應(yīng)該馬上扔進(jìn)垃圾箱，但是對(duì)于可能在將來(lái)需要處理的事情，你需要放進(jìn)一個(gè)“將來(lái)/也許”的事務(wù)清單中。
4.檢查階段：回過(guò)頭看看
回顧是經(jīng)常被忽略但是卻異常重要的環(huán)節(jié)，如果你要保持你的管理體系是始終有效的，你需要經(jīng)常回顧他，把以完成的任務(wù)刪除，并加入新的任務(wù)和事務(wù)。
回顧的內(nèi)容和時(shí)機(jī)
如果你按照我所推薦的方法建立起個(gè)人的組織管理系統(tǒng)，擁有一個(gè)“工作任務(wù)”清單、一個(gè)工作日歷、“下一步行動(dòng)”清單和一個(gè)“待處理”清單，你大概就別無(wú)他求了。
這其中，你瀏覽最為頻繁的大概要數(shù)日程表了。它會(huì)提醒你這一天里“緊要而艱巨的任務(wù)”。然而，這并不意味著這些白紙黑字寫出來(lái)的就是那些最為重要的事情。其實(shí)，它們只不過(guò)需要我們切實(shí)地行動(dòng)起來(lái)。在任何時(shí)候，如果你對(duì)需要處理的事情和動(dòng)手的時(shí)機(jī)都了如指掌的話，你也就為隨時(shí)隨地地調(diào)整創(chuàng)造了有利條件。一旦你圓滿完成了工作日歷中的某一項(xiàng)工作（一個(gè)會(huì)議，一個(gè)電話和報(bào)告的定稿），接下來(lái)立即投入檢查那些未盡的事宜將是一個(gè)極好的習(xí)慣。
完成對(duì)工作日程表的例行檢查以后，你很可能去查看“下一步行動(dòng)”清單。這類清單記載著一些已得到預(yù)先確定的工作的詳細(xì)目錄，一旦時(shí)間允許，就可以啟動(dòng)實(shí)施。如果你是按照地點(diǎn)對(duì)任務(wù)進(jìn)行分類整理的（“在家”，“在計(jì)算機(jī)旁”，“與喬治會(huì)面時(shí)”），這樣一來(lái)，這種安排只有在相應(yīng)的環(huán)境中才會(huì)發(fā)揮效力。根據(jù)你的需要，經(jīng)常地回顧你的清單，把它們趕出你的大腦。“工作任務(wù)”、“等待處理”和“將來(lái)某時(shí)/也許”，這些清單應(yīng)該根據(jù)你的具體需要經(jīng)常查閱，避免它們給你造成工作中的混亂。
5.行動(dòng)階段：選最佳方案
搜集整理了半天，沒有最后一步行動(dòng)永遠(yuǎn)是白搭，GTD對(duì)你在某一時(shí)刻下到底先做哪些事情提出了四條標(biāo)準(zhǔn)的建議：
你當(dāng)前的context怎么樣？
你有多少時(shí)間可以用來(lái)做接下來(lái)的事情？
你有多少精力？
優(yōu)先級(jí)是什么樣的？