抽屜式管理案例分析
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煤礦企業(yè)管理有其內(nèi)在的特殊性，是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它與其它行業(yè)管理的不同處就在于煤礦生產(chǎn)是井下作業(yè)，地質(zhì)條件、安全條件、水、火、瓦斯等自然因素的變化呈現(xiàn)突發(fā)性和不穩(wěn)定性，給煤礦企業(yè)管理帶來一定的難度。煤礦企業(yè)管理的焦點(diǎn)在于井下工作面的生產(chǎn)，如何使企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)生產(chǎn)業(yè)務(wù)科室做到職能上分，管理目標(biāo)上合；業(yè)務(wù)上分，工作目標(biāo)上合；協(xié)調(diào)一致，周而復(fù)始地保持各個(gè)管理要素的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和動態(tài)平衡，從而適應(yīng)煤礦企業(yè)管理的特殊性。我們建議使用一種使企業(yè)內(nèi)部上下左右分工明確，職責(zé)權(quán)限清楚，最大限度地提高管理效率的管理辦法·抽屜式管理。
一、抽屜式管理的含義及優(yōu)點(diǎn)
抽屜式管理是世界上流行的一種新的管理方法。顧名思義，抽屜即辦公桌上的抽屜。抽屜式管理是一種通俗形象的管理術(shù)語，在現(xiàn)代化管理理論中，也叫做職務(wù)分析”。它的主要含義就是在每個(gè)管理人員辦公桌的抽屜里，都有一個(gè)明確的職務(wù)工作規(guī)范。該規(guī)范包括兩個(gè)方面的含義，一方面是對每個(gè)人所從事管理的職、責(zé)、權(quán)、利等四個(gè)方面進(jìn)行明確的規(guī)定，做到職、責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一。既不能有職無權(quán)，也不能有責(zé)無權(quán)，更不能有權(quán)無責(zé)；另一方面是明確每個(gè)人所從事管理的主要專業(yè)業(yè)務(wù)、分工協(xié)作關(guān)系、橫向縱向聯(lián)合事宜，以及上下左右的對日單位等，達(dá)到理順企業(yè)管理關(guān)系的目的。
據(jù)有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料表明，1930年，美國各大公司采用抽屜式管理(職務(wù)分析)的僅占39％，至1940年增加到75，到1977年已超過80％。最近幾年香港的大中型(集團(tuán))企業(yè)都普遍實(shí)行抽屜式管理(《企業(yè)管理》1988年第七期、《談世界流行的三種管理》)，實(shí)行抽屜式管理有以下六個(gè)優(yōu)點(diǎn)：
一是管理方法簡單，容易掌握。它不需要?jiǎng)佑么罅康娜肆Γ锪拓?cái)力投資，管理人員只需將自己的職務(wù)工作規(guī)范放在抽屜里，遇事一看，就知道該事是自己處理還是別人去辦。企業(yè)主管可根據(jù)職務(wù)工作規(guī)范，有條不紊地管理企業(yè)的內(nèi)政外務(wù)，可避免眉毛胡子一把抓，“兵來將擋，水來土掩”的傳統(tǒng)管理方式。
二是能提高管理和工作效率。一方面，可以克服管理工作的盲目性，另一方面可以杜絕領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間、科室與科室之間、工作人員與工作人員之間互相扯皮推諉、文件旅游的現(xiàn)象，形成快速、高效的管理與工作作風(fēng)。
三是堵塞濫用職權(quán)、以權(quán)謀私的漏洞。
實(shí)行抽屜式管理后，一環(huán)扣一環(huán)，環(huán)環(huán)緊扣，分工明確，職責(zé)清楚，以權(quán)謀私者沒有可乘之機(jī)。如有些企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)審批權(quán)限問題，盡管多次三令五申強(qiáng)調(diào)一支筆審批”，但事實(shí)上哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)也說了算，不管誰簽了字都可以批計(jì)劃、批款。這不僅造成資金管理上的混亂，而且還會帶來越權(quán)和濫用職權(quán)，以至以權(quán)謀私等問題。
四是便于層層考核，企業(yè)主管可根據(jù)每個(gè)科室(車間)的職、責(zé)、權(quán)、利進(jìn)行月、季、年度考核，科室(車間)主管也可以根據(jù)每個(gè)管理人員的職、責(zé)、權(quán)、利進(jìn)行考核。
五是可提高管理人員的積極性。因?yàn)槁殑?wù)分析”體現(xiàn)了職、責(zé)、權(quán)、利四者的統(tǒng)一，每個(gè)管理人員都可以有職有權(quán)地工作不用請示不當(dāng)二傳手一，工作起來心情舒暢．六是能促進(jìn)管理人員自身素質(zhì)的提高，在一些企業(yè)的企業(yè)主管和基層主管中不同程度地存在大權(quán)獨(dú)攬”、我行我素”的現(xiàn)象。形成了大頭說了算，下邊圍著轉(zhuǎn)”，管理人員學(xué)不學(xué)業(yè)務(wù)管理知識也無所謂的歪風(fēng)．提高管理人員的素質(zhì)是抽屜式管理帶來的必然要求。
二、抽屜式管理的主要內(nèi)容
根據(jù)資料，結(jié)合煤炭工業(yè)企業(yè)管理的實(shí)際，我們認(rèn)為它的主要內(nèi)容應(yīng)包括以下兩個(gè)方面。
1．業(yè)務(wù)科室的職務(wù)分析，即職責(zé)權(quán)限范圍。業(yè)務(wù)科室的職責(zé)權(quán)限范圍分析，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的總體目標(biāo)，生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)，以及井上下專業(yè)對口的要求和協(xié)作關(guān)系進(jìn)行層層分解，逐級落實(shí)，明確規(guī)定。
2.管理人員的職務(wù)分析，即“職務(wù)說明”或職務(wù)規(guī)范”。管理人員的職務(wù)分析要根據(jù)管理層次的不同進(jìn)行。如礦承包經(jīng)營集團(tuán)層次，副礦長要對礦長負(fù)責(zé)，副總工程師應(yīng)對總工程師負(fù)責(zé)。管理要素層次，科員要對科長負(fù)責(zé)，科長要對對口礦長負(fù)責(zé)，還要對專業(yè)負(fù)責(zé)。管理人員職務(wù)分析的關(guān)鍵是處理好集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系。
三、推行抽屜式管理的步驟與方法
經(jīng)濟(jì)責(zé)任制已在各大企業(yè)中應(yīng)用，它的應(yīng)用對推行抽屜式管理奠定了基礎(chǔ)。推行抽屜式管理的步驟和辦法是：第一步，由企業(yè)管理科牽頭，組織一個(gè)由各個(gè)部門組成的職務(wù)分析小組。
第二步，對職務(wù)分析小組進(jìn)行短期培訓(xùn)，以掌握抽屜式管理的概念和內(nèi)涵。
第三步，圍繞企業(yè)的總體目標(biāo)，生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)，根據(jù)業(yè)務(wù)對口，編制業(yè)務(wù)科室職責(zé)權(quán)限范圍。
第四步，分層次進(jìn)行管理人員。職務(wù)分析，按職、責(zé)、權(quán)、利四者的統(tǒng)一，制定管理人員職務(wù)說明或職務(wù)規(guī)范。
第五步，制定必要的考核獎(jiǎng)懲制度，與職務(wù)分析”法配套執(zhí)行。