創(chuàng)建WBS的過程
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創(chuàng)建WBS的過程
創(chuàng)建WBS的過程非常重要，因?yàn)樵陧?xiàng)目分解過程中，項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員和所有參與項(xiàng)目的職能經(jīng)理都必須考慮該項(xiàng)目的所有方面。制定WBS的過程是：
得到范圍說明書(Scope Statement)或工作說明書(Statement of Wok，承包子項(xiàng)目時(shí))。
召集有關(guān)人員，集體討論所有主要項(xiàng)目工作，確定項(xiàng)目工作分解的方式。
分解項(xiàng)目工作。如果有現(xiàn)成的模板，應(yīng)該盡量利用。
畫出WBS的層次結(jié)構(gòu)圖。WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項(xiàng)目或子生命周期階段。
將主要項(xiàng)目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的組分或工作包。工作包必須詳細(xì)到可以對(duì)該工作包進(jìn)行估算(成本和歷時(shí))、安排進(jìn)度、做出預(yù) 算、分配負(fù)責(zé)人員或組織單位。
驗(yàn)證上述分解的正確性。如果發(fā)現(xiàn)較低層次的項(xiàng)沒有必要，則修改組成成分。
如果有必要，建立一個(gè)編號(hào)系統(tǒng)。
隨著其他計(jì)劃活動(dòng)的進(jìn)行，不斷地對(duì)WBS更新或修正，直到覆蓋所有工作。
檢驗(yàn)WBS的標(biāo)準(zhǔn)
檢驗(yàn)WBS是否定義完全、項(xiàng)目的所有任務(wù)是否都被完全分解可以參考以下標(biāo)準(zhǔn)：
每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)和完成情況是可以量化的。
明確定義了每個(gè)任務(wù)的開始和結(jié)束。
每個(gè)任務(wù)都有一個(gè)可交付成果。
工期易于估算且在可接受期限內(nèi)。
容易估算成本。
各項(xiàng)任務(wù)是獨(dú)立的。
建立WBS需要考慮的因素
(1)確定適當(dāng)?shù)腤BS層次，最低層WBS的元素需對(duì)應(yīng)有形的交付物。
(2) 對(duì)WBS生命周期的考慮，需要考慮在項(xiàng)目不同階段的活動(dòng)發(fā)展，包括項(xiàng)目管理。
(3)項(xiàng)目計(jì)劃、績效報(bào)告、整體變更控制、范圍管理的需要。
(4)資源計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)管理的需要。
WBS的使用
對(duì)WBS需要建立WBS詞典(WBS Dictionary)來描述各個(gè)工作部分。WBS詞典通常包括工作包描述、進(jìn)度日期、成本預(yù)算和人員分配等信息。對(duì)于每個(gè)工作包，應(yīng)盡可能地包括有關(guān)工作包的必要的、盡量多的信息。
當(dāng)WBS與OBS綜合使用時(shí)，要建立賬目編碼(Code of Account)。賬目編碼是用于惟一確定項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)每一個(gè)單元的編碼系統(tǒng)。成本和資源被分配到這一編碼結(jié)構(gòu)中。
WBS的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)
最多使用20個(gè)層次，多于20層是過度的。對(duì)于一些較小的項(xiàng)目4－6層一般就足夠了。
WBS中的支路沒有必要全都分解到同一層次，即不必把結(jié)構(gòu)強(qiáng)制做成對(duì)稱的。在任意支路，當(dāng)達(dá)到一個(gè)層次時(shí)，可以作出所要求準(zhǔn)確性的估算，就可以停止了。
工作分解結(jié)構(gòu)的作用
1．明確和準(zhǔn)確說明項(xiàng)目的范圍；
2．為各獨(dú)立單元分派人員，規(guī)定這些人員的相應(yīng)職責(zé)；
3．針對(duì)各獨(dú)立單元，進(jìn)行時(shí)間、費(fèi)用和資源需要量的估算，提高時(shí)間、費(fèi)用和資源估算的準(zhǔn)確度；
4．為計(jì)劃、成本、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量、安全和費(fèi)用控制奠定共同基礎(chǔ)，確定項(xiàng)目進(jìn)度測量和控制的基準(zhǔn)；
5．將項(xiàng)目工作與項(xiàng)目的財(cái)務(wù)帳目聯(lián)系起來；
6．便于劃分和分派責(zé)任；
7．確定工作內(nèi)容和工作順序；
8．估算項(xiàng)目整體和全過程的費(fèi)用。
工作分解結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)
（一）能夠?yàn)楣ぷ鞫x提供更有效的控制。
一般來說，良好的項(xiàng)目管理具有下列幾個(gè)原則：
1．通過設(shè)施的結(jié)構(gòu)化分解來進(jìn)行管理；
2．關(guān)注結(jié)果：實(shí)現(xiàn)什么，而不是怎樣實(shí)現(xiàn)；
3．通過工作分解結(jié)構(gòu)，技術(shù)和人員、系統(tǒng)和組織之間可以平衡結(jié)果；
4．在項(xiàng)目涉及的所有部門之間，通過定義角色、責(zé)任和工作關(guān)系來建立一個(gè)契約；
5．采用一個(gè)簡明的報(bào)告結(jié)構(gòu)。
使用工作分解結(jié)構(gòu)可以滿足有效項(xiàng)目管理的五個(gè)原則中的前三個(gè)，而避免了計(jì)劃的誤區(qū)——即只在一個(gè)詳細(xì)的層次上定義工作。以一個(gè)結(jié)構(gòu)化的方式來定義工作可以保證得到更好的結(jié)果。通過可交付成果來進(jìn)行工作定義，在項(xiàng)目向前進(jìn)行時(shí)，只有那些對(duì)生產(chǎn)設(shè)施有必要的工作才做，因此計(jì)劃也變得更加固定。在環(huán)境不斷變化的情況下，項(xiàng)目所需的工作可能發(fā)生變化，但不管怎么變化，一定要對(duì)最終結(jié)果的產(chǎn)生有益。
（二）把工作分配到相應(yīng)的工作包中（相應(yīng)的授權(quán)）。
WBS中的工作包是自然的，因?yàn)閃BS的目的是生產(chǎn)產(chǎn)品，在分配責(zé)任的同時(shí)也賦予每個(gè)產(chǎn)品或服務(wù)的單獨(dú)的部門。如果工作只是在一個(gè)詳細(xì)的層次上定義，并匯集成工作包，那么這個(gè)工作包就不是自然的了，項(xiàng)目經(jīng)理只能每天忙于告訴人們一些技術(shù)和方法，而不是讓他們自己獨(dú)立去完成工作。
（三）便于找到控制的最佳層次。
我們?cè)谳^低層次上進(jìn)行控制可能意味著在控制上所花的時(shí)間要比完成工作所需的時(shí)間更多，而在較高層次上進(jìn)行控制則意味著有些重要情況在我們不經(jīng)意時(shí)會(huì)溜走。通過WBS，我們可以找到控制的最佳層次。一般情況下，控制活動(dòng)的長短應(yīng)該與控制會(huì)議召開的頻度相一致。
（四）有助于限定風(fēng)險(xiǎn)。
在以上討論時(shí)我們都限定計(jì)劃和控制的范圍都不包含較高的風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)際上WBS的分解層次不一定是固定不變的，WBS的最低層次可根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的水平來確定。在風(fēng)險(xiǎn)較低的項(xiàng)目中，工作分解的最低層次可以是工作包，而在一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)較高的項(xiàng)目中，我們可以繼續(xù)到項(xiàng)目的一個(gè)最低層次上。
項(xiàng)目經(jīng)理在規(guī)劃和控制其工程項(xiàng)目的過程中，工作分解結(jié)構(gòu)是非常有用的工具。編制完整的WBS確定了工程項(xiàng)目的總目標(biāo)，并確定了各項(xiàng)單獨(dú)的工作（部分）與整個(gè)項(xiàng)目（整體）的關(guān)系。
（五）是信息溝通的基礎(chǔ)。
在現(xiàn)代大型復(fù)雜項(xiàng)目中，一般要涉及大量的資源，涉及許多公司、供應(yīng)商、承包人等等，有時(shí)還會(huì)有政府部門的高技術(shù)設(shè)施或資金投入，因而要求的綜合信息和信息溝通的數(shù)量往往相當(dāng)大。這些大項(xiàng)目涉及巨資并歷時(shí)若干年，因此項(xiàng)目開始進(jìn)行時(shí)設(shè)想的項(xiàng)目環(huán)境會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而發(fā)生很大的變化，即我們已經(jīng)多次提到的項(xiàng)目早期階段的不確定性[pp1] 。這就要求所有的有關(guān)集團(tuán)要有一個(gè)共同的信息基礎(chǔ)，一種各有關(guān)集團(tuán)或用戶從項(xiàng)目一開始到最后完成都能用來溝通信息的工具。這些集團(tuán)包括：業(yè)主、供應(yīng)商、承包人、項(xiàng)目管理人員、設(shè)計(jì)人員以及政府有關(guān)部門等等。而一個(gè)設(shè)計(jì)恰當(dāng)?shù)墓ぷ鞣纸饨Y(jié)構(gòu)將能夠使得這些集團(tuán)或用戶有一個(gè)較精確的信息溝通連接器，成為一種相互交流的共同基礎(chǔ)。利用工作分解結(jié)構(gòu)作為基礎(chǔ)來編制預(yù)算、進(jìn)度和描述項(xiàng)目的其它方面，能夠使所有的與項(xiàng)目有關(guān)的人員或集團(tuán)都明了為完成項(xiàng)目所需要做的各項(xiàng)工作以及項(xiàng)目的進(jìn)展情況等。
（六）為系統(tǒng)綜合與控制提供了有效手段。
典型的項(xiàng)目控制系統(tǒng)包括進(jìn)度、費(fèi)用、會(huì)計(jì)等不同的子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)在某種程度上是相互獨(dú)立的，但是各個(gè)子系統(tǒng)之間的系統(tǒng)信息轉(zhuǎn)移是不可缺少的，必須將這些子系統(tǒng)很好地綜合起來，才能夠真正達(dá)到項(xiàng)目管理的目的。而工作分解結(jié)構(gòu)的應(yīng)用可以提供一個(gè)這樣的手段。
在WBS的應(yīng)用中，各個(gè)子系統(tǒng)都利用它收集數(shù)據(jù)，這些系統(tǒng)都是在與WBS有直接聯(lián)系的代碼詞典和編碼結(jié)構(gòu)的共同基礎(chǔ)上來接受信息的。由于WBS代碼的應(yīng)用使所有進(jìn)入到系統(tǒng)的信息都是通過一個(gè)統(tǒng)一的定義方法作出來的，這樣就能確保所有收集到的數(shù)據(jù)能夠與同一基準(zhǔn)相比較，并使項(xiàng)目工程師、會(huì)計(jì)師以及其他項(xiàng)目管理人員都參照有同樣意義的同種信息，這對(duì)于項(xiàng)目控制的意義是顯而易見的。
例如：許多項(xiàng)目中的典型問題之一是會(huì)計(jì)系統(tǒng)和進(jìn)度控制系統(tǒng)不是采用完全相同的分類或編碼，但是在一個(gè)有組織的共同基礎(chǔ)之上對(duì)成本和進(jìn)度作出統(tǒng)一、恰當(dāng)?shù)慕忉?、分析和預(yù)測對(duì)于項(xiàng)目的有效管理是非常重要的。此外，各個(gè)子系統(tǒng)之間在WBS基礎(chǔ)上的共同聯(lián)系越多，對(duì)項(xiàng)目控制就越有益，因?yàn)檫@樣可以減少或消除分析中的系統(tǒng)差異。