項目實施的控制手段
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前面我們分析了項目控制的幾個主要過程，要想達(dá)到項目的成功，還有如下具體的控制工具、控制方法等手段。
1．項目控制的主要文件
在IT技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，項目“文件”的載體已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的紙張、圖表，將有大量的“數(shù)字化”文件存在于項目周期的各個過程。但不論何種載體，文件只有得到項目法人、總承包商、監(jiān)理、分承包商等相關(guān)人員認(rèn)可后才能生效。這些文件包括：
●合同
●項目總計劃和分計劃
●信息協(xié)作制度和聯(lián)系信息
●進(jìn)度計劃
●成本預(yù)算
●設(shè)計數(shù)據(jù)
●標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、編碼及手續(xù)步驟
●帳戶編號
注意：項目中的某項工作一旦發(fā)生變動，相應(yīng)的文件必須修正才能再進(jìn)行，在項目工作中缺少信息是糟糕的，但得到錯誤的信息就更加糟糕。
2．會議
項目會議是項目法人、承包商、監(jiān)理、供應(yīng)商等項目相關(guān)組織進(jìn)行信息交流、傳遞的重要方式，主要包括里程碑會議、周期例會和臨時特別會議。會議安排示例見圖。
項目正式開始后，必須在各個子項目／任務(wù)的關(guān)鍵點召開里程碑會議，一般情況是在子項目／關(guān)鍵任務(wù)的開始及結(jié)束時刻，讓參與項目建設(shè)的各方通過里程碑會議了解某子項目／關(guān)鍵任務(wù)即將開始（已經(jīng)結(jié)束）、明確此階段的目標(biāo)和重要問題、總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)等。
周期例會是指項目全過程中，必須定期（每月、每周等）召開的一次例會，參加人員主要是承包方的總指揮、項目經(jīng)理、采購主管和施工經(jīng)理及監(jiān)理方的現(xiàn)場工程師等，各個負(fù)責(zé)人向大家匯報工作進(jìn)展情況，便于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。
還有一些特別會議，不可能定期召開或計劃召開，比如：大型設(shè)備安裝協(xié)調(diào)會、重大事故緊急會等。
3．通訊聯(lián)系的控制
加強(qiáng)聯(lián)系，溝通各個方面的信息是
項目管理成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通訊聯(lián)系的方式很多，如寫信、電話、電傳等，但一定要遵守如下原則：
●所有重要的問題都有記載材料，不能靠記憶。
●所有會議都要有記錄，并分發(fā)。
●必須及時而準(zhǔn)確地使有關(guān)人員了解項目進(jìn)展情況。
●全部來函、信箋、電傳必須編號并歸檔。
●建立完整的檔案體系。