ERP實(shí)施技巧-采購流程操作
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采購是企業(yè)管理的一個重點(diǎn)對象，因?yàn)槠潢P(guān)系到企業(yè)資金的流出。所以，采購流程也是ERP管理的一個重點(diǎn)。但是，很多企業(yè)在操作過程中，缺乏總結(jié)，今天在這里，我就在這里把這工作給做了，給他們這些“懶人”做點(diǎn)事情，希望對他們有所幫助。
一、
采購管理普通操作流程。
各個企業(yè)雖然生產(chǎn)的產(chǎn)品千奇百怪，但是，其采購管理流程是類似的。企業(yè)大部分的采購管理流程如下：
1、請購。
請購是指需求單位，當(dāng)有材料需求時，向采購部門提出請購的請求。一般，在生產(chǎn)企業(yè)中，請購作業(yè)由計劃人員來做，也有的企業(yè)設(shè)有專門的生管部門，也可以由這個部門負(fù)責(zé)。
請購單根據(jù)來源的不同，可以分為多種。一是有MRP計劃生成而來，這些材料都包括在產(chǎn)品的物料清單中，根據(jù)物料清單中的材料用量與銷售訂單或者
生產(chǎn)計劃的產(chǎn)品數(shù)量，計算出需求;二是根據(jù)安全庫存模型，計算出來的庫存補(bǔ)貨單，這一般由倉庫人員開立;三是一般請購，即沒有來源的臨時性物料需求。
一般來說，需求人員在開立請購單時，只需要關(guān)心如下問題：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么時候需要。向誰購買、以什么價格購買一般都不時他們需要關(guān)注的問題，這些內(nèi)容采購員會解決。
2、請購單維護(hù)。
在請購單轉(zhuǎn)換成采購單前，采購維護(hù)人員需要在進(jìn)行核對一次。在請購單維護(hù)的過程中，其主要關(guān)心的是采購的供應(yīng)商是否準(zhǔn)確、價格是否有錯誤、及采購數(shù)量是否符合相關(guān)規(guī)則。
供應(yīng)商可以根據(jù)物料基本信息定義處帶過來，而且，帶出來的是首選供應(yīng)商。如一個材料有三個供應(yīng)商，但是，首選供應(yīng)商只有一個，即甲供應(yīng)商。則該材料的默認(rèn)供應(yīng)商即為甲供應(yīng)商。若采購員在維護(hù)時，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商需要調(diào)整時，可以在這里進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)首選供應(yīng)商有所變更時，企業(yè)用戶要及時在基礎(chǔ)資料中進(jìn)行更改，如此，可以減少后期維護(hù)的工作量。
價格帶出來的也是跟供應(yīng)商關(guān)聯(lián)的價格。這里要注意一個問題，就是企業(yè)確定的標(biāo)準(zhǔn)價格跟供應(yīng)商采購的采購價格有區(qū)別。企業(yè)確定的材料標(biāo)準(zhǔn)價格，使用來對采購價格進(jìn)行管理控制的一個參考數(shù)據(jù)，其往往跟實(shí)際采購的價格有一定的差異;企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)成本是以標(biāo)準(zhǔn)價格為基礎(chǔ)計算的，而實(shí)際成本則是以實(shí)際采購價格為基礎(chǔ)進(jìn)行計算。所以，這里帶出來的價格，是與供應(yīng)商對應(yīng)的價格，而不是企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價格。有些不成熟的系統(tǒng)，如Compiere系統(tǒng)的采購功能，帶出來的價格，就是企業(yè)設(shè)置的參考價格，這是不合理的。
有時候，不一定需求方請夠多少，采購就采購多少。采購時，采購數(shù)量由時候，還要符合一定的規(guī)則。如供應(yīng)商有規(guī)定最小采購量時，則采購數(shù)量要滿足最小采購數(shù)量;若采購數(shù)量有包裝數(shù)量的限制時，則實(shí)際采購數(shù)量則為采購包裝數(shù)量的整數(shù)倍等等。用戶要注意這些規(guī)則的影響，因?yàn)椋暨@些多出來的材料處理的不好的話，就會成為企業(yè)的貸治料。
3、請購轉(zhuǎn)采購。
請購單轉(zhuǎn)換采購單的時候，有一個需要特別關(guān)注，就是，當(dāng)請購單維護(hù)處，供應(yīng)商處為空白或者該供應(yīng)商已經(jīng)不允許交易了，該如何處理?
有一種方法，處理的不是很好。如Compierr系統(tǒng)的這個轉(zhuǎn)換功能，當(dāng)某項材料供應(yīng)商沒有指定時，下次不能重新維護(hù)再生成。這是非常不方便的，因?yàn)槿丝倳惺韬觯貏e是當(dāng)訂單多的時候，若一格疏忽，沒有維護(hù)全面的話，則只要刪除采購單再重新來過，那就比較麻煩了。
我認(rèn)為，比較合理的做法是，若一項請購單有六項物料，其中兩項因?yàn)槭韬觯瑳]有指定供應(yīng)商時，在請購單轉(zhuǎn)換成采購單的過程中，系統(tǒng)會把已經(jīng)有供應(yīng)商的物料生成采購單，比提醒錯誤信息，說有哪兩項物料因?yàn)闆]有指定供應(yīng)商而無法生成采購單，在請購單維護(hù)處，維護(hù)后，在不需要刪除采購單的前提下，就可以把這兩項物料生成采購單。如此設(shè)計，才比較方便與合理。大部分系統(tǒng)，如神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)就是如此處理的。
4、采購單維護(hù)。
采購單維護(hù)主要是做一些日常的維護(hù)工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通過采購訂單變更單處理，如此，能夠保留歷史修改記錄，方便后續(xù)的追蹤與處理。
二、容易出錯的地方。
1、根據(jù)相關(guān)提前期計算的需求日期。
在根據(jù)MRP計劃生成請購單時，會根據(jù)相關(guān)模型，自動計算出一個物料需求日期。這個日期是否準(zhǔn)確，直接關(guān)系到請購作業(yè)的效率。設(shè)想一下，原材料稍微復(fù)雜一些的企業(yè)，一張生產(chǎn)訂單就有上百種物料，而根據(jù)物料投料時間的不同，各個物料的需求日期又是不同的，若設(shè)置一個最先需求的日期，在還沒需要的時候，材料就到企業(yè)，無疑會增加企業(yè)的庫存成本;若根據(jù)實(shí)際需求計算的話，則調(diào)整的工作量就比較大，要一個個物料去更改需求時間。所以，最好的是，ERP能夠根據(jù)企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)計劃、產(chǎn)品工時等數(shù)據(jù)，計算出一個比較準(zhǔn)確的物料需求日期，如此，用戶就不用再手工的去調(diào)整相關(guān)交期了。
但是，提前期模型是一個比較復(fù)雜的模型，企業(yè)在利用這個模型計算物料需求的時間時，重要的是相關(guān)提前期的設(shè)置，其設(shè)置是否合理，直接關(guān)系到物料需求計劃中的時間是否準(zhǔn)確。所以，在實(shí)施采購流程時，我經(jīng)常建議用戶，在剛開始的時候，不要利用提前期等模型來推算物料需求時間，還是老老實(shí)實(shí)的手工調(diào)整;當(dāng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行到一定的時候，再開始考慮利用提前期模型。如此，比較合適。
2、需求數(shù)量的影響因素。
上面，我們談到過，用戶請購的數(shù)量往往不是采購最后采購的數(shù)量，因?yàn)樵谶@其中，有其他的一些潛規(guī)則，如最小采購量或者采購包裝量的限制。企業(yè)若處理的不好的話，這多出來的一些材料就變成了企業(yè)的呆滯料，給企業(yè)帶來損失。
有個客戶關(guān)于這個問題，有其自己的解決方法，我們可以借鑒。如某項材料，物料需求人員提出請購的數(shù)量為900套，但是，供應(yīng)商是以500套為包裝單位的，即企業(yè)采購的數(shù)量只能為500套的整數(shù)倍。可是，企業(yè)也不想多采購100套，畢竟，這100套也是需要成本的，如何處理呢?在采購時，不考慮采購包裝量的限制，采購訂單上的采購數(shù)量為900套;但是，供應(yīng)商送貨時，則送了1000套，這多余的100套企業(yè)代為保管，當(dāng)下次有訂單時，再從此種扣。如此，可以把這剩余的100套材料的風(fēng)險，轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商那里去。
3、采購訂單直接審核的妙用。
有時候，企業(yè)可能要求采購單的任何變更，為了保留歷史變更記錄，都必須通過采購變更單完成。此時，可以把采購訂單設(shè)置為自動審核。當(dāng)請購單轉(zhuǎn)換為采購單時，生成的采購單就自動審核了，采購用戶無法直接在采購單上進(jìn)行更改。
若采購員需要更改相關(guān)數(shù)據(jù)的話，則必須通過采購單變更單或者指定結(jié)案等手段，來變更采購單。如此，任何的變更，都會留下歷史記錄，為企業(yè)以后的查詢與跟蹤，起到巨大的作用。
以上是采購管理的基本功能與常見錯誤。關(guān)于采購，還有很多方面需要注意的地方，如一攬子合同、如供應(yīng)商分單問題、如采購尾數(shù)問題等等，關(guān)于這方面的內(nèi)容，在后續(xù)的文章中，我會給大家陸續(xù)的講。大家若有需要的話，請關(guān)注我后面的文章，相信，對大家會有所幫助。