企業(yè)采購控制分析
作者: 來源: 文字大小:[大][中][小]
采購與付款業(yè)務是指企業(yè)支付貨幣，取得物品或勞務的過程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個主要環(huán)節(jié)，是企業(yè)生存發(fā)展的基礎。因此，企業(yè)應制定采購與付款業(yè)務的內(nèi)部會計控制制度，健全業(yè)務記錄控制系統(tǒng)，加強其業(yè)務流程關鍵點的控制，實施采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。
一、采購與付款內(nèi)部會計控制定義
采購與付款內(nèi)部會計控制指為了規(guī)范企業(yè)采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯與舞弊，保證采購在滿足生產(chǎn)和銷售的前提下，最大限度地降低
采購成本而采取的一系列控制措施。
二、采購與付款業(yè)務內(nèi)部會計控制的基本制度
為了充分發(fā)揮采購與付款業(yè)務內(nèi)部會計控制的作用，針對采購與付款業(yè)務的內(nèi)容，應設計以下采購與付款業(yè)務內(nèi)部會計控制的基本制度。
（一）不相容職務崗位分工制度
1、請購與審批。企業(yè)物品采購應由使用部門根據(jù)其需要提出申請，并經(jīng)分管采購工作的負責人進行審批；
2、詢價與確定供應商。企業(yè)應由采購部門和相關部門共同參與詢價程序并確定供應商；
3、
采購合同的訂立與審計。企業(yè)應由采購部門下訂單或起草購貨合同并經(jīng)授權部門或人員審核、審批或適當審計；
4、采購與驗收。企業(yè)
采購人員不能同時擔任物品的驗收工作；
5、采購、驗收與相關會計記錄。企業(yè)采購、驗收與會計記錄工作職務應當分離，以保證采購數(shù)量的真實性和采購價格、質(zhì)量的合規(guī)性、采購記錄和會計核算的正確性；
6、付款的審批與付款執(zhí)行。企業(yè)付款的審批人與付款的執(zhí)行人職務應當分離。
（二）授權審批制度
企業(yè)應明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務的職責范圍和工作要求。根據(jù)采購與付款業(yè)務，控制的審批要點主要包括：1、企業(yè)的
生產(chǎn)計劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預測和存貨要求的分析來決定生產(chǎn)授權；2、企業(yè)對資本支出和租賃合同通常會特別授權，只容許特定人員提出請購；3、企業(yè)對于重要和技術性較強的采購業(yè)務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失；4、采購合同的簽訂需經(jīng)有關授權人員審批；5、采購款項的支付應經(jīng)有關授權人員審批。
（三）業(yè)務記錄控制
為實現(xiàn)采購與付款業(yè)務內(nèi)部會計控制目標，企業(yè)應建立以請購單、合同、驗收單、入庫單等結算憑證為載體的業(yè)務記錄控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號、記錄，簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實相符，并且檢查有編號簽字的憑證與記錄是否按程序要求處理，這樣可以有效防止經(jīng)濟業(yè)務的遺漏和重復，并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。
三、采購與付款業(yè)務流程的內(nèi)部會計控制
一般來說，采購與付款的業(yè)務流程包括請購、采購作業(yè)、驗收入庫、貨款結算，根據(jù)我國《內(nèi)部會計控制規(guī)范——采購與付款（試行）》，企業(yè)至少應加強對以下控制點的控制。
（一）請購
提出物品和勞務的需要是采購環(huán)節(jié)的開始，企業(yè)可以根據(jù)不同的需要制定不同的請購制度。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求量比較多的原材料、零配件等物品，使用部門可根據(jù)預算、即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知單等情況填寫請購單，由采購部門、財務部門、業(yè)務主管部門的人員共同參與請購的審核，由本企業(yè)授權的采購負責人審批。請購單一式三聯(lián)，注明請購部門，請購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。重要物品或勞務的請購應當經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序；臨星需要的物品，通常由使用者根據(jù)實際需要直接提出，不經(jīng)采購部門簽批。但使用者在請購單上一般要解釋請購目的和用途，經(jīng)使用部門主管審批，并經(jīng)財務部門同意后，交采購部門辦理采購；緊急需求的特殊請購制定特殊審批程序；特殊原因需取消請購申請時，原請購部門應通知采購部門停止采購，采購部門應在原請購單上加蓋“撤銷”印章，并退回給請購部門。
（二）詢價
為確保價格機制透明，企業(yè)應制定合理的詢價程序，并重點了解供應商的相關情況。控制措施有：1、定期了解供應商的基本資料，如產(chǎn)品價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽、售后服務以及供應商的設備狀況、技術水平和財務狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息；2、對潛在供應商應就其質(zhì)量、技術、財務狀況的可行性進行調(diào)查；3、對于大宗和重要物品的采購，應建立由采購、技術等部門參與的比質(zhì)比價體系，綜合考慮價格、質(zhì)量、供貨條件、信譽和售后服務等；4、對某些采購可以采用招標方式，在滿足采購方物品質(zhì)量、送貨時間等要求的情況下，以公開方式進行，招標不能以價格作為惟一因素；5、對于零星物品的采購，由于采購量低、價格也不高，采用上述方式采購成本會過高，一般授權直接采購，但也應形成由獨立的人員抽樣暗訪制度；6、就以上各因素確定目標價格并與相關供應商協(xié)商以達到最優(yōu)價格。
（三）采購
詢價程序完成后，采購部門須作出以下決定：1、根據(jù)資產(chǎn)存儲情況，確定采購物品的批次和數(shù)量；2、根據(jù)詢價控制制度，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應商；3、將請購單一聯(lián)退請購部門，以示答復；一聯(lián)退財務部門籌備資金；一聯(lián)采購部門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。
（四）合同
采購部門應及時與供應商簽訂合同，合同必須按照采購權限規(guī)定，由各級授權人審核同意。合同一式三聯(lián)，一份交供應商請求發(fā)貨，一份由采購部門專人保管，負責合同的執(zhí)行，一份交財務部門以監(jiān)督合同的執(zhí)行。對某些采購數(shù)量不大，不經(jīng)常采購的物品，也可以不簽訂合同而直接購買，以簡化手續(xù)，加快進貨速度。部分企業(yè)以訂單替代購貨合同，訂單要素必須設計完整，一般一式三聯(lián)并連續(xù)編號。
（五）驗收
驗收人員根據(jù)訂單、合同等單據(jù)，對采購物品的品種、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關內(nèi)容進行驗收。驗收人員通過點數(shù)、過稱或測量等手段來檢驗物品數(shù)量的正確性。在可能的范圍內(nèi)對物品的質(zhì)量進行檢驗。經(jīng)驗收的物品，由驗收入員出據(jù)驗收單。保管人員根據(jù)驗收單點收實物的數(shù)量和質(zhì)量并填寫入庫單，注明供應商名稱、收貨日期、物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容。入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)留存，登記倉庫臺賬；一聯(lián)交財務部門，辦理結算；一聯(lián)退回采購部門與購銷合同、請購單核對后歸納備案。
（六）付款
財務部門對發(fā)票、運費單、驗收單、入庫單以及其他有關憑證審核后，與合同進行核對，經(jīng)企業(yè)授權人審批后向供應商辦理結算。貨款到期后，應及時支付，以維持企業(yè)良好的信用。采購需預付貨款或訂金的，應適當授權后才能支付，并需收到供應商的相關票據(jù)。對于企業(yè)采用賒賬方式購買物品時，由此而形成的債務結算業(yè)務也必須加強控制。具體要求是：1、應付賬款的入賬必須在發(fā)票等憑證經(jīng)企業(yè)授權人審批后方可入賬；2、由專門人員定期與供應商核對賬目，如果對賬中發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，分清責任，按有關規(guī)定處理，確保雙方的賬目相符；3、按雙方事先約定的條件，及時清理債務，支付欠款后，依據(jù)相關憑證，登記賬薄。
在實際工作中，企業(yè)應根據(jù)采購與付款業(yè)務的具體特點，不斷完善、修訂其內(nèi)部會計控制制度，保證企業(yè)經(jīng)營活動的有序、高效運行。