企業(yè)項(xiàng)目組合管理過(guò)程改進(jìn)的實(shí)踐之路
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本文基于 IBM 的過(guò)程改進(jìn)工具 IBM Rational Method Composer(簡(jiǎn)稱 RMC )和項(xiàng)目組合管理工具 IBM Rational Portfolio Manager（簡(jiǎn)稱 RPM ），探討項(xiàng)目組合管理實(shí)施的三個(gè)步驟：首先建立企業(yè)規(guī)范地項(xiàng)目組合管理過(guò)程；其次建立起可視化的
項(xiàng)目管理過(guò)程；最后建立起可執(zhí)行的項(xiàng)目組合管理過(guò)程，最終幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組合管理過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)。
概念定義
1) 項(xiàng)目（ Project ）：指創(chuàng)造指定范圍的一個(gè)獨(dú)特產(chǎn)品或服務(wù)。項(xiàng)目是大型項(xiàng)目和項(xiàng)目組合的構(gòu)成基礎(chǔ)。
2) 大型項(xiàng)目（ Program ）：一個(gè)大型項(xiàng)目由具有共同特性的多個(gè)項(xiàng)目所構(gòu)成，通常為了管理需要而把它們組織在一起進(jìn)行管理，來(lái)獲得單個(gè)項(xiàng)目獨(dú)自難以得到的控制和收益，一般實(shí)施周期較長(zhǎng)。
3) 項(xiàng)目組合（ Portfolio ）：一個(gè)項(xiàng)目組合由多個(gè)項(xiàng)目或大型項(xiàng)目構(gòu)成，它使用各種規(guī)劃技術(shù)，統(tǒng)一對(duì)多個(gè)項(xiàng)目或大型項(xiàng)目實(shí)施集約管理，包括優(yōu)化和平衡投資組合、統(tǒng)一控制項(xiàng)目或大型項(xiàng)目的執(zhí)行等。其目的是為了達(dá)到預(yù)期的商業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。項(xiàng)目組合中可能會(huì)包含提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目，統(tǒng)稱它們?yōu)轫?xiàng)目組合元素。
4) 項(xiàng)目組合管理（ Portfolio Management ）：就是使用各種規(guī)劃和分析決策技術(shù)，對(duì)多個(gè)提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目進(jìn)行集約化管理、分析、監(jiān)控和決策，其中包括優(yōu)化和平衡投資組合、統(tǒng)一監(jiān)控提案、項(xiàng)目或大型項(xiàng)目的執(zhí)行、基于業(yè)務(wù)目標(biāo)對(duì)項(xiàng)目組合進(jìn)行優(yōu)化等工作，其目的是為了達(dá)到預(yù)期的商業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
1 背景
由項(xiàng)目、大型項(xiàng)目和項(xiàng)目組合構(gòu)成的 3P 管理，目前已廣為 IT 和項(xiàng)目管理從業(yè)人員所接受和認(rèn)可。其中，項(xiàng)目管理和大型項(xiàng)目管理是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組合管理的基礎(chǔ)，項(xiàng)目組合管理則將項(xiàng)目和大型項(xiàng)目的管理上升到實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的高度，使企業(yè)能夠用經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的方式來(lái)管理項(xiàng)目和大型項(xiàng)目。但如何能夠幫助企業(yè)快速建立起項(xiàng)目組合管理過(guò)程、打造項(xiàng)目組合管理平臺(tái)，則是擺在人們面前必須解決、也非常值得研究的一個(gè)課題。
然而，由于企業(yè)項(xiàng)目組合管理過(guò)程的建立、推廣和執(zhí)行是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，它必須通過(guò)對(duì)企業(yè)項(xiàng)目組合管理過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)來(lái)實(shí)現(xiàn)，而這也是現(xiàn)代企業(yè)變革的一部分。本文從實(shí)踐者的視角，從企業(yè)項(xiàng)目組合管理面臨的主要問(wèn)題入手，基于 IBM 的過(guò)程改進(jìn)工具 IBM Rational Method Composer （簡(jiǎn)稱 RMC ）和項(xiàng)目組合管理工具 IBM Rational Portfolio Manager（簡(jiǎn)稱 RPM ），探討項(xiàng)目組合管理實(shí)施的第一步，即：首先通過(guò)企業(yè)內(nèi)部過(guò)程改進(jìn)，建立規(guī)范且具備推廣能力的企業(yè)項(xiàng)目組合管理方法，同時(shí)，通過(guò)在項(xiàng)目管理平臺(tái)上創(chuàng)建易于使用的項(xiàng)目管理方法模板，建立起可執(zhí)行的項(xiàng)目組合管理方法流程，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組合管理過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)。
以規(guī)范且具備推廣能力的企業(yè)項(xiàng)目組合管理方法流程為基礎(chǔ)，企業(yè)就可以利用項(xiàng)目組合管理平臺(tái)工具，快速搭建高效的項(xiàng)目組合管理平臺(tái)，逐步建立起項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控的能力，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)項(xiàng)目組合管理。
2 問(wèn)題的提出：企業(yè)項(xiàng)目組合管理面臨的問(wèn)題
作為企業(yè)級(jí)項(xiàng)目組合管理，如下圖所示，必須要能夠管理多項(xiàng)目，而管理多項(xiàng)目則首先要為項(xiàng)目管理提供統(tǒng)一的項(xiàng)目管理方法。試想如果一個(gè)企業(yè)有二十個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，一年要完成一百個(gè)項(xiàng)目，如果沒(méi)有統(tǒng)一的、規(guī)范的項(xiàng)目管理方法，每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)按照自己的習(xí)慣和方法管理項(xiàng)目，項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度在很大程度上依賴于項(xiàng)目經(jīng)理的水平。項(xiàng)目經(jīng)理的水平高低和責(zé)任心大小將大大影響項(xiàng)目管理的績(jī)效，使得企業(yè)項(xiàng)目群的管理者無(wú)法保證項(xiàng)目的質(zhì)量，也沒(méi)有辦法評(píng)測(cè)項(xiàng)目的績(jī)效和對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行考核。
由于過(guò)程的有效確立對(duì)項(xiàng)目管理的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，質(zhì)量大師戴明在半個(gè)世紀(jì)前就提出了"過(guò)程決定質(zhì)量"的思想，因此，企業(yè)要建立項(xiàng)目組合管理能力，必須首先建立標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理方法流程，建立統(tǒng)一的項(xiàng)目立項(xiàng)判斷標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目管理過(guò)程執(zhí)行、監(jiān)控程序和項(xiàng)目結(jié)果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，以保證所有的項(xiàng)目都按照標(biāo)準(zhǔn)的、統(tǒng)一的項(xiàng)目管理方法執(zhí)行。其次，為了保證項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能夠很好的基于統(tǒng)一的項(xiàng)目管理方法，執(zhí)行項(xiàng)目管理活動(dòng)，企業(yè)還必須構(gòu)建統(tǒng)一的項(xiàng)目管理平臺(tái)。在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上，一方面完成項(xiàng)目的啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控和項(xiàng)目收尾過(guò)程，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的時(shí)間管理、成本管理、人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、溝通管理、采購(gòu)管理、綜合管理等方面的具體管理工作；另一方面，借助項(xiàng)目管理平臺(tái)，輔助推行標(biāo)準(zhǔn)化的項(xiàng)目管理方法，使整個(gè)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能夠輕松的遵循統(tǒng)一的項(xiàng)目管理方法，完成項(xiàng)目管理活動(dòng)。最后，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組合管理，企業(yè)還必須在統(tǒng)一的項(xiàng)目管理平臺(tái)基礎(chǔ)上，建立起多項(xiàng)目的監(jiān)控、管理、人力資源平衡以及多項(xiàng)目間的依賴關(guān)系處理等能力，保證企業(yè)管理者能夠在對(duì)整個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理綜合了解的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展要求，在多項(xiàng)目間進(jìn)行很好的投資組合分析。
3 企業(yè)項(xiàng)目組合管理過(guò)程改進(jìn)第一步：建立規(guī)范的企業(yè)項(xiàng)目管理方法
建立標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)項(xiàng)目組合管理方法，可以提高項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)效率，控制項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度偏差和成本偏差，從而保證項(xiàng)目質(zhì)量。同時(shí)通過(guò)為所有重要的項(xiàng)目管理活動(dòng)提供全面的指導(dǎo)信息、模板和示例，使整個(gè)項(xiàng)目組合管理團(tuán)隊(duì)能夠有效共享成功經(jīng)驗(yàn)，提高團(tuán)隊(duì)效率。
建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目管理方法必須解決兩個(gè)問(wèn)題，即項(xiàng)目管理方法的定義和管理方法的推廣。使用 IBM 最新的方法定義工具 Rational Method Composer （簡(jiǎn)稱 RMC ），企業(yè)可以有效解決以上問(wèn)題。
4 建立可執(zhí)行項(xiàng)目管理流程模板
IBM Rational Portfolio Manager（簡(jiǎn)稱 RPM ）是 Rational 的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理平臺(tái)工具，同時(shí)也是 IBM 內(nèi)部進(jìn)行項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)，它不但能夠?yàn)槠髽I(yè)的項(xiàng)目管理、大型項(xiàng)目管理和項(xiàng)目組合管理提供很好的平臺(tái)支持，還具有良好的伸縮能力和靈活性，可以滿足不同企業(yè)規(guī)模、不同項(xiàng)目管理水平與成熟度、不同項(xiàng)目類型、不同項(xiàng)目規(guī)模與項(xiàng)目復(fù)雜度的需要。
RPM 內(nèi)置了模板機(jī)制，它是 IBM 在 RPM 中支持項(xiàng)目管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)共享和方法重用的關(guān)鍵策略。在 RPM 的流程模板中，如圖17所示，不但包含的項(xiàng)目管理過(guò)程所需的工作分解結(jié)構(gòu)、過(guò)程文檔、任務(wù)描述及處理時(shí)長(zhǎng)、任務(wù)參與人員及技能要求、記分卡以及常見(jiàn)問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)等，而且通過(guò) RPM 和 RMC 內(nèi)置的導(dǎo)入導(dǎo)出功能，可以直接將 RMC 中定制的項(xiàng)目管理方法導(dǎo)入到 RPM 中，生成可執(zhí)行的項(xiàng)目管理流程模板，使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)能夠在不知不覺(jué)中，輕松愉快的按照組織預(yù)定義的項(xiàng)目管理方法，完成項(xiàng)目管理工作。這不但從根本上解決了項(xiàng)目管理流程執(zhí)行力的問(wèn)題，還為企業(yè)提供了良好的知識(shí)共享機(jī)制，對(duì)提高組織項(xiàng)目管理過(guò)程的成熟度有很大幫助。
5 小結(jié)
企業(yè)項(xiàng)目組合管理流程的建立、推廣和執(zhí)行是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，它必須通過(guò)對(duì)企業(yè)項(xiàng)目組合管理過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。而在實(shí)踐過(guò)程中，企業(yè)的項(xiàng)目管理過(guò)程改進(jìn)必將經(jīng)歷三個(gè)主要階段：
第一階段：建立規(guī)范的、可執(zhí)行的項(xiàng)目管理方法，用來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目管理活動(dòng)；
第二階段：構(gòu)建統(tǒng)一的項(xiàng)目管理平臺(tái)，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的具體管理過(guò)程提供支撐；
第三階段：建立起多項(xiàng)目的監(jiān)控、管理、人力資源平衡以及多項(xiàng)目間的依賴關(guān)系處理等能力，保證企業(yè)管理者能夠根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展要求，在多項(xiàng)目間進(jìn)行很好的投資組合分析；
其中建立規(guī)范的項(xiàng)目管理方法，是企業(yè)項(xiàng)目管理過(guò)程改進(jìn)的基礎(chǔ)。在這方面， IBM 的方法定義工具 RMC 將為企業(yè)的方法建立和推廣執(zhí)行提供重要幫助。