以流程為中心的有效企業(yè)模式
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盡管許多公司花了不少時間和金錢發(fā)展自己的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，但在提高生產(chǎn)效率或節(jié)省成本方面收效并不顯著。這是為什么呢?批評家常常指出這是技術上出現(xiàn)小故障的緣故，然而真正的問題在于信息流程設計。
企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應幫助員工在開發(fā)產(chǎn)品或完成定購等業(yè)務流程方面相互協(xié)作，為公司、為客戶創(chuàng)造價值。特別是，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)將業(yè)務流程集中于一個很容易進入、平臺相對獨立的虛擬空間。成功的內(nèi)部網(wǎng)使來自企業(yè)內(nèi)各個部門的員工能夠?qū)⑵洳煌匦璧募寄茇暙I出來以推進一項特殊的流程。盡管一家公司內(nèi)的各部門擁有各自的虛擬空間，然而企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的構(gòu)筑應環(huán)繞業(yè)務流程而不是公司的組織系統(tǒng)圖進行，以便協(xié)助員工開展該業(yè)務流程。
注重流程而不是部門是被廣泛稱頌的商務趨勢。管理大師們正在幫助公司脫離等級森嚴的垂直領導體系，而朝著橫向的、以流程為中心的團體靠攏，該團體把從事同一企業(yè)任務、功能交叉的團隊緊緊聯(lián)系起來。而這要求各個部門、各個職能甚至各個國家之間密切交往和合作。
盡管以流程為中心的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)象業(yè)務流程那樣多種多樣，它們還是具有一些共同的特征。第一，它們都建于精巧的信息設計之上。第二，它們都注重工作任務而不是文件，并旨在將這些任務融入不同的流程。最后一點是，最佳的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)通過創(chuàng)建共享的和熟悉的空間來鼓勵協(xié)作，這些空間反映了公司的特征并為所有員工創(chuàng)造了共同基礎。
不可忽視設計
正如造房子需要依賴建筑圖來獲得最高效率一樣，一個企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)也需要精心的設計以幫助員工高效地獲取信息和彼此協(xié)作。但由于大家看不到企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)，其信息流程設計并沒有得到足夠的重視。
員工并不同于顧客，他們是企業(yè)的內(nèi)部人員，熟悉了解企業(yè)信息的存放與流動。企業(yè)網(wǎng)站的信息通常是由市場部輸入的，而企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的設計及其結(jié)構(gòu)卻被轉(zhuǎn)交到信息技術部門。這樣一來，公司的組織系統(tǒng)圖經(jīng)常被用為組織企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)信息流程的依據(jù)。盡管組織系統(tǒng)圖表面上似乎適合于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，但它不利于通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)進行協(xié)作。比如說，企業(yè)組織系統(tǒng)圖并不能反映市場和法律部門的員工在審批一項文件的流程中的相互協(xié)作關系。它也沒有告訴設計者來自市場、科研和開發(fā)部門的員工需要相互合作、齊心協(xié)力創(chuàng)造新產(chǎn)品。
注重工作任務而不是文件
將企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)視為工具意味著把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)看成不僅僅是一系列的文件。盡管文件頗重要，它們不過是達到目標的一種手段。人們利用文件來完成任務。而諸任務包括實現(xiàn)定購、查詢客戶的付賬記錄或在一份研究文件上相互協(xié)作。為完成這些任務，人們需要手頭有相關的文件和工具。
以任務為中心的組織原則可通過在辦公桌前的工作體現(xiàn)出來。當你坐下著手一項任務(如編制一份預算)時，你手頭有大量的信息和工具可供使用。一個空白表格程序是一種“計算”工具，而去年的預算案是一個“內(nèi)部文件”，這兩樣都同時被需要用以制作一項新的預算案。類似地，在公司內(nèi)部網(wǎng)上，支配內(nèi)部網(wǎng)組織結(jié)構(gòu)的應是使用者要完成的任務而不是文件或工具的分類。
倘若企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)環(huán)繞有活力的任務而不是靜止的文件加以有效設計，內(nèi)部網(wǎng)將奇妙地增加工作效率(根據(jù)GIGA集團的統(tǒng)計，內(nèi)部網(wǎng)可節(jié)省40%用于處理文件的時間)。根據(jù)任務組織文件，有利于員工將注意力集中于他們正在處理的文件的功能。例如，員工在簽署各項退休方案時，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)可將有關各項退休方案的信息(包括與金融網(wǎng)站的鏈接)置于實際用于簽署這些方案的表格附近，從而大大節(jié)省員工的時間。
將任務編進流程
獨立的諸多任務通常是一個較大流程的一部分。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應將所有的任務融入一個業(yè)務流程。各流程可以是相對獨立的，例如，跟蹤送貨或?qū)徟募；蛘撸鞒炭梢允禽^為復雜的，例如開發(fā)或銷售產(chǎn)品。一家公司中最重要的流程是那些能給顧客創(chuàng)造價值的流程。它們是每一個企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應該幫助員工去完成的中心流程。
甚至簡單的流程一旦融入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)也能變得更有效率。例如，福特公司在實施內(nèi)部網(wǎng)的時候，設計了一個應用程序來幫助地理上比較分散的工程師們?yōu)樾马椖揩@得審批。以前一個費時、昂貴、經(jīng)常可能失落文件或拖延滯后的流程，如今已集中為一個有效的電子工作流。
更為復雜的流程也能有效地融入一個企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)。例如，Cadence Systems公司在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上為其整個銷售流程創(chuàng)造了一個完整的區(qū)域。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)為銷售流程的每一個階段提供相關的信息和工具。因此，囊括銷售流程最初階段的內(nèi)部網(wǎng)上的區(qū)域包括指向顧客概況、樣信和內(nèi)部表格的鏈接。將銷售流程的所有步驟組織起來也使得跟蹤每一項銷售任務變得容易。
環(huán)繞流程組建虛擬工作組
企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)可以打破部門界限，有助于更有效地完成業(yè)務流程。例如，一個顧客投訴可能會涉及財會、銷售和市場部門的人員和信息。盡管解決該投訴所需的員工在不同的部門里工作，但是他們都參加了為顧客服務的流程。通過為跨部門協(xié)作創(chuàng)造空間，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)能夠幫助員工高效地協(xié)作來實施公司的中心流程，并通過避免親自到場的會議和員工重新分派來降低成本。
企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(以及企業(yè)外部網(wǎng))可以將地理上分散的員工和合作伙伴集合起來解決共同面臨的問題。這樣一來可以省去差旅費，員工也可以通過知識共享來增加工作效率。比如，一家制藥公司利用內(nèi)部網(wǎng)使全世界的藥學家在科研方面進行協(xié)作。一家大型特許零售商則利用其內(nèi)部網(wǎng)上的公告欄來協(xié)調(diào)其主要銷售項目。美國重型機械制造公司Caterpillar正在開發(fā)一項外部網(wǎng)的應用系統(tǒng)，以便世界各地的專家能與員工協(xié)作來設計新產(chǎn)品。其他通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)協(xié)作的應用項目包括與律師和多方有關的復雜業(yè)務，這有賴于讀取和修改關鍵文件。
有關在公司內(nèi)部和公司之間進行協(xié)作的討論絕大部分圍繞著安全問題展開，這當然是個有待解決的重要問題。虛擬空間的設計能激發(fā)新的協(xié)作形式，這對一個企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的價值至關重要，但沒有引起足夠重視。這些新的協(xié)作形式反過來促使了諸如
產(chǎn)品開發(fā)、市場銷售和
客戶服務等重要業(yè)務流程倍增效率。
內(nèi)部網(wǎng)與公司相呼應
企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)可以幫助公司組織在線的和非在線的“流程社區(qū)”。當?shù)轮輧x器公司(Texas Instruments)發(fā)起了一個以流程為中心、環(huán)繞協(xié)作工作團隊的組織之后，其軟件開發(fā)的時間從原來的22個月減少為8個月。德州儀器公司的內(nèi)部網(wǎng)是在這一變化發(fā)生后組建的，內(nèi)部網(wǎng)的設計反映并強化了這一新企業(yè)組織。一個企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)無論是在這一組織變化之前或之后創(chuàng)建，都能鼓勵這一類的協(xié)作工作環(huán)境，從而帶來極大的投資回報。
同時，運用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)來改變一個組織內(nèi)的工作方式需要該組織內(nèi)的文化發(fā)生變化。高級管理層必須明確致力于幫助各個部門的員工更有效的協(xié)作以完成關鍵的業(yè)務流程，不然的話內(nèi)部網(wǎng)的應用和收益會受到限制。甚至，鼓勵協(xié)作的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)設計完畢后，向員工推銷內(nèi)部網(wǎng)是至關重要的。由于內(nèi)部網(wǎng)創(chuàng)造了新的協(xié)作形式，它對傳統(tǒng)的工作方法和獲取信息的方式提出了挑戰(zhàn)。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)若要獲得成功，必須用各種方式授權給所有員工、向他們提供具體的獎勵、鼓勵他們使用內(nèi)部網(wǎng)。
以流程為中心的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與其為之工作的公司是步調(diào)一致的。此時，平面造型設計、風格和標準對內(nèi)部網(wǎng)的成功至關重要。不管喜歡與否，內(nèi)部網(wǎng)是具有個性的，是視覺樣式、風格和內(nèi)容的完美結(jié)合。一個反映公司文化的內(nèi)部網(wǎng)會使員工覺得像在家里一樣舒適自在，會幫助分散的員工覺得他們共享一個空間，并鼓勵員工環(huán)繞其所支持的流程進行合作和交流。比如，Turner Entertainment Group在其內(nèi)部網(wǎng)的主頁上用一個冰箱門上的各種貼磁來代表各個部門，創(chuàng)造了一種獨特舒適的氛圍。這一獨特的形象為所有員工創(chuàng)造了一種友善、共享和熟悉的空間。
好設計意味著好生意
建筑師Le Corbusier說，建筑物是“生活的機器”。同樣，好的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)應是做生意的機器。正如設計對一幢完美建筑物是不可缺少的，設計對創(chuàng)建一個高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)非常關鍵。內(nèi)部網(wǎng)上的信息組織和設計應詳細擬定公司的重要業(yè)務流程，向員工為完成這些流程提供獲取信息和與有關人員交流的便利。
真正高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)創(chuàng)造了新的交流渠道，能克服低效的組織結(jié)構(gòu)，并培育高效協(xié)作的新形式。該內(nèi)部網(wǎng)為公司創(chuàng)建了一個以流程而不是以部門為中心、以協(xié)作而不是以閉關政策為重心的模式。
創(chuàng)建高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)意味著思考如何利用文件來完成任務，如何將任務組織成流程，如何通過虛擬工作組的協(xié)作來實施這些流程。高效的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)不僅僅是一種工具，更是一個有效的、以工作流程為中心的企業(yè)模式，一部做生意的好機器。