流程優(yōu)化項目推進(jìn)的方式
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一般推進(jìn)項目組工作的方式不外乎幾種：會議、Email、電話。其中會議的方式最重要，也最有效。也有很多人不習(xí)慣會議，認(rèn)為很多事本來是一個Email搞定的事情為何一定要通過會議形式，但經(jīng)驗證明，Email能搞定的事一般僅限于發(fā)布、通知等事務(wù)，但并不適宜做一些比如決策、方案設(shè)計、問題描述及分析等大量的流程優(yōu)化工作。
有時候，當(dāng)項目出現(xiàn)困境的時候，有些項目經(jīng)理經(jīng)常提議說“我們開個會吧”，我們認(rèn)為這絕對是一個絕佳的主意，相信團(tuán)隊的力量。所以，如何高效地運(yùn)用會議開展流程優(yōu)化項目是非常關(guān)鍵的。我們這里不詳談?wù)撎嗉?xì)節(jié)，這不是我們此章節(jié)的重點(diǎn)，而且我們也不是會議管理專家。我們只是想把與流程優(yōu)化項目這種特性會議相關(guān)的經(jīng)驗點(diǎn)提煉一下。
n 會議前，項目經(jīng)理一定要想好會議議題，即要確定至少要解決的幾個關(guān)鍵問題。以防無目的的討論或陷入細(xì)節(jié);
n 會議前一定要電話確保與重要會議議題的相關(guān)成員到場，否則不如改期。反過來說，無須等所有成員有空才組織會議，關(guān)鍵是確保問題能夠得到?jīng)Q策解決;
n 因為工作繁忙等各種無法預(yù)計的原因，各工作跟進(jìn)人可能無法預(yù)期按時完成。所以要及時提醒和跟進(jìn)各工作的進(jìn)展情況。而且會議之前項目經(jīng)理要確認(rèn)所有上次會議需跟進(jìn)的重要工作已經(jīng)完成，不要把檢查和評估工作完成情況帶到會議上討論。時刻注意大家的時間是寶貴的，大家的積極性、參與度和配合度與高效高產(chǎn)出的會議組織是有關(guān)系的;
n 會議時間是有限的，所以不要把所有的討論都留到會議上。會議上只適合討論二件事：A 制定解決方案和思路 B 重大問題決策;
n 會議不是項目進(jìn)展的唯一推動方法。會議的價值關(guān)鍵在于決策。大量的現(xiàn)狀描述、初步調(diào)研、意見收集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、現(xiàn)場調(diào)研需要會議外解決;
n 會議一定要從REVIEW上次會議跟進(jìn)事項開始，否則會議的價值會大打折扣;
n 會議結(jié)束時，一定要留出時間，總結(jié)會議的達(dá)成共識點(diǎn)，并做后期工作安排(具體到個人/完成時間/基本質(zhì)量要求)，一個小技巧是每次會議紀(jì)要都放在同一個
EXCEL中，這樣便于管理和跟進(jìn)。
流程優(yōu)化項目會議紀(jì)要
會議時間：2007.7.10 10：30-12：30
會議地點(diǎn)：第十會議室
與會人員：張三、李四、王五
會議紀(jì)要：
我們一般鼓勵項目組盡可能采取會議的形式推進(jìn)工作，而不是電話或Email的方式，還有一些其他原因。比如，在電話和Email方式下，各項目成員的參與度是非常有限的。而且在今天Email飛來飛去的辦公環(huán)境下，不能及時或者不查看部分Email是非常正常的。所以，會議有利于讓成員拋開日常工作的干擾，集中思路探討項目組工作。
我們發(fā)現(xiàn)，讓項目組所有成員了解全面的項目組工作進(jìn)展信息是非常有必要的。盡量避免只讓部分項目組成員參加會議，或者會議結(jié)果Email給部分小組成員。如果項目組長期這樣運(yùn)作，很多項目成員的參與度及積極性會嚴(yán)重受挫，因為別人感覺自己的角色并不重要，而且因為不了解很多工作的前因后果，也不知道如何參與。一旦信息發(fā)生斷續(xù)，項目組之間就會開始產(chǎn)生小團(tuán)體，這很不利于團(tuán)隊協(xié)作。
我們就曾經(jīng)聽過某些項目組成員向我們抱怨：“我甚至連項目進(jìn)度都不知道。因為項目經(jīng)理和幾個項目成員總是私下討論而且也不告訴大家討論結(jié)果。”所以，項目經(jīng)理應(yīng)該關(guān)注到這個問題，如果因為項目推進(jìn)的方式有問題，而導(dǎo)致在最終評價項目成員參與度和貢獻(xiàn)度時獲得低分，這對項目成員而言是不公平的。