如何成功組織高效的績效反饋面談
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又到財政年的年末，A公司除了忙著做今年的會計決算和來年的財政預(yù)算外，經(jīng)理和員工們又開始了一年一度的被他們稱之為表演的績效考評了。
王經(jīng)理直接管著16名員工，因此他又將忙于填寫16份內(nèi)容相差不多的績效考核表。由于人事部已經(jīng)催了很多次了，所以他必須在周末的時候完成這些表格。否則，下周一又要接到人事經(jīng)理的催“債”電話了。
他確實想到了一個好辦法。他把表格發(fā)給每位員工，讓員工自己在上面打分，然后派人收齊，在上面簽上名，再交給人事部。好，問題解決了，紙面上的工作都按人事部要求完成了，人事部也很滿意，于是每個人都結(jié)束表演回到了“現(xiàn)實的工作”中去。
忙碌一時的績效考評工作就這樣“完成”了。
王經(jīng)理的績效考評工作是不是真的完成了呢？如果你是王經(jīng)理的老板，你會對他的這些表現(xiàn)滿意嗎？我相信你不會！因為他的工作完成得并不出色。
那么，王經(jīng)理的問題到底出在哪里呢？
拋開形式主義不說，即使是形式主義，他也沒有走完“形式”，因為他還有一個很重要的工作沒有做，那就是績效考評結(jié)束后對員工績效考評結(jié)果的反饋，他沒有組織有效的績效反饋面談。
績效反饋面談是績效考評中至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，其重要程度甚至超過了績效考評的本身。績效考評的結(jié)果是拿來用的，而不是拿來存檔的，而沒有反饋就根本談不上使用。沒有反饋的績效考評起不到任何作用。
沒有績效反饋員工就無法知道自己工作是否得到了上級的認可，就會亂加猜測，疑神疑鬼，影響工作心情；沒有績效反饋經(jīng)理就無法知道績效考評是否真正起到了作用，對繼續(xù)進行考評沒有信心；沒有績效反饋經(jīng)理就不能有的放矢地指出員工的不足，更無法給員工提建設(shè)性的改進意見，最終將導(dǎo)致員工的進步受到限制，管理水平將無法得到有效的提高。
由于種種無法言明的原因，各級經(jīng)理和主管們在績效反饋面前都選擇了回避，對績效反饋避而不談，考評結(jié)束之后就將考評結(jié)果束之高閣，使績效考評淪為填表游戲，成為形式主義的代名詞。
實際上，我們能否真正回避績效反饋呢？是否經(jīng)理不組織反饋，員工就不關(guān)心了，就可以安心工作了呢？答案是否定的。
績效考評結(jié)束后的一段時間內(nèi)，員工的心情都不會平靜，那些擔(dān)心績效考評結(jié)果會對自己不利的員工將坐臥難安，因為他們不敢確定績效考評的結(jié)果對他們會意味著什么？是被降職、減薪還是被解雇？這些與員工切身利益密切相關(guān)的問題在沒有答案之前肯定會給員工的心理造成嚴重的負擔(dān)，降低員工的工作效率，這種情緒蔓延開來更會嚴重影響員工的士氣。
如果真是這樣，那么我們的績效考評的作用將受到嚴重的質(zhì)疑，績效考評到底是為了提高員工績效還是降低員工績效？如果是為了提高員工績效，那么我們?yōu)槭裁床荒芎蛦T工平等地坐在一起，將員工的績效考評結(jié)果反饋給員工呢？
可見，組織一次成功的績效反饋面談將對績效考評起到積極的促進作用，使之真正發(fā)揮作用，達到我們所要達到的目的。那么，怎么才算是成功的績效面談呢？以下幾個方面需要特別注意：
做好充分準備
做任何一項工作事前都需要做好充分的準備，否則，你將難以駕馭整個局面，績效反饋尤其如此。績效反饋不但要做好準備，而且要做好充分的準備，你要事前做好演練，針對每個員工的績效考評結(jié)果，結(jié)合員工的特點，事前要預(yù)料到員工可能會對哪些內(nèi)容有疑問，哪些內(nèi)容需要向員工作特別的澄清說明，只有每項內(nèi)容都準備充分了，你才能更好地駕馭整個面談的局面，使之朝積極的方向發(fā)展，而不是陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵，僵局和爭吵都會損壞你和員工的關(guān)系，不利于以后的工作安排。
我們事前要收集以下資料：
1.目標管理卡
當(dāng)初與員工一起制訂的績效管理目標，可能是目標管理卡，也可能是績效計劃，這是當(dāng)初你和員工共同的承諾，是你們共識的結(jié)果，也是績效管理整個過程的重要依托，直到績效反饋，它依然是重要的信息來源。所以一定要再一次把績效管理目標拿出來，作為你們談話的重要內(nèi)容，以備隨時參閱。
2.職位說明書
職位說明書作為人力資源管理最基礎(chǔ)和最重要的文件當(dāng)然是績效面談的內(nèi)容之一。管理活動是個動態(tài)的過程，員工的工作有可能在過程當(dāng)中發(fā)生改變，可能增加一些當(dāng)初制訂績效目標時所未能預(yù)料的內(nèi)容，也有可能一些目標因為一些原因沒能組織實施，那么，這個時候，職位說明書作為重要補充將發(fā)揮重要作用。所以，員工的職位說明書也一定要置于案頭以備查閱。
3.績效考評表
績效考評自不待說，你要把它拿出來等著員工簽字認可呢！
4.員工的績效檔
案所謂績效檔案，就是你在平時的管理活動中，在跟蹤員工績效目標的時候所發(fā)現(xiàn)和記錄的內(nèi)容，這些東西是你作績效評價的重要輔助資料，是造成事實的證據(jù)，你當(dāng)然要拿出來。這個工作可能是一些管理者的薄弱環(huán)節(jié)，平時只忙于事務(wù)，可能無暇收集這些資料，也有可能根本就忽視了這個環(huán)節(jié)，如果你到現(xiàn)在還沒有開始收集員工的績效資料，沒有建立員工績效檔案的話，那你要開始做這個工作了，否則到時你無法向員工解釋你的考評結(jié)論，員工也不會認可你的結(jié)論，那么你們肯定會陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵。
5.安排面談計劃
通常一個經(jīng)理有若干個下屬，你不可能同時面對一群人來面談，你只能一個一個單對單地面談。所以你必須有一個統(tǒng)籌的安排，根據(jù)自己的工作安排，與員工進行適當(dāng)?shù)臏贤ㄖ螅瑪M訂一個行之有效的面談計劃，并將計劃告訴員工，讓員工有一個心理和行動上的準備。
6.讓員工做好準備
只有經(jīng)理本人做準備是不行的，面談是經(jīng)理和員工兩個人共同完成的工作，只有雙方都做了充分的準備，面談的成功才成為可能。所以，在面談計劃下發(fā)的同時也要將面談的重要性告知員工，讓員工做好充分的準備。
注意面談方式
準備工作固然重要，但相對來說，面談的過程更加重要。所以，我們一定要在面談過程中注意方式、方法，使面談在融洽的氣氛中進行，在愉快告別中結(jié)束，真正起到幫助員工提高的目的，而不要演變成批斗會、辯論場。通常一個員工的績效表現(xiàn)有正反兩個方面，有表現(xiàn)優(yōu)秀值得鼓勵的地方，也有不足須加以改進之處，所以我們的反饋也應(yīng)該從正反兩個方面著手，既要鼓勵員工發(fā)揚優(yōu)點，也要鞭策員工改進不足。
對于正面反饋，這里有三點要特別注意：
1.真誠
真誠是面談的心理基礎(chǔ)，不可過于謙遜，更不可夸大其詞。要讓員工真實地感受你確實是滿意他的表現(xiàn)，你的表揚確實是你的真情流露，而不是“套近乎”，扯關(guān)系。只要這樣，員工才會把你的表揚當(dāng)成激勵，在以后的工作中更加賣力，通俗地說，你的表揚和溢美之詞一定要“值錢”，不是什么都表揚，也不是隨時隨處都表揚，而是在恰當(dāng)之處表揚，表揚要真誠，發(fā)自肺腑。
2.具體
在表揚員工和激勵員工的時候，一定要具體，要對員工所做的某件事有針對性地具體地提出你的表揚，而不是籠統(tǒng)地說員工表現(xiàn)很好就完事。比如，員工為了趕一份計劃書而加了一夜的班，這時你不能僅僅說員工加班很辛苦，表現(xiàn)很好之類的話，而是要把員工做的具體事特別點出，比如：“小王，你加了一夜的班趕計劃書，領(lǐng)導(dǎo)對你的敬業(yè)精神很贊賞，對計劃書的編寫很滿意。”這樣，小王就會感受到不僅加班受到了表揚，而且計劃書也獲得了通過，受到了賞識，相比較，后面的話可能更會對小王有激勵作用。
3.建設(shè)性
正面的反饋要讓員工知道他的表現(xiàn)達到或超過了經(jīng)理的期望，讓員工知道他通過他的表現(xiàn)得到了經(jīng)理的認可，要強化員工的正面表現(xiàn)，使之在以后的工作中不斷發(fā)揚，繼續(xù)作出更優(yōu)秀的表現(xiàn)。同時，要給員工提出一些建設(shè)性的改進意見，以幫助員工獲得更大提高和改進。
對于反面的反饋，要注意以下幾點：
1.具體描述員工存在的不足，對事而不對人，描述而不作判斷。你不能因為員工的某一點不足，就作出員工如何如何不行之類的感性判斷。這里，對事不對人，描述而不判斷應(yīng)該作為重要的原則加以特別注意。
2.要客觀、準確、不指責(zé)地描述員工行為所帶來的后果。你只要客觀準確地描述了員工的行為所帶來的后果，員工自然就會意識到問題的所在，所以，在這個時候不要對員工多加指責(zé)，指責(zé)只能僵化你與員工之間的關(guān)系，對面談結(jié)果無益。
3.從員工的角度，以聆聽的態(tài)度聽取員工本人的看法。聽員工怎么看待問題，而不是一直喋喋不休地教導(dǎo)。
4.與員工探討下一步的改進措施。與員工共同商定未來工作中如何加以改進，并形成書面內(nèi)容。
實施反饋面談
在上述準備工作做好后，我們就可以進行反饋面談。面談應(yīng)該在一個無打擾的環(huán)境中進行，面談不應(yīng)該被電話和外來人員打斷，只有這樣面談才能獲得更佳的效果。
在面談的過程，要注意觀察員工的情緒，適時進行有針對性的調(diào)整，使面談按計劃穩(wěn)步進行。
在面談結(jié)束之后，一定要和員工形成雙方認可的備忘錄，就面談結(jié)果達成共識，對暫時還有異議沒有形成共識的問題，可以和員工約好下次面談的時間，就專門的問題進行二次面談。
這樣幾個步驟下來，我們就可以對面談有所把握，更加職業(yè)化地組織高效的績效反饋面談了。