當(dāng)代秘書活動(dòng)的基本特征
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秘書活動(dòng)的基本特征問題，一直是學(xué)術(shù)界關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)之一，但秘書學(xué)家們幾乎無一例外地陷入了一個(gè)怪圈，那就是單方面夸大秘書的服從與輔助特征而忽視其個(gè)性特征。究其原因，主要有兩方面的缺陷：一是分析方法不科學(xué)。大多數(shù)研究者一方面只顧將秘書活動(dòng)同領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)進(jìn)行比較分析，難免將某個(gè)特點(diǎn)無限擴(kuò)大升華出以偏概全的結(jié)論；另一方面又多從傳統(tǒng)的認(rèn)識入手，而沒有對秘書活動(dòng)本身進(jìn)行歷史地分析和開掘，單純的以古證今從而使得秘書活動(dòng)特征理論僵而不化。二是分析角度不夠科學(xué)。研究者大多站在領(lǐng)導(dǎo)的角度分析秘書活動(dòng)特征，過分強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的地位，忽略了秘書的地位。這兩方面的原因使得我們的秘書特征理論顯得蒼白而陳舊。
我們認(rèn)為，對秘書活動(dòng)特征的探索，可從以下幾個(gè)方面入手：
首先要用歷史的眼光分析問題，因?yàn)闅v史畢竟是歷史，現(xiàn)實(shí)畢竟是現(xiàn)實(shí)，秦始皇統(tǒng)一天下時(shí)，王賁、白起、李斯等助手的功勞不能抹殺；劉備爭得一方天下時(shí)，諸葛亮的卓越功勛不能忽略。自然，說他們的基本特征是綜合輔助性就不足為怪了。然而當(dāng)今天下再也不是振臂一呼群星蜂起時(shí)代了，領(lǐng)導(dǎo)者們也早已不是揭竿而起的虎適之雄，可以說當(dāng)今秘書是領(lǐng)導(dǎo)最得力的合作者――為了集團(tuán)的利益，為了發(fā)展中的中國。秘書們再也不僅僅是“文抄公”、“三辦公務(wù)員”，他們早已向復(fù)合型、協(xié)作型人員轉(zhuǎn)化，可以說他們是既“謀”又“參”，由為他人做嫁衣的后臺走向前臺。
其次，要探討秘書活動(dòng)的基本特征，必須立足于秘書活動(dòng)本身，必須把秘書活動(dòng)當(dāng)作一個(gè)獨(dú)立的研究對象去分析。而不能總是把秘書活動(dòng)當(dāng)成一個(gè)附庸物。許多學(xué)者也都有如此看法。縱觀秘書活動(dòng)的產(chǎn)生、演變、發(fā)展的歷史，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，其實(shí)秘書活動(dòng)的基本特征非常鮮明，而且具有明顯的時(shí)代特征，我們將其概括為三大特征，即：創(chuàng)造性、協(xié)作性、專業(yè)性。
創(chuàng)造性高于服務(wù)性
“一個(gè)沒有創(chuàng)造力的民族是沒有希望的民族”，因此，當(dāng)今社會(huì)特別注重提倡創(chuàng)造性人才的培養(yǎng)，作為許多社會(huì)變革的直接參與者的秘書自然也不例外。
正如許多專家所言，中國進(jìn)入WTO后，對秘書的要求更高了。只有高智能的秘書才能做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。創(chuàng)新性人才的提倡要求當(dāng)代秘書必須具有超前意識。秘書活動(dòng)從它發(fā)生的時(shí)候起，就具備了超前預(yù)測性，而在當(dāng)代中國成為了秘書最主要的特征。從戰(zhàn)國時(shí)代商鞅的變法圖強(qiáng)到舉世聞名的里根總統(tǒng)答謝會(huì)，從秦朝李斯力排眾議到北京市副市長征婚95對信任集體婚禮，無不鮮明地體現(xiàn)了秘書活動(dòng)的超前性特征，這也正式“領(lǐng)導(dǎo)”們立于不敗之身國富民強(qiáng)的重要法寶。當(dāng)代社會(huì)秘書們活動(dòng)范圍擴(kuò)大，內(nèi)容繁雜，但超前性特征并未減弱。秘書在其職能活動(dòng)中，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、處理信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、掌管文書、組織會(huì)議等方面的創(chuàng)造力是不言而喻的。
誠然，秘書也要服從于領(lǐng)導(dǎo)的指揮，但聽從決然不是盲從、仆從。我們認(rèn)為，當(dāng)代社會(huì)是一個(gè)知識經(jīng)濟(jì)的社會(huì)，要想在各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中取得“雙贏”，創(chuàng)新意識的提倡就顯得尤其重要。創(chuàng)新型秘書人才，具有強(qiáng)烈的開放型思維和創(chuàng)新精神。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)知識經(jīng)濟(jì)的社會(huì)，人才競爭激烈，在工作崗位上，必須常有新創(chuàng)意、新發(fā)明、新發(fā)現(xiàn)，才能為不同層次的服務(wù)對象不斷提供新點(diǎn)子、新設(shè)想；唯有超越競爭，才能夠發(fā)現(xiàn)更有戰(zhàn)略價(jià)值的新領(lǐng)城、新課題、新技術(shù)、新產(chǎn)品，不斷形成最具創(chuàng)意與活力的“人無我有”的優(yōu)勢，這是民族的靈魂。
協(xié)作性優(yōu)于輔助性
在秘書活動(dòng)特征的研究中，大多認(rèn)為輔助性是秘書活動(dòng)的基本特征之一，但我認(rèn)為，較之輔助性特征，秘書活動(dòng)最鮮明的是它的協(xié)作性特征。
社會(huì)有種種社會(huì)角色，秘書也不例外。秘書的角色意識，是秘書人員對秘書責(zé)任、義務(wù)自我感知的心理活動(dòng)。如果說古代的商秧輔秦穆公、諸葛亮佐劉備更多地體現(xiàn)出他們的輔助性的話，那么當(dāng)代秘書活動(dòng)則主要表現(xiàn)為團(tuán)結(jié)協(xié)作精神。如果缺乏主動(dòng)性和團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，秘書人員便成為一個(gè)機(jī)械履行秘書職能的“機(jī)器”，就無法發(fā)揮秘書由強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感而引發(fā)的主觀能動(dòng)作用了。
常言道：“秘書是關(guān)起門來做領(lǐng)導(dǎo)”，然而這“領(lǐng)導(dǎo)”的做法就大有學(xué)問了，也就是要合理把握一個(gè)“度”的問題。誠然，與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)相比，秘書活動(dòng)處于被動(dòng)的從屬的地位，但被動(dòng)從屬并非秘書活動(dòng)的全部，這就需要秘書要成為新時(shí)代的協(xié)作型人才。
當(dāng)今這個(gè)時(shí)代最明顯的特征是合作取勝、協(xié)作競爭，即是“雙贏”時(shí)代，是共同發(fā)展的時(shí)代。干事業(yè)需要一批人而不是幾個(gè)人，在知識經(jīng)濟(jì)的條件下，人與人之間的協(xié)作由于個(gè)人獨(dú)立性的加強(qiáng)而顯得更為重要。有的人能力很強(qiáng)，但是性格古怪，自視甚高，很難與人共事；有的人才華橫溢，但私心過重，也很難委以重任。西漢初年劉邦在會(huì)集群臣時(shí)說：“運(yùn)籌于帷幄之中，決勝于千里之外，吾不如子房；鎮(zhèn)國家，撫百姓，給饋銅，不絕于道，吾不如蕭何；連百萬之軍，戰(zhàn)必勝，攻必取，吾不如韓信。此三者，皆人杰也，吾能用之，此吾所以取天下也”劉邦的話正道出了秘書活動(dòng)的另一大特征――協(xié)作性特征。普通人所說的“智囊團(tuán)”、“思想庫”本身就是對協(xié)作特性的最好注解。
專業(yè)性強(qiáng)于綜合性
正如許多學(xué)者所言，從秘書工作的內(nèi)容看，秘書活動(dòng)具有綜合性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，普通人更樂意通俗地稱秘書為“雜家”。秘書活動(dòng)涉及面寬，具有綜合性、全面性或廣泛性，各色人等千人千面，大千世界千變?nèi)f化，這就要求秘書人員必須是多面手，隨時(shí)能獨(dú)當(dāng)一面，或同時(shí)解決若干問題，要求秘書人員成為“雜家”或“通才”。
誠然，秘書的確需要廣納百川式的知識結(jié)構(gòu)，然而，當(dāng)今社會(huì)迅猛發(fā)展，各類新思潮、新事物、新現(xiàn)象層出不窮，但人的精力是有限的，因此秘書不可能對浩如煙海的社會(huì)和學(xué)科全盤了解，要求他們真正做到“上通天文地理，下知雞毛蒜皮”，也是強(qiáng)人所難的事情，我們認(rèn)為秘書更應(yīng)當(dāng)以“專業(yè)性”為主要特征。當(dāng)然，秘書活動(dòng)的專業(yè)化不同政治家、文學(xué)家、哲學(xué)家、美術(shù)家、音樂家等的專業(yè)化，現(xiàn)實(shí)實(shí)用更是秘書活動(dòng)專業(yè)化特征的要求，秘書的“專”是協(xié)調(diào)人際關(guān)系、適應(yīng)社會(huì)發(fā)展方面的“專”；秘書的“專”是處理信息、“辦文辦會(huì)辦事”、組織活動(dòng)等方面的“專”；是協(xié)調(diào)種種關(guān)系這一特定領(lǐng)域的“專”。“雜”主要是對秘書人員在知識內(nèi)容、業(yè)務(wù)能力等方面的要求，它與專業(yè)性并無沖突。
“專業(yè)化”是迅猛發(fā)展的社會(huì)對當(dāng)代秘書提出的新要求，國內(nèi)國際莫不如此。從國際形式來看，由于秘書工作分工細(xì)，要求的技術(shù)含量就高，如美國41個(gè)分工種類，光工資等級就分14種，從低層次秘書到專職秘書，到秘書的管理階層，形成規(guī)范化體系，故專業(yè)性強(qiáng)，從而視核行業(yè)為終身職業(yè)的人也趨多。中國古代的“食客”們正是憑自己的一技之長立足于當(dāng)時(shí)的“社會(huì)”，當(dāng)代社會(huì)秘書活動(dòng)的專業(yè)性特征同樣需要強(qiáng)化。因?yàn)闆]有專業(yè)性，秘書活動(dòng)也就失去了它的個(gè)性；沒有專業(yè)性，秘書活動(dòng)就難以為繼。因此，我們要深刻認(rèn)識秘書活動(dòng)的專業(yè)性特征，突出地強(qiáng)調(diào)它，重視它，實(shí)踐它，這樣才能便秘書活動(dòng)與時(shí)俱進(jìn)、適應(yīng)迅猛發(fā)展的當(dāng)代社會(huì)，這樣才能使我們的秘書工作得到更加完善更加健康的發(fā)展。